Mengetahui cara membuat laporan progress proyek sangat diperlukan bisnis konstruksi agar setiap fase proyek dipastikan tetap sesuai dengan rencana, anggaran, dan jadwal yang telah ditetapkan. Jika sampai ada kegagalan dalam memantau dan melaporkan status proyek, akan menyebabkan beragam masalah. Mulai dari penundaan, eskalasi biaya, dan penurunan kualitas akhir.

Artikel berikut ini akan membantu Anda untuk mendapatkan gambaran lebih detail bagaimana membuat dan contoh laporan progress proyek yang tepat. Selain itu, diberikan juga penjelasan cara efektif membuat laporan proyek dengan bantuan software konstruksi.

1. Apa itu Laporan Progress Proyek?

Laporan progress proyek adalah dokumen yang diperlukan untuk membantu monitoring kemajuan proyek konstruksi secara berkala. Lantas apa saja isinya? Laporan proyek memuat detail status proyek terkini, biaya sementara, anggaran yang masih tersedia, penggunaan sumber daya, hingga checklist apakah proyek telah mencapai parameter spesifik.

Ada beragam format laporan proyek konstruksi, baik dalam bentuk harian, mingguan, atau bulanan. Masing-msaing format tersebut disesuaikan kembali dengan kebutuhan dan biasanya mencakup informasi mengenai pencapaian milestone, potensi risiko, dan penyesuaian jadwal kerja.

2. Manfaat Membuat Laporan Proyek Konstruksi

Dengan adanya laporan ini, manajer proyek dan stakeholder dapat mengambil keputusan tepat untuk menjaga agar proyek tetap berjalan sesuai rencana. Dalam praktiknya, pembuatan laporan progress proyek memberikan manfaat signifikan di antaranya yaitu:

• Memudahkan proses review atau evaluasi di masa depan. Dengan mengetahui kendala yang dilaporkan dalam proyek, perusahaan lebih mudah mengambil solusi strategis. Document Management System (DMS) dapat membantu mengelola laporan-laporan ini secara lebih terstruktur dan mudah diakses, sehingga evaluasi di masa depan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat.

• Instrumen sederhana untuk komunikasi. Tanpa harus mengumpulkan stakeholder dalam satu forum, laporan ini bisa dijadikan acuan untuk menginformasikan kondisi proyek terkini.

• Berperan strategis dalam perencanaan dan pengambilan keputusan. Laporan proyek konstruksi menyediakan insight yang penting sebagai dasar pengambilan keputusan berdasarkan data dan fakta.

Analisis laporan ini akan memberikan insight tentang tren dan pola kemajuan proyek, yang kemudian dapat digunakan untuk membuat prediksi dan penyesuaian strategi ke depannya. Jadi, laporan proyek konstruksi tidak hanya berfungsi sebagai instrumen pemantauan, tetapi juga dasar pengambilan keputusan strategis.

3. Cara Membuat Laporan Status Proyek

Laporan progress yang efektif harus dirancang dengan mempertimbangkan beberapa aspek penting sehingga informasi yang disampaikan tidak hanya akurat, tetapi juga relevan. Berikut ini cara membuat laporan progress proyek yang efektif.

a. Identifikasi Tujuan Laporan

Sebelum memulai penulisan format laporan progress, perusahaan konstruksi perlu mengidentifikasi tujuannya. Tujuan ini bisa bervariasi, mulai dari memberikan update tentang status proyek, mengkomunikasikan masalah dan tantangan yang dihadapi, hingga menunjukkan adanya pencapaian dalam periode tertentu.

Dengan pemahaman yang jelas tentang tujuan laporan, pihak terkait dapat menentukan fokus utama dan menyesuaikan isi laporan sesuai kebutuhan. Proses ini juga penting dalam menentukan struktur dan format yang tepat untuk laporan, termasuk laporan PHO proyek konstruksi yang seringkali memerlukan penekanan khusus pada aspek serah terima pekerjaan.

b. Pilih Metrik yang Relevan

Setelah tujuan diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih metrik yang relevan untuk mengukur kemajuan proyek. Metrik ini dapat mencakup aspek seperti timeline, RAB proyek, scope, kualitas, atau risiko.

