Perusahaan Anda merasa sulit memenangkan tender? Situasi ini mungkin saja terjadi karena persaingan proyek tender di Indonesia mencapai 53% menurut Indonesia Corruption Watch. Oleh karena itu, Anda sudah mulai harus merumuskan metode untuk tetap kompetitif dalam bersaing.

Artikel ini akan mengulas tips praktis untuk memenangkan tender proyek. Tentunya Anda dapat memahami tata cara dan tahapan tender proyek dengan mempelajari panduan ini. Jadi, apalagi yang Anda tunggu? Simak langsung penjelasan selengkapnya.

1. Arti Tender Proyek

Penting bagi perusahaan untuk mengenal apa itu tender proyek sebelum melangkah lebih jauh. Tender proyek adalah proses kerjasama kontrak perusahaan dengan pihak ketiga terkait penyediaan barang dan jasa. 

Arti tender proyek itu sendiri mengarah pada kegiatan memborong, pengadaan atau penyediaan jasa atau projek dari perusahaan pada mitra kerja. Karena itulah, kesepakatan yang dijalin oleh mitra akan berkaitan dengan megaproyek seperti gedung, infrastruktur, dan fasilitas publik. Seleksi ini dilakukan oleh perusahaan agar mendapat pihak yang cocok, diikuti kualitas yang sesuai dan harga yang kompetitif tentunya.

Oleh karena itu, banyak strategi yang perlu disiapkan untuk memenangi tender, seperti tawaran harga yang menarik dan rencana kerja yang transparan. Banyak persaingan yang harus Anda hadapi antar perusahaan, mulai dari aspek keahlian, kapasitas, dan pengalaman yang mumpuni. Perbesar peluang sejak dini akan lebih baik.

2. Fungsi Tender Bagi Bisnis Konstruksi

Bayangkan jika Anda menang tender proyek besar, pastinya kabar baik ini akan meningkatkan profit dan kredibilitas perusahaan. Selain menaikkan reputasi Anda, proyek tender juga dapat membuka jalan kerjasama strategis antar perusahaan.  

Tidak heran jika proses proyek tender seringkali menimbulkan persaingan yang sengit antar perusahaan. Hal ini karena keuntungan yang didapatkan dapat meningkatkan visibilitas perusahaan. Selain itu, tahapan tender proyek juga membuka peluang jejaring yang luas. Dalam proses ini, Anda akan mendapatkan beragam info tender proyek melalui interaksi antara instansi dan perusahaan.

3. Cara Mencari Informasi Tender Proyek

Tidak hanya satu sumber saja, banyak sekali sumber info tender yang dapat Anda manfaatkan untuk menaikkan peluang bisnis. Jika kesulitan dengan pencarian secara manual, coba gunakan akses internet agar memperbesar pencarian Anda.

Anda akan menemukan berbagai jenis tender melalui situs resmi dan platform pengadaan publik yang disediakan pemerintah. Tidak hanya itu, perusahaan swasta juga menyediakan website bebas akses untuk menyebarkan tender mereka. Untuk jangka panjang, cobalah berlangganan newsletter. Cara ini dapat membantu Anda menemukan informasi tentang proyek baru yang sesuai dengan bidang bisnis Anda. 

Situs yang tersedia secara online juga memungkinkan Anda untuk mendapat proyek yang sesuai kategori perusahaan. Hal ini dapat dimaksimalkan dengan pencarian yang cermat dengan memisahkan jenis proyek berdasarkan wilayah atau jenis industri yang dicari. Tetap up to date dengan informasi baru sehingga Anda dapat menemukan proyek yang sesuai dengan spesialisasi bisnis. 

