Pembuatan purchase order adalah tahapan penting dalam proses pengadaan barang atau jasa di perusahaan. Dokumen ini tidak hanya digunakan sebagai kontrak mengikat antara pembeli dan pemasok, tetapi juga untuk mencapai transaksi pembelian yang transparan.

Tanpa dokumen PO yang terstruktur dengan baik, proses pembelian bisa jadi kacau dan berdampak buruk bagi operasional dan keuangan bisnis. Misalnya kesulitan melacak barang apa saja yang dikirim, ada ketidaksesuaian pengiriman, hingga harga barang melebihi anggaran perusahaan.

Artikel berikut ini akan menjelaskan dengan detail apa itu purchase order, manfaat, format, dan contoh purchase order dalam perusahaan. Diberikan juga strategi efektif yang bisa Anda terapkan untuk memastikan pembuatan dokumen ini lebih cepat dan akurat.

1. Apa itu Purchase Order?

Purchase order adalah dokumen penting yang diperlukan dalam proses jual. Dokumen PO memastikan bahwa pesanan dilakukan sesuai dengan kesepakatan. Umumnya memuat informasi detail terkait barang yang dipesan, seperti deskripsi produk, jumlah, harga, syarat pengiriman, dan pembayaran.

Purchase order memudahkan tim purchasing untuk mengetahui barang apa saja yang dipesan serta mempermudah pemantauan terkait kesesuaian barang dengan kebutuhan serta standar perusahaan. Dengan ini, Anda tidak akan mengalami kerugian karena kesalahan pengiriman, kuantitas yang tidak sesuai, atau barang yang tidak memenuhi spesifikasi.

2. Fungsi Purchase Order bagi Bisnis

Dokumen PO seringkali disamakan dengan invoice perusahaan. Padahal keduanya punya fungsi yang berbeda di dalam proses pembelian. Jika invoice merupakan jumlah tagihan yang dikirim dari pemasok kepada perusahaan, sedangkan dokumen PO dikirim dari perusahaan ke pemasok.

Untuk memudahkan memahami perbedaan tersebut, kenali fungsi PO terhadap manajemen pembelian lebih jauh lagi pada pembahasan berikut.

• Bukti permintaan resmi: Sebagai bukti sah bahwa staff purchasing melakukan permintaan pembelian ke pihak supplier. 

• Mengawasi proses pemesanan: Sebagai dokumen acuan ketika terjadi kekeliruan, kerusakan, atau keterlambatan pada proses pengadaan.

• Pendukung laporan keuangan: Tim finance dengan mudah membuat detail arus kas baik yang masuk dan keluar berdasarkan dokumen purchase order. 

• Monitoring dan pengelolaan stok: Dengan dokumen ini, perusahaan  dapat mengetahui barang yang sedang dipesan untuk mengelola inventaris di gudang.

Tidak hanya memudahkan proses administratif dalam perusahaan, ternyata purchase order adalah dokumen penting yang punya dampak penting pada manajemen inventaris dan keuangan bisnis Anda.

3. Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition

Dalam proses pengadaan, ada beberapa dokumen yang diperlukan selain purchase order. Salah satunya adalah purchase requisition. Lantas apa yang membedakan keduanya?  Purchase requisition adalah dokumen internal yang digunakan oleh departemen dalam perusahaan untuk melakukan pengadaan.

Sedangkan purchase order adalah dokumen eksternal yang dikirim dari tim purchasing perusahaan kepada pemasok setelah PR disetujui. Jadi, bisa disimpulkan bahwa dokumen PR adalah permintaan internal untuk barang atau jasa, sedangkan purchase order adalah perintah pembelian yang sah dari perusahaan kepada pemasok.

4. Contoh Penerapan PO dalam Perusahaan

Misalkan Anda sedang menjalankan perusahaan manufaktur yang memerlukan bahan baku untuk produksi. Ketua tim pabrik menyadari stok tepung dan minyak kurang, akhirnya ia membuat purchase requisition (PR) yang diajukan kepada tim purchasing untuk disetujui. Setelah disetujui, tim purchasing akan menghubungi supplier dengan mengeluarkan surat PO.

Surat PO ini akan berisi detail lengkap seperti nama dan jumlah barang yang dipesan, harga per unit, total harga, serta syarat pembayaran dan pengiriman. Misalnya, diperlukan 100 kg tepung dengan harga Rp10.000 per kg dan 50 liter minyak dengan harga Rp15.000 per liter, dengan pengiriman dilakukan dalam waktu tiga hari kerja.

Setelah PO diterima oleh supplier, mereka akan memproses pesanan tersebut dan menyiapkan pengiriman sesuai dengan syarat yang tercantum di dalam dokumen. Pemasok kemudian mengirimkan barang bersama faktur yang akan dicocokkan dengan surat PO oleh tim keuangan.

Alur proses penggunaan surat purchase order di atas membantu Anda memastikan semua barang diterima sesuai pesanan, dan pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan. Dengan demikian, dipastikan operasional berjalan lancar dan pengadaan dilakukan secara transparan untuk kesehatan keuangan perusahaan.

