Anda sedang menunggu persetujuan pembelian penting, tapi prosesnya begitu lambat sehingga proyek Anda jadi tertunda. Atau, tiba-tiba Anda menemukan ada pengeluaran tak terduga sehingga terjadi over-budget, dan lebih parahnya lagi, terjadi duplikasi pesanan yang tidak diperlukan.

Belum lagi pengelolaan pemasok yang kacau serta kesalahan data yang terus berulang karena proses pengadaan yang kurang jelas dan tidak terintegrasi dengan sistem.

Semua ini adalah skenario yang sering dihadapi perusahaan yang belum menggunakan aplikasi purchasing. Kehilangan waktu dan uang akibat proses pengadaan manual tentu bukanlah hal yang diinginkan oleh Anda, bukan?

Aplikasi purchasing akan membantu Anda mengefisiensikan proses pengadaan dengan menghemat waktu, meningkatkan transparansi pengeluaran, mengelola pemasok dengan lebih baik, serta mengurangi risiko human error. Selain itu, aplikasi ini juga membantu perusahaan membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas dan terukur.

Menurut laporan Procurement Statistics, sebanyak 83% Chief Procurement Officer (CPO) yang ikut survei menyatakan bahwa melakukan digitalisasi proses pengadaan adalah prioritas utama mereka. Dan setelah membaca potensi masalah purchasing tanpa sistem di atas, mungkin Anda juga jadi berpikiran hal yang sama.

Sudah mulai mempertimbangkan penggunaan aplikasi purchasing tapi bingung harus pilih yang mana? Simak artikel berikut ini yang memuat daftar 20 aplikasi purchasing terbaik di Indonesia yang bisa menjadi referensi Anda dalam memilih software purchasing yang tepat untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis Anda.

Apa itu Aplikasi Purchasing?

Aplikasi purchasing adalah solusi digital untuk mengelola seluruh proses pengadaan barang atau jasa. Aplikasi ini membantu perusahaan dalam mengotomatisasi setiap tahap pembelian, mulai dari pembuatan permintaan hingga penerbitan purchasing form dan pesanan serta pelacakan penerimaan barang.

Tanpa bantuan purchasing system software, tim purchasing Anda bisa salah menginterpretasikan informasi pembelian. Kesalahan ini, menurut artikel SIPMM, bisa menimbulkan kerugian dengan nilai rata-rata $150 (sekitar Rp2,3 juta menurut kurs terbaru saat artikel dibuat) per pengiriman. Dari contoh ini, jelas bahwa dampak menggunakan purchasing software sangatlah besar terhadap finansial perusahaan.

Beberapa manfaat utama dari menggunakan aplikasi purchasing, yaitu:

• Mengurangi potensi human error

• Mempercepat proses persetujuan procurement

• Memastikan proses pembelian sudah sesuai SOP purchasing

• Meningkatkan transparansi dan akurasi data

• Melacak pengeluaran secara real-time

• Memudahkan identifikasi area penghematan

• Memberikan kontrol lebih baik terhadap hubungan dengan supplier

Banyak aplikasi purchasing modern juga mendukung konsep e-purchasing, yaitu pengadaan elektronik yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan transaksi pembelian secara online. E-purchasing memberikan fleksibilitas dalam pemilihan pemasok dan memastikan semua transaksi terdokumentasi secara digital.

Sehingga perusahaan dapat meminimalkan risiko kehilangan dokumen, kesalahan pengiriman, dan inefisiensi operasional. Dengan segala keunggulannya, aplikasi purchasing menjadi solusi yang tepat untuk perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan pengadaan.

Fitur Wajib dalam Software Purchasing

Software purchasing yang baik harus mampu mendukung berbagai aktivitas terkait pengadaan barang dan jasa, memastikan alur proses berjalan lancar, dan mengurangi potensi kesalahan. Agar bisnis Anda dapat mengoptimalkan operasional, ada beberapa fitur esensial yang wajib dimiliki oleh software purchasing, antara lain:

1. Purchase Order Automation

Fitur ini memungkinkan pembuatan dan pengelolaan purchase order (PO) secara otomatis, menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manual. Dengan otomatisasi, Anda dapat mempercepat proses persetujuan PO dan memastikan setiap pesanan sesuai dengan kebutuhan tanpa keterlambatan.

2. Supplier Management

Mengelola hubungan dengan supplier adalah hal krusial. Fitur supplier management membantu bisnis Anda memantau kinerja supplier, melacak kontrak, dan menyimpan informasi penting terkait supplier. Ini membantu memastikan hubungan jangka panjang yang baik dengan mitra dan mencegah masalah seperti pengiriman terlambat atau kualitas barang yang tidak sesuai.

