Dalam industri restoran, proses purchasing bahan baku menjadi aspek utama yang mempengaruhi kelancaran operasional. Salah satu instrumen penting dalam proses pengadaan ini adalah purchase order (PO). Dokumen ini bukan hanya sebatas dokumen transaksi, namun juga menjadi instrumen komunikasi yang efektif antara restoran dengan supplier atau vendor.

Menyusun purchase order restaurant dengan baik dapat memberikan sejumlah manfaat. Mulai dari pengendalian biaya, pengelolaan inventaris, hingga peningkatan efisiensi dan produktivitas. Namun, bagaimana cara menyusun yang baik dan efektif? Dalam artikel ini, akan dibahas lebih detail langkah-langkah pentingnya dan manfaat pembuatan dokumen purchasing bagi kelangsungan bisnis.

1. Definisi & Fungsi Purchase Order

Purchase order atau PO adalah sebuah dokumen resmi yang digunakan oleh pembeli untuk mengkomunikasikan detail spesifik dari pesanan kepada penjual. Dalam konteks restoran, PO menjadi aspek penting untuk memastikan bahwa penjelasan tentang barang atau bahan makanan yang dibutuhkan dalam proses purchasing disampaikan dengan jelas dan tepat kepada supplier.

Fungsi utama purchase order restaurant adalah sebagai bukti transaksi yang legal antara restoran dan supplier. PO berisi detail seperti jenis barang, kuantitas, harga, dan tanggal pengiriman yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Dokumen ini juga berfungsi untuk memudahkan transparansi pengadaan, pelacakan, dan pengelolaan inventaris dalam operasional restoran.

2. Cara Menyusun Purchase Order

Penyusunan PO yang efektif merupakan langkah penting dalam pengelolaan restoran. Berikut langkah-langkah yang bisa Anda lakukan agar dokumen yang dibuat mencakup semua kebutuhan purchasing.

a. Identifikasi Kebutuhan Bahan

Pertama, identifikasi kebutuhan bahan makanan dan minuman. Artinya Anda perlu memahami dengan baik semua menu dan bahan-bahan yang diperlukan untuk membuatnya. Misalnya, jika restoran menyajikan pasta, maka pastikan Anda tahu semua bahan yang dibutuhkan, seperti pasta, saus, daging, sayuran, dan lainnya.

Selanjutnya, lakukan estimasi konsumsi bahan berdasarkan tren penjualan untuk memenuhi kebutuhan barang. Analisis data penjualan restoran dari waktu ke waktu dapat membantu Anda memahami seberapa banyak bahan yang perlu dipesan. Misalnya, jika penjualan pasta meningkat 10% dalam sebulan terakhir, maka mungkin perlu menambah jumlah pesanan bahan untuk pasta di PO berikutnya.

b. Seleksi Supplier

Seleksi supplier adalah langkah penting lainnya dalam proses penyusunan PO. Tujuannya untuk menemukan supplier yang dapat diandalkan dan menawarkan produk berkualitas dengan harga yang kompetitif. Jangan ragu untuk melakukan negosiasi harga dan kontrak serta meminta sampel produk sebelum membuat keputusan.

Ketika melakukan seleksi supplier dan memilih yang tepat, pastikan juga pihak pemasok dapat memenuhi kebutuhan restoran dalam hal ketersediaan produk. Sebagai contoh, jika Anda menjalankan restoran vegan, maka Anda perlu supplier yang dapat menyediakan berbagai macam sayuran dan buah-buahan segar setiap hari.

c. Penyusunan Purchase Order

Saat menyusun purchase order, tulis detail produk yang akan dipesan dengan jelas. Hal ini termasuk jenis produk, kuantitas, dan harga. Jangan lupa untuk mencantumkan tanggal pengiriman yang diharapkan, agar supplier tahu kapan harus mengirimkan pesanan. 

