Penyusunan daftar inventaris barang merupakan proses penting yang membutuhkan ketelitian dan pengelolaan yang akurat dalam bisnis. Namun, masih banyak perusahaan yang masih sering menghadapi hambatan yang dapat berakibat pada risiko kehilangan stok, salah perhitungan, hingga pemborosan sumber daya.
Maka dari itu, perusahaan harus bisa mengelola dan menyusunnya dengan detail dan akurat, sehingga bisa mengoptimalkan penggunaan barang dan membuat keputusan pembelian dan produksi yang lebih tepat. Di sini kita akan membahas segala hal mulai dari pengetian hingga contoh daftar inventaris barang yang tepat. Ini penjelasan lengkapnya untuk Anda.
1. Pengertian Daftar Inventaris Barang
Daftar inventaris barang adalah dokumen detail yang mencatat semua barang dan aset yang dimiliki perusahaan. Daftar inventaris barang dicatat berdasarkan kategori tertentu seperti jenis barang, tanggal perolehan, jumlah, kondisi barang, dan kategori lain yang disepakati oleh perusahaan.
Tujuan adanya daftar inventaris barang ini untuk memastikan semua data inventory gudang Anda selalu akurat dan up-to-date. Oleh karena itu, form inventaris barang harus selalu diperbarui dalam periode waktu tertentu untuk mendokumentasikan setiap perubahan yang terjadi.
Perubahan tersebut bisa seperti penambahan, pengurangan, atau perubahan status dan kondisi dari barang-barang yang terdaftar. Jadi, Anda bisa memiliki gambaran yang lebih jelas dan akurat mengenai aset perusahaan.
2. Manfaat Daftar Inventaris Barang
Daftar inventaris barang menjadi dokumen penting dalam bisnis yang harus disusun secara terorganisir, agar memudahkan Anda melacak, mengelola, dan mengontrol aset perusahaan lebih mudah. Ada beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan jika inentaris Anda tersusun dengan efektif, yaitu:
a. Mengoptimalkan Pengelolaan Stok
Adanya daftar invetaris terstruktur akan membantu dalam pengelolaan stok lebih efektif. Data akurat dalam daftar dapat membantu pemantauan jumlah barang masuk dan keluar, sehingga dapat menjaga keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan barang dalam gudang.
b. Memudahkan Pengambilan Keputusan
Keputusan bisnis yang memerlukan data akurat, akan sangat terbantu dengan adanya daftar inventaris yang efektif. Dengan mengetahui jumlah barang yang tersedia, tingkat penjualan, dan pola konsumsi, Anda bisa menentukan kapan harus membeli barang baru, mengurangi produksi, atau menjalankan promosi.
c. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Pengelolaan inventaris yang tepat akan membantu perusahan selalu siap untuk memenuhi permintaan pelanggan. Adanya daftar inventaris akan menjaga ketersediaan produk yang dibutuhkan, sehingga perusahaan dapat menghindari keterlambatan pengiriman atau penundaan layanan.
d. Mencegah Pemborosan dan Penyusutan
Inventaris yang disusun dan dikelola dengan baik akan membantu mencegah pemborosan barang, baik karena produk kadaluarsa, rusak, ataupun hilang. Penyusunannya akan membantu memantau kondisi stok, dan Anda bisa mengambil langkah-langkah pencegahan, seperti mengurangi pembelian barang yang tidak laku atau menjual barang dengan potensi kerusakan.
3. Cara Membuat Daftar Inventaris Barang
Dalam menyusun daftar inventaris produk dengan tepat, penting untuk memahami dan membuatnya sesuai dan terstruktur. Hal tersebut akan memastikan pengelolaan semua aset yang dimiliki akan efisien dan tepat. Berikut ini cara membuat daftar inventaris barang, yaitu:
a. Identifikasi Barang
Langkah pertama adalah identifikasi barang. Setiap item yang tersedia di gudang harus diidentifikasi secara jelas. Termasuk nama, jenis, dan karakteristik lainnya dari barang tersebut. Identifikasi ini memudahkan pengelolaan dan pelacakan barang di kemudian hari. Selain itu, juga membantu untuk memastikan kalau setiap item dicatat dengan benar dan akurat.
