Pengelolaan barang pada bisnis ritel perlu diperhatikan agar produk dapat sampai ke konsumen dalam kondisi yang baik. Sistem FIFO (First In, First Out) bisa menjadi alternatif metode untuk dipertimbangkan. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa produk yang telah ada di gudang lebih lama dapat terdistribusi dengan lancar, mengurangi risiko penumpukan stok yang tidak terjual, dan mempercepat perputaran persediaan.

Penerapan sistem FIFO di bisnis ritel memerlukan pengaturan gudang yang baik dan sistem pelacakan yang efisien. Pada artikel ini akan dibahas lebih detail konsep FIFO dan kelebihan serta kekurangannya pada bisnis ritel. Dijelaskan juga beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk memastikan sistem ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

1. Pengertian Sistem FIFO

Sistem First In, First Out, adalah metode pengelolaan persediaan yang menekankan pentingnya menjual produk berdasarkan urutan kedatangannya. Dalam pelaksanaannya, produk yang masuk ke gudang atau area penyimpanan lebih awal akan dijual terlebih dahulu. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa produk yang telah ada di gudang lebih lama dapat dikelola dengan lancar, sehingga mengurangi risiko penumpukan stok dan mempercepat perputaran persediaan.

Dalam menerapkan sistem FIFO, Anda harus mengatur gudang dengan baik. Tujuannya agar produk yang masuk lebih awal mudah diakses dan dijual. Untuk mengimplementasikannya, ada beberapa hal yang diperhatikan. Seperti melibatkan penataan produk secara sistematis dan pelabelan yang jelas mengenai tanggal kedatangan. Penerapan sistem FIFO tidak hanya mengurangi risiko penumpukan persediaan, tetapi juga memudahkan pelacakan produk dan membantu bisnis dalam mengelola aliran kas dengan lebih efisien.

2. Kelebihan Sistem FIFO

Sebagai sistem yang sering digunakan dalam manajemen gudang, FIFO memiliki beberapa kelebihan. Berikut akan dibahas lebih lanjut kelebihan penerapan metode tersebut terutama pada bisnis ritel Anda.

a. Efisiensi Persediaan

Dengan menjual produk menggunakan sistem FIFO, Anda mampu memastikan bahwa produk yang telah ada di gudang lebih lama dapat segera dikeluarkan. Dengan cara ini, maka risiko penumpukan stok yang tidak terjual akan berkurang. Selain itu, juga terjadi perputaran persediaan yang lebih cepat. Sebagai hasilnya, bisnis ritel dapat mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan dan mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu, sehingga meningkatkan profitabilitas.

b. Mengurangi Risiko Kerusakan

Sistem FIFO juga membantu mengurangi risiko kerusakan produk, terutama untuk barang yang memiliki umur simpan terbatas. Melalui cara ini, bisnis Anda akan menjual produk yang masih dalam kondisi baik dan tidak rusak. Hal ini mengurangi jumlah barang yang harus dibuang atau dikembalikan karena rusak atau tidak layak jual, sehingga mengurangi kerugian dan mempertahankan reputasi bisnis.

c. Memudahkan Pelacakan Produk

Penerapan sistem ini juga memudahkan pelacakan produk, karena bisnis ritel akan lebih mudah melacak produk yang dijual dan mengetahui produk mana yang harus dijual terlebih dahulu. Dengan sistem manajemen inventory yang efisien, Anda dapat menghindari kekeliruan dalam penjualan produk, serta mengelola inventaris dengan lebih baik. Selain itu, pelacakan produk yang baik juga memungkinkan untuk merespon dengan cepat terhadap permintaan pelanggan dan memenuhi kebutuhan mereka secara efektif.

