Pengadaan atau procurement merupakan proses penting dalam setiap sektor bisnis, termasuk industri manufaktur. Dalam konteks ini, pengadaan merujuk pada proses pengadaan bahan baku, komponen, dan layanan yang diperlukan untuk produksi. Proses ini sering kali menjadi tantangan karena kompleksitasnya. Padahal, perusahaan manufaktur yang memiliki alur pembelian efektif dan efisien dapat meningkatkan produktivitas dan profitabilitas.

Pentingnya mengoptimalkan alur manufacturing procurement tidak bisa diabaikan. Dengan proses yang dioptimalkan, Anda dapat memastikan bahwa perusahaan memperoleh bahan baku dengan kualitas terbaik, dengan harga yang kompetitif, dan dalam waktu yang tepat. Ini juga akan membantu Anda dalam mengurangi risiko dan meningkatkan efisiensi. Sekarang, mari kita lihat beberapa aspek penting dalam alur pengadaan di manufaktur dan cara mengoptimalkannya.

1. Tahapan Penting Manufacturing Procurement

Proses procurement di industri manufaktur melibatkan beberapa tahapan penting. Nah, memahami setiap alur dalam proses pengadaan ini sangat penting bagi Anda agar bisa memastikan efisiensi dan efektivitas setiap proses. Berikut adalah tahapan utama yang harus dilalui dalam alur pembelian di bisnis manufaktur.

a. Identifikasi Kebutuhan

Di tahap ini, perusahaan harus menentukan apa saja jenis barang yang dibutuhkan, berapa banyak jumlahnya, dan kapan digunakannya. Identifikasi ini harus dilakukan berdasarkan perencanaan produksi dan proyeksi penjualan untuk memastikan kebutuhan dapat dipenuhi tepat waktu dan dalam jumlah yang tepat.

b. Pemilihan Pemasok

Setelah Anda mengetahui informasi akurat tentang kebutuhan bisnis, sekarang saatnya untuk mencari dan memilih pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Tahap ini melibatkan penilaian kualitas, harga, dan keandalan supplier. Perusahaan manufaktur harus memastikan bahwa pemasok yang mereka pilih dapat memenuhi kebutuhan mereka dalam hal kualitas, harga, dan waktu pengiriman. 

Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi dan seleksi supplier barang, seperti analisis SWOT, metode skoring, dan benchmarking. Teknik-teknik ini dapat membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang tepat dan memastikan bahwa mereka bekerja dengan pemasok yang terbaik.

c. Pemesanan Barang

Tahap ketiga pada manufacturing procurement adalah perusahaan membuat blanket order dan mengirimkan permintaan pesanan kepada pemasok. Dokumen ini harus mencakup detail tentang apa yang dipesan, berapa banyak, dan kapan barang tersebut harus dikirimkan. Jika ada kendala, dokumen ini bisa membantu Anda dalam memantau proses pemenuhan kebutuhan barang.

d. Penerimaan dan Verifikasi Barang

Setelah barang dikirimkan oleh pihak supplier dan diterima oleh purchasing staff, perusahaan perlu memverifikasi bahwa barang yang diterima sesuai dengan apa yang dipesan. Jika ada ketidaksesuaian, perusahaan harus menghubungi pemasok untuk menyelesaikan masalah tersebut. Jika sudah benar, maka bisnis Anda perlu melakukan pembayaran ke supplier. Pembayaran harus dilakukan sesuai dengan syarat dan kondisi yang telah disepakati.

2. Tantangan Procurement di Industri Manufaktur

Sebagai salah satu proses bisnis yang krusial, proses pengadaan di industri manufaktur tidak lepas dari berbagai tantangan. Pertama, perubahan tiba-tiba dalam permintaan bisa menjadi tantangan serius, penyebabnya biasanya adalah pasar yang dinamis dan perubahan kebutuhan konsumen. Hal ini akan berakibat pada tidak stabilnya kebutuhan perusahaan akan bahan baku atau komponen. Untuk mengatasinya, bisnis Anda harus mampu beradaptasi dan merespons segala perubahan dengan cepat.

Volatilitas harga bahan baku juga seringkali menjadi tantangan dalam proses pengadaan. Fluktuasi harga ini dapat disebabkan oleh berbagai faktor, seperti perubahan kondisi pasar, kurs mata uang, atau isu lingkungan dan sosial. Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan perlu memiliki strategi pengadaan yang efektif dan fleksibel. Serta kemampuan negosiasi harga dan kontrak yang cerdas.

Selain itu, isu kualitas dari pemasok juga menjadi permasalahan lain di manufacturing procurement. Kualitas barang yang tidak konsisten atau tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan bisa berdampak pada kualitas produk akhir dan reputasi perusahaan. Untuk itu, perlu ada sistem penilaian dan audit pemasok yang ketat dan teratur.

Tantangan lainnya adalah manajemen risiko. Ada banyak risiko yang bisa muncul dalam proses pembelian, seperti risiko keterlambatan pengiriman, kegagalan pemasok, dan risiko hukum dan regulasi. Perusahaan harus memiliki strategi manajemen risiko yang baik untuk bisa mengidentifikasi, menganalisis, dan mengatasi risiko-risiko ini.

