FEFO yang merupakan singkatan dari First Expired, First Out adalah suatu metode pengelolaan barang dan kontrol persediaan yang berfokus pada penggunaan produk dengan tanggal kadaluarsa terdekat. Dalam dunia farmasi, pengelolaan stok obat yang baik sangat penting untuk mengurangi risiko obat kadaluarsa dan memastikan ketersediaan produk yang efisien. Artikel ini akan menjelaskan cara mengimplementasikan metode FEFO dalam penyimpanan obat serta manfaat dan teknologi yang dapat digunakan.
1. Prinsip Dasar FEFO
Dalam metode ini, obat yang akan segera kadaluarsa akan digunakan dulu. Sehingga mengurangi risiko penjualan obat kadaluarsa atau adanya obat yang terbuang karena sudah lewat expired date. Manfaat utama dari metode ini di antaranya pengurangan risiko kadaluarsa obat, pengoptimalan penggunaan sumber daya, dan peningkatan efisiensi pengelolaan stok. Dengan menerapkan prinsip FEFO, industri yang bergerak di bidang kesehatan dapat memastikan kualitas obat yang diberikan kepada pasien atau konsumen.
Baca juga: Beda FEFO Warehouse dan Metode Lainnya
2. Penyimpanan Obat dengan Metode FEFO
Dalam implementasi metode First Expired, First Out untuk mengatur penyimpanan stok obat, dibutuhkan strategi yang perlu perhatian khusus. Tujuannya agar obat dapat tersimpan dengan baik dan kualitasnya tetap terjamin. Berikut langkah-langkah yang bisa Anda perhatikan saat menggunakan prinsip manajemen FEFO.
a. Pengelompokan dari Tanggal Kadaluarsa
Salah satu langkah penting yang perlu diperhatikan adalah pengelompokan obat berdasarkan tanggal kadaluarsa. Dengan melakukan ini, staf farmasi atau industri lainnya dapat dengan mudah mengidentifikasi obat mana yang perlu digunakan lebih awal. Pengelompokan ini membantu memastikan bahwa obat dengan tanggal kadaluarsa lebih dekat akan digunakan sebelum yang memiliki tanggal kadaluarsa lebih jauh.
b. Penyusunan di Rak Penyimpanan
Setelah pengelompokan obat, Anda juga perlu memperhatikan penyusunan obat pada rak penyimpanan. Susunannya harus dilakukan dengan mempertimbangkan tanggal kadaluarsa. Obat yang akan kadaluarsa lebih dulu diletakkan di depan dan mudah diakses. Sementara obat dengan tanggal kadaluarsa lebih jauh ditempatkan di belakang. Hal ini memudahkan karyawan untuk mengambil obat yang sesuai dengan prinsip FEFO.
c. Pemantauan & Pembaruan Stok
Pemantauan dan pembaruan stok obat secara berkala juga aspek yang penting untuk memastikan keberhasilan manajemen gudang FEFO. Anda harus secara rutin memeriksa stok obat, termasuk jumlah obat dan tanggal kadaluarsa, untuk memastikan obat yang mendekati kadaluarsa digunakan sebelum jatuh tempo. Dengan pemantauan yang efektif, risiko obat kadaluarsa dapat diminimalkan.
d. Pelabelan & Identifikasi Produk
Pelabelan dan identifikasi produk yang jelas juga dibutuhkan dalam proses pengelolaan obat dengan metode ini. Setiap obat harus dilabeli dengan informasi penting seperti nama obat, dosis, dan tanggal kadaluarsa. Hal ini membantu Anda untuk mengidentifikasi obat secara cepat dan tepat. Cara ini juga bertujuan untuk meminimalkan kesalahan dalam proses pengelolaan obat.
e. Pelatihan Staf
Untuk mencapai keberhasilan dalam penerapan metode FEFO, karyawan juga perlu dilatih tentang prinsip FEFO dan cara melaksanakannya dalam praktik sehari-hari. Pelatihan ini bisa terdiri dari aspek teoritis dan praktis. Misalnya cara mengelompokkan obat berdasarkan tanggal kadaluarsa, menyusun obat pada rak penyimpanan, dan memantau stok obat. Dengan staf yang terlatih dan kompeten, implementasi metode ini akan lebih sukses dan efisien.