Dalam dokumen ini, pastikan juga untuk mencantumkan syarat dan kondisi purchasing yang telah disepakati. Seperti metode pembayaran dan penalti jika terjadi keterlambatan pengiriman. Hal ini penting untuk memastikan bahwa transaksi berjalan sesuai rencana.

d. Pengiriman & Penerimaan Purchase Order

Setelah dokumen dibuat, langkah selanjutnya adalah mengirimkannya ke supplier. Anda dapat mengirimkan dokumen ini dengan bantuan sistem e procurement. Setelah dikirimkan, konfirmasi bahwa dokumen tersebut telah diterima oleh supplier. Hal ini penting untuk memastikan tidak ada miskomunikasi atau kesalahpahaman.

Ketika barang tiba di restoran, periksa apakah semua item sesuai dengan yang tercantum dalam purchase order. Ini termasuk memeriksa kuantitas, kualitas, dan tanggal kadaluarsa dari barang-barang yang diterima. Jika ada perbedaan antara apa yang diterima dengan apa yang tercantum, segera komunikasikan hal ini dengan supplier.

3. Manfaat Purchase Order di Restoran

Pembuatan dokumen purchasing yang baik akan memberikan manfaat terutama bagi proses pengadaan barang. Berikut sejumlah manfaat spesifik yang akan dirasakan oleh bisnis restoran Anda.

a. Pengendalian Biaya

Menerapkan purchase order restaurant dengan baik dapat membantu dalam pengendalian biaya. Dengan mendokumentasikan semua pesanan, Anda bisa memonitor pengeluaran dan mencegah pembelian yang berlebihan atau tidak perlu. PO juga membuat proses purchasing menjadi lebih terorganisir, karena Anda dapat dengan mudah melacak apa yang telah dipesan dan berapa banyak yang harus dibayar.

Selain itu, dokumen tersebut juga bisa menjadi alat negosiasi harga yang efektif. Dengan mengetahui berapa banyak dan seberapa sering restoran membeli bahan tertentu, Anda dapat menegosiasikan harga yang lebih baik dengan supplier. Dampaknya, akan memberikan keuntungan yang maksimal pada bisnis Anda.

b. Pengelolaan Inventaris

Peran lainnya yaitu pengelolaan inventaris restoran. Dokumen ini menyediakan catatan detail tentang apa yang telah dipesan, berapa banyak, dan kapan seharusnya diterima. Dengan mengintegrasikannya ke sistem ERP, Anda bahkan bisa merencanakan dan mengatur inventaris dengan lebih efisien. Sehingga mengurangi risiko kehabisan stok atau pemborosan. Tidak hanya itu, dengan menggunakan sistem PO, restoran juga dapat melakukan pelacakan dan analisis bahan secara lebih akurat. 

c. Meningkatkan Efisiensi & Produktivitas

Purchase order restaurant juga dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam operasional. Dengan sistem yang terorganisir, restoran dapat mengurangi kesalahan dalam proses pemesanan dan menerima barang dengan lebih cepat. Hal ini juga memungkinkan purchasing staff untuk fokus pada tugas lainnya. Dibandingkan menghabiskan waktu untuk mengurus pesanan dan persediaan.

Selain itu, dokumen tersebut juga berfungsi untuk meningkatkan komunikasi antara restoran dan supplier. Dengan detail yang jelas dan spesifik dalam PO, risiko kesalahpahaman bisa diminimalisir, sehingga proses pemesanan dan pengiriman barang menjadi lebih lancar. Ini akan memberi dampak positif pada bisnis dalam jangka panjang.

4. Kesimpulan

Dalam operasional restoran, purchase order tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi, tapi juga membantu restoran dalam pengendalian biaya, pengelolaan inventaris, dan peningkatan efisiensi. Oleh karena itu, penting untuk memahami cara menyusun dokumen purchasing yang baik dan efektif. Dengan melakukan identifikasi kebutuhan bahan, seleksi supplier, hingga penerimaan dokumen, restoran dapat memaksimalkan manfaat penyusunan dokumen bagi bisnis.

Penggunaan purchase order restaurant sangat membantu bisnis dalam jangka panjang. Namun, karena alur pembuatannya yang cukup panjang dan rumit, Anda juga bisa mulai mempertimbangkan penggunaan teknologi atau sistem ERP dalam mengotomatisasi proses tersebut. Dengan demikian, proses purchasing bisa berjalan optimal dan memberi dampak pada kelangsungan bisnis Anda.