Pengelolaan barang yang efektif merupakan salah satu unsur penting dan krusial bagi kinerja bisnis dalam perusahaan. Hal yang harus diperhatikan dalam manajemen persediaan bukan hanya menjaga barang agar selalu tersedia, akan tetapi harus mengoptimalkan biaya penyimpanan agar inventory tetap efisien. 

Pengendalian persediaan menjadi peran penting untuk menjaga efektivitas manajamen rantai pasok dan operasional gudang agar tetap stabil. Dalam artikel ini akan dibahas secara mendalam konsep pengendalian persediaan, mulai dari pengertian, contoh, dan metode pengendalian persediaan untuk pengelolaan manajemen gudang. Simak penjelasan berikut ini!

1. Definisi Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan adalah suatu proses dalam manajemen gudang yang berkaitan dengan pengelolaan, pengendalian, dan pemantauan stok persediaan barang yang disimpan di dalam gudang. Proses ini menjadi faktor penting untuk pengelolaan gudang, sehingga setiap persediaan harus dikelola dengan baik agar efektivitas operasional gudang tetap stabil. 

Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah untuk mengoptimalkan ketersediaan barang agar permintaan pelanggan selalu terpenuhi dengan baik. Selain itu, pengendalian inventory yang tepat dapat menghindari biaya penyimpanan yang berlebihan. Seperti biaya penyewaan gedung, biaya pemeliharaan, dan biaya asuransi. Termasuk mengurangi biaya pemesanan barang yang biasa terjadi karena pengadaan yang tidak efektif. 

Pengendalian terhadap inventory juga akan meminimalkan risiko kerugian, penyimpanan barang yang tidak dikelola dengan baik akan berdampak pada kadaluarsa atau kerusakan. Dengan itu, perlu adanya pengendalian persediaan agar kondisi barang dapat dipantau dan ditangani dengan tepat untuk mencegah adanya kerugian.

Dengan pengendalian inventory dengan baik, stok barang dalam gudang akan lebih mudah diakses, diatur, dan dikendalikan. Sehingga operasional gudang akan jauh lebih efisien dan manajemen rantai pasok pun akan berjalan dengan baik secara menyeluruh. 

2. Contoh Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan adalah langkah atau proses penting dalam pengelolaan manajemen gudang yang akan membantu perusahaan memastikan kelancaran operasi gudang. Dalam prosesnya, pengendalian persediaan dapat diimplementasikan dalam manajemen gudang dengan contoh-contoh berikut ini: 

a. Tentukan Titik Poin Pembelian

Perencanaan poin pemesanan ini dilakukan dalam gudang dengan menetapkan poin pemesanan untuk setiap item dalam persediaan. Contoh pengendalian persediaan ini dilakukan ketika persediaan barang turun dari poin yang telah ditentukan, pemesanan ulang akan otomatis dilakukan untuk menjaga tingkat persediaan agar tetap cukup. 

b. Penggunaan Barcode

Pengelolaan persediaan dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi scanning barcode. Hal ini agar identifikasi dan pelacakan barang lebih akurat dan lebih mudah dicari.  Barcode akan dengan mudah untuk scanning item yang dicari dengan cepat dan dapat mengurangi human error dalam pengelolaan persediaan. 

c. Sistem Pemantauan Real-Time

Penyimpanan gudang akan efisien jika menggunakan berbagai jenis sistem yang membantu pengendalian inventory. Seperti sistem pemantauan real-time yang memiliki sensor dan software khusus untuk melacak persediaan dengan akurasi yang tinggi. Staf logistik akan dengan cepat melakukan pemesanan ulang atau mengatur ulang penyimpanan.

d. Pengendalian Kualitas

Saat barang telah melewati alur penerimaan barang dan sampai di gudang, perlu dilakukan pemeriksaan ulang untuk memastikan kualitas produknya, apakah telah sesuai dan memenuhi standar yang telah ditentukan. Hal ini penting dilakukan untuk mengetahui kualitas barang agar tidak terjadi kerugian yang krusial. 

e. Evaluasi Berkala

Staf yang bertanggung jawab di gudang harus secara rutin melakukan evaluasi pada pengendalian persediaan dengan memeriksa laporan mengenai ketersediaan stok barang, biaya penyimpanan, dan penjualan. Contoh pengendalian persediaan evaluasi ini akan membantu mengidentifikasi perbaikan yang perlu dilakukan selanjutnya. 

