Menghitung gaji prorata adalah keahlian penting yang perlu dipahami oleh human resource management. Istilah prorate sendiri merujuk pada penghitungan gaji berdasarkan jumlah hari kerja dalam periode tertentu, terutama saat karyawan baru mulai bekerja di tengah bulan atau ketika karyawan mengundurkan diri sebelum bulan berakhir.

Artikel ini akan membahas secara detail tentang apa itu prorate dan cara menghitung gaji prorata dengan metode yang sederhana dan mudah diikuti, serta contohnya untuk mempermudah Anda untuk memahami cara menghitung gaji prorata. Dengan memahami cara hitung gaji prorata, Anda akan lebih mudah mengelola penggajian dan memastikan karyawan mendapatkan hak mereka secara adil sesuai dengan waktu kerja mereka.

1. Apa itu Prorate

Prorate adalah sebuah metode penghitungan yang digunakan untuk menentukan jumlah yang harus dibayar atau diterima berdasarkan akumulasi waktu yang digunakan dari total keseluruhan jam kerja. Dalam konteks gaji, prorate biasanya digunakan untuk menghitung gaji karyawan yang bekerja selama beberapa hari dalam sebulam, seperti karyawan yang baru mulai bekerja atau yang berhenti di pertengahan bulan.

Cara menghitung gaji prorata melibatkan pembagian jumlah gaji bulanan dengan jumlah hari dalam bulan tersebut untuk menentukan tarif harian. Kemudian, tarif harian tersebut dikalikan dengan jumlah hari yang benar-benar dihabiskan karyawan bekerja di perusahaan selama bulan tersebut. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan hanya dibayar sesuai dengan jumlah hari mereka bekerja, menjadikan proses pembayaran lebih adil dan akurat.

2. Penentu Nilai Gaji Prorate

Nilai gaji prorate ditentukan oleh beberapa faktor utama yang memastikan perhitungan gaji dilakukan secara adil dan akurat. Berikut adalah beberapa penentu nilai gaji prorate.

a. Gaji Bulanan

Gaji bulanan adalah kompensasi yang disepakati antara karyawan dan perusahaan dan dibayarkan setiap bulan. Dalam penghitungan prorate, gaji bulanan ini dijadikan dasar untuk penentuan berapa banyak yang harus dibayar kepada karyawan jika mereka bekerja selama satu bulan dengan beberapa hari tidak bekerja. Proses ini memastikan bahwa perhitungan gaji dilakukan secara proporsional, menghindari pembayaran berlebih atau kurang dari yang seharusnya.

b. Jumlah Hari dalam Bulan

Untuk menentukan tarif harian dari gaji bulanan, jumlah hari dalam bulan ketika karyawan bekerja dihitung. Misalnya, Februari dengan 28 atau 29 hari dan Juli dengan 31 hari. Tarif harian ini kemudian menjadi faktor penting dalam menghitung gaji prorate dengan mengalikan tarif tersebut dengan jumlah hari kerja aktif karyawan selama bulan tersebut.

c. Hari Kerja Karyawan

Hari kerja yang dihitung adalah hari-hari dimana karyawan hadir atau dianggap bekerja menurut kebijakan perusahaan. Ini bisa berbeda tergantung pada tanggal mulai atau berakhirnya kontrak kerja dalam bulan tersebut. Jika seorang karyawan bekerja kurang dari sebulan penuh, hanya hari-hari efektif bekerja yang dihitung dalam perhitungan prorate.

d. Kebijakan Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki aturan sendiri mengenai cara penghitungan prorate. Beberapa mungkin menggunakan metode pembulatan ke atas atau ke bawah atau mungkin memiliki aturan khusus lainnya yang mempengaruhi perhitungan. Misalnya, perusahaan bisa menetapkan bahwa jika karyawan bekerja setidaknya setengah hari, itu dihitung sebagai hari penuh dalam perhitungan prorate. 

3. Cara Hitung Gaji Prorata

Untuk memastikan agar human resource management dapat membayar karyawan secara akurat dengan jumlah hari kerja mereka selama periode tertentu, menghitung gaji prorata memerlukan beberapa langkah. Berikut adalah penjelasan tentang cara hitung gaji prorata.

a. Tentukan Gaji Bulanan

Langkah pertama dalam menghitung gaji prorata adalah mengetahui jumlah gaji bulanan karyawan. Gaji bulanan ini merupakan jumlah keseluruhan yang akan diterima karyawan jika mereka bekerja selama satu bulan penuh tanpa absen. Nilai ini sangat penting karena menjadi dasar dari semua perhitungan berikutnya. Pastikan jumlah ini sudah termasuk atau mengecualikan tunjangan tetap, sesuai dengan kebijakan penggajian perusahaan Anda.

b. Hitung Tarif Harian

Menghitung tarif harian dilakukan dengan cara membagi gaji bulanan dengan jumlah hari dalam bulan tersebut. Tarif ini akan digunakan sebagai dasar untuk menghitung jumlah gaji yang akan dibayarkan untuk hari-hari kerja khusus. Cara ini memastikan bahwa setiap hari kerja dihargai sama dan pembayaran prorata menjadi adil, terlepas dari banyaknya hari kerja dalam bulan tersebut, yang bisa bervariasi dari 28 hingga 31 hari. 

