Dengan adanya transformasi teknologi seperti sekarang, transparansi dalam operasional bisnis menjadi faktor untuk menciptakan kepercayaan dan membangun reputasi yang baik. Tidak terkecuali pada proses pengadaan. Pengadaan yang transparan tidak hanya memastikan bahwa perusahaan mendapatkan harga terbaik, tetapi juga membantu mencegah penyelewengan dan korupsi.

Untuk mencapai tujuan tersebut, banyak perusahaan mulai menyadari pentingnya penerapan e procurement. Melalui sistem ini, Anda dapat mengotomatisasi proses pengadaan, meningkatkan transparansi dan efisiensi dibandingkan dengan cara manual. Artikel ini akan membahas lebih detail tentang pentingnya transparansi pengadaan dalam bisnis, cara kerja e procurement, peran dan keuntungan lainnya dari implementasi teknologi ini.

1. Pentingnya Transparansi Pengadaan

Proses pengadaan, yang mencakup seleksi supplier barang, pembelian barang atau jasa, dan manajemen kontrak, merupakan bagian penting dari operasional bisnis. Transparansi dalam proses pengadaan ini sangat penting karena dapat memberikan sejumlah manfaat signifikan bagi perusahaan.

Transparansi pengadaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan. Dengan proses yang transparan, perusahaan dapat memastikan bahwa mendapatkan barang atau jasa dengan kualitas terbaik dengan harga yang paling kompetitif. Hal ini dapat membantu dalam menghemat biaya dan meningkatkan margin laba.

Selain itu, juga dapat membantu mencegah dan mendeteksi penyalahgunaan dan korupsi. Proses pengadaan yang tidak transparan dapat membuka peluang untuk praktik tidak etis, seperti penyalahgunaan wewenang, nepotisme, dan suap. Dengan transparansi, setiap langkah dalam proses pengadaan dapat dilacak dan diaudit, sehingga meminimalkan risiko penyalahgunaan dan korupsi.

Tidak hanya itu, transparansi juga membangun kepercayaan dengan pemasok dan pelanggan. Pemasok akan lebih percaya dan lebih mau bekerja sama dengan perusahaan yang proses pengadaannya jelas dan adil. Sementara itu, pelanggan juga akan lebih percaya kepada perusahaan yang mendapatkan barang dan jasa dari pemasok yang memenuhi standar kualitas dan etika.

Terakhir, transparansi pengadaan dapat memperkuat reputasi perusahaan. Perusahaan yang dapat menunjukkan transparansi dalam proses pengadaannya akan dipandang sebagai perusahaan yang etis dan bertanggung jawab, yang dapat meningkatkan reputasi dan nilai perusahaan dari berbagai pihak bersangkutan.

2. Pahami E Procurement dan Cara Kerjanya

Sistem e procurement atau pengadaan elektronik adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan melalui sistem digital atau online. Teknologi ini membantu bisnis mengotomatisasi dan mempercepat proses pengadaan. Mulai dari pencarian dan seleksi pemasok, pemesanan, hingga manajemen kontrak dan pembayaran.

E procurement memiliki beberapa komponen utama, termasuk e tendering, e purchasing, e sourcing, e auctions, dan supplier management. Berikut adalah penjelasan singkat tentang bagaimana setiap komponen ini bekerja.

• E tendering: Proses ini melibatkan penggunaan sistem untuk mengirim dan menerima dokumen tender. Hal ini membantu untuk mencapai pasar yang lebih luas dan menerima penawaran dari sejumlah pemasok yang berbeda.

• E purchasing: Sistem ini melakukan pembelian barang dan jasa secara online. Implementasinya membantu perusahaan untuk melacak pesanan, memantau pengiriman, dan mengelola faktur dan pembayaran secara efisien. 

• E sourcing: Penggunaan teknologi untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pemasok yang potensial. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bekerja sama dengan pemasok yang memenuhi standar kualitas.

• E auctions: Proses yang memudahkan perusahaan menerima penawaran harga dari sejumlah pemasok secara real-time. Sehingga Anda bisa mendapatkan harga terbaik untuk barang atau jasa yang diperlukan.

• Supplier management: Teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola hubungan dengan pemasok secara efektif. Aspeknya bisa mencakup penilaian kinerja pemasok hingga penyelesaian masalah dan penegosiasian kontrak.

