Perusahaan logistik memainkan peran penting dalam menjaga aliran barang dan jasa tetap lancar, maka dari itu sektor ini perlu memiliki manajemen gudang yang efektif. Sebuah gudang yang dikelola dengan baik dapat membantu perusahaan mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan memaksimalkan keuntungan. 

Cara manajemen gudang cargo melibatkan serangkaian proses dan kegiatan yang bertujuan untuk mengelola dan mengoptimalkan operasi gudang, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pemrosesan pesanan, hingga pengiriman produk ke pelanggan. Dalam artikel ini, kita akan membahas 6 poin penting dalam pengelolaan gudang yang dapat membantu perusahaan logistik Anda meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

1. Pengaturan Layout Gudang

Pengorganisasian merupakan langkah awal dalam manajemen gudang yang efektif. Perusahaan logistik harus merancang layout warehouse yang efisien untuk optimalkan penggunaan ruangan dan mempermudah pengambilan barang. Penataan yang baik harus mempertimbangkan jenis dan jumlah barang yang akan disimpan serta metode penyimpanan dan pengambilan barang. Nah, Anda bisa menatanya sesuai dengan spesifikasi dan karakteristik yang sama antar barang. 

Pastikan area penyimpanan mudah diakses dan buat zona khusus untuk barang yang sering keluar masuk dan berat. Jangan lupa juga pisahkan produk sesuai dengan tanggal masuknya, agar memudahkan Anda dalam memantau tanggal kedaluwarsanya. Penggunaan rak yang efisien ini dapat mengurangi waktu penanganan barang ketika hendak dikirimkan ke konsumen, mulai dari tahap pencarian, pengemasan, hingga pengiriman itu sendiri. 

Selain itu, perusahaan Anda juga harus mempertimbangkan faktor keamanan dalam merancang layout gudang. Misalnya, menyediakan pintu darurat dan jalur evakuasi untuk menghindari risiko kebakaran dan memberikan akses yang mudah bagi petugas keamanan untuk melakukan patroli.

2. Pemantauan Stok Barang

Pemantauan stok adalah salah satu aspek penting dari manajemen gudang. Perusahaan logistik harus memantau jumlah barang yang masuk dan keluar dari gudang serta melakukan inventarisasi secara berkala. Pemantauan yang akurat dapat membantu bisnis logistik untuk memastikan ketersediaan barang di gudang, menghindari kekurangan stok, dan memaksimalkan kapasitas gudang.

Selain itu, pemantauan stok juga dapat membantu perusahaan dalam mengelola persediaan barang. Dengan informasi yang akurat, Anda dapat mengetahui barang mana yang lebih cepat laku dan mana yang tidak, sehingga dapat mengoptimalkan strategi pemasaran dan penjualan. Nah, pentingnya tahapan ini meningkatkan urgensi bisnis Anda untuk memiliki sistem pelacakan yang Andal.

Sekarang, Anda bisa menerapkan sistem manajemen gudang (WMS) yang di dalamnya terdapat fitur-fitur lengkap untuk membantu perusahaan logistik memantau stok secara real-time, mengurangi kesalahan, meningkatkan akurasi inventaris, dan mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok. Dengan menggunakan software ini, Anda dapat mempercepat proses pengiriman barang serta membuat keputusan yang lebih tepat mengenai pembelian dan penyimpanan.

3. Penerimaan dan Pengiriman Barang

Perusahaan logistik harus memperkirakan waktu kedatangan barang dan mengatur jadwal penerimaannya agar tidak menumpuk dan mengganggu operasi gudang. Dalam melakukannya, Anda harus memperhatikan waktu dan biaya pengiriman agar dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan efisien. Nah, Anda bisa menerapkan metode penjadwalan yang lebih fleksibel seperti just-in-time (JIT) atau delivery-in-full-on-time (DIFOT) untuk memaksimalkan efisiensi dan pemenuhan customer-demand lebih baik.

4. Pengendalian Kualitas Barang

Proses satu ini juga terlibat dalam cara manajemen gudang cargo karena melibatkan pemeriksaan barang saat diterima, selama penyimpanan, dan sebelum pengiriman sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan. Dengan melakukan pengendalian kualitas yang ketat, bisnis Anda dapat memastikan bahwa bahan baku yang diterima dan produk yang dikirimkan kepada pembeli selalu dalam kondisi baik. Hal ini nantinya akan berdampak pada berkurangnya jumlah retur dan klaim, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.

