Procurement management bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkannya dengan tepat waktu dan dengan harga yang kompetitif. Pelaksanaan manajemen pengadaan yang efektif dapat mempengaruhi kinerja perusahaan secara signifikan, mempengaruhi efisiensi operasional, dan berdampak pada keberhasilan bisnis.

Sehingga dibutuhkan teknologi canggih untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Salah satunya dengan ERP procurement. Dengan fitur seperti otomatisasi tugas, peningkatan visibilitas, dan kontrol pengeluaran yang lebih baik, sistem ini membantu mengoptimalkan proses pengadaan. Berikut akan dibahas lebih detail cara merancang procurement management serta manfaat penggunaan sistem ERP pada proses pengadaan.

1. Konsep Procurement Management

Procurement management adalah proses strategis yang melibatkan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan. Hal ini mencakup perencanaan, pemilihan, pembelian, dan pengelolaan sumber daya untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan bisnis. Konsep ini melibatkan penggunaan strategi dan teknologi untuk memastikan bahwa proses pengadaan dilakukan dengan efisien dan efektif, serta sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan.

Menyusun rencana manajemen pengadaan yang efektif dapat memberikan berbagai manfaat. Termasuk peningkatan efisiensi, pengurangan biaya, dan peningkatan kualitas produk atau layanan yang dibeli. Proses ini juga membantu dalam mitigasi risiko dan meningkatkan hubungan dengan pemasok. Oleh karena itu, pemahaman yang baik tentang konsep dasar manajemen pengadaan perlu dipertimbangkan oleh perusahaan.

2. Peran Procurement Management di Bisnis

Dalam bisnis, manajemen pengadaan berperan untuk memastikan operasional berjalan lancar dan efisien. Mulai dari peralatan kantor dan perlengkapan, hingga sumber daya manusia, bahan baku, dan layanan teknologi. Tanpa sistem pengadaan yang efektif, operasional sehari-hari dapat terhambat dan berdampak negatif pada produktivitas dan laba.

Selain itu, procurement management juga berfungsi sebagai penjaga nilai dalam bisnis. Memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang atau jasa dengan kualitas terbaik dan harga yang paling kompetitif. Dalam konteks ini, perannya bukan hanya tentang transaksi pembelian, tetapi juga melibatkan penilaian supplier, negosiasi harga dan kontrak, manajemen risiko, dan hubungan supplier.

Tak kalah penting, proses ini juga berkontribusi pada keberlanjutan dan etika dalam bisnis. Dengan memastikan bahwa supplier mematuhi standar lingkungan dan sosial. Seperti penggunaan bahan yang ramah lingkungan, praktik tenaga kerja yang adil, dan pematuhan terhadap hukum dan regulasi yang relevan. Dengan demikian, perusahaan dapat menunjukkan komitmennya terhadap tanggung jawab sosial dan lingkungan.

3. Membuat Procurement Management

Untuk bisa menjalankan manajemen pengadaan secara optimal, dibutuhkan perencanaan yang matang. Berikut beberapa langkah yang bisa Anda ikuti agar proses tersebut dapat berjalan sesuai tujuan bisnis.

a. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama adalah identifikasi kebutuhan. Dalam tahap ini, perusahaan harus menentukan apa saja barang atau jasa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuannya. Proses ini biasanya melibatkan diskusi dengan berbagai departemen untuk memahami alur pembelian dan strategis bisnis. Identifikasi kebutuhan harus cukup detail. Mencakup volume, spesifikasi, dan waktu yang diperlukan untuk setiap item.

b. Penilaian Supplier

Langkah berikutnya adalah penilaian supplier. Proses ini mencakup pencarian, evaluasi, dan seleksi supplier yang dapat memenuhi kebutuhan. Penilaian ini berdasarkan kriteria seperti kemampuan supplier untuk menyediakan barang atau layanan dengan kualitas yang diinginkan, stabilitas finansial, reputasi di industri, dan kemampuan memenuhi jadwal pengiriman. Penting juga untuk melakukan due diligence, yang dapat berupa pemeriksaan referensi dan mencari opini dari pelanggan lain.

c. Rencana Pembelian

Rencana pembelian adalah langkah yang merinci bagaimana perusahaan akan melaksanakan proses procurement. Dengan memutuskan kapan dan berapa banyak kebutuhan yang dibeli, metode pembelian, misalnya melalui kontrak jangka panjang atau pembelian tunggal, dan persyaratan pembayaran. Rencana ini harus fleksibel untuk mempertimbangkan perubahan dalam kebutuhan bisnis atau kondisi pasar.

