Vendor management system adalah sistem yang bermanfaat untuk mengelola hubungan kerja sama perusahaan dengan vendor. Terlebih banyak perusahaan seringkali dihadapkan pada berbagai tantangan, terutama ketika harus mengelola ratusan hingga ribuan vendor untuk seluruh aspek bisnis Anda.

Menurut survei dari Amazon Business, sebanyak 85% responden menyatakan kesulitan menerapkan praktik terbaik untuk mengelola negosiasi dan kontrak dengan pemasok. Tidak jarang, kesalahan kecil dalam pemilihan vendor atau miskomunikasi dapat berdampak besar pada biaya dan reputasi perusahaan.

Inilah mengapa perusahaan perlu beralih ke vendor management software. Artikel berikut ini akan membantu Anda untuk mengenal pengertian, manfaat penggunaan sistem ini. Diberikan juga 15 rekomendasi vendor managementy system yang mungkin cocok dengan kebutuhan Anda.

Pengertian Vendor Management System

Vendor management system adalah solusi yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola kerja sama dengan vendor agar berjalan lebih efektif. Sistem ini mencakup berbagai proses manajemen vendor, mulai dari pemilihan, evaluasi kinerja, hingga pengelolaan kontrak dan pemantauan risiko.

Sebagai contoh, Anda sedang menjalankan proses produksi. Tapi ternyata stok bahan baku mulai menipis, dan Anda perlu segera melakukan pemesanan ulang. Sistem ini, secara otomatis akan mengirimkan permintaan penawaran ke vendor-vendor yang sudah terdaftar dan memenuhi kriteria.

Anda juga bisa dengan mudah membandingkan penawaran yang masuk, memilih vendor dengan harga terbaik dan kualitas yang sesuai kriteria perusahaan. Semua data terkait pesanan, kontrak, dan kinerja vendor akan terdokumentasi dengan baik dalam satu platform.

Tantangan Perusahaan dalam Mengelola Vendor

Dalam proses pengadaan, perusahaan sangat bergantung pada kinerja vendor. Sayangnya, proses pemilihan vendor yang tepat tidaklah mudah. Tidak hanya pada pemilihannya saja, masih ada beberapa tantangan lain yang mungkin juga Anda alami dan dapat menghambat proses pengadaan. Beberapa di antaranya:

• Rumitnya manajemen kontrak: Pengelolaan kontrak terutama ketika harus memantau berbagai detail kontrak seperti tenggat waktu, syarat pembayaran, dan kewajiban lain.

• Kurangnya transparansi kinerja vendor: Tanpa sistem yang tepat, Anda juga akan sulit menilai apakah vendor sudah bekerja sesuai dengan ekspektasi dan standar.

• Pengendalian biaya yang kurang optimal: Beberapa perusahaan juga belum mampu memastikan harga terbaik dari vendor proyek, yang dapat mengakibatkan pemborosan anggaran.

• Komunikasi yang kurang efektif: Koordinasi antara perusahaan dan vendor yang kurang lancar menjadi akar dari miskomunikasi, sekaligus memperlambat proses pengadaan.

Tanpa sistem yang baik, masalah-masalah di atas tidaklah mudah untuk diselesaikan. Jika terus dibiarkan, dapat mempengaruhi ketepatan proses pengadaan, bahkan mengakibatkan adanya pemborosan yang merugikan perusahaan.

Manfaat Penggunaan Vendor Management Software

Sistem e-purchasing adalah solusi yang bisa Anda gunakan untuk mengatasi berbagai tantangan dalam mengelola vendor. Dengan mengimplementasikannya, Anda dapat mengatasi berbagai masalah pengadaan. Beberapa manfaat penggunaan vendor management software yaitu:

• Automasi proses pengadaan: Mengotomatiskan tugas rutin seperti pembuatan RFQ, persetujuan pembelian, dan pelacakan pengiriman.

• Pemilihan vendor yang lebih tepat: Memudahkan evaluasi vendor secara sistematis berdasarkan kriteria seperti kualitas layanan, harga, dan riwayat kinerja.

• Pengendalian biaya pengadaan: Menyediakan portal untuk membandingkan harga dari beberapa vendor dalam satu platform.