Pemilihan metrik yang tepat sangat penting dalam laporan proyek konstruksi karena akan menjadi dasar dalam mengukur kinerja dan kemajuan proyek. Pastikan metrik relevan dengan tujuan proyek dan memberikan insight untuk memahami status proyek secara akurat.

c. Kumpulkan Data dan Informasi

Cara membuat laporan progress proyek berikutnya adalah mengumpulkan data dan informasi yang akan digunakan untuk mengisi laporan. Data ini bisa berasal dari berbagai sumber, termasuk sistem manajemen proyek, wawancara, atau dokumen proyek. Pengumpulan data yang akurat dan rinci diperlukan agar laporan sesuai dengan gambaran.

d. Analisis Data

Setelah data terkumpul, analisis data dilakukan untuk mengidentifikasi tren, masalah, dan peluang. Analisis ini membantu perusahaan konstruksi mencari tahu insight yang ada dalam laporan serta menentukan penyebab dari masalah yang ada.

Dari sini, tim proyek dapat mengembangkan rekomendasi untuk menyelesaikan masalah tersebut atau menyusun ulang strategi yang diperlukan. Analisis data yang mendalam juga memungkinkan untuk prediksi yang lebih akurat tentang kemajuan proyek di masa depan.

e. Penulisan Laporan Progress Proyek

Jika sudah, maka perusahaan konstruksi bisa mulai menulis laporan. Diawali dari ringkasan eksekutif, diikuti detail kemajuan konstruksi dan perbandingannya dengan rencana proyek, masalah yang dihadapi, dan rencana tindak lanjut. 

Karena kondisi di lapangan akan begitu kompleks, tidak mungkin bagi Anda untuk menyajikan data secara mentah. Dengan adanya visualisasi berupa progress bar atau grafik akan membantu perusahaan untuk memahami isi laporan. Selain itu, menurut Kelas Work, penyajian data yang sederhana akan lebih mudah untuk dianalisis.

f. Review dan Validasi Laporan

Cara membuat laporan progress proyek terakhir adalah melakukan review dan validasi untuk memastikan semua informasi sudah akurat dan lengkap. Libatkan anggota tim lain, manajer proyek, atau bahkan pelaksana proyek dari eksternal.

Feedback yang diterima selama proses review harus digunakan untuk menyempurnakan laporan. Validasi akhir diperlukan untuk memastikan laporan telah memenuhi kriteria dan siap untuk disampaikan ke pihak yang berkepentingan.

4. Tips Membuat Laporan Progres Lebih Akurat

Karena laporan progres proyek harus akurat berdasarkan data, Anda tidak bisa melakukan penilaian secara manual dan menginterpretasinya secara bebas. Laporan harus disajikan sesuai kondisi di lapangan agar transparansinya dapat dipercaya. Untuk itu, supaya proyek bisnis Anda dapat berjalan tanpa kendala, ikutilah tips-tips berikut ini :

a. Pelatihan Kapasitas Tim Mengenai Data

Jangan biarkan tim Anda mengelola data tanpa memahami struktur yang tepat di dalamnya, ini akan membuat laporan tidak terakurasi dengan baik. Pastikan mereka mengerti mengenai cara mengumpulkan, memproses, dan melaporkan data di lapangan. 

Misalnya, mempelajari ​pengolahan data material proyek dan cara untuk menganalisisnya. Dengan ini, tim dapat mengurangi kesalahan dan memaksimalkan efisiensi perusahaan. Laporan yang dibuat dengan baik akan terdistribusi dengan benar, sekaligus mengasah keterampilan tim dalam menganalisis masalah. 

b. Pantau Progres Secara Real-time​

Anda perlu memantau progres langsung agar kendala yang terjadi dapat langsung diatasi. Memantau progres proyek secara real-time salah satu cara yang efisien untuk memastikan keakuratan data laporan Anda. 

Untuk mendukung ini, Anda dapat memanfaatkan software manajemen konstruksi yang dapat memeriksa secara otomatis data yang Anda perlukan. Teknologi ini dapat mengawasi pembaruan data sehingga menyelesaikan masalah dan mengurangi kerugian. Anda tidak perlu lagi stres di akhir periode pengumpulan laporan, karena sistem ini akan menyusun data kompleks dengan baik.

c. Pertahankan Standarisasi dan Konsistensi

Akan sulit ketika tim harus mengelola data yang acak dan tidak seragam. Selain menguras waktu, data yang tidak terformat baik akan membuat rincian pekerjaan jadi berantakan. 

Inilah tantangan terbesar dalam laporan progres pekerjaan proyek. Selain menjaga konsistensi, laporan harus disajikan dengan standar dan kualitas yang sama. Pastikan anggota tim memiliki konsistensi dalam pelaporan proyek, sehingga evaluasi dan pengambilan keputusan lebih efisien. 

