Dalam proses bisnis terutama bagi perusahaan yang bergantung pada produksi barang, manajemen gudang merupakan salah satu aspek yang bisa mempengaruhi efisiensi operasional dan keberlanjutan bisnis. Ada salah satu metode yang sering digunakan perusahaan untuk bisa mencapai manajemen pergudangan yang efektif, yaitu economic order quantity (EOQ).

Konsep ini dikembangkan untuk menentukan jumlah pesanan optimal yang meminimalkan total biaya terkait dengan pembelian, pemesanan, dan penyimpanan barang. Namun, ada berbagai faktor lainnya yang juga perlu diperhatikan karena dapat mempengaruhi keputusan penghitungan rumus EOQ. Dalam artikel berikut, akan dijelaskan rumus beserta contoh perhitungan EOQ dan berbagai aspek yang perlu diperhatikan ketika menerapkannya.

1. Pentingnya EOQ di Manajemen Gudang

Economic order quantity (EOQ) adalah jumlah optimal barang yang harus dipesan untuk meminimalkan total biaya pembelian, pengiriman, dan penyimpanan produk. Konsep ini dibutuhkan manajemen gudang agar mencapai keseimbangan antara biaya persediaan dan biaya pemesanan.

Andaikan ketika perusahaan memesan dalam jumlah yang terlalu besar, maka pasti akan meningkatkan biaya penyimpanan. Nah, dengan mengetahui cara menghitung EOQ secara tepat, perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan karena bisa dipastikan hanya jumlah paling optimal yang disimpan di gudang.

Mengetahui cara menghitung EOQ juga berperan penting dalam manajemen cashflow. Karena perusahaan hanya memesan dan menyimpan jumlah barang yang diperlukan, maka perusahaan dapat menghindari pengeluaran berlebihan untuk stok yang tidak perlu. Artinya, dana perusahaan dapat dialokasikan untuk investasi lain atau kebutuhan operasional, meningkatkan efisiensi dan profitabilitas perusahaan.

2. Faktor yang Diperhatikan dari EOQ

Pasokan tentunya juga bisa mengalami ketidakpastian. Hal ini terjadi karena beberapa hal seperti gangguan pada rantai pasokan, isu produksi dari pemasok, atau bahkan bencana alam. Mengetahui cara menghitung EOQ tanpa mempertimbangkan faktor tersebut dapat membuat perusahaan rentan terhadap hambatan produksi jika ternyata tiba-tiba terjadi isu pada supply chain.

Beberapa produk juga memiliki umur simpan atau shelf-life tertentu, terutama produk pangan atau farmasi. Nah, pertimbangkan juga faktor tersebut. Karena menggunakan EOQ tanpa mempertimbangkan durasi penyimpanan maksimal bisa menyebabkan kerusakan atau kadaluarsa, yang pada akhirnya dapat mengakibatkan kerugian.

Selain komponen biaya yang sudah dimasukkan dalam rumus EOQ, Anda juga harus mempertimbangkan kemungkinan perubahan biaya dalam waktu. Misalnya, inflasi atau perubahan tarif pajak yang akan mempengaruhi biaya pemesanan dan penyimpanan. Selain itu, perubahan teknologi atau metode operasional baru juga memungkinkan adanya perubahan pada kedua biaya yang menjadi komponen rumus EOQ.

Dalam beberapa industri, ada regulasi pemerintah yang mempengaruhi manajemen gudang. Misalnya, regulasi tentang penyimpanan produk tertentu, kualitas kontrol, atau bahkan batasan impor. Pastikan kalau rumus EOQ sesuai dengan regulasi yang berlaku untuk menghindari potensi denda atau hukuman.

3. Mengenal Rumus EOQ & Cara Hitungnya

Untuk bisa menentukan jumlah optimal yang perlu dipesan, maka Anda perlu mengetahui rumus EOQ terlebih dahulu. Bentuk umum dari rumus ini yaitu:

Rumus EOQ di atas memiliki beberapa komponen penting yang harus diperhatikan. Komponen D atau permintaan tahunan menggambarkan seberapa banyak unit produk tertentu dijual dalam satu tahun. Komponen S atau biaya pemesanan mencakup semua biaya yang berhubungan dengan pemesanan dan penerimaan barang. Sementara komponen H atau biaya penyimpanan per unit adalah biaya yang dibutuhkan untuk menyimpan satu unit barang selama satu tahun.