b. Penomoran Barang
Penomoran atau pengkodean barang adalah langkah berikutnya membuat form inventaris barang. Setiap barang atau batch barang serupa diberikan nomor SKU atau kode unik. Mengapa diperlukan? Untuk memudahkan proses pencarian dan identifikasi barang. Hal ini sangat dibutuhkan agar proses operasional gudang berjalan cepat dan tepat.
c. Buat Format Daftar Inventaris
Format ini biasanya mencakup kolom-kolom seperti kode barang, nama barang, deskripsi, jumlah stok, harga per unit, dan informasi lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Anda bisa menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau sistem WMS. Pastikan format tersebut konsisten agar memudahkan pemahaman dan pengelolaan data inventaris.
d. Pengisian Data Barang
Cara membuat daftar inventaris barang berikutnya adalah mengisi data barang dengan akurat. Lakukan proses ini dengan detail untuk memastikan tidak ada salah input atau informasi yang tertinggal. Perhatikan apakah informasi barang seperti kode barang, nama, jumlah, harga, dan informasi lainnya telah diisi ke dalam daftar inventaris.
e. Pembaruan Reguler
Pembaruan reguler pada tabel inventaris barang diperlukan untuk memastikan akurasi data. Setiap kali terjadi transaksi masuk atau keluar barang, daftar inventaris harus diperbarui. Dengan demikian, informasi stok dalam daftar inventaris akan selalu up-to-date. Jadi, proses pengambilan keputusan bisnis juga lebih tepat.
f. Audit Inventaris
Audit inventaris adalah proses memeriksa akurasi daftar inventaris dengan menghitung stok barang masuk dan keluar di gudang. Audit ini diperlukan agar daftar inventaris telah sesuai dengan jumlah fisik, dan membantu dalam mengidentifikasi kekurangan, kelebihan, atau masalah lain yang mungkin terjadi dalam sistem inventaris.
g. Review dan Evaluasi
Langkah terakhir yaitu review dan evaluasi. Review ini mencakup analisis proses, identifikasi masalah, dan pencarian solusi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen gudang. Evaluasi berkala akan membantu dalam memastikan bahwa proses inventarisasi tetap relevan dan akurat seiring berjalannya waktu dan perubahan kebutuhan bisnis. Melalui langkah-langkah sistematis ini, Anda akan memiliki dokumen form iinventaris barang yang informatif dan mendukung proses manajemen gudang yang efisien dan efektif.
4. Format Inventaris Barang
Untuk menyusun daftar inventaris barang, ada beberapa format yang perlu Anda masukkan ke dalam daftar agar penyusunannya lengkap dan bisa membantu Anda mengelola gudang dengan lebih baik. Berikut format lengkapnya:
a. Kode Barang
Format yang pertama harus berisi kode barang unik yang berfungsi sebagai identitas khusus. Contohnya: ""BRG001" untuk sebuah laptop. Kode barang akan memudahkan pengelolaan dan pencarian barang di gudang.
b. Nama Barang
Selain itu, nama barang juga harus ada dalam daftar inventory barang. Nama harus dicantumkan dengan jelas, agar dapat membantu staff gudang mengenali barang tanpa perlu melihat fisik barangnya.
c. Kategori Barang
Barang di gudang juga harus dikelompokkan ke dalam kategori tertentu, dan dicatat ke dalam daftar inventaris. Hal tersebut akan membantu memudahkan dalam melihat stok per-jenis. Juga memudahkan saat Anda ingin melakukan analisis ketersediaan stok secara khusus.
d. Jumlah Barang
Format berikutnya adalah jumlah barang yang tersedia dalam gudang. Data ini akan membantu Anda dalam mengontrol tingkat persediaan, dan merencanakan pembelian ulang. Mengetahui jumlah juga akan menghindari kekurangan stok atau penumpukan barang yang tidak diperlukan.
e. Lokasi Penyimpanan
Selanjutnya daftar inventory juga harus berisi lokasi penyimpanan setiap barang di gudang. Format ini akan membantu mempercepat pengambilan barang ketika dibutuhkan. Tanpa lokasi penyimpanan yang jelas, proses pencarian barang bisa memakan waktu lebih lama
f. Harga Barang
Penyusunan daftar inventaris barang juga harus mencakup format harga barang, baik per unit atau total. Informasi ini penting untuk menghitung nilai inventaris, serta merencanakan anggaran dan analisis keuangan, karena setiap pergerakan stok berdampak pada total nilai aset perusahaan.