3. Inventory Integration

Integrasi dengan sistem inventaris memungkinkan sinkronisasi data stok secara real-time. Dengan fitur ini, tim pembelian bisa melihat kapan stok mendekati batas minimum dan otomatis memesan ulang barang sebelum kehabisan. Tidak ada lagi kejadian panik ketika stok habis di saat paling tidak tepat!

4. Spend Analysis

Fitur analisis pengeluaran memberikan data yang membantu Anda memantau pola pengeluaran, mengidentifikasi peluang penghematan, dan mengelola anggaran dengan lebih efektif. Data ini memungkinkan Anda membuat keputusan pembelian yang lebih bijak dan efisien.

Dengan fitur-fitur ini, software purchasing akan memudahkan Anda dalam mengelola proses pembelian yang lebih cepat, akurat, dan efisien.

Baca juga: Solusi Praktis Atasi Kendala Purchasing pada Bisnis

20 Aplikasi Purchasing Terbaik untuk Bisnis 2024 

Setelah memahami pengertian dan manfaat penggunaan aplikasi purchasing, Anda mungkin bertanya-tanya, dari mana harus mulai mencari aplikasi purchase order yang tepat? Terutama jika Anda baru pertama kali menggunakan sistem digital, memilih aplikasi yang tepat bisa terasa membingungkan.

Untuk membantu langkah awal Anda, kami telah menyusun daftar 20 aplikasi purchasing terbaik di Indonesia sebagai referensi awal Anda.

1. Aplikasi Purchasing ScaleOcean 

Aplikasi purchasing ScaleOcean adalah solusi pengadaan yang paling direkomendasikan di Indonesia dan dipercaya oleh ratusan klien skala global dari berbagai industri. Dengan fitur yang lengkap, aplikasi ini membantu mengotomatiskan seluruh proses pembelian hingga pembayaran, sehingga meningkatkan efisiensi dan akurasi.

Aplikasi purchase order ScaleOcean menawarkan demo gratis tanpa komitmen, memberi Anda kesempatan untuk mencoba fitur-fitur unggulannya sebelum berlangganan. Ini adalah peluang bisnis yang sangat baik karena Anda bisa mengevaluasi secara langsung bagaimana solusi pengadaan ini meningkatkan efisiensi dan produktivitas tanpa risiko finansial terlebih dahulu.

Dengan pelacakan real-time dan analisis data yang akurat pada aplikasi e-purchasing ini, perusahaan dapat mengurangi pemborosan dan meningkatkan kontrol pengeluaran, sehingga memberikan dampak positif pada kesehatan finansial perusahaan.

Fitur utama:

• RFQ & PO Management: Mengelola Request for Quotation (RFQ) dan Purchase Order (PO) untuk memastikan proses pengadaan berjalan lancar dan sesuai kebutuhan.

• Low-Stock Notification: Memberikan pemberitahuan otomatis saat stok barang rendah, memungkinkan tindakan cepat untuk menghindari kekurangan persediaan.

• Blanket Order Management: Mengelola pesanan jangka panjang dengan pemasok untuk memastikan pasokan barang secara berkala tanpa perlu memesan ulang.

• Payment Management: Memfasilitasi proses pembayaran otomatis dan terintegrasi, memastikan transaksi dilakukan tepat waktu dengan pencatatan yang akurat.

• Order Management: Memantau seluruh siklus pemesanan, dari pengajuan hingga pengiriman, untuk memastikan pesanan dipenuhi sesuai jadwal.

• Product Management: Mengelola data produk secara terpusat untuk memudahkan pengelolaan katalog, stok, dan informasi penting lainnya.

Kelebihan

1. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan bisnis

2. Tidak ada biaya tambahan untuk penambahan jumlah pengguna

3. Interface yang user-friendly dan modern

4. Dapat diimplementasikan on-premise maupun cloud

5. Keamanan data terjamin

Kekurangan

1. Masa implementasi dapat bervariasi terganti tingkat kompleksitas kustomisasi fitur yang diinginkan

2. Variasi fitur lanjutan yang banyak mungkin kurang cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan sederhana

2. Aplikasi Purchasing Procurify 

Procurify adalah aplikasi purchasing yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan pengadaan barang dan jasa dalam bisnis. Dengan antarmuka yang intuitif dan berbagai fitur otomatisasi, aplikasi ini membantu perusahaan mengontrol anggaran, memonitor pengeluaran, dan mempercepat proses pembelian.