4. Tahapan Tender Proyek

Tidak perlu bingung untuk memahami tahapan tender proyek. Meskipun strateginya tidak mudah, namun cara mencari tender proyek cukup sederhana. Hanya saja, Anda perlu lebih cermat dalam menyusun dokumen yang akan digunakan. Inilah tahapan tender proyek yang dapat Anda ikuti :

a. Mendapat Info Tender

Kesulitan mencari info tata cara tender proyek? Tidak perlu khawatir, karena Anda dapat mendapatkan itu dengan banyak cara. Cukup memanfaatkan website online instansi atau perusahaan yang dituju, Anda pun akan melihat deretan tawaran yang diberikan. Disana sudah tercantum info syarat dan ketentuan yang perlu Anda diikuti. Prosesnya pun tidak sulit, jika sudah mendaftar maka Anda akan mengikuti proses seleksi.

b. Proses Pendaftaran

Jangan abaikan tahap ini jika Anda ingin proyek tender sukses. Sesudah mencari info tender, bisnis konstruksi harus mendaftar di sistem yang sudah disediakan jika tertarik untuk bekerjasama. Oleh karena itu, cek dengan teliti informasi lengkap perusahaan, syarat, spesifikasi, dan waktu pelaksanaan proyek agar menghindari kelalaian di kemudian hari. 

c. Peninjauan Ulang

Sesudah proses pendaftaran, perusahaan akan mengecek kelayakan administratif. Tahap ini penting bagi perusahaan agar dapat menyesuaikan kebutuhan mereka dengan klien. Beberapa aspek pun akan menjadi penilaian tender, misalnya kesesuaian harga, kemudian kecocokan referensi, dan legalitas perusahaan. Proses ini akan menyaring klien yang sesuai dengan kriteria perusahaan untuk memastikan apakah proyek yang akan dijalankan nanti dapat sesuai dengan harapan. 

5. Syarat dan Tata Cara Mengikuti Tender Proyek

Mengikuti tender proyek bisa menjadi peluang besar bagi perusahaan konstruksi untuk mendapatkan proyek-proyek yang menjanjikan. Namun, untuk bisa memenangkan tender, ada beberapa syarat dan tata cara yang perlu dipenuhi agar proses berjalan lancar dan sesuai aturan.

a. Pelaksanaan Kualifikasi

Langkah awal dalam mengikuti tender proyek adalah pelaksanaan kualifikasi. Anda perlu mendaftar melalui platform e-tendering seperti SPSE dan melengkapi semua dokumen yang diminta. Setelah itu, panitia akan mengevaluasi apakah perusahaan Anda memenuhi syarat untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Pastikan semua dokumen legal dan surat izin usaha telah lengkap agar Anda bisa lolos kualifikasi tanpa kendala.

b. Pengumuman dan Undangan

Setelah kualifikasi, hanya peserta yang lolos yang akan menerima pengumuman atau undangan resmi. Dalam tahap ini, Anda akan diberi tahu apakah perusahaan Anda memenuhi syarat untuk mengikuti tender lebih lanjut. Penting untuk selalu memantau pengumuman ini agar Anda tidak melewatkan kesempatan penting dalam proses tender.

c. Pengunduhan Dokumen Tender

Setelah menerima undangan, Anda perlu melakukan pendaftaran dan mengunduh dokumen tender proyek melalui platform yang ditentukan. Dokumen ini berisi semua informasi penting tentang proyek, dari spesifikasi teknis hingga syarat administrasi. Bacalah dokumen ini dengan cermat untuk memastikan Anda memahami persyaratannya dan dapat menyiapkan penawaran yang sesuai.

d. Pemberian Penjelasan Proyek

Pada tahap ini, panitia tender biasanya akan memberikan penjelasan lebih lanjut mengenai proyek. Pemberian penjelasan ini dilakukan secara online, sehingga Anda bisa bertanya dan mendapatkan klarifikasi langsung. Pastikan Anda memanfaatkan sesi ini dengan baik, karena ini adalah kesempatan untuk memperjelas segala hal yang berkaitan dengan proyek dan persyaratannya.

e. Pengiriman Penawaran

Setelah memahami dokumen dan penjelasan proyek, langkah selanjutnya adalah menyusun penawaran. Dokumen penawaran ini harus mencakup anggaran, jadwal, serta metode pelaksanaan proyek. Pastikan Anda mengirim penawaran secara lengkap dan tepat waktu melalui platform yang ditentukan. Penyusunan yang teliti akan meningkatkan peluang Anda untuk sukses.

