Pada era saat ini, yang hampir semua hal beralih ke digital, efisiensi menjadi aspek penting yang harus dimiliki oleh setiap perusahaan. Salah satu cara untuk mencapainya adalah dengan mengimplementasikan e procurement. Sistem ini bukan hanya membuat proses pembelian menjadi lebih cepat, tetapi juga membuka peluang untuk mendapatkan penawaran terbaik. Dalam artikel ini, akan dibahas lima jenisnya dan bagaimana caranya membantu Anda dalam melakukan transformasi digital pada bisnis.

1. Apa itu E Procurement?

Sistem e procurement merupakan singkatan dari "electronic procurement" yang artinya proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Dalam proses tradisional, pengadaan barang dan jasa dilakukan secara manual melalui proses paper-based procurement yang memerlukan waktu dan biaya yang cukup besar. Namun, dengan teknologi ini, proses pengadaan barang dan jasa menjadi lebih efisien, transparan, dan cepat.

Sistem ini membantu perusahaan untuk membeli barang dan jasa dari para supplier melalui internet atau sistem elektronik lainnya. Dalam prosesnya, Anda dapat mengakses informasi tentang produk, harga, dan supplier secara real-time, memperoleh informasi tentang ketersediaan dan pemesanan produk, serta memperoleh konfirmasi pengiriman barang dan pembayaran.

Teknologi ini juga membantu perusahaan dan supplier untuk berkomunikasi secara efektif dan efisien. Dalam praktiknya, Anda dapat berkomunikasi melalui email, pesan teks, atau telepon untuk memperoleh informasi tambahan tentang produk dan layanan yang dibutuhkan. Dengan cara online tersebut, maka Anda bisa mengalokasikan waktu ke proses yang lebih menguntungkan.

2. Jenis E Procurement dan Keunggulannya

Sebagai bagian penting dari transformasi digital, sistem ini menawarkan berbagai jenis platform dan alat yang dapat membantu perusahaan mengoptimalkan proses pengadaan barang. Berikut pembahasan lebih lanjut tentang jenis-jenisnya dan keunggulan yang dimiliki.

a. E Sourcing

E sourcing digunakan untuk mencari dan memilih sumber daya yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Dalam sistem ini, Anda dapat melakukan sourcing dari berbagai penjual dengan mempertimbangkan berbagai faktor seperti harga, kualitas, waktu pengiriman, dan faktor lain yang relevan. Dengan demikian, Anda dapat dengan mudah mengevaluasi penawaran dari berbagai penjual, dan melakukan seleksi supplier sehingga memilih yang paling tepat.

Selain itu, jenis e procurement satu ini juga memberikan keuntungan dalam hal meningkatkan transparansi dan kontrol atas proses pengadaan barang dan jasa. Anda memiliki akses ke informasi yang lebih lengkap dan akurat tentang penjual dan produk yang tersedia di pasar. Sehingga dapat membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi tersebut. Serta meminimalkan risiko terkait dengan kualitas produk dan kinerja penjual. 

Dalam aplikasi ini, perusahaan juga dapat menghemat biaya berkaitan dengan proses pencarian dan pemilihan supplier yang dilakukan secara manual. Anda juga bisa mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses tersebut. Karena informasi tentang supplier dapat diakses secara langsung dan real-time.

b. E Tendering

E tendering digunakan untuk meminta penawaran dari berbagai pemasok untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Dalam sistem ini, perusahaan dapat memilih pemasok dengan cara yang lebih terstruktur dan transparan, dengan menetapkan kriteria yang jelas untuk pemilihan.

Hal ini dapat dilakukan dengan cara mempersiapkan dokumen tender yang jelas dan rinci, dan memperjelas kriteria dan persyaratan yang harus dipenuhi. Dengan teknologi ini, pemasok dapat menawarkan penawaran yang terbaik berdasarkan persyaratan yang telah ditetapkan. Dengan demikian, Anda dapat melakukan negosiasi harga dan kontrak sebelum memilih penjual, dan meminimalkan risiko terkait dengan kualitas produk dan kinerja supplier.

c. E Auction

E auction, atau lelang elektronik, merupakan salah satu bentuk metode yang memanfaatkan teknologi internet untuk melakukan proses lelang. Dalam metode ini, perusahaan dan supplier dapat melakukan tawar-menawar secara online, memfasilitasi partisipasi dari berbagai lokasi di seluruh dunia secara simultan. 

E auction memiliki beragam jenis seperti English Auction, di mana penjual memulai dengan harga minimum dan pembeli meningkatkan penawaran hingga pembeli dengan tawaran tertinggi memenangkan lelang. Ada pula Dutch Auction, di mana prosesnya berkebalikan dengan English Auction. Penjual memulai dengan harga tertinggi dan menurunkannya hingga ada pembeli yang bersedia membayar.

Keunggulan sistem ini antara lain adalah efisiensi waktu dan biaya. Karena prosesnya dilakukan secara online maka tidak membutuhkan lokasi fisik. Cara ini juga meningkatkan transparansi pengadaan, karena semua penawaran terlihat oleh semua peserta. Selain itu, e auction memungkinkan akses ke pasar global, sehingga memperluas jangkauan penjual dan pembeli.

d. E Catalogue

E catalogue, atau katalog elektronik memudahkan Anda untuk mengakses katalog yang berisi daftar lengkap produk yang tersedia beserta deskripsi, spesifikasi, harga, dan informasi lainnya. Keunggulannya adalah memberikan visibilitas yang tinggi terhadap berbagai produk yang tersedia, sehingga perusahaan dapat dengan cepat mencari dan memilih produk yang dibutuhkan.

