Dalam suatu perusahaan, barang-barang yang tersimpan di gudang dikelola untuk proses audit stok. Untuk mengelola stok barang, bisnis dapat menggunakan template excel stok barang agar prosesnya bisa dipermudah dengan cara yang efektif. Template excel stok barang ini mempermudah pemilik usaha dan manajer gudang untuk menyederhanakan proses pelaporan dan pengelolaan stok. 

Melalui pembuatan dan penggunaan laporan stok barang, template yang Anda buat tidak hanya akan mempercepat proses inventarisasi dalam warehouse management, tetapi juga meningkatkan akurasi data. Artikel ini akan mengajarkan Anda cara membuat template stok barang Excel yang efektif dan mudah digunakan. Maka dari itu, simak langkah demi langkah yang kami sajikan untuk memulai penyusunan template excel stok barang untuk perusahaan Anda. 

1. Membuka Excel dan Menyiapkan Lembar Kerja

Pertama, Anda perlu membuka Microsoft Excel sebelum membuat template stok barang Excel. Langkah ini diawali oleh menjalankan aplikasi Excel di komputer Anda dan memilih pilihan untuk membuat workbook baru. Di dalam workbook baru ini, Anda dapat memulai dengan lembar kerja kosong atau memilih dari template yang telah tersedia jika Anda ingin memulai pembuatan template dengan lebih cepat.

Setelah lembar kerja dibuka, berilah nama yang sesuai pada lembar tersebut untuk memudahkan identifikasi dokumen, contohnya "Jumlah Stok Barang Juli 2024". Pastikan juga bahwa Anda menyimpan dokumen ini di lokasi yang mudah diakses dan aman agar mencegah terjadinya kehilangan data.

2. Membuat Kolom

Langkah kedua dalam pembuatan template Excel adalah membuat kolom yang akan digunakan dalam pengelolaan stok. Sebelum membuat kolom, ketahui apa saja informasi yang diperlukan dalam pencatatan stok barang. Kolom yang umum digunakan meliputi kode barang yang merupakan kombinasi angka dan huruf untuk identifikasi produk, nama barang yang menjelaskan barang tersebut, kategori yang mengklasifikasikan barang ke dalam berbagai grup, jumlah stok yang menunjukkan berapa banyak unit yang tersedia, harga satuan yang adalah harga per unit, total harga yang merupakan jumlah total dari stok tersebut, dan tanggal-tanggal penting seperti tanggal penerimaan dan tanggal kadaluarsa jika produk tersebut memiliki masa berlaku.

3. Mengatur Format Kolom

Setelah membuat kolom, atur format kolom pada template agar data dapat dimasukkan dengan benar dan sesuai pada kolom yang ditujukan. Misalnya, untuk kolom tanggal penerimaan dan tanggal kadaluarsa, format tanggal harus diterapkan agar tidak ada perbedaan mengenai urutan tanggal, bulan, dan tahun. 

Untuk kolom harga satuan dan total harga, format mata uang akan membantu dalam menampilkan angka dengan simbol mata uang yang sesuai, serta memudahkan pembacaan dan mengetahui jumlah nilai. Jumlah stok harus dicatat dengan akurat agar bisa dipastikan bahwa semua data yang dimasukkan ke template Excel dihitung dengan benar.

4. Menambahkan Rumus

Tambahkan rumus Excel agar efisiensi pengelolaan stok meningkat melalui automasi penghitungan jumlah stok. Misalnya, di kolom total harga, Anda bisa memasukkan rumus "=Jumlah Stok * Harga Satuan" yang menghitung nilai total berdasarkan jumlah stok dan harga per unit secara otomatis.

Rumus lain seperti SUM dapat digunakan untuk menjumlahkan nilai dalam kolom yang dipilih, sementara COUNTIF berguna untuk menghitung jumlah barang tertentu berdasarkan kriteria yang ditentukan. Penggunaan rumus ini mengurangi peluang terjadinya kesalahan penghitungan stok dan mempercepat pembaharuan data setiap kali ada penambahan atau pengurangan stok barang.

5. Menggunakan Tabel

Setelah menambahkan rumus, ubah bentuk data menjadi tabel di Excel. Fungsi "Format as Table" dapat mempermudah Anda untuk mengatur data agar bisa dipresentasikan dengan tampilan yang lebih terstruktur dengan fitur tambahan seperti opsi penyaringan dan pengurutan otomatis, kemampuan untuk menambah dan menghapus baris dengan mudah, dan header yang tetap terlihat saat mengganti lembar template.