d. Manajemen Risiko

Dalam setiap proses pengadaan, ada sejumlah risiko yang dapat mempengaruhi hasilnya. Manajemen risiko dalam proses ini melibatkan identifikasi, penilaian, dan mitigasi risiko. Contoh risiko yang umum yaitu ketergantungan pada satu supplier, perubahan harga, penundaan pengiriman, dan isu kualitas. Strategi mitigasi bisa meliputi diversifikasi supplier, penggunaan kontrak harga tetap, dan implementasi prosedur kontrol kualitas yang ketat.

e. Komunikasi dengan Supplier

Komunikasi yang efektif dengan supplier sangat penting dalam manajemen pengadaan. Hal ini memastikan bahwa kedua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang persyaratan dalam menjaga rantai pasokan, serta mampu mencarikan solusi cepat dari masalah atau konflik yang mungkin terjadi. Komunikasi ini bisa melibatkan pertemuan secara teratur, laporan status, dan tinjauan kinerja.

f. Audit dan Peninjauan

Audit dan peninjauan bukanlah tahap yang dilakukan sekali lalu selesai. Justru harus dijadikan sebagai proses berkelanjutan karena kondisi pasar dan kebutuhan dapat berubah dengan cepat. Sebagai contoh, supplier yang sebelumnya dinilai sebagai pilihan terbaik mungkin tidak lagi memenuhi standar. Kondisi lain mungkin ada alternatif baru di pasar yang dapat memberikan nilai lebih baik. Oleh karena itu, penting untuk terus memantau kinerja supplier dan melakukan penyesuaian yang diperlukan.

Dengan menggunakan software procurement, perusahaan dapat melakukan pemantauan kinerja supplier secara real-time, mengumpulkan data dan analisis yang diperlukan untuk menilai efektivitas setiap supplier.

4. ERP Procurement sebagai Solusi Efisien

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem yang mengintegrasikan proses bisnis dalam satu platform. Dalam manajemen pengadaan, ERP procurement adalah modul dalam sistem ERP yang berfungsi untuk mengelola dan otomatisasi proses pengadaan. Implementasi ERP dalam pengadaan dapat memberikan berbagai manfaat. Termasuk efisiensi operasional, peningkatan visibilitas, dan kontrol yang lebih baik atas pengeluaran.

Dengan menggunakan sistem tersebut, perusahaan dapat mengotomasi sejumlah tugas yang biasanya memerlukan waktu dan upaya yang signifikan jika dilakukan manual. Misalnya, membuat pesanan pembelian berdasarkan permintaan inventaris, memantau status pengiriman, dan memproses faktur. Selain mengurangi beban kerja manual, juga dapat mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat siklus pengadaan.

Teknologi ini juga dapat memberikan visibilitas yang lebih baik atas proses pengadaan. Dengan semua data yang disimpan dalam satu sistem, Anda dapat dengan mudah melacak status pesanan, mengevaluasi kinerja supplier, dan memantau tren pengeluaran. Informasi ini dapat digunakan untuk membuat keputusan serta untuk mengidentifikasi area untuk peningkatan dan efisiensi.

Kontrol pengeluaran juga manfaat lain dari implementasi ERP procurement. Dengan fitur seperti pengaturan limit pengeluaran, otomatisasi persetujuan pembelian, dan pelaporan pengeluaran real-time, sistem ini dapat membantu memastikan bahwa pengeluaran pengadaan selalu sesuai dengan anggaran dan kebijakan perusahaan. Hal ini sangat penting dalam mencegah pemborosan dan penyalahgunaan dana.

5. Kesimpulan

Procurement management adalah elemen penting dalam operasional dan memiliki alur yang cukup kompleks. Termasuk identifikasi kebutuhan, penilaian supplier, perencanaan pembelian, dan audit serta peninjauan. Dengan rancangan rencana yang tepat dan pemahaman yang baik tentang kebutuhan perusahaan, proses ini akan memberikan manfaat bagi pengadaan.

Dalam era digital saat ini, teknologi seperti ERP procurement dapat dijadikan sebagai solusi yang membantu perusahaan mengoptimalkan proses pengadaan. Dengan otomatisasi, visibilitas yang lebih baik, dan kontrol pengeluaran yang lebih baik, sistem ini bukan hanya meningkatkan efisiensi dan produktivitas, tetapi juga memungkinkan Anda untuk membuat keputusan pengadaan yang lebih baik.