• Negosiasi & penawaran yang lebih efektif: Memfasilitasi pengumpulan dan analisis penawaran dari berbagai vendor dengan cepat.

• Manajemen kontrak pengadaan yang lebih efisien: Menawarkan pengingat otomatis untuk tenggat waktu dan pembaruan kontrak.

Baca juga: Berikut 7 Tips Jitu bagi Vendor untuk Menang Tender

Rekomendasi Vendor Management System Terbaik

Di bawah ini, telah terangkum 15 rekomendasi vendor management system yang dapat membantu Anda mengelola vendor dengan lebih efisien dan efektif. Setiap software memiliki fitur, kelebihan, dan kelemahan, sehingga Anda dapat memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis. 

1. Vendor Management System ScaleOcean

ScaleOcean adalah penyedia solusi vendor management system yang telah dipercaya ratusan klien untuk mengelola kerja sama perusahaan dengan vendor. All-in-one solution ini memudahkan Anda membandingkan produk serupa dari vendor yang berbeda. Sistem ini membantu Anda budget control dan memastikan proses pengadaan tetap sesuai dengan anggaran.

ScaleOcean menawarkan demo gratis yang bisa Anda coba untuk tahu lebih lanjut bagaimana sistem manajemen vendor dapat memberikan manfaat maksimal bagi Anda. 

Fitur-fitur unggulan yang dimiliki sistem dan meningkatkan efisiensi manajemen vendor Anda yaitu:

• Vendor portal: Memudahkan komunikasi langsung dengan vendor melalui platform terpusat. Vendor dapat mengakses dan memperbarui informasi sendiri sehingga mempercepat proses kolaborasi.

• Contract management: Pengelolaan kontrak dengan vendor menjadi lebih mudah. Sistem ini memberi pengingat otomatis terkait tenggat waktu perpanjangan kontrak.

• Order management: Semua pesanan pembelian dapat dikelola dalam satu sistem, sehingga Anda bisa melacak status pengiriman, persetujuan, hingga penerimaan barang.

• PR & PO management: Dari pembuatan permintaan pembelian (PR) hingga penerbitan purchase order (PO), semua bisa diotomatisasi.

• Vendor performance evaluation: Lacak kinerja vendor Anda dengan data yang jelas. Evaluasi vendor secara berkala dengan kriteria yang relevan.

2. Gatekeeper Software

Gatekeeper software adalah solusi yang berfokus pada pengelolaan kontrak dan hubungan vendor. Sistem ini dirancang untuk memberikan visibilitas dan kontrol penuh terhadap siklus hidup vendor.

Fitur-fitur dasar yang ditawarkan sistem ini antara lain:

• Manajemen kontrak otomatis

• Evaluasi kinerja vendor

• pelaporan dan analitik

Kelebihan

1. User interface yang intuitif dan mudah digunakan

2. Integrasi dengan berbagai platform seperti ERP dan CRM

3. Fitur automasi kontrak yang kuat

Kekurangan

1. Fitur pelaporan kurang fleksibel untuk perusahaan besar

2. Biaya yang tinggi untuk kebutuhan skala besar

3. Procurify Software

Procurify adalah sistem manajemen vendor berbasis cloud yang berfokus pada proses pengadaan dan manajemen vendor, serta memberikan visibilitas penuh atas anggaran dan pengeluaran perusahaan.

Fitur-fitur yang dimiliki Procurify adalah:

• Automasi pengadaan dan persetujuan

• Pelacakan pengeluaran real-time

• Manajemen inventaris

Kelebihan

1. Interface yang user-friendly

2. Baik untuk perusahaan skala kecil dan menengah

3. Fitur pelaporan anggaran yang kuat

Kekurangan

1. Integrasi dengan sistem lain cukup terbatas dibandingkan solusi lainnya

2. Fitur yang dimiliki terlalu dasar dan belum mencakup kebutuhan menyeluruh

4. Airbase Vendor Management Software

Airbase adalah platform pengelolaan keuangan yang juga menawarkan fitur manajemen vendor, terutama dalam hal pembayaran dan pengelolaan kontrak.

