Efisiensi dan akurasi dalam warehouse management merupakan faktor penting yang menentukan keberhasilan sebuah perusahaan. Oleh karena itu, stock taking memiliki peran untuk membantu bisnis dalam mengelola inventaris secara efektif dan efisien. Stock taking adalah proses audit fisik total atas barang-barang yang ada dalam stok untuk memverifikasi catatan akuntansi dan keberadaan fisik barang. 

Stock take adalah sebuah proses yang tidak hanya meliputi menghitung barang, tetapi juga mengintegrasikan kegiatan operasional gudang dengan sistem informasi manajemen. Mengapa stock take begitu penting untuk dilakukan bisnis? Karena stock take adalah metode yang dapat membantu dalam mengidentifikasi perbedaan antara jumlah stok yang seharusnya ada pada catatan dengan apa yang benar-benar ada di lapangan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah korektif untuk memperbaiki kesalahan dalam pencatatan, mencegah kehilangan, dan meningkatkan akurasi data inventaris mereka.

1. Stock Taking Adalah

Stock taking artinya proses menghitung atau memverifikasi jumlah fisik barang dan bahan yang ada di gudang atau area penyimpanan dengan tujuan untuk mencocokkan data fisik dengan catatan akuntansi atau inventori yang ada pada sistem informasi perusahaan. Proses ini merupakan bagian penting dari manajemen persediaan dan warehouse management, karena dapat membantu meningkatkan akurasi data persediaan yang berguna untuk perencanaan produksi, pembelian bahan baku, dan pemenuhan pesanan pelanggan secara efisien.

Stock taking adalah aktivitas yang dilakukan secara periodik, bisa jadi setahun sekali dalam sebuah proses audit tahunan atau lebih sering dalam bentuk cycle counting, yakni penghitungan sebagian dari inventori pada interval waktu tertentu tanpa harus menghitung seluruh stok secara bersamaan. Metode ini membantu perusahaan untuk secara terus-menerus mengawasi data inventory mereka secara berkala dan mengurangi gangguan terhadap operasi sehari-hari.

2. Manfaat Stock Taking

Stock taking adalah aktivitas penting dalam warehouse management, memberikan sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Berikut adalah penjelasan mengenai manfaat apa saja yang didapat setelah melakukan stock take.

a. Mendeteksi Ketidaksesuaian Jumlah

Melakukan stock taking secara berkala dapat memudahkan perusahaan untuk mendeteksi adanya ketidaksesuaian antara catatan inventori dengan jumlah fisik barang yang ada. Perbedaan ini dapat mengindikasikan adanya kehilangan barang yang tidak tercatat, termasuk pencurian oleh karyawan atau pihak luar. Dengan mengidentifikasi ketidaksesuaian jumlah secepat mungkin, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah pencegahan untuk mengurangi risiko kehilangan lebih lanjut, seperti memperketat keamanan gudang atau mengimplementasikan sistem pengawasan yang lebih baik.

b. Mengidentifikasi Stok yang Bergerak Lambat

Proses stock taking membantu perusahaan mengidentifikasi barang-barang yang memiliki perputaran lambat atau yang tidak terjual di pasaran. Mengetahui produk mana yang bergerak lambat dapat membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih tepat yang meliputi diskon, promosi, atau bahkan menghentikan pengadaan produk tersebut. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan inventory mereka, mengurangi biaya penyimpanan, dan meningkatkan efisiensi penggunaan ruang gudang.

c. Membantu Menjaga Profitabilitas Perusahaan

Keakuratan data inventori yang diperoleh dari stock taking memainkan peran penting dalam menjaga profitabilitas perusahaan. Dengan mengurangi kehilangan barang, mengoptimalkan stok, dan mengidentifikasi produk yang tidak terjual, perusahaan dapat mengurangi biaya yang tidak dibutuhkan dan meningkatkan efisiensi operasional gudang. Selain itu, keputusan pembelian dan produksi yang lebih tepat berdasarkan data yang akurat dapat meningkatkan penjualan, yang mempengaruhi jumlah keuntungan yang diraih.

d. Menghitung Margin Laba Secara Akurat

Margin laba, yang mengukur seberapa efektif perusahaan menghasilkan keuntungan dari penjualan produk, sangat bergantung pada biaya barang terjual atau Cost of Goods Sold (COGS). Stock taking adalah cara yang mempermudah perusahaan untuk menghitung COGS dengan lebih akurat karena berdasarkan jumlah fisik barang yang sebenarnya terjual. Dengan memastikan bahwa COGS dihitung secara akurat, perusahaan dapat menentukan margin laba yang lebih tepat. Hal tersebut penting untuk analisis keuangan, perencanaan harga, dan strategi penetapan harga produk. Akurasi dalam menghitung margin laba juga penting untuk analisis tren penjualan, perencanaan anggaran, dan pengambilan keputusan strategis terkait operasi dan pertumbuhan bisnis.