Procurify cocok untuk perusahaan kecil hingga besar yang ingin menjaga efisiensi dan transparansi dalam proses procurement mereka.

Fitur utama:

• Pelacakan anggaran secara real-time

• Alur persetujuan pembelian otomatis

• Manajemen vendor terintegrasi

• Pelaporan pengeluaran yang mudah diakses

• Kompatibilitas dengan perangkat seluler

Kelebihan

1. ​User-friendly dengan desain intuitif

2. Menyederhanakan proses persetujuan

3. Mempercepat pengambilan keputusan pembelian

4. Integrasi yang luas dengan platform lain

5. Pelacakan expense yang akurat

Kekurangan

1. Tidak cocok untuk kebutuhan pengadaan kompleks

2. Fitur custom terbatas untuk beberapa perusahaan

3. Kustomisasi pelaporan bisa lebih baik

4. Memerlukan waktu adaptasi untuk tim besar

5. Harga relatif tinggi untuk bisnis kecil

3. Xero Purchasing Software

Xero adalah platform akuntansi berbasis cloud yang tidak hanya membantu mengelola keuangan, tetapi juga memiliki fitur e-purchasing yang mempermudah proses pembelian bagi bisnis.

Dengan integrasi yang mulus dan otomatisasi transaksi, aplikasi purchase order ini memungkinkan para pengusaha untuk memonitor pengeluaran dan manajemen vendor secara efisien.

Fitur utama:

• Lacak expense pembelian secara otomatis

• Integrasi langsung dengan pemasok terpercaya

• Pembuatan faktur dan pesanan beli instan

• Pelaporan keuangan real-time untuk pembelian

• Pencocokan otomatis antara faktur dan pesanan

Kelebihan

1. Mudah digunakan dengan antarmuka intuitif

2. Integrasi cloud untuk akses fleksibel

3. Laporan keuangan yang detail dan akurat

4. Kolaborasi mudah antar tim dalam satu platform

5. Mendukung multi-mata uang untuk transaksi global

Kekurangan

1. Fitur purchasing terbatas untuk industri besar

2. Harga relatif tinggi bagi bisnis skala kecil

3. Perlu waktu belajar untuk pemula

4. Tidak semua fitur otomatis tersedia

5. Integrasi eksternal memerlukan biaya tambahan

4. Aplikasi E-Purchasing Kissflow

Kissflow adalah platform berbasis cloud yang menyediakan solusi pengelolaan proses bisnis, termasuk procurement. Dirancang untuk menyederhanakan proses pembelian, program purchase order ini memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengelola pembelian dengan lebih mudah dan transparan.

Aplikasi e-purchasing ini ideal untuk bisnis yang mencari efisiensi dan kontrol dalam setiap langkah pembelian, dari permintaan hingga pembayaran.

Fitur utama:

• Alur kerja otomatisasi berbasis cloud

• Permintaan dan persetujuan pembelian terpadu

• Pelacakan pesanan secara real-time

• Integrasi mudah dengan software akuntansi

• Dashboard analitik untuk pengambilan keputusan

Kelebihan

1. Antarmuka mudah digunakan dan dipersonalisasi

2. Otomatisasi proses pengadaan yang lengkap

3. Cocok untuk bisnis skala kecil hingga besar

4. Mudah diintegrasikan dengan platform lain

5. Pengelolaan yang komprehensif dari awal hingga akhir

Kekurangan

1. Harga relatif tinggi untuk startup kecil

2. Fitur laporan kurang mendalam

3. Tidak ada versi offline

4. Perlu koneksi internet yang stabil

5. Software Purchasing Odoo

Odoo adalah platform ERP open-source yang terkenal dengan fleksibilitas dan skalabilitasnya, termasuk modul purchasing yang dirancang untuk memudahkan proses pengadaan barang dan jasa.

Purchasing software ini memungkinkan bisnis untuk mengelola pesanan pembelian, mengotomatiskan pengadaan, dan melacak stok secara real-time. Integrasinya dengan modul lain seperti inventori dan akuntansi membuat Odoo menjadi solusi yang kuat untuk bisnis skala kecil hingga besar.

