Pengelolaan barang secara efektif pada proses manajemen gudang menjadi kunci berhasilnya bisnis. Salah satu aspek yang bisa diperhatikan yaitu metode penyimpanan barang. Namun, dalam pemilihan metode pun, Anda juga perlu memperhatikan beberapa aspek. Misalnya karakteristik barang, preferensi kebutuhan pelanggan, kondisi ruang penyimpanan, dan sistem pelacakan. Hal ini perlu diperhatikan karena setiap metode memiliki ciri dan proses kerja yang berbeda. 

Artikel ini akan membahas dua metode penyimpanan yang umum digunakan dalam manajemen gudang, yaitu metode FIFO (First-In, First-Out) dan FEFO (First-Expired, First-Out). Kita akan membahas lebih dalam tentang perbedaannya, serta memberikan panduan praktis dalam memilih metode penyimpanan yang tepat sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

1. Metode Penyimpanan FIFO

Metode FIFO merupakan manajemen yang mengutamakan pengeluaran produk berdasarkan urutan waktu kedatangan. Artinya, produk yang masuk lebih awal akan dikeluarkan lebih dahulu. Karakteristik utama metode ini adalah berfokus pada urutan waktu kedatangan produk dan penanganan persediaan secara berurutan. Beberapa contoh industri yang menerapkan metode ini meliputi industri manufaktur, toko ritel dan grosir, serta gudang distribusi produk.

Salah satu kelebihannya adalah kemudahan dalam mengelola persediaan dan menjaga kualitas produk dalam jangka panjang. Terutama untuk produk dengan masa pakai yang lebih lama. Namun, metode ini juga memiliki kekurangan, yaitu kurang efisien untuk produk yang sangat mudah rusak atau memiliki masa kadaluarsa yang pendek. Akibatnya dapat menyebabkan pemborosan produk jika tidak dikelola dengan baik.

2. Metode Penyimpanan FEFO

Metode FEFO adalah cara penyimpanan yang mengutamakan pengeluaran produk berdasarkan tanggal kadaluarsa. Produk yang akan kadaluarsa lebih awal akan dikeluarkan terlebih dahulu. Karakteristik utama metode ini berfokus pada tanggal kadaluarsa produk dan efektivitas dalam mengurangi risiko produk kadaluarsa. Contoh penerapannya meliputi industri farmasi, bisnis makanan dan minuman, serta toko dan gudang dengan persediaan produk mudah rusak. 

Kelebihan FEFO salah satunya yaitu mampu untuk mengurangi risiko produk kadaluarsa dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menjaga kualitas produk tersebut. Namun, metode ini juga memiliki kekurangan. Salah satunya memerlukan sistem pelacakan tanggal kadaluarsa yang baik dan mengakibatkan proses pemilihan produk yang lebih rumit dibandingkan dengan metode FIFO.

3. Beda FIFO & FEFO di Manajemen Gudang

Kedua metode baik FIFO dan FEFO memang bertujuan untuk mengefisiensi penyimpanan barang di gudang. Meski demikian, setiap metode memiliki perbedaan yang perlu diperhatikan. Tujuannya supaya upaya penyimpanan tetap menjaga kualitas barang. Berikut aspek spesifik yang membedakan metode tersebut.

a. Tujuan Metode

Metode FIFO bertujuan untuk mengoptimalkan aliran persediaan berdasarkan urutan waktu kedatangan produk. Ini memastikan bahwa produk yang masuk lebih awal dikeluarkan lebih dulu. Dengan demikian, kualitas produk terjaga dalam jangka panjang. 

Sedangkan FEFO lebih fokus pada pengeluaran produk berdasarkan tanggal kadaluarsa. Memastikan bahwa produk yang akan kadaluarsa lebih awal dikeluarkan terlebih dahulu. Tujuan utamanya mengurangi risiko produk kadaluarsa dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menjaga kualitas produk.

b. Jenis Produk yang Cocok

Metode FIFO lebih cocok untuk produk dengan masa pakai yang panjang, seperti barang manufaktur, barang konsumsi yang tidak mudah rusak, dan produk yang tidak memiliki tanggal kadaluarsa yang ketat. Sebaliknya, metode FEFO lebih sesuai untuk produk yang mudah rusak atau memiliki masa kadaluarsa yang pendek, seperti makanan, minuman, dan obat-obatan. 

c. Proses Pengelolaan Persediaan

Dalam FIFO, pengelolaan persediaan relatif lebih sederhana karena hanya perlu melacak urutan kedatangan produk. Hal ini memudahkan pengeluaran produk dari gudang dan mengurangi kesalahan dalam pengelolaan persediaan. 