3. Kekurangan Sistem FIFO

Meski demikian, sistem FIFO juga memiliki kekurangan dalam penerapannya. Hal ini perlu Anda pertimbangkan agar tetap mengefisienkan kinerja bisnis terutama pada proses manajemen gudang. Berikut beberapa pembahasan detail tentang kekurangan metode tersebut. 

a. Tidak Cocok Untuk Semua Jenis Produk

Beberapa produk, seperti barang elektronik atau barang yang tidak memiliki tanggal kadaluarsa, mungkin tidak memerlukan pengelolaan persediaan berdasarkan urutan kedatangan. Sebagai contoh, barang elektronik bisa jadi mengalami perubahan teknologi yang cepat, sehingga penerapan sistem FIFO bisa menyebabkan produk yang lebih baru terlantar di gudang. Dalam kasus seperti ini, bisnis ritel harus mencari metode pengelolaan persediaan alternatif yang lebih sesuai dengan karakteristik produk yang dijual.

b. Kesulitan dalam Implementasi

Untuk menerapkan sistem ini secara efektif, Anda membutuhkan pengaturan gudang yang baik dan sistem pelacakan yang efisien. Pengaturan gudang yang rapi dan sistematis memungkinkan produk yang masuk lebih awal untuk dijual terlebih dahulu. Namun, hal ini bisa menjadi tantangan bagi bisnis ritel dengan ruang penyimpanan yang terbatas atau sistem informasi yang kurang memadai. Tidak hanya itu, pelatihan karyawan dan pengawasan yang ketat juga diperlukan untuk memastikan keberhasilan implementasi dalam pengelolaan barang.

4. Penerapan FIFO di Bisnis Ritel

Sebelum menerapkan sistem FIFO ke bisnis ritel Anda, ada baiknya memperhatikan beberapa langkah berikut ini agar manajemen barang lebih optimal. Beberapa hal-hal yang bisa Anda perhatikan dan siapkan antara lain:

a. Mengidentifikasi Produk

Produk yang memiliki umur simpan terbatas, seperti makanan dan minuman, makeup, dan obat-obatan, umumnya sangat sesuai untuk menggunakan sistem FIFO. Dengan mengetahui produk mana yang cocok, bisnis ritel dapat fokus pada pengelolaan persediaan yang efektif dan mengurangi risiko kerugian akibat produk yang rusak atau kadaluarsa.

b. Mengatur Ruang Penyimpanan

Langkah selanjutnya adalah mengatur ruang penyimpanan agar sistem FIFO dapat diimplementasikan dengan baik. Tata letak gudang harus disesuaikan sehingga produk yang masuk lebih awal mudah diakses dan dijual. Pastikan produk yang baru datang tidak menghalangi akses ke produk yang sudah ada di gudang. Pastikan pula produk disusun secara sistematis, dengan pelabelan yang jelas mengenai tanggal kedatangan. Tujuannya agar karyawan mudah mengidentifikasi produk mana yang harus dijual terlebih dahulu.

c. Pelacakan Produk

Langkah terakhir dalam penerapan metode ini adalah melacak produk yang dijual. Gunakan sistem pelacakan yang efisien untuk memantau produk yang dijual. Sistem pelacakan yang baik akan memungkinkan Anda untuk menghindari kekeliruan dalam penjualan produk, mengelola inventaris dengan lebih baik, dan merespon dengan cepat terhadap permintaan pelanggan. 

Anda bisa mempertimbangkan menggunakan software​ ERP yang memastikan semua proses bisnis terotomasi bahkan secara real-time. Dalam jangka panjang, penerapan sistem FIFO yang efektif akan meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi risiko kerugian, dan menjaga loyalitas pelanggan.

5. Kesimpulan

Sistem FIFO atau First In, First Out menjadi metode yang cocok digunakan pada produk yang berfokus di urutan kedatangannya. Metode ini memastikan bahwa produk yang sudah ada di gudang lebih lama dijual sebelum produk yang baru masuk, mengurangi risiko kerugian akibat produk yang kadaluarsa atau rusak karena penyimpanan yang terlalu lama. 

Untuk mendukung implementasi metode ini, Anda bisa mempertimbangkan pilihan software retail terbaik di Indonesia yang dirancang khusus untuk mengelola inventaris dan memfasilitasi pengawasan produk dengan lebih efektif. Namun, metode ini juga memiliki kekurangan, seperti tidak cocok untuk semua jenis produk dan kesulitan dalam implementasinya.

Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk memperhatikan beberapa hal sebelum memutuskan menggunakan FIFO. Di antaranya mengidentifikasi produk yang cocok, mengatur ruang penyimpanan, dan melacak produk yang dijual. Dengan penerapan sistem FIFO yang efektif, bisnis ritel dapat mengurangi biaya penyimpanan, dan menjaga reputasi perusahaan karena berusaha menjual produk yang berkualitas.