Pengelolaan stok merupakan metode yang digunakan untuk mengelola aliran barang di gudang agar stok barang dapat dikelola dengan baik. Pengelolaan stok membutuhkan warehouse management yang efektif serta catatan untuk merekap aliran masuk dan keluarnya barang. Salah satu metode yang masih banyak digunakan adalah pencatatan stok barang secara manual. Metode ini sering dipilih karena kemudahannya dalam implementasi tanpa perlu investasi teknologi yang besar. 

Dalam membuat catatan stok barang secara manual, terdapat beberapa langkah yang perlu diikuti agar catatannya mudah dipahami. Selain itu, informasi yang ditatat harus dipastikan akurat dan mudah diakses. Informasi ini akan sangat membantu Anda dalam mengoptimalkan kegiatan operasional gudang Anda. Artikel ini akan memaparkan mengenai cara mencatat stok barang secara manual. 

1. Membuat Daftar Barang

Membuat daftar barang merupakan langkah pertama dalam cara membuat catatan stok barang. Proses pembuatan daftar barang melibatkan penggolongan semua barang yang ada di gudang. Ini termasuk pengambilan data terkait produk seperti nama, deskripsi, kode produk, dan kriteria lain yang relevan. Daftar ini harus dibuat cukup rinci agar setiap item bisa dengan mudah diidentifikasi dan dilacak. Hal ini sangat membantu dalam mengelola barang di gudang.

Daftar harus diperbaharui secara berkala agar perubahan seperti penambahan barang baru, penghapusan item lama, atau perubahan spesifikasi produk, dapat tersampaikan. Selain itu, daftar ini harus dibuat mudah dibaca, yang memudahkan staf gudang untuk melakukan penambahan data secara berkala tanpa kesulitan. Dengan daftar barang yang terorganisir dan sistematis, proses pencatatan stok menjadi lebih mudah dilakukan serta mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan.

2. Menetapkan Satuan Ukuran

Satuan ukuran harus konsisten dan sesuai dengan jenis barangnya untuk memastikan pencatatan yang akurat. Misalnya, barang cair dapat diukur dalam liter atau mililiter, sedangkan barang padat bisa diukur dalam kilogram, gram, atau unit yang sesuai lainnya. Pemilihan satuan yang tepat akan mengurangi kesalahan dalam pencatatan dan memastikan data stok yang akurat dan mudah dipahami. Selain itu, penetapan satuan ini memudahkan dalam melakukan perhitungan stok, mengkonversi satuan jika diperlukan, dan mengatur pengadaan barang. Konsistensi dalam satuan ukuran juga penting saat menyusun laporan dan mengaudit stok, sehingga mengurangi risiko kesalahan dalam penghitungan atau interpretasi data.

3. Membuat Kolom untuk Pencatatan

Cara mencatat stok barang secara manual tidak bisa terlepas dari pembuatan kolom di buku atau lembar pencatatan. Kolom-kolom dalam buku atau lembar pencatatan stok harus dirancang untuk menangkap semua aspek penting dari transaksi stok. Hal ini termasuk tanggal transaksi, deskripsi barang, jumlah masuk atau keluar, dan saldo akhir. Kolom tambahan mungkin mencakup harga per unit, total nilai, dan catatan khusus mengenai kondisi barang atau konteks transaksi. 

Struktur kolom yang jelas dan sistematis membantu dalam menjaga ketertiban data dan memudahkan pencarian informasi spesifik saat diperlukan, baik untuk keperluan operasional maupun audit. Selain itu, pastikan bahwa tabel tersebut memiliki ruang yang cukup untuk mencatat data secara rinci dan sistematis untuk setiap ada barang masuk atau keluar, sehingga memudahkan pengecekan dan audit stok.

4. Mencatat Masuknya Stok

Pencatatan masuknya stok harus dilakukan setiap kali barang diterima di gudang. Pencatatan masuknya stok mencakup detail seperti sumber barang, faktur atau dokumen pengiriman terkait, dan kondisi barang saat diterima. Proses ini tidak hanya penting untuk memperbarui data inventaris, tetapi juga memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan, baik jumlah maupun kualitasnya. Pada umumnya, catatan ini dibuat dalam buku besar stok atau menggunakan formulir stok masuk yang telah disiapkan. Pencatatan yang akurat membantu dalam mengelola hubungan dengan pemasok dan memastikan akuntabilitas dalam proses penerimaan barang.