Tabel juga dapat mempermudah perbaruan jumlah data otomatis ketika data baru ditambahkan, yang menjadikannya cocok untuk pengelolaan stok barang yang kerap mengalami perubahan jumlah. Melalui gaya dan pemformatan yang dapat disesuaikan, tabel juga meningkatkan visualisasi dan memudahkan pengawasan visual terhadap level stok dan kondisi lainnya.

6. Menambahkan Fitur Filter dan Sortir

Fitur filter dan sortir dapat membantu kegiatan pengelolaan tabel stok barang. Filter dapat memudahkan Anda untuk hanya menampilkan baris yang memenuhi kriteria tertentu, misalnya filter per tanggal masuk dan keluar gudang. Kedua ketentuan tersebut dapat mempermudah pencarian barang yang sudah lama tersimpan di dalam gudang

Dengan menggunakan fitur sortir, Anda dapat mengurutkan data berdasarkan kolom seperti Nama Barang, Jumlah Stok, atau Tanggal Penerimaan. Sortir sangat bermanfaat untuk melakukan analisis stok secara cepat dan efektif, serta untuk membuat laporan stok barang atau mengubah stok sesuai kebutuhan. 

7. Menambahkan Validasi Data

Validasi data di Microsoft Excel bertujuan agar data yang dimasukkan ke dalam template sesuai dengan aturan yang telah ditentukan, serta mengurangi peluang salah input data. Misalnya, validasi untuk jumlah stok memastikan bahwa hanya angka positif yang tercatat pada template Excel stok barang, dan menghindari entri stok negatif yang tidak terjadi. Validasi untuk kolom tanggal memastikan agar format tanggal yang tertera konsisten. Fitur ini meningkatkan akurasi database stok dengan menghindari kesalahan umum seperti typo atau format yang salah.

8. Mengamankan Template

Mengamankan template stok barang Excel perlu dilakukan untuk mencegah terjadinya penghilangan atau modifikasi data oleh pihak yang tidak berwenang. Di Microsoft Excel, Anda dapat menggunakan fitur proteksi lembar kerja atau workbook dengan mengatur password. Penggunaan password mencegah pengguna lain dari mengubah rumus, menghapus data, atau melakukan perubahan yang tidak diinginkan pada struktur template. Proteksi ini adalah langkah penting dalam memastikan integritas data stok dan keakuratan informasi untuk mempermudah pengambilan keputusan bisnis yang objektif dalam hal pengaturan stok barang.

9. Menyimpan Template

Setelah semua data terkait stok barang tercatat pada template sudah dikonfigurasi sesuai kebutuhan, Anda harus menyimpan data tersebut sebagai template Excel (.xltx). Menyimpan dokumen sebagai template dapat memudahkan Anda untuk membuka file baru berdasarkan template tersebut tanpa mengubah data asli yang ada di template. Penyimpanan template dapat membantu dalam pembuatan laporan periodik atau perbaruan stok secara berkala tanpa harus membuat format baru. Pastikan untuk menyimpan template di lokasi yang aman dan mudah diakses untuk penggunaan di masa mendatang.  

10. Template Excel Stok Barang

Berikut ini adalah contoh template excel stok barang yang sudah terisi. Contoh ini adalah gambaran tentang bagaimana Anda sebaiknya membuat format stok barang di Microsoft Excel. 

Pada tabel di atas, terdapat beberapa informasi berupa kode barang, nama barang, kategori, jumlah stok, harga satuan, total harga, dan tanggal penerimaan

Data ini disajikan dalam format tabel dan telah diaktifkan dengan fitur Excel seperti tabel yang diformat, rumus otomatis untuk kolom Total Harga, dan validasi data untuk memastikan entri yang akurat. Ini membantu dalam pengelolaan efektif inventaris dan bisa diadaptasi atau diperluas sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis atau gudang.

11. Kesimpulan

Dengan mengikuti panduan dan mengetahui contoh format di atas, Anda telah mempelajari cara membuat template Excel stok barang yang efektif untuk memaksimalkan pengelolaan inventaris Anda. Penggunaan template stok barang Excel ini tidak hanya mempercepat proses pencatatan dan pelaporan, tetapi juga meningkatkan keakuratan dan efisiensi warehouse management. Selain itu, laporan stok barang yang dihasilkan akan membantu Anda dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat dan cepat. 

Selain itu, ingatlah untuk terus memperbarui dan menyesuaikan template sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda agar mendapatkan kemudahan yang dapat diperoleh melalui pembuatan template. Semoga informasi ini bermanfaat dan bisa membantu Anda dalam melaksanakan kegiatan warehouse management dengan lebih efektif.