Menghadapi tantangan-tantangan ini membutuhkan strategi dan solusi yang tepat. Perusahaan harus memiliki pemahaman yang baik tentang seluruh proses purchasing, kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan, dan teknologi yang tepat untuk mendukung proses ini. Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan bahwa proses pengadaan berjalan dengan lancar dan efisien, meski dihadapkan dengan berbagai tantangan.

3. Cara Mengoptimalkan Manufacturing Procurement

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses manufacturing procurement memerlukan strategi yang tepat dan perlu dilakukan secara terus-menerus. Berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengoptimalkan proses pengadaan di industri manufaktur.

Pertama, penting untuk melakukan digitalisasi dan otomatisasi proses. Dengan menerapkan sistem e procurement, perusahaan dapat mengotomatiskan banyak tugas manual, mengurangi kesalahan, dan mempercepat proses. Ini juga memungkinkan Anda untuk memiliki visibilitas yang lebih baik atas seluruh proses pembelian, yang pada gilirannya dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan dan manajemen risiko.

Kedua, perusahaan harus berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan keterampilan tim pembelian. Tim yang terampil dan berpengetahuan akan dapat melakukan proses dengan lebih efisien dan efektif, serta lebih mampu beradaptasi dengan segala perubahan atau tantangan yang mungkin muncul ke depannya.

Ketiga, bisnis manufaktur Anda perlu berfokus pada peningkatan hubungan dengan supplier. Hubungan yang baik dengan pemasok dapat mengarah pada peningkatan kualitas, keandalan pengiriman, dan kemungkinan mendapatkan harga yang lebih baik. Untuk itu, perusahaan perlu berinvestasi dalam komunikasi, negosiasi, dan kerja sama yang baik dengan pemasok.

Terakhir, perusahaan harus terus berusaha untuk meningkatkan dan menyempurnakan proses pengadaan. Ini dapat dilakukan dengan melakukan review dan audit secara teratur, serta berkomitmen untuk melakukan peningkatan berkelanjutan. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa proses pembelian tetap relevan dan efisien di tengah perubahan dan perkembangan pasar.

4. Pentingnya Penerapan Software Procurement

Memasuki era digital, penggunaan teknologi dalam berbagai aspek bisnis menjadi semakin penting. Salah satu teknologi yang berpotensi mengubah cara kerja pengadaan adalah software e procurement. Penerapan sistem ini dapat mendigitalkan dan otomatiskan berbagai aspek proses pembelian, mulai dari pemilihan pemasok hingga penerimaan barang.

Fitur di e purchasing software sangatlah lengkap, salah satunya adalah fitur yang bisa membantu Anda mengevaluasi dan memilih pemasok dengan lebih efektif. Algoritma yang canggih dapat menghitung berbagai faktor seperti harga, kualitas, dan kemampuan mereka dalam memenuhi permintaan baran Anda. Sehingga, proses pemilihan supplier menjadi lebih objektif dan transparan.

Selain itu, software automasi pembelian ini juga dapat membantu dalam manajemen pesanan. Aplikasi ini dapat melacak seluruh pesanan dan memberikan peringatan jika ada kemungkinan penundaan atau masalah lainnya. Akibatnya, perusahaan akan memiliki kontrol yang lebih besar atas proses pembelian dan memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan preventif sebelum masalah menjadi serius.

Aplikasi satu ini juga penting dalam manajemen risiko di pengadaan Anda. Dengan fitur analisis data yang canggih, software ini dapat mengidentifikasi pola dan tren yang mungkin menunjukkan risiko potensial. Dengan demikian, perusahaan dapat mengambil tindakan untuk menghindari atau memitigasi risiko tersebut sebelum mereka mempengaruhi operasi bisnis.

Dengan manfaat yang ditawarkan, penerapan software procurement menjadi keharusan bagi perusahaan manufaktur yang ingin meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan mereka. Dengan bantuan teknologi ini, perusahaan dapat mengubah cara mereka menjalankan tahapan pembelian, terutama dalam menghasilkan penghematan waktu dan biaya yang signifikan.

5. Kesimpulan

Secara keseluruhan, manufacturing procurement memiliki proses yang sangat kompleks. Ada berbagai tahapan dan tantangan yang terlibat, namun dengan pemahaman yang baik tentang proses ini dan langkah-langkah yang tepat untuk mengoptimalkannya, perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensinya dan memastikan hasil terbaik.

Untuk memaksimalkan efisiensi proses pembelian Anda, terapkan Software Procurement ScaleOcean. Dengan teknologi canggih dan fitur-fitur yang dirancang khusus untuk industri manufaktur, kami dapat membantu Anda mengotomatisasi proses, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan visibilitas seluruh proses pengadaan. Hubungi tim ScaleOcean hari ini dan temukan bagaimana kami dapat membantu Anda mengoptimalkan pembelian!