6. Dokumen Tender yang Dibutuhkan

Hal yang paling dihindari saat mendaftar proyek tender adalah  masalah kelengkapan dokumen teknis.  Kekurangan dokumen akan menunjukan visibilitas perusahaan yang tidak baik. Untuk menentukan seberapa layak perusahaan Anda dalam kualifikasi, lengkapilah dokumen eksternal dengan daftar berikut ini :

a.  Laporan Keuangan

Laporan keuangan adalah salah satu dokumen kunci yang diperlukan untuk tender proyek. Dokumen ini menunjukkan kondisi keuangan perusahaan Anda dan apakah perusahaan memiliki kapasitas finansial untuk menyelesaikan proyek yang ditawarkan. Pastikan laporan keuangan terbaru dan sudah diaudit oleh pihak yang berwenang. Dengan laporan yang lengkap dan jelas, Anda akan lebih mudah meyakinkan panitia tender mengenai stabilitas keuangan perusahaan.

b. Proposal Teknis

Proposal teknis berisi gambaran rinci tentang bagaimana Anda akan mengerjakan proyek. Ini mencakup tahapan kerja, metode yang digunakan, jadwal, dan detail teknis lainnya. Proposal teknis penting karena menunjukkan sejauh mana perusahaan Anda memahami kebutuhan proyek dan mampu menyelesaikannya dengan metode yang efisien. 

c. Dokumen Administratif

Dokumen administratif mencakup berbagai surat-surat legalitas seperti akta perusahaan, akta notaris, dan lainnya. Tidak hanya itu, menurut kontrakhukum, Anda juga perlu menyiapkan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) untuk pelengkap administrasi. Dokumen ini penting untuk membuktikan bahwa perusahaan Anda layak dan legal untuk mengikuti tender. Kelengkapan dan keakuratan dokumen administratif akan meminimalisir potensi diskualifikasi dalam proses tender.

d. Proposal Komersial

Proposal komersial berisi rincian biaya yang ditawarkan untuk proyek tersebut. Dokumen ini mencakup detail anggaran, yaitu biaya material, tenaga kerja, dan biaya operasional lainnya. Sebaiknya Anda menyusun proposal komersial dengan jelas dan realistis, sehingga tidak hanya memberikan harga yang kompetitif tetapi juga mencerminkan kemampuan Anda untuk menyelesaikan proyek sesuai anggaran.

e. Pernyataan Kesanggupan

Surat pernyataan kesanggupan adalah dokumen yang menyatakan bahwa perusahaan Anda siap menjalankan proyek sesuai dengan persyaratan dan tenggat waktu yang ditentukan. Surat ini penting karena menunjukkan komitmen perusahaan Anda terhadap proyek. Anda dapat menulis pernyataan dengan profesional dan mencantumkan detail yang relevan mengenai kesanggupan perusahaan.

f. Portofolio Pengalaman Proyek

Panitia tender biasanya meminta daftar pengalaman proyek sebelumnya yang pernah perusahaan Anda tangani. Beberapa pengalaman ini akan menunjukkan seberapa berpengalaman dan kompeten perusahaan Anda dalam mengerjakan proyek sejenis. Cantumkan proyek-proyek yang relevan dengan skala pekerjaan yang ditawarkan serta hasil yang telah dicapai.

g. Surat Referensi

Surat referensi biasanya dikeluarkan oleh klien atau pihak terkait yang pernah bekerja sama dengan perusahaan Anda. Surat ini menjadi bukti bahwa perusahaan Anda telah menyelesaikan proyek dengan baik dan memberikan kepuasan bagi klien. Semakin banyak surat referensi yang relevan, semakin tinggi kredibilitas perusahaan di mata panitia tender.

h. Jaminan Penawaran (Bid Bond)

Jaminan penawaran atau Bid Bond adalah dokumen yang menjamin keseriusan perusahaan Anda dalam mengikuti tender. Ini juga menunjukkan bahwa perusahaan siap menjalankan proyek sesuai dengan syarat yang ditentukan jika terpilih. Bid Bond ini biasanya berupa garansi dari bank atau lembaga keuangan lainnya, yang memberikan kepastian kepada pemilik proyek bahwa perusahaan Anda berkomitmen penuh.