Fitur-fitur dasar yang ditawarkan Airbase mencakup:

• Pengelolaan pembayaran vendor

• Automasi pengeluaran dan faktur

• Integrasi dengan sistem akuntansi

Kelebihan

1. Lebih cocok untuk pengelolaan pembayaran vendor dan pengeluaran 

2. User interface yang mudah dipahami

3. Integrasi yang kuat dengan sistem akuntansi

Kekurangan

1. Terbatas pada fitur pengelolaan vendor di luar aspek pembayaran

2. Kurang ideal untuk perusahaan besar dengan kebutuhan pengelolaan vendor yang kompleks

5. Software Ncontracts

Rekomendasi berikutnya adalah software Ncontracts. Sistem ini menyediakan solusi manajemen risiko vendor yang kuat, sangat cocok untuk perusahaan yang memiliki persyaratan kepatuhan yang ketat.

Fitur-fitur dasar yang disediakan adalah:

• Manajemen risiko vendor

• Pelacakan kepatuhan regulasi

• Analisis kinerja vendor

Kelebihan

1. Lebih fokus pada manajemen risiko dan kepatuhan manajemen vendor

2. Memiliki fitur pelaporan risiko yang lengka dan mendalam

Kekurangan

1. Lebih cocok untuk industri yang sangat teregulasi

2. Fitur pengelolaan vendor kurang fleksibel

6. Sistem Manajemen Vendor Genuity

Genuity adalah vendor management system yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola kontrak vendor dan pemantauan kinerja dengan biaya yang lebih terjangkau.

Fitur-fitur dasar sistem ini adalah:

• Manajemen kontrak vendor

• Pemantauan dan pelaporan kinerja

• Pengelolaan anggaran

Kelebihan

1. Biaya penggunaan lebih terjangkau

2. Sangat cocok untuk efisiensi dan pengelolaan anggaran pengadaan

Kekurangan

1. Fitur cukup terbatas sehingga kurang cocok untuk perusahaan skala besar

2. Integrasi dengan platform lain lebih terbatas​

7. Software Onspring

Berikutnya, Onspring merupakan platform manajemen vendor yang menawarkan tools pelaporan dan otomasi untuk membantu perusahaan tetap terorganisir dalam pengelolaan vendor.

Untuk memaksimalkan cara kerjanya, Onspring dilengkapi fitur-fitur:

• Automasi alur kerja

• Pelaporan dan analitik kinerja vendor

• Manajemen kontrak dan risiko

Kelebihan

1. Memiliki fitur pelaporan dan analitik

2. Dapat dikustomisasi sesiao kebutuhan bisnis

Kekurangan

1. Biaya implementasi cukup tinggi untuk fitur premium

2. Cukup sulit untuk dipelajari oleh user baru

8. Aplikasi Venminder

Venminder adalah sistem manajemen vendor yang lebih berfokus pada manajemen risiko, sehingga sangat cocok untuk perusahaan yang membutuhkan tools untuk menjaga kepatuhan dengan standar industri dan regulasi.

Fitur-fitur dasar yang ditawarkan mencakup:

• Manajemen risiko vendor

• Pelaporan dan analitik kinerja vendor

• Pengelolaan dokumen vendor

Kelebihan

1. Lebih berfokus pada manajemen risiko dan kepatuhan

2. Dokumentais yang mendalam untuk pelacakan vendor

Kekurangan

1. Fitur pengelolaan vendor di luar manajemen risiko mungkin kurang

2. Biaya terbilang tinggi untuk perusahaan skala kecil

9. Software Vendor Management Beeline

Beeline menawarkan solusi komprehensif untuk mengelola tenaga kerja dan vendor, terutama untuk perusahaan yang sering berurusan dengan tenaga kerja kontrak.