Fitur utama:

• Manajemen pesanan otomatis dan pelacakan stok

• Pengingat pembelian otomatis berdasarkan jumlah stok minimum

• Analisis pengadaan berbasis data real-time

• Integrasi penuh dengan modul lain dalam Odoo

Kelebihan

1. Fleksibel dan mudah disesuaikan

2. Integrasi lengkap antar modul Odoo

3. Open-source dengan komunitas aktif

4. Cocok untuk bisnis dari berbagai skala

Kekurangan

1. Memerlukan waktu untuk kustomisasi penuh

2. Biaya bisa meningkat dengan modul tambahan

3. Dukungan teknis bisa terbatas

4. Kurva belajar bagi pengguna baru

6. Aplikasi E-Purchasing Oracle iProcurement

Oracle iProcurement adalah solusi e-purchasing berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses pengadaan secara efisien. Dengan integrasi penuh ke dalam sistem ERP Oracle, aplikasi ini memungkinkan pengguna mengotomatiskan pembelian, mengurangi kesalahan manual, dan meningkatkan visibilitas atas pengeluaran perusahaan.

Fitur utama:

• Integrasi penuh dengan ERP Oracle

• Pengelolaan permintaan pembelian otomatis

• Kontrol anggaran dan pengeluaran real-time

• Pencocokan faktur otomatis dengan pesanan

Kelebihan

1. Integrasi mendalam dengan ekosistem Oracle

2. Visibilitas pengeluaran yang sangat baik

3. Pengurangan kesalahan input manual

4. Skalabilitas untuk perusahaan besar

Kekurangan

1. Kurva pembelajaran yang cukup tajam

2. Biaya implementasi yang cukup tinggi

3. Butuh dukungan teknis untuk penyesuaian

4. Fitur cukup kompleks bagi usaha kecil

7. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 adalah solusi bisnis berbasis cloud yang menggabungkan fungsi ERP dan CRM untuk memudahkan proses pengadaan. Purchasing software ini membantu bisnis dari berbagai skala mengelola pembelian, pemasok, serta anggaran dengan lebih efisien, sambil memantau data real-time untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Aplikasi e-purchasing ini dirancang untuk terintegrasi dengan ekosistem Microsoft, menjadikannya alat yang kuat bagi perusahaan yang sudah menggunakan produk Microsoft lainnya.

Fitur utama:

• Manajemen anggaran yang terintegrasi

• Otomatisasi proses pembelian

• Pelaporan berbasis data real-time

• Integrasi penuh dengan ekosistem Microsoft

• Dukungan multi-currency dan multi-language

Kelebihan

1. Terintegrasi dengan produk Microsoft

2. Fleksibel untuk berbagai industri

3. Kemampuan pelaporan yang canggih

4. Skalabilitas tinggi

5. Keamanan berbasis cloud yang andal

Kekurangan

1. Harga yang relatif tinggi

2. Kurva belajar cukup curam

3. Ketergantungan pada ekosistem Microsoft

4. Perlu internet stabil

8. Aplikasi Purchasing SAP SRM

SAP SRM adalah solusi purchasing yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola hubungan dengan pemasok secara efisien. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengotomatiskan proses pengadaan, meningkatkan kolaborasi dengan pemasok, dan mengoptimalkan pengeluaran perusahaan.

Dengan integrasi yang kuat ke dalam sistem ERP SAP, purchasing software ini memastikan visibilitas yang lebih baik terhadap rantai pasokan, sekaligus mempercepat siklus pembelian dan meningkatkan kontrol biaya.

Fitur utama:

• Otomatisasi siklus pengadaan penuh

• Integrasi ERP SAP untuk sinkronisasi data

• Manajemen pemasok secara real-time

• Pengoptimalan pengeluaran melalui analisis data

• Kolaborasi pemasok berbasis web

Kelebihan

1. Integrasi penuh dengan SAP ERP

2. Mengurangi biaya operasional pembelian

3. Manajemen pemasok terpusat dan real-time

4. Meningkatkan efisiensi dan visibilitas pengadaan

Kekurangan

1. Biaya implementasi tinggi

2. Proses konfigurasi yang cukup kompleks

3. Memerlukan pelatihan bagi pengguna baru

4. Kurang fleksibel untuk bisnis kecil

9. RedERP Purchasing Software System

RedERP adalah aplikasi purchasing yang dirancang untuk memudahkan proses pembelian dalam bisnis, dari pengajuan hingga pembayaran. Dengan antarmuka yang intuitif dan otomatisasi yang canggih, RedERP membantu perusahaan menghemat waktu dan mengelola anggaran dengan lebih efisien. Aplikasi ini cocok untuk berbagai jenis bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dalam manajemen pembelian.