g. Tanggal Pembelian atau Penerimaan
Tanggal pembelian atau penerimaan barang juga harus dicatat untuk membantu pemantauan umur stok, serta menentukan kapan waktu yang tepat untuk melakukan pembelian ulang. Format ini sangat penting untuk barang yang memiliki masa kadaluarsa yang pendek dan cepat rusak.
h. Kondisi Barang
Format berikutnya adalah kondisi setiap barang di gudang. Anda bisa mencatatnya seperti kondisi baru, sedang dalam proses, atau rusak. Informasi ini akan membantu perusahaan mengambil keputusan lebih baik, terutama dalam menentukan apakah barang perlu diperbaiki, diganti, atau dijual dengan diskon.
i. Keterangan Tambahan
Keterangan tambahan juga biasanya bisa dimasukkan ke dalam daftar inventaris barang, seperti nomor seri barang untuk pelacakan lebih rinci, masa garansi produk untuk pengajuan klaim, atau informasi pemasok untuk memudahkan proses pemesanan ulang.
5. Contoh Daftar Inventaris Barang
Daftar inventaris produk harus disusun dengan detail agar memudahkan Anda mencari dan mengelola berbagai aset perusahaan. Untuk itu, penting untuk melihat contoh daftar invetaris barang ini agar lebih memahaminya. Ini dia contoh format barang inventaris yang tepat.
Dari contoh daftar inventaris di atas, kita bisa memperoleh berbagai informasi mengenai aset yang dimiliki oleh perusahaan. Seperti berapa banyak dan jenis barang yang dimiliki, kapan barang-barang tersebut diperoleh, berapa biaya perolehan awal, dan estimasi umur ekonomis dari setiap barang.
Perhatikan jika kondisi dan lokasi dari setiap barang juga dicatat, dapat membantu tim manajemen gudang dalam merencanakan pemeliharaan, penilaian ulang aset, serta identifikasi kebutuhan akan peralatan atau perabotan baru.
6. Buat Daftar Inventaris Otomatis dengan ScaleOcean
Sulit bukan untuk menyusun daftar inventaris berbagai aset dan barang dalam gudang perusahaan Anda yang banyak dan bervariasi, jika dilakukan dengan manual? Pasti ada saja kesalahan yang terjadi, entah itu salah input data, atau ketidaksesuaian barang fisik dengan catatan yang telah dibuat.
Untuk mengatasinya, Anda bisa menerapkan solusi software manajemen gudang ScaleOcean yang dapat secara otomatis mampu mencatat setiap item yang Anda milkidi gudang, lalu barang yang masuk atau keluar secara real-time. Penerapannya akan membuat Anda mendapat data inventory yang selalu ter-update, dan sudah pasti akurat.
ScaleOcean, rekomendasi software inventory terbaik di Indonesia mampu mempercepat penyusunan seluruh daftar inventaris barang yang Anda miliki dengan mudah dan tepat, sehingga Anda bisa lebih fokus pada pengelolaan aset dan barang dengan maksimal, juga pengambilan keputusan lebih baik berdasarkan data akurat dan dapat diandalkan.
Untuk informasi lebih lanjut, Anda bisa hubungi dan daftarkan demo dengan tim kami, untuk bantu sesuaikan apa fitur yang cocok dan paling Anda butuhkan untuk pengelolaan gudang dan bisnis Anda secara menyeluruh.
7. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan, daftar inventaris barang merupakan elemen penting yang memungkinkan proses manajemen gudang seperti pelacakan, pengelolaan, dan kontrol aset dapat berjalan efektif dan efisien. Isi dari daftar ini mencakup informasi nama barang, kategori, jumlah, nilai perolehan awal, lokasi penyimpanan, serta informasi tambahan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Contoh daftar inventaris yang diberikan di atas juga menunjukkan bagaimana informasi tentang aset dapat disusun dan dianalisis untuk mendukung kebutuhan pengelolaan aset. Jadi, dengan memiliki daftar inventaris barang yang baik akan berkontribusi meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi manajemen gudang di perusahaan.