Konsep EOQ juga memiliki hubungan yang erat dengan reorder point dan safety stock pada manajemen gudang. Reorder point (ROP) adalah indikator kapan saatnya perusahaan harus melakukan pemesanan ulang. Ketika level stok ROP tercapai, maka perusahaan perlu melakukan pemesanan ulang sebanyak EOQ yang sudah ditentukan. Dengan menerapkan ROP, perusahaan dapat menghindari kemungkinan kehabisan stok dan gagal memenuhi permintaan pelanggan.

Namun, selalu ada kemungkinan keterlambatan dalam pengiriman dari pemasok. Inilah sebabnya menambahkan safety stock pada reorder point juga diperlukan. Safety stock merupakan jumlah tambahan persediaan yang disimpan supaya tetap bisa memenuhi permintaan meskipun terdapat gangguan pada rantai pasok. Dengan menggabungkan ketiga konsep ini di manajemen gudang, akan tercapai efisiensi dalam proses pemesanan, meminimalkan biaya persediaan, serta memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lancar.

4. Studi Kasus Penggunaan EOQ

Supaya lebih paham, perhatikan contoh perhitungan EOQ berikut. Suatu perusahaan yang bergerak di industri manufaktur mainan bergantung pada pasokan plastik khusus yang diimpor dari luar negeri. Menghadapi fluktuasi permintaan pelanggan dan biaya penyimpanan yang cukup tinggi, maka perusahaan memutuskan mengevaluasi manajemen gudang dengan menerapkan rumus EOQ dalam menentukan jumlah plastik yang harus dipesan setiap kali melakukan pembelian.

Misalkan permintaan tahunan untuk mainan yang diproduksi adalah 60.000 unit. Jika setiap unitnya membutuhkan 0,1 kilogram plastik, maka permintaan tahunan plastik adalah 6.000 kilogram. Sedangkan biaya yang dikeluarkan untuk setiap kali pemesanan, termasuk biaya administrasi dan ongkos kirim  adalah Rp2.000.000. Untuk biaya penyimpanan per kilogram plastik setiap tahun adalah Rp50.000. Maka dengan menggunakan rumus EOQ diperoleh:

Dari contoh perhitungan EOQ tersebut, disimpulkan kalau perusahaan sebaiknya membeli plastik sejumlah 693 kilogram setiap kali melakukan pemesanan untuk meminimalkan total biaya yang terkait dengan pembelian, pengiriman, dan penyimpanan plastik. Penghitungan ini membantu perusahaan dalam mengelola persediaan dan aliran kas agar lebih efisien.

Namun, seperti pembahasan sebelumnya, perusahaan ini juga bisa mengalami beberapa kendala yang akan mempengaruhi hasil penghitungan rumus EOQ. Misal satu supplier mungkin tidak mampu memenuhi pesanan dalam jumlah EOQ yang ditentukan. Hal ini bisa disebabkan oleh berbagai alasan, seperti gangguan produksi, isu logistik, atau kondisi internal perusahaan. Nah, jika ini terjadi maka perusahaan perlu memastikan telah memiliki lebih dari satu pemasok atau alternatif lain.

5. Kesimpulan

Mengetahui cara menghitung EOQ sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan manajemen gudang. Dengan ini, perusahaan dapat mengoptimalkan biaya total yang terkait dengan pembelian dan penyimpanan barang. Namun, penerapan rumus EOQ dalam praktik bisnis juga memerlukan pertimbangan yang lebih mendalam.

Variabel seperti fluktuasi permintaan, ketidakpastian pasokan, perubahan produk, kapasitas penyimpanan, dan regulasi pemerintah semuanya dapat mempengaruhi keefektifan EOQ sebagai strategi manajemen gudang. Oleh karena itu, meskipun rumus ini dapat menjadi acuan untuk memenuhi stok sesuai kebutuhan, jangan lupa untuk memperhatikan faktor eksternal lainnya agar manajemen gudang secara menyeluruh benar-benar optimal.