c. Tentukan Jumlah Hari Kerja

Dalam langkah ini, Anda harus mengetahui berapa banyak hari karyawan tersebut hadir di tempat kerja. Hari-hari tersebut harus mencakup semua hari kerja normal dan tidak termasuk hari libur, cuti, atau absensi. Ini penting untuk menghasilkan perhitungan yang akurat dan mencegah pembayaran berlebih atau kurang kepada karyawan.

d. Hitung Gaji Prorata

Dengan menggunakan tarif harian yang telah dihitung dan jumlah hari kerja karyawan, kalikan kedua nilai tersebut untuk mendapatkan gaji prorata. Langkah ini merupakan praktik langsung dari penghitungan yang telah disiapkan sebelumnya dan memberikan hasil akhir yang akan dibayarkan kepada karyawan untuk periode kerja mereka.

e. Pertimbangkan Kondisi Khusus

Pada langkah terakhir, penting untuk mempertimbangkan kondisi khusus yang mungkin mempengaruhi perhitungan gaji prorata. Ini bisa termasuk cuti sakit, cuti hamil, atau jenis cuti lain yang diakui oleh perusahaan. Kebijakan perusahaan mengenai cuti berbayar atau tidak berbayar harus diperhatikan untuk memastikan bahwa perhitungan dilakukan dengan adil dan sesuai kebijakan perusahaan.

4. Contoh Perhitungan Gaji Prorata

Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa cara menghitung gaji prorata per jam, berdasarkan jumlah hari kerja, termasuk untuk karyawan baru dan karyawan yang mengundurkan diri. 

a. Gaji Prorata Per Jam

Cara menghitung gaji prorata per jam adalah hal yang perlu dikuasai oleh perusahaan, terutama untuk pekerjaan yang memerlukan lembur atau untuk karyawan paruh waktu. Pertama, tentukan gaji bulanan dan hitung jam kerja standar per bulan. Dengan membagi gaji bulanan dengan total jumlah jam kerja, kita memperoleh tarif per jam. Hal ini memungkinkan pembayaran yang fleksibel dan akurat, menyesuaikan dengan jam kerja aktual karyawan, yang bisa lebih sedikit atau lebih banyak dari jam kerja reguler.

Seorang karyawan mendapatkan gaji bulanan sebanyak Rp 4.000.000. Jam kerja per harinya selama 8 jam dan hari kerja per bulannya sebanyak 22 hari.

Menghitung jumlah jam kerja dalam sebulan:

Menghitung gaji per jam:

Jika karyawan bekerja 10 jam dalam sebulan tersebut, gaji proratanya adalah:

b. Gaji Prorata Berdasarkan Jumlah Hari Kerja

Pendekatan ini umum digunakan untuk situasi dimana karyawan tidak bekerja selama beberapa hari dalam sebulan, seperti pada kasus karyawan yang mulai atau mengakhiri pekerjaannya di tengah bulan. Dengan menghitung tarif per hari dari gaji bulanan dan mengalikannya dengan hari kerja yang dijalani, Anda dapat menentukan gaji prorata yang adil. Metode ini memastikan bahwa setiap hari kerja dihitung secara proporsional dalam penggajian, memungkinkan keadilan dan transparansi dalam sistem penggajian.

Contoh:
Gaji bulanan yang diterima seorang karyawan sebanyak Rp 4.000.000 dan hari kerja pada bulan ini sebanyak 22 hari.

Tarif per hari:

Jika karyawan bekerja 15 hari dalam bulan tersebut, maka:

c. Gaji Prorata Karyawan Baru dan Resign

Untuk karyawan baru atau yang resign, prorata gaji dihitung berdasarkan jumlah hari mereka bekerja dalam bulan tersebut. Ini memudahkan perusahaan untuk menyesuaikan gaji dengan jumlah hari kerja yang tepat, serta mencegah kelebihan pembayaran. Perhitungan ini berguna untuk ketepatan dalam pengelolaan sumber daya manusia, memastikan bahwa setiap karyawan dibayar sesuai dengan kontribusi waktu mereka ke perusahaan.

Contoh Karyawan Baru:
Karyawan mulai bekerja pada tanggal 10 dari bulan 30 hari dengan gaji bulanan Rp 4.000.000. Hari kerja karyawan tersebut mulai dari tanggal 10 hingga akhir bulan, yakni selama 21 hari.

Tarif per hari:

Gaji prorata:

Contoh Karyawan Resign:
Seorang karyawan resign pada tanggal 20 dalam bulan 30 hari dengan gaji bulanan yang sama. Hari kerja karyawan tersebut sampai tanggal 20.

Gaji prorata:

Dengan cara ini, gaji prorata dihitung secara adil berdasarkan jumlah hari atau jam yang benar-benar dihabiskan karyawan bekerja dalam perusahaan selama periode tertentu.

5. Kesimpulan

Dengan memahami apa itu prorate dan cara menghitung gaji prorata, para professional di bidang human resource management dapat meningkatkan pengetahuannya dalam sistem penggajian. Metode prorate memudahkan perusahaan untuk menghitung kompensasi yang proporsional bagi karyawan yang bekerja kurang dari satu bulan penuh, baik itu karena baru bergabung, resign, atau kondisi lainnya. 

Semoga penjelasan mengenai apa itu prorate dan contoh yang telah kami sampaikan dapat membantu Anda dalam menerapkan cara hitung gaji prorata dengan lebih efektif dan efisien. Ingatlah bahwa penggajian yang adil dan jelas meningkatkan kepuasan karyawan dan meningkatkan kredibilitas perusahaan.