Fitur-fitur dasar dari software vendor management Beeline yaitu:

• Pengelolaan tenaga kerja kontrak

• Pelacakan kinerja vendor

• Automasi proses pengadaan

Kelebihan

1. Sangat baik untuk manajemen vendor tenaga kerja kontrak

2. Integrasi yang baik dengan sistem HR

Kekurangan

1. Lebih fokus pada tenaga kerja konteak daripada vendor secara keseluruhan

2. Mungkin terlalu kompleks untuk perusahaan berskala kecil

10. SAP Fieldglass Software

SAP Fieldglass adalah sistem yang populer di kalangan perusahaan berskala besar untuk mengelola vendor dan tenaga kerja eksternal.

Untuk menunjang kinerja sistem, SAP Fieldglass memiliki fitur-fitur:

• Pengelolaan tenaga kerja eksternal

• Pelacakan kinerja vendor

• Automasi alur kerja dan kepatuhan

Kelebihan

1. Solusi yang komprehensif untuk perusahaan besar

2. Mudah terintegrasi dengan sistem SAP lainnya

Kekurangan

1. Biaya implementasi tinggi dan kompleks untuk bisnis kecil

2. Implementasi yang membutuhkan waktu cukup lama 

11. Software QuickBooks

QuickBooks dikenal sebagai perangkat lunak akuntansi, namun juga menawarkan fitur pengelolaan vendor yang sederhana. Sehingga lebih sesuai untuk kebutuhan pembuatan dan pengiriman faktur.

Fitur-fitur dasar yang dimiliki QuickBooks adalah:

• Manajemen faktur vendor

• Pelacakan pembayaran dan pengeluaran

• Integrasi dengan sistem akuntansi lainnya

Kelebihan

1. Mudah digunakan dan ideal untuk usaha kecil

2. Biaya terjangkau dan terintegrasi dengan baik dengan fitur akuntansi lainnya

Kekurangan

1. Fitur pengelolaan vendor sangat terbatas

2. Tidak cocok untuk perusahaan besar yang kompleks

12. Aplikasi Manajemen Vendor Tipalti

Tipalti adalah sistem manajemen vendor yang fokus pada pengelolaan pembayaran secara otomatis. Jadi, sangat ideal untuk perusahaan yang melakukan transaksi besar dengan banyak vendor.

Fitur-fitur dasar yang dimiliki antara lain:

• Automasi pembayaran vendor

• Pelacakan faktur dan pajak

• Manajemen kepatuhan global

Kelebihan

1. Cocok untuk perusahaan yang berurusan dengan pembayaran lintas negara

2. Automasi dalam manajemen faktur dan pembayaran

Kekurangan

1. Terbatas pada pengelolaan pembayaran dan faktur

2. Kurang ideal untuk manajemen vendor secara menyeluruh

13. Software Jaggaer

Jaggaer adalah solusi manajemen vendor dan pengadaan berbasis cloud, sangat populer di berbagai industri. Sistem ini dilengkapi dengan fitur-fitur seperti:

• Pengelolaan vendor dan kontrak

• Automasi pengadaan

• Pelaporan dan analitik

Kelebihan

1. Fitur komprehensif untuk pengelolaan vendor dan pengadaan

2. Terintegrasi dengan berbagai platform ERP

Kekurangan

1. Biaya implementasi yang tinggi untuk perusahaan kecil dan menengah

2. Proses implementasi yang memakan waktu lama

14.  Vendor Management System Precoro

Precoro adalah platform pengadaan yang dirancang untuk membantu usaha kecil hingga menengah mengelola vendor, pesanan, dan anggaran. Fitur-fitur yang dimiliki antara lain:

• Manajemen pengadaan dan pesanan

• Pelacakan pengeluaran

• Perbandingan penawaran vendor

Kelebihan

1. Mudah digunakan dan terjangkau

2. Fokus pada automasi pengadaan untuk usaha kecil

Kekurangan

1. Fitur terbatas untuk kebutuhan pengelolaan vendor yang lebih kompleks

2. Kurang ideal untuk perusahaan besar

15.  Sistem Manajemen Vendor Hive

Hive adalah platform manajemen proyek yang juga menawarkan fitur pengelolaan vendor dan kontrak, sangat cocok untuk tim yang berkolaborasi lintas departemen.