3. Peran E Procurement di Transparansi Pengadaan

Dengan berbagai komponen utama yang dimiliki, sistem ini akan membantu Anda dalam memaksimalkan transparansi proses pengadaan. Berikut beberapa perannya ketika Anda memutuskan mengimplementasikan dalam operasional bisnis.

a. Automasi Proses Pengadaan

Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses pengadaan. Mulai dari pencarian pemasok, penyelesaian kontrak, hingga pembayaran. Automasi ini dapat mengurangi risiko yang dilakukan secara manual dan memastikan bahwa setiap langkah dalam proses pengadaan tercatat dengan akurat, sehingga meningkatkan transparansi.

b. Pelacakan Real-Time

Selain itu, juga membantu pelacakan real-time dari setiap tahap dalam proses pengadaan. Hal ini membantu Anda untuk melihat status pesanan, pembayaran, dan pengiriman barang atau jasa pada saat yang sama, sehingga memastikan bahwa tidak ada kegiatan yang terlewatkan atau tidak tercatat.

c. Meningkatkan Akses Informasi

Tidak hanya itu, teknologi ini juga membantu semua pihak, termasuk manajemen perusahaan, karyawan, pemasok, dan auditor, untuk mengakses informasi yang relevan tentang proses pengadaan. Sehingga seluruh orang memiliki gambaran yang jelas dan lengkap tentang proses pengadaan.

d. Mengurangi Risiko Korupsi dan Penyalahgunaan

Dengan sistem e procurement, setiap transaksi dan kegiatan pengadaan dapat dilacak dan diaudit. Hal ini membuat proses pengadaan menjadi lebih transparan dan dapat mencegah serta mendeteksi potensi korupsi atau penyalahgunaan.

e. Memfasilitasi Audit & Kepatuhan

Selain itu, software pembelian online juga mempermudah proses audit dan memastikan kepatuhan terhadap hukum dan regulasi yang berlaku. Seluruh data dan informasi yang diperlukan untuk audit dapat diakses dengan mudah, membuat proses audit menjadi lebih cepat dan efisien.

f. Membangun Kepercayaan 

Transparansi yang ditingkatkan melalui penerapan e procurement dapat membantu membangun kepercayaan dengan pemasok dan pelanggan. Ketika pihak tersebut dapat melihat bahwa proses pengadaan dilakukan dengan cara yang adil, transparan, dan efisien, maka akan lebih percaya dan mau bekerja sama dengan perusahaan dalam jangka waktu yang panjang.

4. Keuntungan Lainnya dari E Procurement

Implementasi sistem ini tidak hanya meningkatkan transparansi. Namun juga peningkatan efisiensi. Proses pengadaan dapat menjadi sangat kompleks dan memakan waktu, melibatkan banyak langkah, dari pencarian dan seleksi pemasok, negosiasi harga dan kontrak, hingga pengiriman dan pembayaran. Dengan mengotomatisasi proses tersebut, software ini dapat mempercepat pengadaan dan mengurangi beban kerja administratif.

Selain itu, juga dapat membantu penghematan biaya yang signifikan. Caranya dengan membandingkan penawaran dari berbagai pemasok secara mudah dan cepat, sehingga perusahaan dapat memilih supplier dengan harga terbaik. Selain itu, dengan mempercepat proses pengadaan dan mengurangi kesalahan, sistem ini juga dapat mengurangi biaya yang terkait dengan penundaan dan pemborosan.

Dengan melacak dan mendokumentasikan setiap langkah dalam proses pengadaan, e procurement memungkinkan perusahaan mematuhi hukum dan regulasi yang berlaku. Selain itu, dengan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap proses pengadaan, juga dapat membantu perusahaan mengidentifikasi dan mengelola risiko dengan lebih baik.

5. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa e procurement adalah teknologi yang membantu mengotomatisasi dan mempercepat proses pengadaan. Dengan berbagai komponen utamanya seperti e-tendering, e-purchasing, e-sourcing, e-auctions, dan supplier management, sistem ini akan menghasilkan efisiensi dan transparansi yang lebih baik dalam proses pengadaan.

Tidak hanya menguntungkan dalam hal transparansi pengadaan, namun juga penghematan biaya, menjaga hubungan yang lebih baik dengan pemasok, dan manajemen risiko yang lebih baik. Oleh karena itu, Anda perlu mulai untuk mempertimbangkan implementasi teknologi ini agar proses operasional bisnis terutama pengadaan barang berjalan dengan efektif dan transparan.