Sistem inventory adalah solusi tepat bagi perusahaan yang ingin memastikan kelancaran pengelolaan inventaris. Sistem ini mampu mengoptimalkan pengawasan dan pengaturan stok barang, sehingga Anda dapat menghindari masalah umum yang sering muncul dalam manajemen inventaris.

Mungkin Anda pernah mengalami masalah overstock yang menguras anggaran perusahaan, atau stockout yang membuat pelanggan kecewa dan beralih ke kompetitor. Seluruh kondisi tersebut akan berdampak buruk bagi bisnis, mulai dari kehilangan kepercayaan pelanggan hingga penurunan pendapatan yang cukup besar.

Inilah mengapa mengimplementasikan sistem inventory barang sangat diperlukan. Namun, sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem ini, mungkin Anda perlu tahu apa itu sistem inventory, manfaat, keunggulan, dan bagaimana caranya meningkatkan efisiensi operasional. Artikel ini akan membantu Anda memahami aspek-aspek tersebut.

1. Apa itu Sistem Inventory?

Sistem inventory adalah sebuah sistem yang memiliki peran penting dalam pengelolaan persediaan barang suatu bisnis. Sistem ini memfasilitasi kontrol, pengaturan, dan pemantauan stok secara efisien, sehingga perusahaan dapat mengelola barang masuk dan keluar secara optimal.

Secara umum, inventory adalah keseluruhan stok atau persediaan yang dimiliki oleh perusahaan untuk memenuhi permintaan pasar atau kebutuhan produksi. Dengan bantuan sistem ini, bisnis dapat meningkatkan efisiensi manajemen inventaris, membantu mengurangi human error, dan meningkatkan akurasi stok.

2. Masalah Umum dalam Manajemen Inventaris

Tanpa penggunaan sistem inventory barang, perusahaan banyak mengalami berbagai permasalahan yang nantinya akan mempengaruhi keberhasilan bisnis. Baik itu dari aspek biaya, produktivitas, hingga kepuasan pelanggan. Beberapa permasalahan yang umum dialami perusahaan adalah:

a. Overstock atau Stockout

Overstock dan stockout adalah dua masalah yang sama-sama berisiko bagi bisnis. Stok berlebih (overstock) membuat anggaran perusahaan terkuras karena diperlukan biaya penyimpanan tambahan dan tingginya risiko barang yang usang.

Sebaliknya, kekurangan stok (stockout) juga berdampak pada kepuasan pelanggan karena tidak dapat dilayani dengan baik. Alhasil ini akan merusak reputasi bisnis dan berpotensi mengurangi pendapatan perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk menjaga keseimbangan stok yang tepat dalam inventaris.

b. Kesalahan dalam Perhitungan Stok

Kesalahan perhitungan stok yang umumnya terjadi karena dilakukan dengan metode manual, bisa berujung pada data inventaris yang tidak akurat. Kondisi ini akan mempengaruhi keputusan pemesanan dan menyebabkan jumlah stok fisik dan catatan tidak sama.

c. Keterlambatan dalam Pengadaan

Masalah lainnya yang sering terjadi pada manajemen inventaris adalah pengadaan yang lambat atau tidak terorganisir dengan baik. Akibatnya, stok tidak tersedia pada saat dibutuhkan. Jika dibiarkan terus menerus, dapat menyebabkan penurunan penjualan dan merusak kepercayaan pelanggan.

d. Tata Gudang atau Penyimpanan Tidak Efisien

Anda juga akan kesulitan untuk mengelola inventaris jika tata letak gudang tidak efisien. Kurangnya struktur dan sistem penyimpanan dapat menyebabkan pemborosan waktu dan tenaga kerja saat pencarian barang, menghambat produktivitas, bahkan juga meningkatkan risiko kerusakan barang.

e. Kesulitan Memantau Lokasi Stok di Gudang

Memantau lokasi barang di gudang yang besar menjadi tantangan besar jika tidak ada inventory management system yang memadai. Anda harus membuang banyak waktu untuk mencari barang yang mungkin juga salah tempat. Monitoring yang akurat akan memudahkan akses barang dan memastikan inventaris berjalan lancar.

f.  Data Inventaris Tidak Real-Time

Data inventaris yang tidak diperbarui secara real-time menyebabkan catatan jumlah stok tidak akurat. Masalah ini juga mempersulit pemantauan stok, yang berisiko overstock atau stockout. Terlebih jika bisnis Anda cepat mengalami perubahan permintaan, tentu akurasi data inventaris adalah hal penting yang tidak bisa diabaikan.