Fitur utama:

• Manajemen pesanan pembelian otomatis

• Pelacakan anggaran dengan integrasi ERP

• Persetujuan multi-level yang fleksibel

• Laporan pembelian real-time dan detail

• Integrasi vendor untuk kolaborasi lancar

Kelebihan

1. Antarmuka intuitif dan mudah digunakan

2. Hemat waktu dengan otomatisasi pembelian

3. Dukungan multi-level approval yang fleksibel

4. Integrasi penuh dengan sistem ERP lainnya

5. Laporan pembelian real-time

Kekurangan

1. Memerlukan pelatihan awal untuk fitur lanjutan

2. Tidak tersedia versi mobile yang lengkap

3. Fitur kustomisasi terbatas untuk beberapa bisnis

4. Integrasi vendor bisa memerlukan waktu adaptasi

5. Harga lebih tinggi dibanding beberapa pesaing

10. Software Purchasing Precoro

Precoro adalah aplikasi purchasing yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola proses pembelian, anggaran, dan pengadaan secara efisien. Dengan antarmuka yang intuitif, Precoro menawarkan solusi lengkap untuk perusahaan yang ingin mengotomatiskan pembelian dan mengontrol pengeluaran secara lebih transparan. 

Fitur utama:

• Otomatisasi pengadaan lengkap

• Persetujuan multi-level

• Pelacakan anggaran real-time

• Integrasi dengan alat akuntansi

• Pelaporan pembelian mendalam

Kelebihan

1. Antarmuka mudah digunakan

2. Pengelolaan anggaran tepat waktu

3. Otomatisasi pembelian cepat

4. Dukungan multi-bahasa dan multi-currency

Kekurangan

1. Fitur integrasi terbatas

2. Harga lebih tinggi untuk bisnis skala besar

3. Tidak ada versi mobile

4. Kurang cocok untuk kebutuhan perusahaan besar

Baca juga: Perbedaan E-Sourcing vs E-Procurement di Operasional Bisnis

11. Aplikasi Purchasing Coupa

Coupa adalah aplikasi purchasing berbasis cloud yang membantu perusahaan dalam mengelola proses pengadaan dengan lebih efisien. Dengan solusi end-to-end, Coupa memungkinkan perusahaan untuk mengontrol pengeluaran, meningkatkan visibilitas, dan mendorong penghematan biaya.

Software pembelian ini cocok untuk bisnis dari berbagai ukuran dan menawarkan integrasi yang kuat dengan ERP serta alat analitik yang canggih.

Fitur utama:

• Manajemen pembelian otomatis

• Integrasi ERP tanpa hambatan

• Analitik pengeluaran yang mendalam

• Otomasi alur kerja persetujuan

• Pelaporan real-time

Kelebihan

1. Penghematan biaya yang terbukti efektif

2. Antarmuka pengguna yang ramah

3. Integrasi mulus dengan sistem ERP

4. Skalabilitas untuk bisnis berbagai ukuran

Kekurangan

1. Biaya implementasi yang cukup tinggi

2. Kompleksitas pada konfigurasi awal

3. Butuh pelatihan untuk pengguna baru

4. Memerlukan koneksi internet yang stabil

12. Aplikasi Purchase Order SAP Ariba

SAP Ariba adalah solusi procurement berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola pengadaan barang dan jasa secara lebih efisien. Dengan SAP Ariba, bisnis dapat memanfaatkan platform terintegrasi untuk kolaborasi pemasok, otomatisasi proses pembelian, dan manajemen kontrak.

Aplikasi ini mendukung pengadaan end-to-end yang menghubungkan bisnis dengan pemasok global, sehingga mempermudah transparansi dan pengendalian pengeluaran.

Fitur utama:

• Otomatisasi pembelian dan pengadaan terpusat

• Analitik pengeluaran berbasis AI yang mendalam

• Integrasi lancar dengan ERP perusahaan

• Platform manajemen kontrak yang efisien

• Kolaborasi pemasok real-time berbasis cloud

Kelebihan

1. Jangkauan pemasok global yang luas

2. Otomatisasi proses pengadaan tanpa hambatan

3. Laporan analitik yang kuat dan terperinci

4. Integrasi mendalam dengan sistem SAP

Kekurangan

1. Biaya implementasi yang relatif tinggi

2. Kurva pembelajaran pengguna yang agak curam

3. Fitur lanjutan mungkin terlalu kompleks

13. Infosys BPM Spend Analytics

Infosys BPM Spend Analytics adalah software yang membantu perusahaan dalam mengelola dan menganalisis pengeluaran bisnis secara lebih efektif. Aplikasi ini dirancang untuk memberikan analisis mendalam mengenai pola pengeluaran, sehingga memudahkan perusahaan dalam mengoptimalkan anggaran, meningkatkan efisiensi, dan menemukan peluang penghematan.