Fitur-fitur yang dimiliki sistem Hive di antaranya yaitu:

• Manajemen proyek dan vendor

• Pelacakan waktu dan anggaran

• Automasi alur kerja

Kelebihan

1. Fokus kuat pada kolaborasi tim dan proyek

2. Interface yang intuitif

Kekurangan

1. Fitur pengelolaan vendor kurang mendalam

2. Kurang ideal untuk perusahaan besar

Tips Memilih Vendor Management System yang Tepat

Selain memahami rekomendasi aplikasi e procurement terbaik, Anda juga perlu mempertimbangkan beberapa hal. Ini bukan hanya karena biaya implemenasi yang mahal, tapi juga berdampak pada operasional perusahaan secara menyeluruh. Berikut beberapa tips agar pemilihan sistem sesuai kebutuhan.

1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan

Langkah pertama yang tidak boleh dilewatkan adalah memahami kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Apakah perusahaan sering menghadapi kendala dalam mengelola kontrak, memilih vendor yang tepat, atau melacak pengiriman? Dengan mengidentifikasi area-area ini, Anda bisa lebih fokus mencari VMS yang menawarkan solusi untuk masalah tersebut.

2. Tinjau Fitur-fitur yang Tersedia

Setiap vendor management software memiliki serangkaian fitur yang berbeda, namun tidak semua akan sesuai kebutuhan Anda. Misalnya, jika pengelolaan kontrak menjadi tantangan utama, pastikan sistem memiliki fitur manajemen kontrak yang kuat dan otomatis. Jangan hanya terpaku pada fitur tambahan yang mungkin belum menjadi prioritas perusahaan.

3. Mampu Membandingkan Vendor secara Transparan

Sistem yang memungkinkan perbandingan vendor secara transparan akan sangat membantu dalam mengambil keputusan yang lebih objektif. Dengan adanya fitur ini, Anda bisa dengan mudah membandingkan harga, kualitas, dan kinerja vendor tanpa harus melakukan riset manual yang memakan waktu. 

4. Uji Skalabilitas dan Kemudahan Penggunaan

Jangan lupa untuk memastikan skalabilitas sistem. Jika perusahaan Anda tengah berkembang, apakah sistem ini dapat mengikuti kebutuhan yang terus meningkat? Selain itu, pastikan penggunaannya juga mudah untuk seluruh tim, tanpa memerlukan pelatihan yang panjang dan rumit.

5. Keamanan Data Vendor Terjamin

Dengan begitu banyak data sensitif yang terlibat, seperti informasi keuangan dan kontrak, vendor management software yang Anda pilih juga harus memiliki sistem keamanan yang kuat. Fitur seperti enkripsi data dan akses berbasis peran sangat penting untuk melindungi data dari akses yang tidak sah.

6. Uji Coba Demo Sistem

Sebelum Anda benar-benar berkomitmen, lakukan uji coba atau minta demo dari sistem yang Anda pertimbangkan. Ini akan memberikan gambaran langsung bagaimana sistem bekerja dalam pengelolaan vendor sehari-hari. Apakah fiturnya benar-benar membantu? Atau apakah alur kerjanya sesuai dengan kebutuhan tim Anda?

7. Dukungan Pasca Implementasi

Terakhir, jangan lupakan pentingnya dukungan setelah sistem diimplementasikan. Apakah vendor menyediakan layanan bantuan teknis yang memadai? Pastikan Anda memiliki akses ke support team yang siap membantu jika ada masalah atau jika Anda membutuhkan penyesuaian lebih lanjut setelah sistem berjalan.

Baca juga: Tahapan Sistem E Purchasing untuk Penuhi Kebutuhan Barang

Kesimpulan

Vendor management system adalah solusi efektif yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola hubungan dan kerja sama dengan vendor. Sistem ini memiliki fitur-fitur utama yang memudahkan pemilihan vendor, kontrol biaya, negosiasi harga, hingga manajemen kontrak.

Jika Anda sedang mencari sistem yang mampu mengelola vendor dengan lebih optimal, ScaleOcean menawarkan solusi yang dilengkapi fitur-fitur unggulan untuk mengakomodasi kebutuhan tersebut. Segera hubungi tim kami dan dapatkan demo gratis untuk tahu cara sistem kami mengoptimalkan manajemen vendor Anda!