3. Teknik Manajemen Inventory dalam Bisnis

Perusahaan tidak hanya dihadapkan pada berbagai masalah dalam manajemen inventaris, tetapi juga perlu menerapkan beberapa teknik yang efektif untuk mengatasi tantangan tersebut. Beberapa teknik yang perlu diterapkan yaitu:

• Just in Time (JIT):  Barang dipesan hanya saat diperlukan untuk menghindari kelebihan stok dan menghemat biaya penyimpanan. Teknik ini membutuhkan koordinasi ketat dengan pemasok.

• First In, First Out (FIFO): Barang yang pertama masuk dijual atau digunakan terlebih dahulu. Ideal untuk produk cepat kadaluarsa seperti makanan atau obat.

• Last In, First Out (LIFO): Barang terakhir masuk dijual atau digunakan terlebih dahulu. Lebih cocok untuk industri dengan fluktuasi harga bahan baku.

• ABC Analysis: Stok dibagi menjadi tiga kategori yaitu, A (bernilai tinggi), B (menengah), dan C (rendah). Teknik ini untuk memprioritaskan pengelolaan barang yang berpengaruh besar pada keuntungan.

4. Manfaat Penggunaan Sistem Inventory Barang

Implementasi software inventory memberikan banyak manfaat bagi bisnis. Dengan memanfaatkan teknologi otomatisasi dan data real-time, Anda dapat menghindari masalah umum yang sering muncul dalam manajemen stok. Berikut manfaat penggunaan sistem inventory barang.

a. Pemantauan Stok Secara Real-Time

Inventory management system memungkinkan Anda untuk memantau stok secara real-time, memastikan informasi stok selalu akurat dan up-to-date. Anda dapat melihat pergerakan barang masuk dan keluar dengan jelas, sehingga terhindar dari stockout atau overstock.

b. Efisiensi Pengelolaan Gudang

Sistem ini mendukung pengelolaan gudang yang lebih efisien melalui pengaturan lokasi dan pengelompokan barang yang terstruktur. Dengan bantuan sistem inventory, barang dapat disimpan dan diambil dengan lebih cepat. Proses yang terstruktur ini meningkatkan alur kerja di gudang, membuat pengelolaan stok lebih terkontrol dan teratur.

c. Penghematan Biaya Penyimpanan

Pengendalian stok yang lebih baik akan meminimalkan kebutuhan untuk menyimpan barang berlebih, sehingga berdampak pada penghematan biaya penyimpanan. Anda dapat menentukan tingkat stok yang optimal, sehingga menekan pengeluaran gudang dan menghindari pemborosan biaya.

d. Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Dengan stok barang yang selalu tersedia, maka pelanggan mendapatkan pesanan sesuai waktu yang diharapkan. Sistem manajemen inventory memungkinkan Anda untuk merespons permintaan dengan tepat. Ini meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat loyalitas mereka.

e. Analisis Perkiraan Stok Lebih Akurat

Dengan adanya data historis yang tersimpan dalam sistem, Anda dapat melakukan analisis permintaan dan perencanaan stok yang lebih akurat. Bahkan perusahaan juga dapat memprediksi kebutuhan stok di masa mendatang dan menyesuaikan persediaan atau work in process inventory dengan fluktuasi permintaan tersebut.

f. Penetapan Waktu Pemesanan yang Lebih Optimal

Sistem juga mempermudah Anda untuk menentukan reorder point yang optimal, sehingga kestabilan stok dapat terjaga tanpa adanya kekurangan atau kelebihan. Sistem ini memberikan notifikasi ketika stok mencapai ambang batas tertentu, agar kemudian barang tersebut segera ditindaklanjuti.

g. Pengelolaan Stok Kadaluarsa yang Efektif

Jika Anda menjual produk dengan masa pakai terbatas, inventory management system membantu dalam mengelola barang yang mendekati kadaluarsa agar segera dijual atau digunakan. Anda dengan mudah menandai produk kadaluarsa dan mencegah pemborosan barang yang tidak terpakai. 

h. Peningkatan Produktivitas Karyawan Gudang

Dengan adanya otomatisasi pada berbagai proses manajemen inventaris, tentu sistem ini membantu karyawan untuk bekerja lebih produktif. Proses pencatatan stok dan pelacakan barang menjadi lebih mudah dan cepat. Sistem inventory juga mengurangi human error, memastikan operasional berjalan lebih lancar dan efisien.

5. Rekomendasi Sistem Inventory

Dalam mengelola inventaris, memilih sistem yang tepat sangat penting untuk memastikan efisiensi dan akurasi operasional bisnis. Sistem manajemen inventaris yang baik akan membantu memantau stok, mengelola pesanan, dan mengoptimalkan proses gudang. Berikut rekomendasi sistem inventaris terbaik yang bisa Anda pertimbangkan.

• ScaleOcean inventory management: Menawarkan sistem manajemen inventaris yang komprehensif, mencakup pelacakan stok real-time, otomatisasi proses pembelian, dan optimasi penyimpanan.