Dengan memanfaatkan teknologi analitik yang canggih, software purchasing ini membantu perusahaan mengambil keputusan pembelian yang lebih bijak dan tepat waktu.

Fitur utama:

• Analisis pengeluaran otomatis berbasis data real-time

• Integrasi dengan sistem ERP dan pembelian

• Laporan pengeluaran terperinci dan visualisasi data

• Deteksi anomali pengeluaran dan peluang penghematan

• Dasbor yang mudah digunakan dan disesuaikan

Kelebihan

1. Meningkatkan efisiensi pengelolaan anggaran bisnis

2. Deteksi otomatis penghematan potensial

3. Data real-time untuk keputusan lebih akurat

4. Mudah diintegrasikan dengan sistem ERP

5. Memberikan laporan visual yang mudah dipahami

Kekurangan

1. Butuh waktu belajar untuk fitur lanjutan

2. Integrasi kompleks bisa memakan waktu

3. Biaya cukup tinggi untuk bisnis kecil

4. Membutuhkan sumber daya TI untuk implementasi

5. Pengaturan awal bisa cukup rumit

14. Impactfirst Purchasing Software

Impactfirst adalah aplikasi purchasing yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan pembelian bisnis Anda, mulai dari proses pemesanan hingga pengaturan inventaris.

Dengan antarmuka yang intuitif dan fitur-fitur canggih, software pembelian ini membantu mempercepat alur kerja serta meningkatkan transparansi dan akurasi dalam setiap transaksi pembelian. Cocok untuk bisnis berbagai ukuran, Impactfirst menawarkan solusi yang efisien dalam mengelola pengeluaran operasional.

Fitur utama:

• Pemantauan anggaran secara real-time

• Pengelolaan vendor yang efisien

• Otomatisasi proses persetujuan pesanan

• Integrasi lancar dengan sistem ERP

• Pelacakan inventaris yang terperinci

Kelebihan

1. Mempercepat proses persetujuan pesanan

2. Meningkatkan visibilitas dan kontrol anggaran

3. Integrasi mudah dengan sistem yang ada

4. Antarmuka intuitif yang mudah digunakan

Kekurangan

1. Harga premium untuk fitur lengkap

2. Memerlukan pelatihan pengguna baru

3. Tidak mendukung beberapa mata uang

4. Kustomisasi terbatas pada beberapa fungsi

15. Jaggaer One Purchasing Software

Jaggaer One adalah platform manajemen pengadaan (purchasing) berbasis cloud yang membantu bisnis mengoptimalkan seluruh proses pengadaan, dari permintaan hingga pembayaran.

Dengan antarmuka yang mudah digunakan dan solusi otomatisasi yang canggih, Jaggaer One dirancang untuk mempercepat pengambilan keputusan, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan visibilitas proses pembelian. Platform ini sangat cocok untuk perusahaan skala besar yang ingin mengelola rantai pasokan dengan lebih efisien.

Fitur utama:

• Otomatisasi pesanan dan faktur pembelian

• Integrasi dengan ERP untuk manajemen data

• Manajemen kontrak yang terpusat dan efisien

• Pelacakan pengeluaran yang detail dan akurat

• Analitik canggih untuk keputusan pembelian

Kelebihan

1. Proses pengadaan otomatis dan efisien

2. Integrasi mudah dengan sistem ERP lain

3. Meningkatkan visibilitas dan kontrol pembelian

4. Pengelolaan kontrak yang terpusat dan aman

5. Dukungan analitik untuk strategi pengadaan

Kekurangan

1. Biaya langganan yang cukup tinggi

2. Fitur canggih memerlukan kurva pembelajaran

3. Tidak optimal untuk usaha kecil

4. Penyesuaian sistem yang membutuhkan waktu

5. Membutuhkan integrasi yang kompleks di awal

16. Aplikasi E-Purchasing Procol

Procol adalah aplikasi purchasing berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola pengadaan dengan lebih efisien. Purchasing system software ini memungkinkan bisnis untuk mengotomatiskan proses pembelian, negosiasi, hingga pembayaran, sehingga mengurangi biaya operasional dan risiko human error.

Dengan fokus pada kolaborasi tim yang lebih baik, Procol mendukung integrasi dengan berbagai sistem, menjadikannya solusi ideal untuk pengadaan yang kompleks dan modern.

