Proses pengendalian produksi adalah tahapan penting dalam manufaktur untuk memastikan pembuatan produk, mulai dari perencanaan hingga pengiriman, berjalan lancar. Tanpa pengendalian yang efektif, Anda berisiko menghadapi berbagai masalah yang bisa berdampak pada profitabilitas perusahaan.

Apakah Anda pernah mengalami masalah dengan keterlambatan pengiriman atau kualitas produk yang tidak sesuai standar? Atau mungkin kapasitas produksi tidak digunakan secara optimal sehingga pemborosan terus terjadi?

Semua ini menunjukkan bahwa pengendalian produksi yang kurang efektif dapat merugikan bisnis. Inilah mengapa sangat penting untuk memahami dan menerapkan tahapan pengendalian produksi yang tepat. Pelajari tahapan dan tips efektifnya pada artikel berikut.

1. Apa itu Pengendalian Produksi?

Pengendalian produksi adalah proses mengawasi, mengelola, dan mengontrol seluruh aktivitas yang terlibat dalam pembuatan barang. Tujuannya untuk memastikan alur produksi berjalan sesuai dengan rencana, baik dari segi waktu, biaya, maupun kualitas.

Pengendalian ini melibatkan berbagai teknik yang digunakan pada penjadwalan, pemantauan, serta evaluasi kinerja produksi secara berkala. Misalnya, Anda menjalankan produksi air mineral. Aktivitas seperti pengadaan bahan baku berkualitas, pengaturan jadwal produksi, dan pengawasan proses pengemasan merupakan rangkaian dari pengendalian produksi.

2. Aspek Utama Pengendalian Proses Produksi

Pengendalian produksi menjadi elemen penting dalam memastikan kelancaran operasional bisnis manufaktur. Proses ini tidak hanya mengoptimalkan penggunaan sumber daya, tetapi juga memastikan bahwa produksi berjalan tepat waktu, efisien, dan menghasilkan produk berkualitas tinggi.

Berikut beberapa aspek kunci yang harus diperhatikan dalam pengendalian produksi.

a. Perencanaan Produksi

Perencanaan produksi adalah langkah awal dalam proses pengendalian produksi yang melibatkan penentuan kebutuhan sumber daya, penyusunan jadwal produksi, dan menetapkan target kuantitas serta kualitas produk.

Tujuannya untuk memastikan proses produksi dapat berjalan secara efisien dan efektif. Perencanaan ini mencakup pengaturan kebutuhan bahan baku, tenaga kerja, serta mesin dan peralatan yang diperlukan, agar semua elemen tersebut siap digunakan saat produksi dimulai.

b. Pemantauan Produksi

Pemantauan produksi melibatkan pengawasan terus-menerus terhadap seluruh proses produksi untuk memastikan semua kegiatan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Aktivitas ini penting untuk mendeteksi dan menangani masalah sedini mungkin, seperti keterlambatan dalam alur produksi atau ketidaksesuaian dengan standar kualitas.

c. Pengendalian Kualitas

Pengendalian kualitas merupakan aspek kritis dalam pengendalian produksi untuk memastikan produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas. Proses ini melibatkan pengecekan kualitas mulai dari bahan baku yang masuk, barang setengah jadi, hingga produk jadi. 

d. Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan berfokus pada pengelolaan bahan baku, barang dalam proses, dan produk jadi yang berada di gudang atau dalam jalur produksi. Pengendalian persediaan yang efektif bertujuan untuk menjaga keseimbangan antara ketersediaan stok yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.

e. Pengaturan Jadwal Produksi

Pengaturan jadwal produksi bertujuan untuk memastikan semua kegiatan produksi dilaksanakan secara efisien dan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Dengan jadwal yang baik, perusahaan dapat memaksimalkan penggunaan sumber daya seperti tenaga kerja, mesin, dan bahan baku.

f. Manajemen Tenaga Kerja

Manajemen tenaga kerja mencakup pengelolaan sumber daya manusia yang terlibat dalam proses produksi. Ini termasuk penjadwalan jam kerja, pembagian tugas, serta pelatihan dan pengembangan keterampilan karyawan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

g. Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja dilakukan untuk menilai seberapa efektif dan efisien proses produksi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Evaluasi ini mencakup analisis berbagai aspek produksi, seperti penggunaan waktu, biaya, dan kualitas produk.

h. Pengelolaan Risiko Produksi

Pengelolaan risiko produksi merupakan aspek penting yang berfokus pada identifikasi, analisis, dan mitigasi risiko yang dapat mempengaruhi kelancaran proses produksi. Risiko bisa muncul dari berbagai sumber, seperti gangguan pasokan bahan baku, kerusakan mesin, atau tenaga kerja yang kurang.