5. Contoh Laporan Progress Pekerjaan Proyek

Contoh laporan progress proyek dapat Anda simak pada skenario sederhana berikut ini. Misalkan sebuah perusahaan pengembang properti terkemuka berencana membangun sebuah gedung perkantoran baru di pusat bisnis Jakarta sebagai bagian dari ekspansi.

Gedung ini direncanakan memiliki 20 lantai dengan fasilitas lengkap untuk mendukung berbagai aktivitas bisnis modern. Proyek ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan terhadap ruang kantor yang strategis dan nyaman bagi para pengusaha dan perusahaan di Jakarta. Contoh laporan progress pekerjaan proyek seperti berikut.

Dari contoh laporan progress proyek di atas, perusahaan konstruksi memperoleh beberapa insight yang bisa digunakan untuk mengambil keputusan strategis. Sebagai contoh, dalam laporan dituliskan bahwa hujan deras menjadi hambatan proses pengecoran.

Perusahaan bisa menyesuaikan jadwal proyek dengan memperhitungkan musim hujan. Misalnya, memprioritaskan pekerjaan indoor atau yang tidak terpengaruh oleh hujan saat musim hujan dan mengalokasikan lebih banyak sumber daya saat cuaca cerah untuk mengejar ketertinggalan.

Laporan proyek konstruksi di atas juga menunjukkan adanya keterlambatan pengiriman material baja. Perusahaan konstruksi bisa mereview dan mungkin merevisi kontrak kerja dengan memasukkan klausal penalti atas keterlambatan pengiriman.

Selain itu, bisa juga mencari supplier alternatif atau membeli material tambahan sebagai buffer untuk menghindari keterlambatan di masa depan. Contoh laporan progress pekerjaan proyek di atas juga menunjukkan adanya kebutuhan menerapkan teknologi konstruksi terkini untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan.

Seperti yang disampaikan sebelumnya, format laporan proyek konstruksi juga ada dalam bentuk harian. Berikut contoh laporan proyek harian.

Ada juga dalam bentuk bulanan untuk menilai apakah proyek telah berjalan sesuai tenggat bulan yang ditentukan. Detail contoh format laporan progress proyek bulanan bisa Anda perhatikan di bawah ini.

5. Otomatis Buat Laporan Proyek di Software Konstruksi ScaleOcean

Laporan progress proyek memiliki peran penting dalam memantau kemajuan proyek konstruksi. Agar pembuatannya akurat dan cepat, Anda bisa memanfaatkan software konstruksi ScaleOcean. Sistem ini  memiliki modul khusus yang memungkinkan pengelolaan proyek secara end-to-end. Anda bisa cari tahu lebih lanjut melalui demo gratis yang disediakan.

Sebagai gambaran, software konstruksi ScaleOcean memiliki fitur-fitur canggih untuk mendukung kemudahan pembuatan laporan proyek konstruksi. Tidak hanya selesai dalam waktu singkat, tapi laporan juga lebih terjamin akurasinya. Fitur-fitur tersebut antara lain:

• WIP and CIP management, membantu dalam memantau dan mencatat progres proyek secara real-time, termasuk perhitungan biaya yang sedang berjalan.

• S-curve untuk monitoring proyek, sehingga Anda lebih mudah melakukan perbandingan antara rencana dan progres aktual proyek.

• In-depth budgeting, membantu pembuatan anggaran yang sangat terperinci berdasarkan material, aset, overhead, dan subkontraktor.

• Automated vendor rating, membantu memberikan penilaian otomatis terhadap vendor berdasarkan kriteria seperti ketepatan waktu dan kualitas layanan.

• Document management system untuk  mengelola semua dokumen terkait proyek dalam satu platform terintegrasi.

Fitur-fitur pada software konstruksi ScaleOcean dirancang untuk mengoptimalkan setiap aspek dari proses kerja di proyek konstruksi, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pelaporan, dengan memastikan semua data proyek tercatat secara akurat dan dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan.

6. Kesimpulan

Membuat laporan proyek konstruksi adalah langkah yang tepat bagi perusahaan konstruksi agar dapat memantau kemajuan proyek hingga pengambilan keputusan strategis. Laporan ini tidak hanya untuk memonitor progres secara berkala, tetapi juga sebagai dokumen historis yang berperan dalam proses evaluasi dan review di masa mendatang.

Anda bisa memanfaatkan solusi canggih software konstruksi ScaleOcean untuk mengotomatisasi pembuatan laporan progress proyek. Beragam fiturnya, memastikan laporan yang Anda buat memuat data yang akurat, terperinci, dan mudah dipahami, sehingga mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan efisien. Coba demo gratisnya sekarang!