Gudang seringkali menghadapi masalah seperti ketidaksesuaian inventaris, kesalahan pencatatan, dan manajemen sistem yang buruk. Jika ingin mempertahankan kesuksesan perusahaan dengan menghadapi tantangan ini, Anda harus mampu menemukan solusi yang tepat. 

Sistem gudang atau WMS adalah solusi tepat yang dapat membantu Anda dalam mengatasi permasalahan yang sering terjadi di pengelolaan gudang. WMS mengatur penerimaan, pengiriman, dan pengambilan material atau barang serta memonitor arus produk dengan teknologi seperti scanner barcode, biometrik, dan RFID.

Oleh karena itu, manajemen gudang merupakan aspek yang harus diberi perhatian lebih dalam guna mendukung optimalisasi operasional perusahaan. Semuanya terhubung, mulai dari pemrosesan order, manajemen logistik hingga pengiriman. Pengelolaan gudang adalah bagian dari manajemen rantai pasokan yang menangani bagaimana menyimpan barang agar kapasitas gudang dapat dimaksimalkan. Sistem gudang yang tepat juga memastikan bahwa barang diletakkan dengan benar sehingga tidak ada rak atau ruang yang terbuang.

1. Cara Mengelola Gudang Produksi dengan WMS

Sistem manajemen gudang yang efektif tidak hanya menjamin ketersediaan stok produk di gudang Anda, tetapi juga memberikan banyak manfaat. Namun, terdapat aspek lain dari pengelolaan sistem gudang yang dapat menentukan bagaimana cara memastikan bahwa barang yang dikirim ke pelanggan masih dalam kondisi memuaskan atau memadai ketika diterima. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk mengelola gudang produksi menggunakan sistem gudang, juga dikenal sebagai warehouse management system.  

a. Buat Data Akurat

Membuat data akurat adalah hal pertama yang harus Anda pahami tentang mengelola gudang. Pertama, Anda harus pastikan informasi seperti stok produk, pembelian, dan penjualan harus ada di dalamnya. Selain itu, akan lebih baik juga jika Anda memiliki data penjualan untuk periode sebelumnya dan saat ini. 

Yang tidak kalah penting dari proses pengelolaan data, pastikan Anda sudah tahu apa target pasar dan prediksi penjualan yang akan datang. Tujuan dari mengumpulkan data akurat ini adalah untuk membantu Anda membuat prediksi penjualan yang lebih baik. Selain itu, ini akan membantu Anda menentukan jenis target dan rencana pemasaran yang akan Anda gunakan.

b. Buat Estimasi 

Mengestimasi jumlah persediaan adalah metode yang sangat efektif untuk menggunakan sistem manajemen gudang: membuat prediksi persediaan yang berkaitan dengan stok barang. Mendapatkan barang dengan harga ratusan ribu adalah tantangan yang harus Anda hadapi. 

Membuat prediksi persediaan adalah tugas yang sulit, karena tidak semua orang memiliki kemampuan untuk menyelesaikan tugas yang satu ini. Forecast persediaan ini akan berkaitan dengan pengecekan alur stok barang. Oleh karena itu, pastikan untuk membuat prediksi persediaan dengan benar. Jika tidak, Anda dapat kehilangan stok barang, baik dalam jumlah kecil maupun besar.

c. Melakukan Pengecekan

Cara ketiga untuk mengelola gudang produksi adalah melakukan pengecekan jika Anda sudah membuat perkiraan persediaan. Tugas ini membutuhkan orang yang sangat teliti dan tidak suka terburu-buru. Sebelum barang dimasukkan ke dalam gudang, pengecekan ini sangat penting. Selain itu, sebelum barang diberi kode, Anda dapat melakukan pengecekan ulang untuk menyesuaikan barang yang sudah dicatat dengan barang yang ada di gudang. Sistem seperti ini sangat bermanfaat karena perusahaan dapat mengetahui kondisi barang.

