Proses pembelian adalah salah satu aktivitas bisnis yang mempengaruhi kelancaran operasional perusahaan. Salah satu dokumen penting dalam proses ini adalah purchase request form atau yang sering disebut form pengajuan pembelian barang. Form ini berfungsi sebagai surat resmi yang digunakan untuk mengajukan permintaan pembelian barang kepada departemen terkait. Oleh sebab itu, semua staf perusahaan harus memahami cara membuat form atau surat pengajuan pembelian barang yang baik dan benar.

Form atau surat pengajuan pembelian barang yang mudah dipahami akan membantu perusahaan dalam mengelola kebutuhan inventaris dengan lebih efektif. Artikel ini akan membahas langkah-langkah mudah untuk membuat surat pengajuan pembelian barang, sehingga Anda dapat mengetahui cara menyusun purchase request form yang efisien dan sesuai kebutuhan bisnis.

1. Mengapa Purchase Request Form Penting

Purchase request form atau form pengajuan pembelian barang memiliki peran penting dalam operasional bisnis karena beberapa alasan utama.

a. Perencanaan Pembelian Lebih Efektif

Purchase request form dapat mempermudah pengelolaan inventaris dengan menyediakan catatan permintaan yang akurat. Dengan mengetahui barang apa saja yang dibutuhkan dan kapan, departemen pengadaan dapat merencanakan pembelian secara efektif dan menghindari kehabisan stok. Form ini juga membantu untuk mencegah overstocking yang bisa mengikat modal perusahaan. Pengelolaan inventaris yang baik memastikan bahwa operasi bisnis tidak terganggu karena kekurangan barang dan memaksimalkan efisiensi penyimpanan.

b. Mencegah Penipuan

Dengan adanya proses persetujuan berjenjang dalam purchase request form, perusahaan dapat megurangi risiko terjadinya penipuan. Setiap permintaan pembelian harus melalui beberapa tahapan verifikasi dimana tidak ada pengeluaran yang tidak sah dalam pembelian. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses persetujuan menawarkan proteksi tambahan untuk mengidentifikasi dan menangani kecurangan yang mungkin terjadi. Dengan demikian, form ini membantu menjaga integritas keuangan perusahaan dan membangun budaya bisnis yang transparan dan bertanggung jawab. 

c. Transparansi dan Akuntabilitas

Purchase request form menciptakan transparansi dalam proses pengadaan dengan mencatat setiap permintaan pembelian secara rinci. Hal ini memudahkan perusahaan untuk melacak siapa yang mengajukan permintaan, kapan, dan untuk apa. Dengan dokumentasi yang jelas, setiap keputusan pembelian dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak manajemen atau auditor. Akuntabilitas ini sangat penting untuk mencegah kecurangan, mengidentifikasi kesalahan, dan memastikan bahwa semua proses pembelian dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan.

d. Meningkatkan Efisiensi Proses

Form pengajuan pembelian barang menyederhanakan proses pengadaan dengan menyediakan prosedur standar untuk setiap permintaan pembelian. Ini memastikan bahwa setiap permintaan diproses dengan cara yang sama, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk evaluasi dan persetujuan. Dengan formulir yang terstruktur, semua informasi yang diperlukan sudah tercatat dengan benar. Purchase request form mempermudah proses pengadaan serta memungkinkan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional dengan lebih baik.

2. Langkah-Langkah Membuat Purchase Request Form

Pembuatan form atau surat pengajuan pembelian barang membutuhkan langkah-langkah yang terstruktur. Di bawah ini adalah penjelasan tentang setiap langkah untuk pembuaan form pengajuan pembelian.

a. Tentukan Kebutuhan Pembelian

Langkah pertama dalam membuat purchase request form adalah menentukan kebutuhan pembelian secara jelas dan rinci. Ini melibatkan identifikasi barang yang dibutuhkan oleh departemen atau tim. Misalnya, jika tim Anda membutuhkan komputer baru, Anda perlu menentukan jenis komputer yang diperlukan, seperti laptop atau desktop, serta spesifikasi teknisnya seperti prosesor, RAM, dan kapasitas penyimpanan. Selain itu, tentukan juga jumlah unit yang diperlukan. Memahami kebutuhan secara detail akan membantu dalam mengisi form dengan informasi yang akurat dan memudahkan proses persetujuan serta pengadaan barang atau jasa tersebut. 

b. Konsultasi dengan Departemen Keuangan

Setelah menentukan kebutuhan, langkah berikutnya adalah memastikan bahwa jumlah dana yang tersedia cukup untuk pembelian tersebut. Ini melibatkan konsultasi dengan departemen keuangan atau manajemen untuk memverifikasi anggaran yang telah dialokasikan untuk pembelian. Misalnya, jika Anda memerlukan dana tambahan diluar anggaran yang telah ditetapkan, Anda perlu mendapatkan persetujuan terlebih dahulu. Mengetahui status anggaran akan membantu mencegah penundaan atau penolakan permintaan karena keterbatasan dana. 