3. Tujuan Pengendalian Proses Produksi

Bagi bisnis manufaktur, pengendalian proses produksi yang efektif dapat membawa banyak manfaat, mulai dari peningkatan produktivitas hingga penghematan biaya. Berikut ini utama dari pengendalian proses produksi yang dapat membantu perusahaan mencapai hasil yang optimal.

a. Memastikan Kualitas Produk

Salah satu tujuan utama pengendalian proses produksi adalah memastikan produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan. Pengendalian kualitas yang baik akan menjaga konsistensi produk, mengurangi produk cacat, dan memastikan kepuasan pelanggan.

b. Meminimalkan Biaya Produksi

Tujuan berikutnya untuk menekan biaya produksi. Hal ini dilakukan melalui optimalisasi penggunaan bahan baku, waktu kerja, dan sumber daya lainnya. Dengan mengurangi pemborosan bahan, energi, dan waktu, perusahaan dapat memproduksi lebih banyak dengan biaya yang lebih rendah.

c. Memenuhi Target Produksi

Proses produksi yang dikendalikan dengan baik memungkinkan perusahaan untuk mencapai target kuantitas sesuai dengan jadwal. Hal ini penting untuk memenuhi permintaan pasar atau pesanan. Jika produksi tidak diawasi dengan baik, perusahaan akan kehilangan peluang pasar atau kerugian reputasi.

d. Meningkatkan Efisiensi Produksi

Efisiensi adalah salah satu faktor penting dalam mencapai profitabilitas jangka panjang. Dengan mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan atau bottleneck dalam proses produksi, perusahaan dapat meningkatkan kecepatan dan kelancaran produksi, serta mengurangi downtime atau waktu henti mesin yang tidak perlu.

e. Mengurangi Pemborosan

Pemborosan bisa terjadi dalam berbagai bentuk, seperti waktu tunggu yang terlalu lama, penggunaan bahan baku berlebih, atau energi yang tidak efisien. Pengendalian produksi yang baik bertujuan untuk mengidentifikasi area yang menghasilkan pemborosan dan mengambil tindakan untuk menguranginya.

f. Menjaga Ketepatan Waktu

Ketepatan waktu adalah faktor untuk menjaga kepuasan pelanggan dan mempertahankan kepercayaan pasar. Pengendalian produksi membantu memastikan setiap tahap berjalan sesuai jadwal. Ini mencakup pengaturan aliran kerja yang efisien dan koordinasi yang baik antar departemen.

g. Mengoptimalkan Kapasitas Produksi

Setiap perusahaan memiliki kapasitas produksi yang terbatas, baik dari segi tenaga kerja, mesin, maupun fasilitas fisik. Pengendalian produksi bertujuan untuk memanfaatkan kapasitas ini secara optimal. Dengan pengaturan yang tepat, Anda dapat menghindari underutilization dan overutilization.

h. Menjaga Ketersediaan Stok

Manajemen persediaan yang buruk dapat mengakibatkan gangguan produksi karena kekurangan bahan, atau sebaliknya, menimbulkan biaya penyimpanan berlebih akibat kelebihan stok. Pengendalian yang baik diperlukan agar perusahaan selalu memiliki stok yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi, tanpa menimbulkan pemborosan.

i. Mengurangi Risiko Kesalahan Produksi

Kesalahan produksi dapat berakibat fatal, seperti produk cacat yang tidak sesuai dengan standar atau spesifikasi. Dengan pengendalian yang baik, setiap tahap produksi dapat diawasi untuk mengurangi risiko kesalahan. Ini diperlukan tidak hanya membantu perusahaan menghemat biaya, tetapi juga menjaga kepuasan pelanggan.

j. Mendukung Inovasi dan Perbaikan Berkelanjutan

Pengendalian produksi yang efektif juga memungkinkan perusahaan untuk terus berinovasi dan melakukan perbaikan secara berkelanjutan. Evaluasi kinerja yang dilakukan secara berkala membantu Anda menemukan aspek bisnis yang bisa ditingkatkan, baik proses, teknologi, maupun metode produksi.

