Bayangkan situasi dimana barang di gudang terus bergerak masuk dan keluar dengan cepat.  Untuk menjamin kelancaran operasional perusahaan, keakuratan stok sangat penting. Kesalahan dalam perhitungan dapat berdampak langsung pada keuntungan perusahaan.

Inilah peran penting inventory control, memastikan setiap barang di gudang terkelola dengan baik, sehingga stok selalu akurat dan bisnis Anda terhindar dari risiko kerugian karena kesalahan manajemen persediaan.

Dengan pengendalian inventory yang baik, perusahaan dapat memantau pergerakan barang secara real-time, mengurangi risiko kesalahan manual, dan memastikan stok selalu dalam jumlah yang tepat. Proses ini tidak hanya membantu menghindari kelebihan atau kekurangan stok, tetapi juga menjaga efisiensi operasional dan meminimalkan biaya penyimpanan. 

Tanpa sistem pengendalian stok yang efektif, bisnis berisiko mengalami masalah serius seperti keterlambatan pengiriman, penurunan kepuasan pelanggan, hingga kerugian finansial yang tidak diinginkan.

Apa itu Inventory Control di Gudang

Inventory control adalah sistem atau prosedur yang diterapkan untuk memonitor, mengatur, dan memastikan ketersediaan stok barang dalam gudang sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan. Inventory control melibatkan pemantauan stok secara real-time, perhitungan berkala, dan teknologi untuk mengurangi kesalahan manual, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya, menghindari kehabisan stok, dan mencegah kerugian akibat barang yang menumpuk.

Pengendalian inventory tidak hanya sebatas menghitung jumlah fisik barang dalam persediaan, tetapi juga berkaitan dengan identifikasi stok barang, kecepatan perputaran barang, pemahaman mengenai barang yang paling banyak dijual, dan prediksi kapan waktu yang tepat untuk melakukan pembelian berikutnya. 

Selain itu, untuk memastikan pengendalian inventory berjalan dengan baik, dibutuhkan pendekatan yang sistematis yang didukung dengan teknologi informasi dan analisis data untuk menghadapi berbagai tantangan pengelolaan gudang. Seperti fluktuasi permintaan pasar, kesalahan dalam pencatatan, atau gangguan dalam rantai pasok yang dapat menjadi hambatan efektifitas pengelolaan stok. 

Tugas Inventory Control di Gudang

Inventory control memiliki peran penting dalam kegiatan operasional pergudangan, salah satunya memastikan stok barang selalu tersedia dalam jumlah yang tepat. Tugas utamanya meliputi.

1. Memastikan Ketersediaan Barang

Pengendalian stok yang baik tidak hanya memastikan bahwa barang tersedia sesuai kebutuhan, tetapi juga mempertimbangkan tren permintaan dan fluktuasi musiman. 

Dengan memanfaatkan data historis dan analisis permintaan, perusahaan dapat melakukan pemesanan ulang atau reordering pada waktu yang tepat, sehingga menjaga level stok tetap optimal tanpa menimbulkan kelebihan atau kekurangan stok. Hal ini bertujuan untuk menghindari gangguan pada produksi maupun penjualan, yang bisa berdampak pada kepuasan pelanggan.

2. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Efisiensi operasional tidak hanya terlihat dari cepatnya proses pencarian barang, tetapi juga dari optimalisasi alur kerja dalam gudang. Dengan pengelolaan yang teratur, sistem penyimpanan seperti FIFO atau LIFO bisa diterapkan dengan lebih efektif, yang pada akhirnya mempercepat proses pengiriman dan penerimaan barang. 

Selain itu, penggunaan teknologi seperti barcode scanner dan RFID (Radio Frequency Identification) dapat mempercepat proses pelacakan barang, sehingga meningkatkan akurasi dan mengurangi kesalahan manual.

3. Mengurangi Biaya Penyimpanan

Selain menghindari penyimpanan barang secara berlebihan, pengelolaan inventory yang baik dapat membantu dalam memanfaatkan ruang penyimpanan dengan lebih efisien. Ini termasuk penempatan barang yang diatur berdasarkan frekuensi penggunaan (high-frequency items ditempatkan di area yang mudah dijangkau) serta pengurangan penyimpanan barang yang tidak laku atau sudah kadaluarsa. 

Dengan cara ini, perusahaan tidak hanya menghemat biaya ruang penyimpanan, tetapi juga mengurangi biaya operasional lainnya seperti listrik dan tenaga kerja untuk pemeliharaan barang yang tidak terpakai.

4. Mencegah Kehilangan atau Kerusakan Stok

Inventory control juga bertanggung jawab untuk menciptakan keamanan gudang yang ketat. Ini dapat mencakup pemasangan kamera CCTV, pembatasan akses, dan pelatihan karyawan tentang cara menangani barang dengan hati-hati.

Selain itu, inventory control harus memperhatikan kondisi penyimpanan seperti suhu, kelembapan, dan pencahayaan untuk barang-barang tertentu, misalnya barang yang mudah rusak atau sensitif terhadap kondisi lingkungan. Dengan pengelolaan yang baik, perusahaan dapat meminimalkan risiko kehilangan dan menjaga nilai aset barang tetap tinggi.

Perbedaan Inventory Control dengan Just-in-Time (JIT)

Inventory control berfokus pada pengelolaan dan pemantauan stok barang untuk memastikan ketersediaan produk yang cukup di gudang guna memenuhi permintaan pelanggan. Pendekatan ini melibatkan pemesanan dan penyimpanan barang dalam jumlah tertentu untuk menjaga operasional bisnis tetap lancar. 

Kelebihan inventory control adalah menjamin ketersediaan stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, mencegah kehabisan barang, dan menjaga kelancaran operasional bisnis. Sistem ini juga membantu perusahaan dalam mengurangi potensi kekurangan stok yang merugikan.