7. Tips Memenangkan Tender

Posisikan diri Anda sebagai penyelenggara tender. Pasti Anda akan menyeleksi perusahaan dengan ketat dari berbagai aspek bukan? Oleh karena itu, lakukan persiapan dan strategi agar proposal tender Anda memiliki prospek yang tidak dapat mereka tolak.

a. Siapkan Proposal yang Solutif

Tidak bisa disangkal bahwa kesan pertama memang penting. Jika proposal Anda menarik, akan mustahil bagi mereka untuk menolaknya. Pikirkan solusi yang dapat anda tawarkan untuk permasalahan mereka. Ingat bahwa proposal yang dibuat harus realistis dan dapat tergambar dengan baik. Anda dapat menunjukan keunggulan perusahaan dalam pemecahan masalah. 

b. Perhatikan Kelengkapan Dokumen

Saat mendaftar, lengkapi dokumen-dokumen yang dibutuhkan secara lengkap dan rapi. Dokumen yang keliru akan menunjukkan bahwa kinerja perusahaan kurang baik. Lengkapi pendaftaran dengan dokumen eksternal seperti proposal, surat jaminan bank, dan rancangan anggaran biaya. Tampilkan juga sertifikat resmi pada file.  Jangan lupa cantumkan beberapa proyek yang sudah Anda jalani, ini akan menunjukan seberapa baik kerjasama tim yang dilakukan bisnis konstruksi. 

c. Tawarkan Harga yang Kompetitif 

Reputasi baik tidak menjadi jaminan Anda akan diterima, perihal harga dapat membuat Anda gagal mencapai kesepakatan. Jadi, tetapkan harga yang masuk akal dan kompetitif berdasarkan keuntungan yang ditawarkan. Pertimbangan harga ini mirip dengan pedang bermata dua. Jika Anda menetapkan harga yang rendah dari pasar, pihak tender akan mempertanyakan kualitas proyek yang Anda tawarkan. Sebaliknya, jika Anda menetapkan harga yang terlalu tinggi, kompetitor Anda akan mengambil peluang dan membuat Anda kehilangan persaingan. Pastikan harga yang Anda cantumkan sudah sesuai dengan hasil dijanjikan. 

c. Pengecekan Ulang Dokumen

Hindari kendala format dan penyusunan. Dengan penyusunan yang rapi dan menarik, Anda akan memperbesar peluang menang tender. Selalu lakukan pengecekan untuk mengurangi kesalahan teknis. 

8. Kesimpulan

Perusahaan dapat bersaing mendapatkan tawaran yang mereka inginkan melalui proyek tender. Namun, agar tetap kompetitif, perusahaan harus menyiapkan sejumlah strategi dan persiapan yang matang. Untuk memulainya, Anda perlu melakukan riset informasi tentang tender dan memahami tata cara persyaratan. Maksimalkan kelengkapan dokumen perusahaan dan keunikan proposal tender sehingga peluang Anda semakin baik. Untuk meningkatkan kepercayaan perusahaan, perhatikan anggaran keuangan, proposal, sertifikat, dan legalitas perusahaan. Siapkan tawaran yang masuk akal tetapi tetap bersaing secara transparan. Dengan cara ini, proses seleksi akan lancar hingga proyek tender dapat Anda menangkan.

Untuk memperbesar peluang, Anda dapat memanfaatkan sistem yang terintegrasi untuk mengelola dokumen dan anggaran proyek. Ini akan memastikan setiap persiapan tender Anda berjalan lebih efisien dan terorganisir. Sistem ini juga memberi ruang bagi tim untuk fokus pada aspek strategis tender, sehingga peluang keberhasilan proyek semakin besar. Ingin tahu bagaimana sistem ini dapat membantu proyek tender Anda sukses? Anda dapat mencoba demo dan konsultasi gratis untuk menemukan solusi terbaik bagi bisnis konstruksi Anda!