4. Jenis-jenis Pengendalian Produksi

Dalam pengendalian produksi, terdapat beberapa metode yang digunakan untuk mengelola berbagai aspek produksi agar dapat berjalan secara efisien dan efektif. Berikut beberapa jenis pengendalian produksi yang umum digunakan.

a. Order Control

Order control berfokus pada pengendalian urutan atau antrian pesanan yang masuk ke dalam proses produksi. Dengan ini, setiap pesanan diproses sesuai dengan prioritas dan jadwal yang sudah ditetapkan.

Ketika Anda menerima pesanan dari beberapa pelanggan dengan jadwal pengiriman yang berbeda, maka dalam kondisi ini pesanan yang memiliki tenggat waktu lebih dekat diproses terlebih dahulu. Sedangkan pesanan dengan waktu pengiriman yang lebih lama akan dijadwalkan untuk produksi berikutnya.

b. Follow Control

Berikutnya flow control adalah metode pengendalian yang fokus pada pengaturan dan pemantauan aliran produksi dari satu tahap ke tahap lainnya. Tujuannya untuk memastikan setiap proses berjalan dengan lancar.

Misalkan di sebuah pabrik perakitan mobil, flow control digunakan untuk mengatur aliran suku cadang dari satu departemen ke departemen lainnya. Dimulai dari komponen mesin yang dirakit di tahap pertama, dilanjutkan ke tahap pemasangan bodi mobil, pengecatan, hingga perakitan interior.

c. Load Control

Ada juga load control yang bertujuan untuk mengatur distribusi beban kerja pada fasilitas produksi, termasuk mesin dan tenaga kerja. Melalui metode ini, beban produksi dapat disebarkan secara merata ke berbagai mesin atau pekerja sehingga tidak terjadi kelebihan beban pada satu titik produksi.

Pengendalian beban yang baik akan membantu memaksimalkan penggunaan kapasitas produksi dan menghindari kerusakan mesin akibat kelebihan beban, serta menjaga keseimbangan dalam produksi.

d. Block Control

Block control merupakan metode pengendalian produksi berdasarkan pengelompokan produk atau batch. Metode ini sangat efektif dalam produksi massal di mana produk diproduksi dalam jumlah besar dan dibagi dalam blok atau batch tertentu.

Dengan block control, setiap batch diproses secara bersamaan sehingga mempermudah pengawasan kualitas dan efisiensi. Selain itu, metode ini juga meminimalkan risiko kesalahan produksi karena setiap batch dapat diawasi dengan lebih mudah dan terorganisir.

5. Tahapan Pengendalian Proses Produksi

Implementasi tahapan pengendalian proses produksi menjadi hal yang harus diperhatikan untuk kelangsungan manufaktur jangka panjang. Berikut adalah tahapan pengendalian dalam proses produksi yang harus dilakukan:

a. Perencanaan Produksi

Tahapan pertama dalam pengendalian produksi adalah merencanakan dan merumuskan rencana strategis proses produksi yang akan dilakukan, seperti penetapan tujuan produksi, menentukan jenis produksi yang akan dihasilkan, serta merencanakan jumlah dan waktu produksi yang dibutuhkan.

b. Penentuan Kebutuhan Material

Tahapan pengendalian produksi selanjutnya adalah menentukan kebutuhan mateial, mencakup identifikasi bahan baku dan komponen yang dibutuhkan untuk memproduksi barang sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Ini diperlukan untuk memastikan bahan tersedia saat diperlukan, dan menghindari keterlambatan dalam proses produksi.

c. Penjadwalan Produksi

Setelah menentukan kebutuhan material, berikutnya adalah membuat penjadwalan produksi dengan merancang jadwal dan memadukan waktu, mesin, dan tenaga kerja. Penjadwalan ini juga dapat dibuat dengan memperhitungkan kapasitas produksi, prioritas, dan ketersediaan sumber daya. 