3. Metode Pengendalian Persediaan

Setelah mempelajari mengenai definisi dan contoh pengendalian persediaan, dalam pengelolaan manajemen gudang juga terdapat metode pengendalian persediaan.  Metode-metode ini bergantung pada jenis barang yang disimpan, karakteristik bisnis, dan tujuan manajemen persediaan yang diinginkan. Simak penjelasan berikut ini!

a. Metode FIFO

Metode FIFO atau first-in, first-out adalah metode yang menggunakan sistem barang yang masuk pertama ke gudang akan digunakan atau dijual pertama, dan barang yang terakhir masuk akan dijual terakhir. Metode ini biasa digunakan untuk barang yang mudah rusak atau memiliki masa kadaluarsa yang pendek. Metode ini juga akan meminimalisir risiko barang lama yang tidak terjual.

b. Metode LIFO

Metode pengendalian persediaan ini merupakan kebalikan dari metode FIFO. Metode last-in, first-out adalah metode dengan sistem barang yang terakhir masuk ke gudang menjadi barang yang pertama dikeluarkan atau dijual. Hal ini karena harga pembelian terakhir lebih tinggi daripada barang yang sudah ada di gudang. 

c. Metode Segregation

Metode segregation atau pemisah ini berkaitan dengan pemisahan fisik atau pengelompokan barang berdasarkan kategori, kualitas, dan karakteristik tertentu. Metode ini dilakukan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian barang yang berbeda pada inventory.  

d. Metode Reorder Point

Metode pengendalian persediaan selanjutnya adalah reorder point. Dalam metode ini dilakukan poin pemesanan, yaitu jumlah minimum persediaan yang harus ada sebelum pemesanan ulang dilakukan. Pemesanan ulang akan dilakukan ketika barang persediaan berada di bawah poin pemesanan. 

e. Metode EOQ

Metode EOQ adalah economic order quality atau metode ukuran pesanan ekonomis. Metode ini akan membantu dalam menentukan jumlah optimal pesanan setiap kali akan melakukan pemesanan ulang. Tujuannya untuk menghitung biaya total persediaan, termasuk biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Untuk itu dilakukan perhitungan EOQ dengan baik agar tidak terjadi kesalahan dalam menentukan jumlah optimal pesanan. 

f. Metode Just In Time

Metode pengendalian persediaan just in time memiliki pendekatan dimana persediaan akan dijaga dengan efisien dengan tujuan agar menghilangkan pemborosan dan biaya penyimpanan yang berlebihan. Untuk menerapkan metode JIT dengan baik, perlu dilakukan perhitungan JIT agar pengelolaan persediaan dapat efektif.

g. Metode ABC Analysis

Metode ABC analisis ini akan mengelompokkan barang dalam tiga kategori berdasarkan nilai relatifnya. Kategori A untuk barang yang berharga tinggi, kategori B untuk barang dengan harga menengah, dan kategori C untuk barang berharga rendah. Dalam kategori A diperlukan pengawasan dan pengendalian lebih ketat dibanding kategori B dan C.

h. Metode Value Chain Control

Metode pengendalian persediaan dalam value chain control atau rangkaian nilai memandang persediaan sebagai bagian dari proses produksi yang lebih besar dan mengintegrasikan pengendalian inventory dengan proses produksi dan distribusi. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan visibilitas dalam manajemen rantai pasok secara menyeluruh. 

4. Kesimpulan

Dari penjabaran diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian persediaan adalah faktor kunci mensukseskan operasional dan keberlanjutan bisnis. Dengan menggunakan metode-metode pengendalian persediaan yang sesuai, dapat memastikan ketersediaan barang secara akurat dan optimal sehingga meningkatkan efisiensi gudang secara keseluruhan.

Pengelolaan inventory yang baik akan memberikan banyak manfaat yang berjangka panjang termasuk meningkatkan kepuasan dalam pelayanan pelanggan dan meningkatkan profitabilitas perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus mengevaluasi dan meningkatkan pengendalian persediaan yang sesuai dengan kebutuhan dan lingkungan bisnis.