Namun, kekurangan inventory control adalah biaya penyimpanan yang tinggi jika stok berlebih, serta risiko barang usang atau kadaluwarsa. Pengelolaan yang tidak efisien dapat menyebabkan penumpukan barang dan pemborosan sumber daya.

Sedangkan, JIT atau just-in-time adalah metode manajemen persediaan yang bertujuan untuk mengurangi jumlah stok yang disimpan dengan hanya memesan barang saat dibutuhkan untuk produksi.

Keuntungan utama dari metode JIT adalah mengurangi biaya penyimpanan dan pemborosan.  Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan lebih fleksibel terhadap perubahan permintaan pasar.

Namun, metode JIT memiliki beberapa tantangan, seperti bergantung pada pemasok yang dapat diandalkan dan risiko gangguan rantai pasokan. Perusahaan dapat mengalami kekurangan stok yang mempengaruhi produksi jika pengiriman tertunda atau masalah pasokan muncul.

Analisis ABC dalam Inventory Control

Analisis ABC metode klasifikasi inventaris berdasarkan nilai dan kontribusi terhadap bisnis. Kategori A mencakup barang bernilai tinggi namun jumlahnya sedikit, B bernilai menengah, dan C barang bernilai rendah dengan jumlah besar. 

Stok dikelompokkan dengan cara menganalisis kontribusi tiap barang terhadap penjualan dan laba. Barang kategori A biasanya lebih penting dan membutuhkan perhatian lebih, sedangkan kategori C bisa dikelola dengan lebih sederhana. 

Dengan analisis ABC, perusahaan dapat memprioritaskan pengelolaan barang yang paling berdampak pada keuntungan, mengoptimalkan biaya penyimpanan, dan meningkatkan efisiensi pengelolaan stok secara keseluruhan. 

Cara Mengelola Siklus Hidup Produk Melalui Inventory Control

Mengelola siklus hidup produk melalui manajemen invetaris melibatkan pengawasan ketat terhadap setiap tahapan siklus produk. Setiap tahap memerlukan strategi inventory yang berbeda.

1. Identifikasi Tahapan Produk

Setiap produk memiliki siklus hidup yang berbeda, mulai dari pengenalan, pertumbuhan, kematangan, hingga penurunan.  Dengan mengidentifikasi tahap ini, manajemen inventory dapat mengubah jumlah stok untuk memenuhi kebutuhan pasar. Ini akan mencegah overstock di fase awal dan kekurangan stok di fase puncak.

2. Perencanaan Permintaan dan Penyesuaian Stok 

Dengan analisis data historis dan prediksi permintaan, bisnis dapat merencanakan stok yang sesuai di setiap tahap siklus produk. Ini mencegah kelebihan persediaan yang tidak diperlukan dan membantu mengoptimalkan ketersediaan produk.

3. Optimasi Pengadaan dan Penyimpanan

Di tahap awal, jumlah stok minimal harus ditentukan untuk mengurangi risiko. Manajemen harus meningkatkan pengadaan untuk memenuhi permintaan yang meningkat saat produk mencapai puncak, sambil memastikan proses pengadaan dan penyimpanan tetap lancar.

4.  Pengelolaan Produk Usang

Saat produk memasuki fase penurunan, penting untuk mengurangi stok secara bertahap. Hal ini bertujuan untuk menghindari penyimpanan barang usang yang berpotensi menyebabkan kerugian bagi perusahaan jika produk tersebut tidak lagi diminati pasar.

Aplikasi Stok Barang untuk Mempermudah Inventory Control 

Aplikasi stok barang untuk inventory control adalah perangkat lunak yang membantu bisnis mengelola dan memantau persediaan barang secara otomatis. Fungsinya mencakup pemantauan stok real-time, otomatisasi perhitungan stok, optimasi ruang penyimpanan, serta pengelolaan pemesanan dan pembelian barang. 

Dalam aplikasi ini, terdapat beberapa fitur utama yang dapat membantu Anda dalam mengelola inventory dengan lebih canggih dan akurat yang meliputi.

• Inventory Forecasting

• Stock Adjustment

• Notifikasi Low-Stock

• Warehouse Tracking

• Pelacakan Lot dan Serial Number

• Stock Request

Dengan menggunakan aplikasi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manual, dan menjaga stok selalu optimal. Aplikasi stok barang ScaleOcean menawarkan solusi praktis yang mempermudah pengelolaan inventaris secara otomatis, memberikan visibilitas real-time, dan mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok. 

Selain itu, fitur-fiturnya dirancang untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda dengan fleksibilitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda, memastikan proses pengelolaan stok berjalan lebih lancar dan efisien, memungkinkan perusahaan Anda untuk fokus pada hal-hal yang lebih strategis.

Kesimpulan

Dari penjelasan diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa inventory control adalah aspek krusial dalam pengelolaan operasional gudang secara efisien dan tepat untuk merespons dengan cepat terhadap berbagai dinamika pasar yang sangat bergantung pada seberapa baik perusahaan dalam mengelola inventaris. Maka dari itu, inventory control menjadi komponen penting dalam menciptakan keberhasilan bisnis Anda. 

Sistem gudang ScaleOcean hadir sebagai solusi ideal untuk mengoptimalkan pengendalian inventory Anda, membantu bisnis Anda tetap kompetitif di tengah persaingan yang ketat. Dengan fitur yang dirancang untuk menyesuaikan kebutuhan bisnis, kami siap membantu Anda mencapai pengelolaan stok yang lebih baik. Jadwalkan demo gratis bersama tim kami sekarang, dan temukan bagaimana solusi kami dapat meningkatkan operasional Anda dengan mudah dan cepat!