Warehouse management merupakan suatu sistem yang digunakan dalam mengatur dan mengontrol pengelolaan persediaan dalam gudang. Pengelolaan yang efisien sangat penting untuk menjaga keberlanjutan bisnis serta memastikan kepuasan pelanggan. Artikel ini akan menjelaskan dua sistem yang umum digunakan dalam inventory gudang, yaitu sistem FIFO (First In, First Out) dan sistem FEFO (First Expired, First Out). 

Dengan demikian, Anda dapat memahami sistem FIFO dan FEFO serta mempertimbangkan faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih metode yang tepat. Pembahasan akan meliputi definisi, cara kerja, kelebihan, kekurangan, dan strategi pemilihan yang tepat untuk bisnis Anda.

1. Sistem FIFO (First In, First Out)

FIFO merupakan metode pengelolaan persediaan yang mengutamakan pengeluaran produk yang masuk lebih awal. Dalam sistem ini, barang yang pertama kali masuk ke gudang akan menjadi barang yang pertama kali keluar. Sistem FIFO sangat berguna dalam mengontrol resiko produk rusak karena disimpan terlalu lama dan mengurangi biaya persediaan. 

Proses pengaturan barang dalam sistem ini melibatkan pengeluaran produk sesuai dengan urutan masuknya. Barang yang paling lama berada di gudang akan dikeluarkan terlebih dahulu, sehingga memastikan rotasi persediaan yang efisien. Sistem FIFO cocok untuk produk yang memiliki umur simpan yang relatif seragam seperti industri ritel.

Menggunakan sistem FIFO memiliki beberapa kelebihan. Pertama, metode ini mengurangi resiko produk kadaluarsa karena produk yang masuk lebih awal akan dikeluarkan lebih awal. Kedua, FIFO juga membantu mengontrol biaya persediaan. Karena produk yang masuk lebih awal dikeluarkan lebih awal, maka biaya penyimpanan dapat diminimalkan. Hal ini sangat penting bagi perusahaan yang ingin mengurangi biaya operasional.

Namun, sistem FIFO juga memiliki beberapa kekurangan. Pertama, metode ini memerlukan ruang penyimpanan yang lebih besar. Hal ini disebabkan karena produk yang baru masuk harus disimpan di belakang produk yang telah ada sebelumnya, sehingga memerlukan penataan ulang produk yang ada di gudang.

Selain itu, FIFO tidak cocok untuk produk dengan umur simpan yang berbeda. Dalam kasus ini, sistem FEFO menjadi lebih sesuai karena memprioritaskan produk dengan tanggal kadaluarsa terdekat. Sebagai contoh, jika suatu perusahaan menjual obat-obatan dengan umur simpan yang bervariasi, penggunaan sistem FIFO dapat menyebabkan produk dengan umur simpan lebih pendek terlambat dikeluarkan.

2. Sistem FEFO (First Expired, First Out)

FEFO adalah metode pengelolaan persediaan yang mengutamakan pengeluaran produk berdasarkan tanggal kadaluarsa terdekat. Sistem ini sangat cocok untuk produk dengan umur simpan yang berbeda, seperti penyimpanan obat, makanan, dan produk kimia. Dalam sistem ini, produk dengan tanggal kadaluarsa terdekat akan dikeluarkan dulu, sehingga mengurangi risiko produk kadaluarsa. Proses ini melibatkan pelabelan produk dan pengeluaran barang berdasarkan tanggal kadaluarsa.

Sistem FEFO memiliki beberapa keunggulan. Metode ini efektif mengurangi risiko produk kadaluarsa, karena produk dengan tanggal kadaluarsa terdekat akan dikeluarkan lebih awal. Hal ini penting bagi bisnis yang menjual produk dengan batas waktu pemakaian yang berbeda. Cara ini juga cocok untuk produk dengan umur simpan yang bervariasi. Sistem ini juga lebih efisien dibandingkan FIFO karena memastikan produk dengan umur simpan lebih pendek dikeluarkan dulu dibanding yang lebih lama.

