Di era digital ini, teknologi telah berperan penting dalam mengubah cara perusahaan menjalankan operasional. Salah satu teknologi yang semakin populer dan banyak digunakan adalah cloud procurement. Teknologi ini mampu menciptakan solusi yang efisien, fleksibel, dan scalable untuk pengelolaan pengadaan.

Namun, mungkin masih banyak perusahaan yang belum sepenuhnya memahami manfaat dari sistem tersebut. Beberapa masih ragu untuk beralih dari sistem tradisional. Atau merasa bingung dengan berbagai pilihan yang tersedia di pasar. Artikel ini bertujuan untuk menjelaskan lima alasan mengapa bisnis perlu beralih ke pengadaan berbasis digital, serta memberikan beberapa tips untuk memilih sistem yang tepat.

1. Mengendalikan Operasional Bisnis

Sistem cloud procurement dirancang untuk mempermudah dan mengendalikan operasional bisnis. Keuntungan utama dari sistem ini adalah kemampuannya untuk memusatkan proses yang berkaitan dengan pengadaan. Sehingga perusahaan dapat melacak, mengelola, dan mengontrol proses pengadaan dengan lebih efisien dan efektif.

Salah satu contoh implementasinya yaitu dalam proses pembelian. Misalnya, perusahaan dapat melacak permintaan pembelian, pesanan, hingga penerimaan barang dalam satu sistem. Cara ini tidak hanya mempermudah proses pengadaan secara keseluruhan, tetapi juga membantu dalam memastikan akurasi dan transparansi, mengurangi risiko, dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk beradaptasi dengan cepat. Apabila terjadi permasalahan dalam rantai pasokan, sistem mendeteksi dan memberikan pemberitahuan secara real-time. Sehingga Anda dapat segera mengetahui dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk meminimalkan dampaknya.

2. Mudah Terintegrasi dengan Sistem Lain

Sistem ini dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh perusahaan. Misalnya sistem manajemen gudang (Warehouse Management System), sistem manajemen hubungan pelanggan (Customer Relationship Management), atau sistem manajemen rantai pasokan (Supply Chain Management).

Cara ini memungkinkan Anda untuk membuat ekosistem digital yang saling berkesinambungan. Misalnya, ketika ada perubahan dalam pesanan pelanggan, sistem cloud procurement dapat secara otomatis memperbarui sistem manajemen gudang. Oleh karena itu, stok dan inventaris dapat diatur dan dikelola dengan lebih tepat dan efisien.

Selain itu, integrasi ini juga membantu dalam memperbaiki koordinasi dan komunikasi antar departemen. Data yang dihasilkan dari sistem procurement dapat dengan mudah dibagikan ke departemen lain. Seperti keuangan, penjualan, atau logistik. Dengan demikian, setiap departemen dapat mendapatkan akses ke data yang akurat dan terkini, yang sangat penting dalam pengambilan keputusan bisnis yang cepat dan tepat.

3. Membantu Kolaborasi Tim

Teknologi ini juga berperan penting dalam mendukung kolaborasi tim. Dengan sistem ini, anggota tim dari berbagai lokasi dapat berbagi informasi dan bekerja sama dengan lebih efisien. Fitur ini sangat relevan, khususnya di era digital seperti saat ini.

Contohnya dalam proses persetujuan pembelian. Anggota tim dari departemen yang berbeda dapat melihat, merevisi, dan menyetujui permintaan pembelian secara bersamaan. Hal ini tidak hanya mempercepat proses persetujuan, tetapi juga membantu memastikan setiap keputusan dibuat berdasarkan informasi yang lengkap dan akurat.

Selain itu, sistem ini juga membantu dalam meningkatkan komunikasi dan koordinasi antar tim. Misalnya, jika ada masalah dengan rantai pasokan, tim pengadaan dapat dengan mudah berbagi informasi ini dengan tim lain yang terkait, seperti tim produksi atau penjualan. Dengan demikian, setiap tim dapat segera merespons dan menyesuaikan rencana.