Namun, metode FEFO memerlukan sistem pelacakan tanggal kadaluarsa yang lebih baik, serta proses pemilihan produk yang lebih rumit. Dengan metode ini, staf harus memastikan produk yang memiliki tanggal kadaluarsa harus lebih cepat dikeluarkan dulu, yang mungkin memerlukan lebih banyak waktu. Untuk memaksimalkan kedua metode ini, aplikasi gudang terbaik dapat menjadi alat yang sangat membantu dalam mengelola proses tersebut.

d. Fleksibilitas Menghadapi Perubahan Permintaan

Metode FIFO mungkin kurang fleksibel dalam menghadapi perubahan permintaan pelanggan. Apalagi jika terjadi peningkatan permintaan untuk produk dengan tanggal kadaluarsa yang lebih dekat. Sedangkan FEFO lebih efektif dalam mengelola persediaan sesuai dengan permintaan yang berubah.

4. Tips Memilih Metode Penyimpanan 

Memilih metode penyimpanan yang tepat sangat penting untuk mengoptimalkan pengelolaan persediaan, mengurangi risiko produk kadaluarsa, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam menentukan metode penyimpanan yang paling sesuai.

a. Kenali Karakteristik Produk

Sebelum memilih metode penyimpanan, Anda perlu memahami karakteristik produk. Di antaranya seperti masa pakai, tingkat kerusakan, dan kebutuhan penyimpanan khusus. Dengan memahami karakteristik produk, keputusan dan pemilihan metode FIFO atau FEFO dalam inventory management lebih sesuai dengan kebutuhan Anda.

b. Pertimbangkan Kebutuhan Pelanggan

Kepuasan pelanggan harus menjadi prioritas utama dalam pengelolaan persediaan Anda. Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan preferensi dan kebutuhan pelanggan saat memilih metode penyimpanan. Misalnya, jika pelanggan memilih produk dengan masa kadaluarsa yang lebih panjang, metode FEFO mungkin lebih sesuai.

c. Analisis Proses Operasional

Evaluasi proses operasional dan logistik perusahaan Anda untuk memastikan metode penyimpanan yang dipilih dapat diintegrasikan dengan lancar. Perhatikan bagaimana proses pengeluaran produk, pelacakan persediaan, dan pengiriman barang dapat dipengaruhi oleh metode penyimpanan yang dipilih.

d. Tinjau Sistem Pelacakan Manajemen

Sebelum membuat keputusan mengenai metode penyimpanan yang akan digunakan, sangat penting untuk meninjau sistem pelacakan manajemen yang ada. Sistem pelacakan yang efektif dan efisien memainkan peran penting dalam pengelolaan persediaan, terutama dalam mendukung metode penyimpanan yang dipilih. 

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan metode FEFO, Anda harus memastikan bahwa sistem pelacakan persediaan dapat melacak tanggal kadaluarsa produk dengan akurat. Sangat baik jika sistem dapat menyediakan laporan dan analisis yang relevan mengenai produk yang akan kadaluarsa.

e. Konsultasikan dengan Ahli

Jika masih merasa kesulitan dalam memilih metode penyimpanan yang tepat, Anda dapat mengkonsultasikan dengan ahli manajemen persediaan. Mereka dapat memberikan informasi tambahan dan rekomendasi yang sesuai berdasarkan dengan kebutuhan Anda.

5. Kesimpulan

Memahami perbedaan antara metode penyimpanan FIFO dan FEFO sangat penting bagi bisnis. Terutama dalam mengoptimalkan pengelolaan persediaan, mengurangi risiko produk kadaluarsa, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. FIFO lebih sesuai untuk produk yang memiliki masa pakai lebih panjang dan berfokus pada urutan waktu kedatangan produk. Sedangkan metode FEFO lebih cocok untuk produk yang mudah rusak atau memiliki masa kadaluarsa yang pendek. 

Untuk memilih metode penyimpanan yang tepat, Anda perlu mempertimbangkan karakteristik produk, kebutuhan pelanggan, proses operasional, dan sistem pelacakan persediaan. Dengan memilih metode penyimpanan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis, Anda pasti dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan serta  menjaga efisiensi operasional.