c. Gunakan Template Standar

Menggunakan template standar untuk purchase request form sangat penting untuk memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan sudah tercakup. Template ini biasanya sudah disiapkan oleh perusahaan dan mencakup bagian-bagian seperti informasi pemohon, deskripsi barang, dan persetujuan yang diperlukan. Dengan menggunakan template, Anda dapat menghemat waktu dan memastikan konsistensi dalam proses pengisian form. Pastikan template tersebut selalu diperbarui sesuai dengan kebijakan perusahaan yang berlaku. Penggunaan template yang standar juga memudahkan dalam proses pengarsipan dan pelacakan permintaan pembelian. 

d. Isi Informasi Dasar

Mengisi informasi dasar pada purchase request form adalah langkah penting agar permintaan Anda diproses dengan benar. Informasi dasar ini meliputi nama lengkap pemohon, departemen yang membutuhkan barang atau jasa, tanggal permintaan, dan nomor referensi atau ID permintaan. Selain itu, jelaskan juga tujuan dari pembelian dan tingkat urgensi kebutuhan tersebut. Informasi ini membantu pihak yang menyetujui permintaan memahami konteks dan kepentingan pembelian. Pastikan semua informasi ini diisi dengan lengkap dan akurat untuk menghindari kesalahan atau penundaan dalam proses persetujuan.

e. Detail Barang

Bagian ini merupakan inti dari form atau surat pengajuan pembelian barang, dimana Anda harus memberikan rincian lengkap tentang barang atau jasa yang ingin dibeli. Jelaskan spesifikasi teknis, seperti merek, model, ukuran, dan fitur khusus yang dibutuhkan. Cantumkan juga jumlah barang yang diperlukan dan harga per unit. Informasi ini membantu departemen pembelian dalam mengevaluasi kebutuhan dan mencari penawaran terbaik. Menyediakan rincian yang komprehensif akan menjamin bahwa barang yang dibeli sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. 

f. Persetujuan Internal

Setelah semua informasi tercatat dengan lengkap, langkah selanjutnya adalah mendapatkan persetujuan dari atasan langsung atau manajer departemen. Proses persetujuan internal ini penting untuk memastikan bahwa permintaan pembelian telah ditinjau dan disetujui oleh pihak yang berwenang. Pastikan untuk mengisi bagian tanda tangan persetujuan pada form dan mendapatkan tanda tangan dari semua pihak yang diperlukan. Proses ini juga membantu dalam mendokumentasikan keputusan dan memberikan transparansi dalam pengelolaan anggaran. Setelah semua tanda tangan diperoleh, permintaan dapat diteruskan ke departemen pembelian. 

g. Serahkan ke Departemen Purchasing

Setelah memperoleh semua persetujuan internal yang diperlukan, langkah berikutnya adalah serahkan form purchase request ke departemen purchasing. Departemen pembelian akan meninjau kembali form tersebut untuk memastikan semua informasi lengkap dan akurat. Mereka kemudian akan memulai proses pengadaan, yang mencakup mencari vendor, negosiasi harga, dan membuat pesanan pembelian resmi. Komunikasikan dengan departemen purchasing jika ada pertanyaan atau klarifikasi yang diperlukan selama proses ini. Pastikan juga untuk mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan dalam mengajukan permintaan pembelian.  

3. Contoh Purchase Request Form

Berikut adalah contoh form pengajuan pembelian barang yang bisa dipakai oleh berbagai bidang perusahaan.

Pada contoh form pengajuan pembelian di atas, terdapat bagian yang menunjukkan detail informasi yang berupa nomor referensi, divisi yang membutuhkan, dan tanggal pengajuan. Nomor referensi berfungsi sebagai kode indentifikasi form yang menbedakannya dengan lembar form pengajuan pembelian lainnya. 

Setelah itu, terdapat kolom yang menunjukkan informasi mengenai barang-barang yang meliputi nama, jumlah, harga satuan, dan keterangan untuk menambah keterangan barang. Terakhir, ada bagian tanda tangan yang berfungsi sebagai tanda persetujuan pembelian barang.

4. Kesimpulan

Membuat form pengajuan pembelian barang yang efektif adalah langkah penting dalam melancarkan proses pembelian di perusahaan Anda. Dengan memahami dan menerapkan langkah-langkah yang telah dijelaskan, Anda dapat menciptakan purchase request form yang tidak hanya memudahkan pengajuan, tetapi juga menandakan transparansi dan akuntabilitas. 

Surat pengajuan pembelian barang yang terstruktur membantu pengelolaan anggaran, mengontrol inventaris, dan mempercepat proses persetujuan. Dengan demikian, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya, serta mencegah terjadinya kesalahan yang dapat mengganggu kegiatan operasional. Selalu lakukan evaluasi dan perbaikan secara berkala untuk memastikan formulir tetap efektif dalam mendukung kebutuhan bisnis Anda.