5. Mencatat Keluarnya Stok

Setiap pengeluaran barang harus dicatat dengan detail yang mencakup alasan pengeluaran (penjualan, sampel, kerusakan, dll.), penerima barang, dan dokumen pendukung seperti nota jual atau permintaan internal. Pencatatan ini membantu dalam mengelola penggunaan barang dan mengurangi terjadinya kehilangan atau pencurian barang. Pastikan bahwa semua data yang dicatat adalah akurat dan sesuai dengan dokumen pendukung seperti nota pengiriman atau faktur penjualan. Menyimpan catatan keluaran yang akurat juga penting untuk analisis tren penjualan, perencanaan pembelian, dan evaluasi kebutuhan stok. 

6. Menghitung Jumlah Stok

Menghitung jumlah stok saat ini melibatkan penyesuaian data berdasarkan transaksi terkini. Proses ini dilakukan dengan cermat agar dapat meipastikan bahwa setiap item dicatat dengan benar dan jumlah stok akhir sesuai dengan jumlah fisik yang ada. Dalam menghitung jumlah stok, penting untuk mencatat tanggal penghitungan untuk mengawasi perubahan stok secara berkala. Jika ada perbedaan antara stok tercatat dan stok fisik, perlu dilakukan penyesuaian dan investigasi untuk menemukan penyebab dari perbedaan tersebut, seperti kemungkinan kesalahan pencatatan, kehilangan, atau pencurian. 

7. Melakukan Pemeriksaan Stok Secara Teratur

Pemeriksaan stok rutin, atau stock taking, adalah kegiatan yang harus dilakukan untuk memverifikasi keakuratan catatan stok dengan jumlah fisik di gudang. Tujuannya adalah untuk memastikan kesesuaian data stok, mengidentifikasi kesalahan dalam pencatatan, dan mengambil tindakan korektif jika terdapat kesalahan atau penyelewengan. Proses ini biasanya melibatkan audit mendadak atau terjadwal yang dilakukan oleh tim internal atau auditor eksternal. Setiap ketidaksesuaian data harus segera dicatat dan diselidiki untuk menemukan penyebabnya, apakah karena kesalahan pencatatan, kerusakan, atau pencurian. 

8. Menyiapkan Laporan Stok

Laporan stok yang disusun harus mencakup ringkasan aktivitas stok selama periode tertentu, menunjukkan detail transaksi masuk dan keluar, serta perubahan dalam jumlah stok. Laporan ini penting dalam warehouse management untuk mengambil keputusan bisnis, mengatur keuangan, dan merencanakan strategi operasional. Laporan stok juga harus disiapkan sesuai dengan standar akuntansi dan kepatuhan yang berlaku, sehingga dapat digunakan sebagai dokumen resmi dalam audit atau pertanggungjawaban bisnis.  Lalu, laporan ini kemudian dapat digunakan untuk analisis lebih lanjut atau sebagai dokumen referensi untuk pengambilan keputusan terkait manajemen persediaan. Proses ini harus dipastikan berjalan dengan teliti agar mencapai efisiensi dalam warehouse management.

9. Kesimpulan

Mengelola stok barang secara manual mungkin terdengar agak sulit, tetapi dengan mengetahui cara mencatat stok barang secara manual, proses ini bisa menjadi lebih efisien dan akurat. Peran warehouse management juga tidak bisa diabaikan, terutama dalam memastikan ketersediaan barang dan mengurangi risiko kekurangan stok atau kelebihan inventaris. Cara membuat catatan stok barang harus dilakukan dengan sistematis dan konsisten untuk memudahkan pengecekan dan pembaruan data. 

Dengan mengikuti panduan yang telah kami uraikan, Anda dapat mengimplementasikan teknik pencatatan stok yang efektif. Terapkan metode ini untuk mengoptimalkan warehouse management Anda dan mendukung kelancaran operasi bisnis. Oleh sebab itu, keakuratan dalam mencatat stok secara manual akan memudahkan dalam pengelolaan inventaris.