Purchasing staff memiliki peranan penting pada bisnis terutama untuk proses pengadaan barang. Mulai dari manajer yang merencanakan dan mengawasi strategi pengadaan secara keseluruhan, hingga purchasing agent yang bertanggung jawab untuk tugas operasional seperti memilih pemasok, menegosiasikan kontrak, dan memantau pengiriman. 

Setiap peran memiliki tanggung jawabnya sendiri dan memerlukan keterampilan serta pengetahuan khusus untuk melaksanakannya. Dalam artikel ini akan dibahas lebih detail berbagai macam posisi staff pada bagian pembelian. Dijelaskan pula tugas utama dan tanggung jawabnya. Sehingga bagi Anda yang tertarik untuk menjadi bagian dari tim ini, dapat mempersiapkan diri dengan baik.

1. Apa itu Proses Purchasing?

Proses purchasing adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan. Proses ini sangat penting dalam operasional karena melibatkan pengeluaran dana dan pengadaan sumber daya yang nantinya akan digunakan dalam berbagai aktivitas perusahaan. Proses ini mencakup beberapa tahapan penting, di antaranya:

• Identifikasi kebutuhan: Tahap ini melibatkan identifikasi terhadap barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Hal ini bisa berdasarkan permintaan dari departemen atau berdasarkan analisis terhadap kebutuhan operasional perusahaan.

• Seleksi supplier: Seleksi ini biasanya berdasarkan beberapa faktor, seperti harga, kualitas barang atau jasa, reputasi pemasok, dan kemampuan pemasok untuk memenuhi permintaan dalam jangka waktu yang ditentukan.

• Negosiasi harga dan kontrak: Negosiasi ini bisa melibatkan harga, jangka waktu pengiriman, dan syarat-syarat lain yang tertulis dalam kontrak. Setelah negosiasi selesai dan kedua belah pihak sepakat, kontrak kemudian ditandatangani.

• Penerimaan dan pembayaran: Pada tahap ini, perusahaan perlu memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan yang dijelskan dalam kontrak. Jika semua sesuai, maka pembayaran dapat dilakukan.

Proses ini memerlukan koordinasi yang baik antar departemen dan pihak-pihak terkait, serta pengawasan yang ketat untuk memastikan bahwa semua tahapan berjalan dengan lancar dan efisien. Penerapannya yang efisien akan membantu keberlangsungan bisnis dalam jangka panjang.

2. Macam-macam Purchasing Staff

Proses pengadaan memiliki tahapan yang cukup kompleks. Sehingga membutuhkan karyawan yang profesional di setiap bagiannya. Berikut akan dijelaskan macam-macam posisi staff serta tanggung jawab yang dimiliki.

a. Purchasing Manager

Posisi tersebut bertanggung jawab atas pengelolaan keseluruhan proses pengadaan. Perannya merancang strategi pengadaan, membuat keputusan tentang pemasok yang akan digunakan, dan memastikan semua pembelian sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan. 

Posisi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan negosiasi dengan pemasok. Seperti negosiasi harga, syarat pembayaran, dan pengaturan pengiriman. Tugas lainnya adalah memantau dan mengevaluasi kinerja pemasok, serta melakukan penyesuaian pada rantai pasokan bila diperlukan.

b. Purchasing Agent

Karyawan dengan posisi ini bertugas melakukan kegiatan pengadaan sehari-hari. Tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan. Namun, umumnya mencakup pencarian dan pemilihan pemasok, menempatkan pesanan pembelian, dan mengawasi proses pengiriman. 

Tidak hanya tugas di atas, terkadang juga bertanggung jawab untuk menegosiasikan harga dan syarat dengan pemasok, dan harus bekerja erat dengan manajer untuk memastikan semua pembelian dilakukan dengan cara yang paling efektif dan efisien.

c. Purchasing Officer

Seseorang pada jabatan ini biasanya bertanggung jawab untuk tugas-tugas administratif yang terkait dengan proses pengadaan. Cakupan tugasnya antara lain memproses faktur, memastikan bahwa data pengadaan tercatat dengan benar, dan memantau inventaris. Staff ini juga bertugas melakukan pengecekan kualitas produk yang diterima dari pemasok dan memastikan semua barang yang diterima sesuai dengan pesanan.

3. Tugas Utama Purchasing Staff

Berdasarkan penjelasan macam-macam posisi staff di atas, tugas utama karyawan dapat dijelaskan dalam lima aspek. Berikut detail pembahasannya.

a. Memastikan Kelancaran 

Memastikan bahwa proses pengadaan berjalan dengan lancar dan efisien adalah tugas utama. Hal ini di antaranya berkaitan dengan proses memilih pemasok, menegosiasikan harga dan syarat kontrak, menempatkan pesanan, dan memantau pengiriman. Selain itu, juga bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah yang mungkin terjadi selama proses pengadaan. Seperti penundaan pengiriman atau masalah kualitas produk.

b. Menjaga Hubungan Baik dengan Pemasok

Mempertahankan hubungan yang baik dengan pemasok adalah peran berikutnya. Hubungan yang baik dapat membantu proses negosiasi harga dan syarat, dan juga dapat memastikan bahwa perusahaan mendapatkan prioritas dalam hal pengiriman dan ketersediaan produk. Hal ini melibatkan komunikasi yang baik dan tepat waktu, serta penyelesaian masalah dengan cara yang adil dan profesional.

c. Menjaga Kualitas Barang

Tugas selanjutnya adalah menjaga kualitas barang atau jasa yang dibeli. Karyawan pada posisi ini harus memastikan bahwa semua barang atau jasa yang dibeli memenuhi standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan. Proses ini bisa jadi berupa pemeriksaan fisik barang, pengujian kualitas, atau peninjauan feedback dari pengguna barang atau jasa tersebut.

d. Menganalisis Biaya Pembelian

Staff di pengadaan barang juga harus memahami biaya yang terkait dengan setiap pembelian. Tidak hanya itu, posisi ini juga perlu mencari cara untuk mengurangi biaya tanpa menurunkan kualitas. Biasanya dengan negosiasi harga ke pemasok, mencari alternatif produk yang lebih murah, atau mencari cara untuk meningkatkan efisiensi proses pengadaan. Cara manual tentunya akan membutuhkan waktu. Proses ini lebih mudah jika pengadaan dengan berbasis digital. 

e. Membuat Laporan & Analisis Pengadaan

Tugas berikutnya adalah membuat laporan dan analisis tentang proses pengadaan. Laporan ini dapat mencakup detail jumlah barang yang dibeli, harga pembelian, kinerja pemasok, dan masalah yang terjadi selama proses pengadaan. Analisis ini kemudian dapat digunakan oleh manajemen untuk membuat keputusan tentang strategi pengadaan di masa mendatang. Dengan bantuan e procurement, laporan yang dihasilkan jauh lebih akurat.

4. Kesimpulan

Dari pembahasan tersebut dapat disimpulkan bahwa staff di bidang pembelian memiliki peran penting untuk memastikan proses pengadaan berjalan lancar. Bahkan juga berperan dalam strategi bisnis secara lebih luas. Seperti pengendalian biaya dan peningkatan efisiensi. Peran ini memerlukan pengetahuan berkaitan dengan pasar, keterampilan negosiasi yang baik, dan pemahaman lebih tentang kebutuhan dan tujuan perusahaan.

Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, karyawan juga harus dapat menjaga hubungan baik dengan pemasok, memastikan kualitas barang atau jasa yang dibeli, dan menganalisis biaya serta dampak dari setiap pembelian. Laporan dan analisis yang dibuat juga sangat penting dalam proses pengambilan keputusan manajemen.