5. Format Purchase Order

Sebagai dokumen penting yang digunakan untuk konfirmasi pembelian antara vendor dan perusahaan, format purchase order harus lengkap dan memuat komponen penting. Berikut beberapa komponen tersebut.

a. Nomor dan Tanggal PO

Setiap PO harus memiliki nomor unik yang digunakan sebagai identitas dokumen sehingga memudahkan pencatatan dan pelacakan. Sedangkan tanggal pembuatan diperlukan agar batas waktu pembelian dan pengiriman lebih jelas.

b. Informasi Supplier dan Pembeli

Pada bagian ini, purchase order format harus mencantumkan detail lengkap mengenai supplier dan pembeli. Informasi ini berupa nama perusahaan, alamat, nomor kontak, serta email. Dengan demikian, kedua pihak lebih mudah berkoordinasi, serta memastikan barang dikirim ke tujuan yang sesuai.

c. Detail Produk atau Barang

Pada bagian ini, pastikan Anda menuliskan deskripsi yang lengkap seperti nama produk, model, spesifikasi, serta jumlah yang diinginkan. Jika ada, tambahkan juga kode produk atau SKU. Dengan detail yang jelas, maka vendor lebih mudah memahami barang apa yang perlu dikirim sehingga tidak ada kesalahan pengiriman.

d. Syarat Pembayaran

Syarat pembayaran berisi metode dan jatuh tempo pembayaran yang harus dipatuhi. Bagian ini diperlukan agar tidak terjadi keterlambatan pembayaran yang menyebabkan konflik sewaktu-waktu, karena kedua pihak telah sepakat dengan ketentuan tersebut sejak awal.

e. Syarat Pengiriman

Pada bagian ini, Anda bisa menjelaskan estimasi waktu pengiriman, alamat tujuan, dan biaya yang dikenakan. Jika barang harus dikirim dengan cara khusus, maka sertakan juga detail instruksinya. Seluruh informasi tersebut membantu barang agar sampai di lokasi tepat waktu.

f. Tanda Tangan dan Persetujuan

Ini menjadi bagian penting dalam purchase order format.  Tanda tangan dan persetujuan menjadi bukti sah bahwa perusahaan dan supplier telah menyetujui semua syarat dan ketentuan yang tercantum.

6. Contoh Purchase Order

Untuk memahami lebih lanjut contoh purchase order, perhatikan skenario berikut ini. Pada periode tertentu, perusahaan Acme Industri yang bergerak di bidang F&B mengalami kekurangan bahan baku dan diperlukan pengadaan ulang secepat mungkin. Berikut purchase order format sesuai kebutuhan mereka.

Dari contoh purchase order di atas, dapat diketahui bahwa semua informasi penting sudah termuat dalam dokumen. Mulai dari nomor PO, informasi supplier dan pembeli, hingga syarat dan ketentuan pengiriman.

7. Permudah Pembuatan PO dengan Purchasing Software ScaleOcean

Pembuatan dokumen purchase order secara manual tidaklah efektif dan rentan kesalahan. Oleh karena itu, software purchasing ScaleOcean hadir untuk membantu Anda membuat dokumen PO secara digital. Dapatkan demo gratisnya untuk tahu bagaimana cara kerja sistem. Secara umum, software tersebut mampu:

• Automatisasi proses pembuatan PO: Setelah permintaan pembelian disetujui oleh pihak terkait, sistem secara otomatis membuat dokumen tanpa perlu input manual.

• Purchase order format dapat dikustomisasi: Sistem memungkinkan kustomisasi template PO, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan.

• Rating vendor otomatis: Saat membuat PO, sistem juga secara otomatis dapat menilai vendor berdasarkan kinerja sebelumnya, tanpa perlu melakukan evaluasi manual yang panjang.

• Monitoring dan notifikasi otomatis: Anda bisa dengan mudah memantau status PO secara real-time. Sistem juga memberikan notifikasi ketika dokumen disetujui atau ditolak.

Software purchasing ScaleOcean juga dapat diintegrasikan dengan modul lain seperti inventory dan accounting. Setelah PO dibuat, stok barang di modul inventory akan diperbarui secara real-time, sekaligus pengeluaran yang terkait langsung tercatat di modul accounting. Cari tahu lebih lanjut kerja sistem ini dengan memanfaatkan demo gratis yang ditawarkan. 

8. Kesimpulan

Purchase order adalah dokumen penting dalam pengadaan yang membantu Anda mengatur dan memantau pembelian. Selain sebagai bukti resmi, PO juga diperlukan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai kebutuhan, anggaran perusahaan, dan memastikan pelaporan keuangan efektif.

Namun, pembuatan PO secara manual rentan human error dan memakan waktu. Anda bisa menggunakan purchasing software ScaleOcean. Otomatisasi, kustomisasi template, dan integrasi yang ditawarkan akan meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Dapatkan demo gratis sekarang dan optimalkan pengelolaan pengadaan Anda!