Bisnis dapat mendapatkan informasi tentang barang yang rusak, salah produksi, rusak, dan kondisi lainnya yang tidak sesuai. Karena itu, barang-barang yang tidak sesuai harus dipisahkan segera sebelum disimpan di gudang. Biasanya, barang yang sudah diidentifikasi cacat atau rusak akan disimpan di tempat khusus dengan tanda.

d. Memisahkan Barang Lama dan Baru

Meskipun terdengar sepele, Anda harus ingat bahwa mencampur barang baru dan lama tidak disarankan karena dapat menyebabkan masalah. Ini disebabkan oleh fakta bahwa stok barang lama mungkin kualitasnya telah menurun karena waktu yang telah berlalu sejak barang tersebut terakhir kali dikemas.

Oleh karena itu, sangat penting untuk membedakan barang lama dari barang baru. Ini juga membantu melakukan pengecekan dan pemasukan barang lebih mudah, sehingga Anda dapat mengetahui berapa banyak barang yang baru dan lama.

e. Menjadwalkan Pembelian Barang

Ini adalah cara kelima untuk mengelola gudang. Perusahaan harus membuat jadwal untuk membeli barang dari supplier. Dengan demikian, prediksi alokasi waktu untuk melakukan pengiriman akan lebih mudah bagi bisnis. Setelah perusahaan menyelesaikan jadwal pembelian barang, sistem WMS dapat mulai membuat jadwal otomatis untuk pengiriman barang. Sistem seperti ini akan membantu Anda mengetahui berapa banyak barang yang masih tersedia dan berapa banyak yang sudah Anda kirimkan ke pelanggan.

f. Menyesuaikan Tata Letak Barang

Anda harus tahu cara menyesuaikan tata letak barang secara optimal untuk menerapkan sistem manajemen gudang produksi yang baik. Mengetahui karakteristik produk adalah fokus pertama yang harus diterapkan. Selain itu, perusahaan memiliki kemampuan untuk mengatur layout gudang, terlepas dari apakah gudang tersebut milik perusahaan atau disewa.

g. Memastikan Keamanan dan Integritas Barang

Dalam membangun sistem manajemen gudang yang baik, salah satu hal penting adalah memastikan bahwa barang tetap aman dan tidak rusak, hilang, atau dicuri. Dengan memastikan keamanan dan integritas barang, kondisi gudang produksi yang baik dapat dicapai dengan menetapkan aturan keamanan yang jelas dan menginstal sistem keamanan yang sesuai, seperti kamera pengawasan dan pemantau suhu dan air.

2. Pilih Sistem Gudang ScaleOcean Sekarang!

Menemukan sistem atau aplikasi gudang yang sesuai untuk bisnis bisa menjadi tugas yang rumit, mengingat perlu melibatkan berbagai komponen yang terkait dengan operasional bisnis. Selain memiliki tim gudang yang kompeten, perlu juga mempertimbangkan sistem gudang yang memiliki fitur komprehensif untuk menjaga manajemen gudang yang efisien.

Oleh karena itu, Anda sebaiknya pilih teknologi Sistem Gudang ScaleOcean untuk membantu dalam pengelolaan gudang. Diantaranya adalah software pemesanan ulang, software penerimaan barang, dan software pengantar barang. Jika perangkat lunak yang sesuai digunakan, proses pengelolaan gudang dapat berfungsi secara akurat dan efisien.

3. Kesimpulan

Beberapa cara untuk meningkatkan kinerja karyawan adalah dengan menyediakan fasilitas dan berinvestasi dalam teknologi yang akan membantu memaksimalkan kinerja mereka. Selain itu, dengan sistem manajemen pergudangan yang baik, Anda dapat menyimpan produk, mengambil dan mengirim barang dengan cepat, mengurangi overstock, dan menentukan waktu reorder yang tepat.

Sistem Manajemen Gudang (WMS) dapat membantu meningkatkan produktivitas karyawan gudang Anda. Fitur ini memungkinkan Anda mengelola gudang secara otomatis, menghemat waktu, biaya, dan pastinya aman. Pastikan Warehouse Management System (WMS) yang Anda pilih dapat mengakomodasi kebutuhan dan kemampuan gudang Anda.

Salah satu rekomendasi terbaik untuk sistem pengelolaan gudang di Indonesia adalah perangkat lunak WMS dari ScaleOcean yang dapat Anda manfaatkan. Oleh karena itu, ayo segera mulai mengelola gudang Anda dengan ScaleOcean!