d. Eksekusi Produksi

Tahapan pengendalian proses produksi selanjutnya adalah eksekusi produksi, yang menjadi proses dimana rencana dan jadwal produksi diimplementasikan dengan baik untuk menghasilkan produk jadi berkualitas tinggi. Proses eksekusi produksi ini membutuhkan pemantauan yang cermat pada setiap langkah produksi yang dilaksanakan.

e. Pengendalian Persediaan

Selanjutnya adalah pengendalian persediaan yang penting dilakukan untuk memastikan stok bahan baku dan produk jadi berjumlah sesuai dengan yang telah direncanakan. Pengendalian yang baik akan membantu dalam menghindari risiko kelebihan dan kekurangan stok.

f. Perawatan Mesin dan Peralatan

Perawatan mesin dan peralatan menjadi tahapan pengendalian produksi selanjutnya. Pemeliharaan yang tepat waktu dan konsisten, dapat membantu memperpanjang umur pakai peralatan, mengurangi downtime, dan meminimalkan biaya perbaikan yang tidak terduga.

g. Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan

Tahapan terakhir adalah adanya evaluasi dan perbaikan berkelanjutan, yang dilakukan dengan identifikasi potensi perbaikan, evaluasi strategi produksi, dan respons perubahan lingkungan di bisnis manufaktur. Proses ini memungkinkan perusahaan untuk beradaptasi terhadap perubahan pasar.

6. Contoh Pengendalian Proses Produksi

Berikut contoh pengendalian proses produksi yang bisa membantu Anda tahu lebih dalam tahapan dan jenisnya. Misalkan Anda menerima pesanan besar dari beberapa klien dengan batas waktu pengiriman yang berbeda-beda. Anda perlu memastikan setiap pesanan diproduksi dengan tepat waktu, kualitas terjamin, dan biaya produksi tetap efisien.

Pertama, Anda akan menerapkan urutan produksi berdasarkan prioritas pengiriman. Misalnya, pesanan pertama dari klien A memiliki tenggat waktu satu minggu, sedangkan pesanan dari klien B memiliki tenggat waktu dua minggu.

Anda menempatkan pesanan klien A pada urutan teratas agar pesanan ini selesai tepat waktu. Selanjutnya, Anda menerapkan tahapan flow control untuk memastikan aliran proses produksi berjalan dengan baik. Dimulai dari pemotongan bahan, perakitan sol dan bagian atas, lalu penjahitan dan pengecekan kualitas.

Jika ada keterlambatan di bagian pemotongan bahan, Anda segera melakukan penyesuaian. Misalnya dengan menambah tenaga kerja sementara di bagian tersebut untuk menjaga aliran produksi tetap lancar.

Contoh pengendalian proses produksi di atas tentunya masih dalam tahapan yang sederhana. Ini bisa jadi berbeda jika produksi yang Anda terapkan lebih kompleks dengan variasi produk yang juga banyak.

7. Tips Tingkatkan Efisiensi Pengendalian Produksi

Efisiensi pengendalian produksi adalah kunci untuk memastikan seluruh proses produksi berjalan lancar. Untuk mencapai hal ini, diperlukan langkah strategis yang mengintegrasikan teknologi, sumber daya manusia, serta pengawasan yang ketat. Ini tips yang bisa Anda terapkan untuk tingkatkan efisiensi produksi.

a. Gunakan Sistem Perencanaan dan Penjadwalan

Sistem seperti enterprise resource planning (ERP) atau manufacturing resource planning (MRP) membantu perusahaan untuk mengatur jadwal produksi, mengelola pesanan, memantau persediaan, dan merencanakan kebutuhan sumber daya dengan lebih efisien.

Dengan bantuan teknologi ini, keputusan bisnis yang dibuat menjadi lebih strategis karena berbasis data yang lebih akurat, potensi penundaan dapat diminimalisir, dan dipastikan produksi berjalan sesuai dengan permintaan pasar.

b. Menerapkan Pengendalian Kualitas yang Ketat

Anda juga bisa menerapkan standar kualitas yang konsisten di setiap tahap produksi, sehingga produk cacat dapat diminimalisir dan sekaligus berdampak pada berkurangnya biaya produksi ulang.