Namun, sistem FEFO juga memiliki beberapa kekurangan. Metode ini memerlukan sistem pelabelan yang akurat. Hal ini penting agar produk dengan tanggal kadaluarsa terdekat dapat dikeluarkan sesuai urutan. Kesalahan dalam pelabelan dapat menyebabkan produk kadaluarsa tertinggal di gudang. Sistem ini juga lebih kompleks dibandingkan FIFO. Proses pengeluaran produk berdasarkan tanggal kadaluarsa memerlukan pengawasan yang lebih ketat. Hal ini bisa menambah biaya operasional.

3. Strategi Pemilihan Sistem yang Tepat

Memilih sistem pengelolaan persediaan yang tepat adalah langkah penting dalam mengoptimalkan warehouse management dan memastikan kelancaran operasional bisnis Anda. Strategi pemilihan sistem yang tepat akan berdampak signifikan terhadap efisiensi, biaya operasional, dan kepuasan pelanggan. Dalam bagian ini, kita akan membahas strategi penting yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan sistem pengelolaan persediaan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

a. Perhatikan Produk yang Dijual

Jenis produk akan menentukan metode pengelolaan persediaan yang paling sesuai. Dalam mempertimbangkan jenis produk, perhatikan faktor umur simpan, variasi umur simpan antar produk, dan kebutuhan pelabelan. Dengan memahami karakteristik produk yang Anda jual, Anda dapat menyesuaikan metode yang paling efisien dan efektif, sehingga mengurangi resiko produk kadaluarsa, mengoptimalkan penggunaan ruang gudang, serta meningkatkan keuntungan dan kepuasan pelanggan.

b. Pertimbangkan Kapasitas Gudang

Dalam menilai kapasitas gudang, perlu memperhitungkan ruang penyimpanan yang tersedia, kemampuan untuk menyimpan dan mengatur produk, serta kemudahan akses untuk pengeluaran produk. Dengan demikian, Anda dapat menentukan metode yang paling cocok, yang akan meminimalkan biaya penyimpanan, mengoptimalkan gudang dalam penggunaan ruang, dan meningkatkan efisiensi operasional. Selain itu, kapasitas gudang yang baik akan berdampak positif terhadap keberlanjutan bisnis.

c. Nilai Efisiensi & Biaya Operasional

Menilai efisiensi melibatkan evaluasi sistem pengelolaan stok barang yang tepat, serta penilaian waktu dan tenaga yang diperlukan dalam manajemen gudang. Sementara itu, biaya operasional mencakup pengeluaran terkait dengan penyimpanan, pelabelan, pelacakan, dan pengendalian persediaan. 

Dalam mengevaluasi efisiensi dan biaya operasional, perlu mempertimbangkan dampaknya terhadap profitabilitas, kecepatan pengeluaran produk, serta kepuasan pelanggan. Dengan meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional, Anda akan dapat mencapai pertumbuhan bisnis yang optimal dan mempertahankan keunggulan kompetitif di pasar.

d. Memilih Sistem yang Adaptif dan Fleksibel 

Seiring berjalannya waktu, bisnis Anda mungkin mengalami perubahan, seperti penambahan atau pengurangan produk, perubahan permintaan, atau ekspansi gudang. Oleh karena itu, penting untuk memilih sistem pengelolaan persediaan yang dapat dengan mudah disesuaikan dan diperbarui sesuai kebutuhan. Anda juga bisa menggunakan software ERP agar implementasi maksimal. Dengan sistem yang adaptif dan fleksibel, Anda akan dapat menghadapi perubahan pasar dengan lebih efisien.

4. Kesimpulan

Sistem FIFO dan FEFO merupakan dua metode pengelolaan persediaan yang umum digunakan dalam warehouse management. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, sehingga penting bagi bisnis untuk memilih sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan sistem yang tepat akan berdampak positif terhadap efisiensi dan keberlanjutan bisnis Anda. 

Sistem FIFO lebih cocok untuk produk dengan umur simpan yang seragam dan memerlukan ruang penyimpanan yang lebih besar. Sementara sistem FEFO lebih sesuai untuk produk dengan umur simpan yang bervariasi dan memerlukan sistem pelabelan yang akurat.