Fitur utama:

• Automasi proses pembelian secara menyeluruh

• Negosiasi harga dengan pemasok real-time

• Pelacakan pengadaan melalui dasbor intuitif

• Integrasi ERP untuk visibilitas pengeluaran penuh

• Analitik mendalam untuk optimasi pengadaan

Kelebihan

1. Antarmuka pengguna yang mudah dipahami

2. Mendukung kolaborasi tim lintas departemen

3. Meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya

4. Negosiasi harga lebih cepat dengan AI

5. Cocok untuk bisnis skala menengah ke besar

Kekurangan

1. Tidak mendukung bisnis kecil dengan baik

2. Membutuhkan integrasi manual untuk ERP lama

3. Versi gratis dengan fitur sangat terbatas

4. Kurang optimal untuk transaksi internasional

17. Software Pembelian Sleekr

Sleekr merupakan aplikasi purchasing yang dibuat untuk membantu perusahaan mengelola aktivitas pengadaan dengan lebih efisien. Dengan sistem berbasis cloud, Sleekr memungkinkan pelacakan pengeluaran, permintaan pembelian, dan persetujuan anggaran dengan cepat dan mudah.

Software pembelian ini dirancang untuk meningkatkan visibilitas dan kontrol dalam proses procurement perusahaan, sekaligus meminimalkan risiko kesalahan manusia.

Fitur utama:

• Manajemen pengadaan berbasis cloud

• Pengelolaan anggaran dengan persetujuan otomatis

• Pelacakan permintaan pembelian real-time

• Integrasi laporan pengeluaran yang komprehensif

Kelebihan

1. User interface sederhana dan intuitif

2. Mempercepat proses persetujuan pembelian

3. Meminimalkan kesalahan manusia dalam pengadaan

4. Fleksibel dan mudah diintegrasikan

Kekurangan

1. Fitur terbatas untuk bisnis kecil

2. Perlu penyesuaian manual pada beberapa proses

3. Integrasi dengan software lain terbatas

4. Memerlukan pelatihan untuk penggunaan awal

18. Program Purchase Order ProcurePort

ProcurePort adalah platform e-procurement yang membantu bisnis mempermudah dan mengotomatisasi proses pengadaan. Dengan banyak pilihan fitur yang tersedia, aplikasi purchase order ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola tender, kontrak, dan menegosiasikan harga dengan pemasok secara lebih efisien, sehingga menghemat waktu dan biaya.

Fitur utama:

• Manajemen tender berbasis cloud

• Pelacakan pengeluaran secara real-time

• Integrasi dengan sistem ERP perusahaan

• Otomatisasi persetujuan pembelian

• Analitik laporan pengadaan yang terperinci

Kelebihan

1. Antarmuka pengguna yang mudah digunakan

2. Efisiensi tinggi dalam manajemen tender

3. Pelacakan pengeluaran secara akurat

4. Dukungan integrasi dengan berbagai sistem

5. Keamanan data tingkat enterprise

Kekurangan

1. Biaya implementasi cukup tinggi

2. Kustomisasi terbatas untuk beberapa bisnis

3. Kurva belajar bagi pengguna baru

4. Fitur tertentu memerlukan peningkatan

5. Tidak ada aplikasi mobile native

19. Aplikasi Purchase Order SpendHQ

SpendHQ adalah solusi purchasing berbasis cloud yang membantu perusahaan dalam mengelola pengeluaran mereka secara lebih efektif dan strategis. Program purchase order ini memungkinkan bisnis untuk mendapatkan visibilitas menyeluruh atas data pengeluaran, membantu mereka mengidentifikasi peluang penghematan, serta meningkatkan efisiensi proses procurement. 

Fitur utama:

• Analisis pengeluaran mendalam dan terperinci

• Pelaporan kustom untuk kebutuhan bisnis spesifik

• Integrasi mudah dengan ERP dan sistem lainnya

• Pelacakan kontrak dan kepatuhan vendor

• Otomasi proses procurement end-to-end

Kelebihan

1. Laporan intuitif untuk keputusan strategis

2. Integrasi mulus dengan sistem procurement lainnya

3. Data pengeluaran real-time dan akurat

4. Dukungan multi-bahasa dan global

Kekurangan

1. Proses implementasi bisa memakan waktu

2. Kustomisasi yang terbatas di beberapa modul

3. Biaya langganan cukup tinggi untuk bisnis kecil

4. Perlu pelatihan untuk pengguna baru

20. GEP Smart Purchasing System Software

GEP Smart merupakan cloud-based platform yang menyatukan seluruh proses pengadaan dari tahap awal hingga akhir. Aplikasi ini dirancang untuk membantu perusahaan mengelola seluruh siklus pembelian dengan lebih efisien, dari permintaan barang hingga manajemen kontrak.