Selain itu, melakukan pengujian dan inspeksi secara berkala juga membantu mengidentifikasi masalah lebih awal, sehingga dapat segera diatasi sebelum memengaruhi aliran produksi secara keseluruhan.

c. Pelatihan dan Pengembangan Tenaga Kerja

Tenaga kerja yang terampil dan terlatih punya peran penting dalam menjaga efisiensi produksi. Dengan memberikan pelatihan yang tepat, terutama terkait operasional mesin, pemeliharaan peralatan, dan pengendalian kualitas, perusahaan dapat mengurangi risiko human error dalam produksi.

d. Pantau Kinerja Produksi secara Berkala

Menggunakan KPI seperti tingkat output, tingkat cacat, pemanfaatan kapasitas, dan waktu siklus produksi sangat membantu dalam mengukur efisiensi. Dengan memantau data secara real-time, Anda dapat mengidentifikasi hambatan, mengoptimalkan proses, dan melakukan penyesuaian untuk meningkatkan kinerja produksi.

e. Komunikasi yang Baik di Seluruh Tim

Komunikasi yang efektif antara tim produksi, perencanaan, pengadaan, dan logistik adalah kunci untuk menjaga kelancaran proses produksi. Komunikasi yang jelas dan terbuka diperlukan agar setiap departemen tahu tanggung jawab mereka dalam memenuhi target produksi. Lakukan rapat berkala dan sistem komunikasi yang terstruktur untuk menghindari miskomunikasi.

8. Permudah Production Control dengan ScaleOcean Software Manufaktur

Bagi Anda yang masih kesulitan untuk melakukan tahapan pengendalian produksi dengan efektif,  ScaleOcean Software Manufaktur hadir untuk membantu Anda mengatasi semua tantangan dan memastikan proses produksi Anda berjalan lebih efektif dan efisien.

Telah dipercaya ratusan klien di Indonesia, ScaleOcean membantu Anda memantau seluruh proses produksi secara real-time dari awal hingga akhir. Apabila ada kendala, seperti gangguan mesin atau keterlambatan bahan, sistem akan memberi tahu Anda segera untuk pencegahan.

ScaleOcean juga menawarkan layanan konsultasi dan demo gratis yang bisa membantu Anda untuk tahu lebih lanjut bagaimana sistem ini dapat meningkatkan efisiensi tahapan pengendalian produksi.

Beberapa fitur unggulan yang dimiliki sistem ini mencakup:

• Advanced Production Scheduling: Membantu Anda mengatur pesanan produksi berdasarkan prioritas dan tenggat waktu, memastikan semua proses produksi dapat dioptimalkan.

• Quality Control Management: Pengendalian kualitas yang otomatis di setiap tahap produksi, dari bahan baku hingga produk jadi, sehingga setiap produk yang keluar memiliki kualitas tinggi.

• Resource Allocation Optimization: Memastikan setiap sumber daya, baik itu tenaga kerja atau mesin, digunakan secara efisien, meminimalkan waktu idle dan memastikan jalur produksi berjalan dengan lancar.

• Real-time Monitoring & Analytics: Pantau kinerja produksi secara langsung dan dapatkan data terperinci mengenai kecepatan produksi, waktu siklus, dan tingkat penggunaan mesin untuk meningkatkan produktivitas.  

Dengan implementasi ScaleOcean Software Manufaktur, Anda mendapatkan solusi menyeluruh untuk meningkatkan efektivitas pengendalian produksi.

9. Kesimpulan

Pengendalian produksi adalah proses penting dalam mengawasi, mengelola, dan memastikan kelancaran produksi. Dengan kontrol yang baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, menjaga kualitas produk, dan mengurangi biaya produksi.

Untuk mendukung pengendalian produksi yang lebih efektif, ScaleOcean hadir sebagai solusi software manufaktur yang membantu Anda mengoptimalkan proses produksi dengan real-time monitoring, pengaturan jadwal produksi yang cerdas, dan pengendalian kualitas otomatis. Coba demo gratisnya sekarang juga!