Surat pesanan dikenal dengan istilah purchase order (PO). Dokumen PO adalah instrumen yang digunakan sebagai penghubung antara supplier dengan perusahaan ketika akan melakukan pemesanan barang atau jasa. Karena perannya yang krusial, maka dokumen ini harus ditulis dengan tepat.

Kesalahan kecil pada surat purchase order bisa berdampak buruk bagi perusahaan. Dari pengiriman yang tertunda hingga produk yang salah untuk pembelian. Untuk itu, penting memahami apa saja kesalahan yang sering dilakukan dalam pembuatan dokumen PO.

Dalam artikel ini, akan dijelaskan lebih lanjut 10 kesalahan pembuatan dokumen purchase order yang umum dilakukan oleh perusahaan. Diberikan juga strategi efektif untuk memastikan kesalahan tersebut dapat dihindari.

1. Informasi Tidak Lengkap

Purchase order (PO) yang tidak mencantumkan informasi lengkap seperti deskripsi produk, jumlah barang, atau nomor produk membuat supplier tidak dapat memenuhi pesanan.  Akibatnya, barang yang dikirim tidak sesuai.

Informasi yang tidak lengkap juga menyulitkan perusahaan dalam melakukan pelacakan dan audit terhadap pesanan. Untuk menghindari ini, pastikan semua detail penting sudah tertera di dokumen PO sebelum mengirimkannya ke pemasok.

2. Harga yang Tidak Akurat

Kesalahan dalam mencantumkan harga pada dokumen purchase order dapat menimbulkan banyak masalah. Jika harga yang dimasukkan lebih rendah dari seharusnya, supplier bisa menolak pesanan atau meminta revisi, yang akan menunda proses pemenuhan.

Sebaliknya, jika harga yang tertera lebih tinggi, perusahaan bisa mengalami kerugian karena membayar lebih dari yang seharusnya. Selain itu, kesalahan ini juga bisa mempengaruhi anggaran yang sudah disusun, sehingga merusak perencanaan keuangan.

3. Salah Menuliskan Data Pemasok

Memasukkan data pemasok yang salah, seperti nama perusahaan, alamat, atau nomor kontak, dapat mengakibatkan berbagai kendala dalam proses pengadaan. Pesanan bisa dikirim ke alamat yang salah, atau komunikasi dengan pemasok menjadi terhambat karena nomor kontak yang tidak valid.

Dampaknya, pengiriman barang menjadi terlambat dan memperburuk hubungan dengan pemasok. Data yang akurat sangat penting untuk memastikan pesanan dapat diproses dengan cepat dan tepat. Sebelum mengirimkan purchase order, pastikan data supplier telah diperiksa ulang untuk menghindari kesalahan administratif.

4. Tidak Mencantumkan Tanggal Pengiriman

Kesalahan berikutnya adalah tidak mencantumkan tanggal pengiriman pada purchase order. Hal ini dapat menyebabkan barang tiba tidak sesuai dengan jadwal kebutuhan perusahaan. Tanggal pengiriman sangat penting agar perusahaan menerima barang sesuai dengan jadwal produksi atau operasional.

Jika pemasok tidak tahu kapan barang harus dikirim, pengiriman bisa terlambat atau bahkan terlalu cepat. Dampaknya terjadi penumpukan stok atau kekurangan barang. Untuk mencegah masalah ini, selalu pastikan untuk mencantumkan tanggal pengiriman secara jelas.

5. Melewatkan Persetujuan Internal

Tidak mendapatkan persetujuan internal sebelum mengirimkan surat purchase order adalah kesalahan umum yang bisa menyebabkan masalah internal perusahaan. Jika PO dikirim tanpa izin dari pihak yang bertanggung jawab, akan terjadi konflik anggaran atau spesifikasi barang yang dipesan.

Selain itu, hal ini juga bisa menimbulkan masalah dalam proses audit internal atau pelacakan anggaran. Untuk menghindari ini, perusahaan harus memiliki alur pembelian yang jelas sebelum mengirimkan PO. Dengan ini, maka setiap departemen terkait sudah menyetujui pesanan tersebut.

6. Kesalahan Pemesanan Kuantitas Barang

Kesalahan dalam mencantumkan kuantitas barang pada dokumen PO bisa menyebabkan dua masalah utama, yaitu pemborosan jika pesanan berlebihan atau kekurangan stok jika pemesanan terlalu sedikit.

Kedua skenario ini bisa memengaruhi biaya dan operasional perusahaan. Pemesanan barang dalam jumlah yang terlalu banyak meningkatkan biaya penyimpanan dan risiko barang kadaluwarsa. Sedangkan pemesanan terlalu sedikit bisa mengganggu operasional karena kekurangan pasokan.

7. Tidak Menyertakan Syarat Pembayaran

Syarat pembayaran adalah bagian penting dari dokumen PO yang menentukan kapan dan bagaimana pembayaran harus dilakukan. Jika PO tidak mencantumkan syarat pembayaran dengan jelas, supplier dan perusahaan akan bingung.

Selain itu, perselisihan terkait syarat pembayaran bisa merusak hubungan bisnis. Menyertakan syarat pembayaran yang jelas seperti jatuh tempo, metode pembayaran, dan diskon dapat membantu memperlancar proses pengadaan dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.

8. Tidak Menyertakan Kententuan Pengiriman

Tanpa mencantumkan ketentuan seperti metode transportasi (misalnya, darat, udara, laut), asuransi pengiriman, atau aspek lainnya dapat menyebabkan keterlambatan, kesalahan, atau biaya tambahan yang tidak terduga. Selain itu, juga bisa membuat supplier bebas memilih metode yang mungkin tidak sesuai dengan ekspektasi Anda.

9. Salah Memilih Kode Produk

Kesalahan dalam mencantumkan kode produk menyebabkan supplier mengirimkan barang yang salah, yang pada akhirnya akan menimbulkan masalah dalam inventaris dan operasional.

Misalnya, produk yang mirip tetapi memiliki spesifikasi berbeda bisa salah dipesan jika kode produk tidak diperiksa dengan benar. Jadi, pastikan kode produk yang tercantum di purchase order sesuai dengan katalog produk dan telah diverifikasi sebelum pengiriman PO.

10. Tidak Konfimasi Ulang ke Supplier

Tidak melakukan konfirmasi ulang kepada pemasok setelah mengirimkan surat purchase order bisa menyebabkan kesalahan dalam pemenuhan pesanan. Tanpa konfirmasi, pemasok mungkin tidak menyadari adanya perubahan atau kesalahan dalam PO, seperti jumlah barang atau tanggal pengiriman.

Konfirmasi juga membantu memastikan bahwa supplier telah menerima dan memahami pesanan sesuai yang diminta. Untuk meminimalkan kesalahan ini, pastikan untuk selalu menghubungi pemasok untuk konfirmasi setelah dokumen PO dikirimkan.

Kesimpulan

Surat p​urchase order adalah dokumen penting untuk memastikan proses pengadaan berjalan lancar. Supaya masalah seperti keterlambatan, kesalahan pengiriman, atau bahkan kerugian finansial tidak terjadi, perusahaan perlu memperhatikan detail PO saat menyusunnya.

Dokumen PO yang disusun dengan baik akan memudahkan komunikasi dengan pemasok, memastikan kepastian dalam pengiriman, dan menjaga kelancaran operasional. Tidak hanya itu, dengan menghindari kesalahan-kesalah di atas, juga membantu mempertahankan hubungan yang baik dengan supplier.