• NetSuite software: Solusi manajemen inventaris berbasis cloud yang mendukung otomatisasi inventaris. Sistem ini menyediakan fitur pelacakan, prediksi permintaan, dan pengelolaan rantai pasokan.

• Zoho software inventory management: Memiliki interface yang sederhana dengan fitur-fitur penting untuk mengelola inventaris, pemesanan, dan pengiriman.

• Odoo software: Sistem open-source yang fleksibel dengan modul inventaris, mulai dari pengelolaan stok, pelacakan hingga otomatisasi gudang. Sistem ini cocok bagi bisnis yang membutuhkan solusi custom sesuai kebutuhan.

• Quickbooks inventory managament: Menawarkan fitur manajemen inventaris lengkap dengan pelacakan produk dan pesanan real-time. Sistem ini sangat sesuai untuk usaha kecil hingga menengah.

6. Tips Kelola Inventaris dengan Tepat

Agar pengelolaan inventaris berjalan dengan lancar dan efisien, perusahaan perlu menerapkan beberapa praktik baik. Dengan pendekatan yang tepat, risiko kekurangan atau kelebihan stok dapat diminimalisir, dan proses pemenuhan pesanan berjalan lancar. Beberapa tips tersebut yaitu:

• Perbarui data stok secara berkala: Pastikan data stok selalu akurat dengan rumus days of inventory untuk menghindari kesalahan pemesanan dan mempercepat pemenuhan pesanan.

• Tentukan reorder point yang tepat: Tentukan batas minimum untuk pemesanan ulang agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan stok, dengan notifikasi otomatis saat stok mencapai batas tersebut.

• Pantau barang kadaluarsa secara teratur: Monitor produk dengan masa pakai terbatas secara rutin untuk menghindari penumpukan barang kadaluarsa dan menjaga kualitas produk.

• Lakukan pengecekan fisik secara rutin: Lakukan pemeriksaan fisik untuk memastikan kesesuaian antara data dan stok sesungguhnya, serta mendeteksi kerusakan atau kehilangan barang lebih awal.

• Analisis data untuk pola permintaan: Pelajari pola permintaan menggunakan data historis untuk perencanaan stok yang lebih baik dan mengantisipasi kebutuhan di masa mendatang.

7. Permudah Kelola Inventaris dengan Sistem Inventory ScaleOcean

Implementasi inventory management system ScaleOcean membantu Anda menyederhanakan proses pengelolaan inventaris dan mengurangi risiko human error yang sering terjadi dalam manajemen stok.

Telah dipercaya oleh ratusan klien dari berbagai sektor, sistem inventory ScaleOcean dapat membantu perusahaan untuk menjaga ketersediaan barang, mengurangi biaya penyimpanan, hingga analisis data yang mendalam untuk memahami pola permintaan.

ScaleOcean juga menawarkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli untuk memastikan Anda memahami lebih lanjut cara kerja sistem ini dalam membantu pengelolaan inventaris Anda agar lebih efisien. 

Fitur-fitur unggulan dalam software inventory ScaleOcean meliputi:

• Inventory tracking: Memungkinkan perusahaan untuk melacak lokasi, data historis, dan kondisi terkini dari setiap barang secara real-time.

• Barcode management: Menghadirkan kemudahan dengan membuat barcode unik untuk setiap barang yang masuk.

• Low stock notification: Memberikan notifikasi otomatis ketika stok item mencapai level minimum.

• Stock adjustment: Memungkinkan penyesuaian stok secara otomatis, baik untuk menambah maupun mengurangi stok.

• Inventory forecasting: Menganalisis data historis penjualan dan permintaan untuk memprediksi kebutuhan stok di masa depan.

• Lost & SN tracking: Memudahkan pelacakan nomor seri (SN) dan batch atau lot untuk setiap item inventaris dengan akurat.

Dengan fitur-fitur ini, sistem inventory ScaleOcean membantu perusahaan mengatasi tantangan dalam manajemen inventaris, memungkinkan pengelolaan yang lebih baik dan responsif terhadap permintaan pasar.

8. Kesimpulan

Sistem inventory adalah solusi penting dalam pengelolaan persediaan barang yang memungkinkan perusahaan untuk mengontrol, mengatur, dan memantau stok secara efisien. Dengan sistem ini, Anda dapat menghindari berbagai masalah, mulai dari overstock dan stockout hingga update data secara real-time.

Dengan fitur-fitur unggulan yang ditawarkan oleh inventory management system ScaleOcean, Anda dapat mengelola inventaris dengan lebih mudah dan efektif. Coba demo gratis sistem ini untuk tahu lebih lanjut bagaimana sistem dapat membantu dalam pengelolaan inventaris Anda!