Pemanfaatan e catalogue memiliki sejumlah keuntungan. Pertama, proses pembelian menjadi lebih efisien dan cepat. Anda bisa mencari dan membandingkan produk secara instan tanpa harus menghabiskan waktu untuk bepergian atau berkomunikasi secara langsung dengan penjual. 

Tidak hanya itu, jenis e procurement satu ini juga meningkatkan transparansi harga dan informasi produk. Sehingga membantu dalam membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi. Sistem ini juga memudahkan penjual untuk memperbarui informasi produk dan harga secara real-time, memastikan bahwa pembeli selalu mendapatkan informasi terkini.

e. E MRO

E MRO (Electronic Maintenance, Repair, and Operation) adalah bagian dari e procurement yang berfokus pada pembelian barang dan jasa yang diperlukan untuk proses pemeliharaan, perbaikan, dan operasional. Barang-barang MRO bisa sangat beragam. Mulai dari peralatan kebersihan, keselamatan, bahan kimia industri, hingga komponen-komponen mesin. 

Dengan menggunakan aplikasi ini, perusahaan dapat mengotomatisasi proses pembelian yang biasanya memakan waktu dan sumber daya yang cukup besar. Ini tidak hanya mempercepat proses pembelian, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan dan membantu memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pembelian perusahaan.

Selain itu, juga dapat membantu melacak pengeluaran dan memantau tren penggunaan, memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang stok dan pengelolaan inventaris. Dengan mengintegrasikan sistem ini ke dalam sistem manajemen perusahaan lainnya, Anda dapat meningkatkan koordinasi dan komunikasi antar departemen dan memperbaiki keseluruhan efisiensi operasional.

3. Peran E Procurement dalam Bisnis

E procurement memungkinkan otomatisasi proses pembelian, yang berarti waktu yang dihabiskan untuk tugas administratif berkurang secara signifikan. Dengan mengurangi tugas manual, sistem ini membantu mengurangi kesalahan, meningkatkan efisiensi, dan menghemat biaya. 

Dengan fitur-fitur yang ada, transparansi dan akuntabilitas juga meningkat. Semua transaksi dicatat dan dapat ditelusuri, mengurangi risiko penyalahgunaan dan korupsi. Tidak hanya itu, software ini memungkinkan akses ke pasar global, sehingga Anda dapat mencari penawaran terbaik dari seluruh dunia. Ini dapat menghasilkan peningkatan persaingan, dengan harga yang sesuai budget namun dengan kualitas yang baik.

Terakhir, sistem ini juga memfasilitasi analisis data yang lebih baik. Dengan semua data pembelian disimpan secara digital, Anda dapat dengan mudah menganalisis pola pembelian dan mengidentifikasi area yang bisa ditingkatkan. Tidak heran, jika berbagai bisnis membutuhkan e procurement.

4. Tantangan Implementasi E Procurement

Salah satu tantangan terbesar adalah resistensi terhadap perubahan. Banyak perusahaan sudah terbiasa dengan metode pembelian tradisional dan mungkin sulit untuk beralih ke sistem baru. Mengubah proses bisnis bisa menjadi tugas yang sulit dan membingungkan. Terutama bagi karyawan yang tidak terbiasa dengan teknologi. Oleh karena itu, pelatihan karyawan dan manajemen perubahan adalah aspek penting dari implementasi e procurement.

Tantangan lainnya adalah masalah keamanan dan privasi data. Dengan semakin banyak data yang disimpan dan ditransfer secara digital, risiko kebocoran data dan serangan cyber meningkat. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa e procurement aman dan mematuhi semua regulasi privasi data yang relevan. Hal ini mungkin memerlukan investasi waktu dan uang yang signifikan dalam teknologi keamanan dan kepatuhan.

Agar sistem ini dapat berfungsi dengan efektif, perlu diintegrasikan dengan sistem lain seperti sistem ERP. Proses ini bisa menjadi kompleks dan membutuhkan waktu, tergantung pada sejauh mana sistem-sistem tersebut kompatibel. Namun, akan memudahkan operasional di jangka panjang.

5. Kesimpulan

Dari penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa dengan beragam jenis e procurement, termasuk e tendering, e sourcing, e auction, e invoicing, dan e MRO, sistem ini menawarkan berbagai keunggulan. Di antaranya efisiensi, akurasi, transparansi, dan akses ke pasar global. Sehingga implementasinya memiliki potensi untuk mentransformasi cara bisnis beroperasi secara optimal dibandingkan dengan cara konvensional.

Namun, tentu Anda akan menghadapi beberapa tantangan ketika menggunakannya. Resistensi terhadap perubahan, masalah keamanan dan privasi data, serta integrasi sistem adalah beberapa hambatan yang mungkin dihadapi. Meskipun demikian, dengan perencanaan yang tepat dan manajemen perubahan yang efektif, tantangan ini dapat diatasi dan manfaat penuh pengunaannya dapat direalisasikan.