5. Penyimpanan Barang

Dalam proses penyimpanan, perusahaan Anda harus mempertimbangkan jenis dan kondisi barang yang akan disimpan dalam gudang serta metode yang paling sesuai. Dengan menerapkan cara yang tepat, bisnis Anda dapat mengoptimalkan kapasitas gudang dan mempertahankan kualitas barang yang disimpan.

Perusahaan logistik harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti suhu, kelembapan, pencahayaan, dan ventilasi dalam memilih manajemen penyimpanan gudang yang sesuai untuk barang Anda. Bahkan ada beberapa jenis produk yang memerlukan kondisi penyimpanan khusus seperti makanan, obat-obatan, dan bahan kimia. Oleh karena itu, Anda harus memperhatikan kebutuhan khusus tersebut untuk meningkatkan ketahanan produk. 

Beberapa metode penyimpanan yang umum digunakan antara lain racking system, pallet, dan shelf. Pilihan yang tepat akan membantu bisnis Anda dalam memaksimalkan kapasitas gudang dan memudahkan proses pengambilan barang. Jangan lupa perhatikan juga faktor keamanan dalam penyimpanan barang.

Misalnya, menyediakan perlengkapan seperti kamera pengintai dan sistem alarm untuk menghindari risiko pencurian atau kebakaran. Pastikan juga bahwa barang yang disimpan di gudang telah dijamin oleh asuransi untuk menghindari risiko kerugian akibat kerusakan atau kehilangan barang.

6. Manajemen Risiko

Mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko yang mungkin terjadi dalam operasi gudang seperti kebakaran, pencurian, kerusakan barang, atau kecelakaan kerja sangatlah penting bagi perusahaan pengiriman untuk memastikan kelancaran operasional bisnis. Bisnis Anda harus membuat rencana kontinjensi yang efektif untuk mengurangi dampak risiko. Pastikan bisnis Anda mengikuti standar keamanan dan keselamatan yang diberlakukan oleh otoritas setempat untuk memastikan keamanan operasi gudang dan memenuhi persyaratan hukum.

7. Penggunaan Teknologi

Penggunaan sistem ERP di bisnis logistik dapat membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi manajemen gudang. Dalam software automasi ini, Anda bisa menggunakan fitur-fitur canggihnya seperti barcode scanner dan inventory management, untuk memantau stok barang secara real-time dan menghindari kesalahan dalam inventarisasi.

Selain itu, perusahaan juga dapat menggunakan sistem manajemen gudang yang terintegrasi dengan supply chain management (SCM) untuk memantau pergerakan barang, memperkirakan permintaan, dan mengoptimalkan strategi persediaan. Selain itu, Anda juga jadi bisa memproses data dengan cepat dan menghasilkan laporan keuangan dan operasional yang akurat.

8. Pelatihan Karyawan

Selain menjalankan pengelolaan barang, Anda juga perlu menyediakan pelatihan yang cukup kepada karyawan gudang untuk meningkatkan keterampilan dan kemampuan mereka dalam mengerti dan menjalankan cara manajemen gudang cargo secara efisien dan aman. Selain itu, perusahaan juga harus meningkatkan keterlibatan mereka dalam operasi gudang agar semakin produktif dan semangat kerja. Cara yang dapat Anda lakukan bisa dengan peningkatan keterampilan teknis dan manajerial, motivasi kerja, hingga penghargaan yang sesuai.

9. Kesimpulan

Dalam artikel ini, kami telah membahas bagaimana cara manajemen gudang cargo dan perannya dalam mengoptimalkan proses distribusi barang. Perusahaan logistik harus memastikan bahwa aktivitas gudang dilakukan dengan baik serta sesuai dengan standar keamanan dan keselamatan yang berlaku. Hal ini akan membantu Anda dalam memaksimalkan efisiensi.

Yuk terapkan Software Inventaris ScaleOcean untuk melancarkan seluruh proses pengelolaan gudang Anda. Dengan satu sistem, Anda bisa mengelola dan memantau seluruh cabang gudang di berbagai lokasi yang berbeda. Proses stock request, mutasi stok, pelacakan Lot dan serial number bisa Anda lakukan dengan jauh lebih mudah. Tingkatkan kemudahan dan keuntungan sekaligus bersama ScaleOcean!