Dengan fitur canggih dan user-friendly, purchasing system software ini membantu mengoptimalkan pengeluaran, memaksimalkan efisiensi, dan memperkuat hubungan dengan pemasok.

Fitur utama:

• Manajemen permintaan barang secara otomatis

• Pemrosesan kontrak yang terintegrasi penuh

• Analitik pengeluaran berbasis data real-time

• Pengadaan strategis berbasis cloud

• Pelacakan kepatuhan pemasok yang efisien

Kelebihan

1. Antarmuka mudah digunakan, fitur lengkap

2. Analitik mendalam untuk optimasi pengeluaran

3. Dukungan multi-mata uang dan bahasa

4. Integrasi ERP dan sistem lainnya lancar

5. Fleksibel, cocok untuk bisnis berbagai ukuran

Kekurangan

1. Implementasi awal memerlukan waktu

2. Biaya langganan tergolong tinggi

3. Memerlukan pelatihan untuk pengguna baru

4. Integrasi dengan software lama bisa sulit

5. Fitur analitik kadang kompleks bagi pemula

Baca juga: Tahapan Sistem e Purchasing untuk Penuhi Kebutuhan Barang

Tips Memilih Aplikasi Purchasing yang Tepat

Menentukan aplikasi purchasing yang sesuai merupakan langkah krusial untuk menjamin bahwa proses pengadaan perusahaan berjalan dengan efisien dan terorganisir. Tidak semua aplikasi memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda, sehingga penting untuk melakukan evaluasi secara cermat sebelum membuat keputusan.

Berikut adalah beberapa aspek yang perlu diperhatikan sebelum memilih aplikasi purchasing untuk bisnis Anda.

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis Anda

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Pastikan Anda sudah memahami alur kerja pengadaan di perusahaan Anda dan fitur apa saja yang benar-benar diperlukan, seperti manajemen stok, pelacakan real-time, atau integrasi dengan ERP. Jangan terjebak membeli fitur yang “canggih” tapi sebenarnya bisnis Anda memerlukan itu.

2. Kemudahan Penggunaan

Menggunakan aplikasi purchasing yang kompleks dan sulit digunakan tidak akan memberikan manfaat apa pun. Pilihlah software yang user-friendly sehingga tim Anda bisa menggunakannya dengan mudah tanpa perlu pelatihan yang panjang. Ingat, aplikasi yang susah dipakai seringkali lebih menguras waktu daripada menghematnya.

3. Skalabilitas

Ketika perusahaan bertumbuh berarti kebutuhan pengadaan juga akan meningkat. Pilih aplikasi purchasing yang dapat berkembang seiring bisnis Anda, baik dari segi jumlah pengguna, fitur atau teknologi yang dibutuhkan, maupun volume transaksi.

4. Dukungan Pelanggan dan Layanan Purna Jual

Pastikan aplikasi yang Anda pilih menawarkan dukungan pelanggan yang memadai. Anda tentu tidak ingin menghadapi masalah teknis tanpa dukungan yang cepat tanggap. Dukungan yang responsif bisa menjadi penyelamat bisnis Anda di saat krusial.

5. Keamanan Data

Dalam era digital, keamanan data adalah prioritas. Pilihlah aplikasi purchasing yang memiliki protokol keamanan yang kuat untuk melindungi informasi transaksi, pemasok, dan pengeluaran Anda.

Dengan mempertimbangkan poin-poin ini, Anda bisa memastikan bahwa aplikasi purchasing yang dipilih akan benar-benar membantu mengoptimalkan proses pengadaan, bukannya menambah beban.

Kesimpulan

Penerapan aplikasi purchasing di era digital sangatlah krusial bagi pelaku bisnis di Indonesia untuk menjaga efisiensi dan transparansi proses pengadaan. Aplikasi purchasing seperti ScaleOcean dapat membantu mengotomatisasi seluruh siklus pembelian, meminimalkan risiko kesalahan manual, serta meningkatkan kontrol anggaran.

Dengan persaingan bisnis yang semakin ketat, berinvestasi dalam solusi purchasing yang tepat adalah langkah strategis untuk mengoptimalkan operasi perusahaan Anda.

Jangan menunda langkah untuk memodernisasi proses pengadaan Anda. Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli kami untuk mendapatkan solusi yang paling sesuai. Plus, Anda bisa langsung mencoba aplikasi ScaleOcean melalui penawaran demo gratis, tanpa komitmen awal. Segera ambil kesempatan ini dan rasakan manfaatnya sekarang!