3. Penggunaan Teknologi Bantuan
Agar proses penyimpanan menggunakan metode FEFO dapat berjalan maksimal, sebaiknya Anda juga memperhatikan penggunaan teknologi bantuan. Cara ini selain membantu implementasi metode sesuai dengan prosedur, tapi juga membantu operasional bisnis lebih efisien. Berikut saran teknologi yang bisa Anda integrasikan.
a. Sistem Manajemen Stok Digital
Penerapan sistem manajemen stok digital akan membantu dalam mengimplementasikan metode FEFO. Sistem ini membantu mengakses dan memperbarui informasi mengenai stok obat secara real-time, termasuk jumlah obat dan tanggal kadaluarsa. Dengan menggunakan sistem digital seperti aplikasi ERP, proses pengelolaan stok menjadi lebih efisien. Sistem ini juga akan memastikan bahwa obat dengan tanggal kadaluarsa lebih dekat digunakan terlebih dulu.
b. Barcode & Sistem Pelacakan Obat
Penggunaan barcode dan sistem pelacakan obat sangat berguna dalam penerapan metode ini. Barcode pada kemasan obat memudahkan Anda untuk mengidentifikasi obat dan tanggal kadaluarsa dengan cepat, sehingga mempercepat proses pengambilan obat yang sesuai. Sistem pelacakan obat juga membantu Anda dalam memantau obat yang mendekati tanggal kadaluarsa, sehingga Anda dapat mengambil keputusan yang tepat berkaitan dengan mengoptimalkan penggunaan obat.
c. Aplikasi dan Perangkat Lunak Khusus
Aplikasi dan perangkat lunak khusus untuk pengelolaan obat sangat membantu dalam mengoptimalkan proses penyimpanan obat dengan metode FEFO. Perangkat lunak ini dapat membantu Anda dalam pengelompokan obat berdasarkan tanggal kadaluarsa, menyusun obat pada rak penyimpanan, dan memantau stok obat. Misalnya dengan menggunakan aplikasi WMS, Anda dapat bekerja dengan lebih efisien dan efektif untuk mengimplementasikan prinsip ini. Dampaknya kualitas obat tetap terjaga.
Baca juga: Kenali Metode FEFO dalam Pengelolaan Barang
4. Strategi Pengendalian Mutu FEFO
Pengendalian mutu perlu dilakukan dalam penyimpanan menggunakan metode ini. Terlebih produk yang dijual adalah obat yang mempengaruhi kesehatan pelanggan atau pasien. Berikut beberapa strategi pengendalian mutu yang bisa Anda terapkan dalam penyimpanan obat.
a. Inspeksi Berkala pada Stok Obat
Strategi ini paling penting untuk dilakukan dalam pengendalian mutu dan implementasi metode FEFO. Inspeksi ini meliputi pemeriksaan kondisi fisik obat, tanggal kadaluarsa, dan keberadaan obat yang rusak atau terkontaminasi. Dengan inspeksi berkala, staf dapat mengidentifikasi dan mengatasi potensi masalah kualitas obat sebelum berdampak pada pasien.
b. Penanganan Obat
Penanganan obat yang mendekati tanggal kadaluarsa harus dilakukan secara hati-hati untuk memastikan efektivitas prinsip FEFO. Di antaranya dengan memastikan penggunaan obat sebelum jatuh tempo atau mengembalikannya ke pemasok jika memungkinkan. Dalam beberapa kasus, obat yang hampir kadaluarsa dapat didonasikan kepada organisasi kemanusiaan atau digunakan untuk tujuan penelitian. Dengan penanganan yang tepat, risiko obat kadaluarsa dapat diminimalkan.
c. Pemusnahan Obat yang Telah Kadaluarsa
Pemusnahan obat yang telah kadaluarsa perlu dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan untuk menjaga kualitas stok obat yang tersedia. Obat yang telah kadaluarsa tidak boleh digunakan dan harus dihilangkan dengan cara yang aman dan sesuai dengan peraturan lingkungan. Strategi ini membantu memastikan bahwa hanya obat yang efektif dan aman digunakan dalam pelayanan kesehatan.
d. Evaluasi Proses Penyimpanan Obat
Anda harus mengevaluasi proses penyimpanan obat secara kritis dan berkala sebagai kegiatan manajemen pergudangan. Cara ini bisa digunakan untuk mengidentifikasi area perbaikan. Perbaikan yang bisa dilakukan misal dengan penyesuaian cara penyusunan obat, pelatihan tambahan untuk karyawan, atau peningkatan teknologi yang digunakan. Dengan evaluasi dan perbaikan yang berkelanjutan, penerapan metode FEFO akan lebih efektif.
5. Kesimpulan
Metode FEFO merupakan cara yang efisien dan efektif dalam manajemen inventory obat dengan memprioritaskan penggunaan obat yang akan kadaluarsa lebih dulu. Melalui penerapan prinsip ini, industri kesehatan dapat mengurangi risiko obat kadaluarsa, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan meningkatkan kualitas obat yang diberikan kepada pasien.
Untuk mencapai hasil yang optimal, Anda memerlukan kombinasi dari pengelolaan stok yang baik, penggunaan teknologi yang sesuai, dan pelatihan personel yang terlibat. Dengan demikian, metode ini menjadi metode yang sangat direkomendasikan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam praktik pengelolaan obat.