3. Tips Melakukan Stock Taking

Melakukan stock taking dengan efektif memerlukan strategi yang efektif dan pendekatan yang sistematis. Berikut ini adalah beberapa tips penting yang dapat membantu proses stock taking berjalan lebih lancar.

a. Rencanakan dengan Baik

Perencanaan adalah langkah awal dan paling penting dalam stock taking. Ini mencakup penetapan jadwal yang tidak menganggu jadwal operasional, penentuan sumber daya yang diperlukan, termasuk tenaga kerja dan alat, serta pembuatan rencana detail tentang area mana yang akan dihitung dan metodologi yang akan digunakan. 

b. Tentukan Waktu yang Tepat

Untuk melakukan stock taking, pihak gudang harus tentukan waktu yang tepat. Pada umumnya, ini dilaksanakan pada saat aktivitas bisnis tidak banyak dilakukan, misalnya di akhir tahun fiskal atau selama periode penutupan bulanan. Hal tersebut bertujuan untuk mengurangi gangguan pada kegiatan operasional dan penjualan. Waktu yang dipilih harus memungkinkan cukup waktu untuk penyelesaian tanpa terburu-buru, yang dapat menyebabkan kesalahan.

c. Organisasi Stok

Sebelum melakukan stock taking, semua barang di area penyimpanan sudah dipastikan dalam keadaan tersusun dengan baik. Ini termasuk pembersihan dan penyusunan ulang stok sehingga mudah diakses dan dihitung. Barang-barang harus dikelompokkan sesuai dengan jenis atau kriteria tertentu dan area yang sulit dijangkau harus dibuatkan akses lebih mudah untuk mempercepat proses.

d. Gunakan Teknologi

Penggunaan teknologi seperti warehouse management system (WMS) dapat meningkatkan kecepatan dan akurasi stock taking secara signifkan. Alat seperti scanner barcode, WMS, dan perangkat lunak inventori dapat mengautomasi pengambilan data dan mengurangi human error. Teknologi juga memungkinkan pembaruan real-time ke sistem inventori, yang membantu dalam analisis dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.

e. Catat Perbedaan Jumlah Stok

Selama proses stock taking, penting untuk mencatat setiap perbedaan antara jumlah fisik stok dan catatan inventori. Perbedaan ini harus diteliti untuk menemukan penyebabnya, seperti kesalahan entri data, kehilangan, atau pencurian barang, dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan.

f. Pembaruan Data

Setelah proses stock taking selesai dan semua perbedaan telah diidentifikasi dan ditangani, langkah selanjutnya adalah memperbarui sistem inventory dengan data yang akurat. Pembaruan data yang sudah dilakukan berupa catatan perusahaan yang menggambarkan jumlah stok sebenarnya yang penting untuk perencanaan dan pengambilan keputusan yang efektif.

g. Evaluasi dan Tindak Lanjut

Setelah pembaruan data selesai, evaluasi keseluruhan proses stock taking untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki di masa depan. Ini bisa mencakup segala hal dari metode penghitungan hingga penggunaan teknologi. Tindak lanjut juga dapat melibatkan pelatihan kembali karyawan berdasarkan temuan dan pengoptimalan proses operasional untuk mengurangi kesalahan di masa mendatang.

4. Kesimpulan

Stock taking artinya sebuah langkah dalam manajemen inventaris yang bertujuan untuk mengetahui jumlah stok persediaan barang. Dengan menerapkan stock taking secara rutin dan sistematis, perusahaan dapat mengurangi kesalahan inventaris, serta meningkatkan akurasi data. Proses ini dapat membantu perusahaan dalam mendeteksi perbesaan jumlah sebenarnya dan jumlah yang tercatat, sehingga perusahan dapat mencegah terjadinya kerugian. 

Selain itu, manfaat penggabungan teknologi informasi dan praktik stock take adalah dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi manajemen gudang secara signifikan. Dalam lingkup bisnis yang sangat kompetitif saat ini, penerapan stock taking yang baik bukan hanya tentang pemeliharaan catatan yang akurat, tetapi juga tentang membangun keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.