4. Mendapatkan Visibilitas Menyeluruh

Salah satu keuntungan besar dari cloud procurement adalah peningkatan visibilitas. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki gambaran menyeluruh tentang proses pengadaan. Mulai dari permintaan awal hingga penyerahan produk. Dengan visibilitas ini, Anda dapat memastikan bahwa semua proses berjalan dengan lancar dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Selain itu, sistem ini juga memberikan informasi yang detail tentang data pengadaan. Misalnya, perusahaan dapat melihat tren dalam data. Seperti produk mana yang paling sering dipesan atau pemasok mana yang paling sering digunakan. Dengan informasi ini, Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan strategis.

Tidak hanya itu, visibilitas ini juga sangat penting dalam hal kepatuhan dan audit. Dengan mentransformasi bisnis ke digital, Anda dapat dengan mudah melacak dan melaporkan setiap transaksi. Aspek tersebut sangat penting dalam memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal dan regulasi eksternal. Dengan demikian, dapat membantu perusahaan dalam memastikan kepatuhan dan mengurangi risiko.

5. Peningkatan Keamanan Data

Melalui teknologi tersebut, data perusahaan disimpan di server yang aman dan dilindungi oleh berbagai langkah keamanan. Seperti enkripsi dan autentikasi dua faktor. Hal ini membantu perusahaan untuk melindungi data sensitif dan mencegah akses yang tidak sah. Misalnya dengan memberikan notifikasi secara real-time memudahkan Anda untuk mengetahui adanya aktivitas mencurigakan.

Selain itu, sistem ini juga memiliki fitur pemulihan data. Jika ada masalah, seperti kerusakan server atau serangan cyber, perusahaan dapat dengan cepat memulihkan data. Dengan memiliki sistem pemulihan data yang efektif, Anda dapat menjaga keberlanjutan proses pemenuhan kebutuhan barang.

6. Tips Memilih Cloud Procurement

Pertama, Anda harus mempertimbangkan kebutuhan dan tujuan bisnis. Artinya, Anda harus memahami apa yang diharapkan dari sistem e procurement. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Sehingga sistem yang dicari juga yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Dengan memahami hal ini, Anda akan lebih mudah menentukan fitur yang diperlukan.

Selanjutnya, mempertimbangkan fitur dan fungsi dari sistem. Misalnya, jika perusahaan ingin meningkatkan visibilitas, maka harus memilih sistem yang memiliki fitur pelaporan dan analisis yang kuat. Atau, jika ingin meningkatkan kolaborasi tim, harus memilih sistem yang memiliki fitur yang mendukung kerja sama tim.

Tidak kalah penting, perusahaan harus mempertimbangkan faktor keamanan. Berarti Anda harus memastikan bahwa sistem tersebut memiliki langkah-langkah keamanan untuk melindungi data perusahaan. Anda juga harus mempertimbangkan bagaimana sistem ini mengelola pemulihan data. Tujuannya untuk memastikan bahwa sistem dapat memulihkan data mereka jika terjadi masalah.

Pertimbangkan juga dukungan dan layanan pelanggan. Anda harus memastikan bahwa vendor procurement dapat memberikan dukungan yang diperlukan jika ada masalah atau pertanyaan. Pastikan pula bahwa penyedia layanan memberikan fasilitas pelatihan kepada karyawan untuk memaksimalkan pemahaman dalam menggunakan sistem tersebut.

7. Kesimpulan

Cloud procurement sangat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan operasional bisnis. Dengan kemampuan untuk diintegrasikan ke sistem, kemudahan dalam kolaborasi tim, memberikan visibilitas menyeluruh, dan meningkatkan keamanan data, teknologi ini menawarkan banyak keuntungan yang dapat membantu perusahaan menjadi lebih efisien dan kompetitif.

Namun, dalam pemilihannya perusahaan harus mempertimbangkan berbagai faktor. Termasuk kebutuhan, fitur dan fungsi sistem, faktor keamanan, dan dukungan layanan pelanggan. Dengan pemilihan yang tepat, sistem ini akan dapat menjadi alat yang kuat untuk mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis.