Dalam era digital saat ini, berbagai jenis bisnis telah merasakan manfaat dari penggunaan software POS (point of sale). Sebagai alat yang efektif untuk mengelola transaksi, inventaris, dan seluruh aspek penjualan, sistem ini menjadi aset yang berharga untuk mendukung pertumbuhan bisnis. 

Perlu Anda ketahui bahwa sistem ini terdiri dari dua jenis, yaitu default dan customer POS software. Dimana masing-masing jenis memiliki keunggulan masing-masing. Dalam mencari aplikasi POS yang tepat, seringkali muncul pertanyaan “apakah harus memilih tipe default atau custom?” Dalam artikel ini, kita akan membahas perbedaan kedua model sistem ini secara detail.

1. Pengertian

Software POS default merupakan aplikasi pre-built yang ditawarkan oleh berbagai vendor, biasanya dengan fitur standar yang mencakup fungsi penjualan dasar. Keunggulan utama dari software ini adalah kemudahannya. Anda cukup menginstal dan menjalankannya tanpa harus melalui proses pembuatan yang rumit. Harga yang ditawarkan pun biasanya lebih murah dan lebih cepat untuk diimplementasikan.

Di sisi lain, custom POS software adalah solusi yang dikembangkan secara khusus sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Keunggulan utama dari software jenis ini adalah fleksibilitas dan adaptabilitasnya. Anda bisa meminta fitur tertentu, memodifikasi fungsi, atau bahkan merancang tampilan dan pengalaman pengguna sesuai keinginan.

2. Personalisasi

Mempertimbangkan personalisasi, custom POS software memberikan kelebihan yang signifikan. Personalisasi di sini berarti Anda memiliki kontrol penuh atas fitur, fungsi, dan tampilan dari software Anda. Jadi, Anda dapat meminta fitur sistem POS yang sangat spesifik sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau bahkan meminta desain interface yang sesuai dengan branding dan identitas bisnis Anda.

Misalnya, jika Anda memiliki bisnis retail yang menjual berbagai jenis produk, Anda mungkin memerlukan integrasi point of sales dengan inventory software yang kuat dan fleksibel, untuk bisa menangani berbagai jenis produk, variasi produk, dan skema harga yang berbeda. Anda juga mungkin memerlukan integrasi dengan e-commerce untuk memudahkan pemantauan penjualan di seluruh platform. Semua ini bisa dirancang dan diimplementasikan dalam custom POS software.

Hebatnya lagi, Anda juga bisa mendapatkan fitur pelaporan dan analitik bisnis yang dirancang khusus sesuai metrik yang telah ditentukan bisnis. Anda bisa mendapatkan wawasan tentang laporan penjualan, pelanggan, dan produk yang sangat spesifik dan mendalam, yang akan sangat membantu dalam pengambilan keputusan bisnis.

Namun, perlu diingat bahwa tingkat personalisasi yang tinggi ini datang dengan biaya dan waktu pengembangan yang lebih besar. Anda juga perlu bekerja sama dengan penyedia sistem yang kompeten dan berpengalaman untuk memastikan bahwa software POS Anda dirancang dan diimplementasikan dengan baik.

Bertolak belakang dari jenis sistem sebelumnya, personalisasi bisa menjadi tantangan bagi software POS default. Meskipun solusi semacam ini umumnya dilengkapi dengan berbagai fitur standar yang memadai untuk sebagian besar bisnis, keterbatasan dalam personalisasi dapat menjadi hambatan. Software default biasanya menawarkan fungsi dasar seperti penanganan transaksi, manajemen stok barang, dan pelaporan penjualan. 

Untuk beberapa bisnis, hal tersebut mungkin sudah cukup. Namun, bagi perusahaan besar yang membutuhkan fungsi lebih kompleks atau spesifik, aplikasi default mungkin tidak dapat menyediakan solusi yang optimal. Misalnya, sebuah restoran yang membutuhkan fitur pelacakan tanggal kedaluwarsa bahan baku untuk memastikan makanan yang dijual selalu segar mungkin tidak akan menemukan fitur tersebut di tipe sistem POS satu ini.

Lebih jauh, sistem default biasanya memiliki tampilan dan pengalaman pengguna yang sudah ditentukan oleh pengembang. Ini berarti Anda mungkin memiliki keterbatasan dalam menyesuaikan interface software sesuai dengan branding bisnis atau preferensi karyawan Anda. Tentu, tidak semua bisnis membutuhkan tingkat personalisasi yang tinggi, dan dalam beberapa kasus, software POS default bisa menjadi pilihan yang efisien dan hemat biaya.

3. Kemampuan Fleksibilitas

Software POS default biasanya dibangun dengan fitur dan fungsi standar yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan umum bisnis, dan tidak selalu menawarkan fleksibilitas untuk menyesuaikan solusi seiring dengan perkembangan bisnis Anda.

Misalnya, jika bisnis Anda mulai menawarkan layanan baru atau memasuki pasar baru, Anda mungkin menemukan bahwa aplikasi POS default tidak memiliki fitur atau fungsi yang diperlukan untuk mendukung inisiatif baru ini. Anda mungkin perlu mencari solusi tambahan atau bahkan berinvestasi dalam software baru yang lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda yang berubah.

Dalam beberapa kasus, provider sistem yang sudah jadi mungkin menawarkan upgrade atau tambahan fitur, tetapi ini seringkali memerlukan biaya tambahan dan mungkin tidak sepenuhnya memenuhi kebutuhan Anda. Dengan kata lain, software POS default mungkin merupakan solusi yang baik untuk bisnis yang stabil dan tidak berubah dan kurang cocok untuk bisnis yang selalu berkembang dan berubah secara dinamis.

Hal berbeda akan Anda rasakan ketika menerapkan custom POS software. Dimana keuntungan utama point of sale tipe ini adalah bisa mengikuti perkembangan bisnis. Karena software ini dibuat khusus untuk perusahaan, itu berarti sistem tersebut dapat dirancang dan dikembangkan dengan fleksibilitas yang memungkinkan Anda untuk menyesuaikan dan menambah fitur baru sesuai dengan kebutuhan yang muncul.

Sebagai contoh, jika bisnis Anda merencanakan ekspansi ke pasar baru atau mencoba strategi penjualan baru, tipe custom ini bisa dikembangkan sesuai dengan kebutuhan spesifik tersebut. Hal ini dapat melibatkan penambahan modul manajemen promosi penjualan baru, integrasi dengan platform lain, atau bahkan penambahan fungsi pengelolaan mata uang asing, jika Anda memutuskan untuk beroperasi di pasar internasional.

Selain itu, tipe kustom juga memastikan bahwa software ini dapat tetap berfungsi dengan efisien dan efektif meski jumlah transaksi dan volume data Anda akan meningkat seiring berjalannya waktu. Jadi, sistem ini adalah bentuk investasi jangka panjang yang paling menguntungkan.

4. Biaya

Saat mempertimbangkan struktur harga, custom POS software memerlukan biaya investasi awal yang lebih besar dibandingkan dengan sistem default. Proses pengembangan, desain, dan implementasi yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda bisa menghasilkan biaya yang signifikan. Namun, penting untuk memahami bahwa biaya ini seringkali sebanding dengan keuntungan jangka panjang yang dapat diberikan.

Salah satu manfaat dalam hal biaya adalah sistem custom dapat membantu mengurangi biaya operasional. Fitur dan fungsi yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Anda, dapat menghilangkan kebutuhan untuk menggunakan solusi tambahan atau layanan pihak ketiga yang mungkin memerlukan biaya tambahan. Selain itu, sistem ini juga dapat membantu mengurangi biaya kerja yang berulang.

Nah, default point of sale sering kali menawarkan keuntungan dari segi harga yang lebih terjangkau dibandingkan dengan sistem custom. Harga software ini cenderung lebih rendah karena mereka telah dikembangkan dalam skala besar dan digunakan oleh banyak bisnis. Jadi, tidak butuh biaya yang terlalu banyak untuk proses pengembangan.

Namun, penting untuk mempertimbangkan bahwa biaya jangka panjang dari aplikasi default dapat meningkat jika bisnis Anda berkembang dan membutuhkan fitur tambahan atau penyesuaian khusus. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu berinvestasi dalam solusi tambahan atau membeli add-on yang relevan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Perlu diingat bahwa setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan prioritas yang berbeda dalam hal biaya. Penting untuk mempertimbangkan anggaran bisnis, ukuran bisnis, dan tujuan jangka panjang Anda secara cermat ketika memilih antara default dan custom POS software dalam hal biaya.

5. Waktu Implementasi

Solusi POS default biasanya lebih cepat untuk diimplementasikan karena fitur dan fungsi standarnya yang siap pakai. Jadi, sistem ini biasanya sudah siap pakai dengan sedikit atau tanpa penyesuaian yang diperlukan. Ini berarti Anda dapat memulai menggunakannya secara langsung setelah memperolehnya.

Penggunaan POS tipe ini dapat menghemat waktu dalam hal instalasi dan konfigurasi awal. Banyak perusahaan provider menyediakan panduan langkah demi langkah yang mudah diikuti, serta dukungan teknis yang cukup untuk membantu Anda mengatasi masalah umum yang mungkin muncul selama proses implementasi.

Melihat dari sisi custom software, waktu implementasi dapat bervariasi tergantung pada kompleksitas kebutuhan bisnis Anda. Proses pengembangan sistem memerlukan waktu yang lebih lama dibandingkan dengan mengadopsi default POS software yang siap pakai. Namun, hal ini disebabkan oleh fakta bahwa software ini sepenuhnya disesuaikan dengan kebutuhan dan persyaratan perusahaan.

Langka-langkah pembuatan aplikasi point of sale custom dimulai dengan tahap analisis kebutuhan, di mana pengembang software bekerja sama dengan Anda untuk memahami secara mendalam tujuan dan proses bisnis. Kemudian, desain dan pengembangan dilakukan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Dalam proses ini, fitur, fungsi, dan integrasi khusus dapat diimplementasikan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Maka dari itu, sistem ini akan memakan waktu implementasi yang lebih lama.

6. Lebih Baik Default atau Custom POS Software?

Setelah menjelajahi perbedaan antara default dan custom POS software, Anda mungkin bertanya-tanya, mana yang lebih baik untuk bisnis Anda? Jawabannya sebenarnya tergantung pada kebutuhan, tujuan, dan sumber daya bisnis Anda.

Software POS default cocok untuk perusahaan yang membutuhkan solusi yang cepat dan mudah tanpa perlu personalisasi yang tinggi. Jika bisnis Anda relatif sederhana dan tidak memiliki kebutuhan yang sangat spesifik, tipe sistem ini bisa menjadi pilihan yang ekonomis dan efisien. Anda dapat segera mengimplementasikan dan menggunakan solusi ini tanpa harus menunggu lama untuk pengembangan khusus.

Namun, jika bisnis Anda memiliki kebutuhan yang unik, kompleksitas tinggi, atau ingin mengambil keuntungan penuh dari personalisasi dan fleksibilitas, custom POS software bisa menjadi opsi yang lebih baik. Dengan jenis software ini, Anda dapat selalu mengembangkan perusahaan tanpa terhambat oleh batasan teknologi.

Saat memilih antara kedua sistem ini, pertimbangkan skala bisnis Anda, tingkat kompleksitas, anggaran, dan tujuan jangka panjang. Evaluasilah kebutuhan spesifik perusahaan dan diskusikan dengan penyedia software untuk memastikan Anda membuat keputusan yang tepat. Ingatlah bahwa dalam akhirnya, tujuan utama adalah memilih solusi POS yang dapat membantu mengoptimalkan kinerja bisnis Anda.

7. Kesimpulan

Pilih ScaleOcean sebagai provider software POS terbaik Anda yang menghadirkan pilihan solusi default dan custom POS software. Dengan pengalaman dan keahlian yang sudah terbukti dalam industri ini, ScaleOcean menawarkan sistem default yang siap pakai dengan fitur standar yang efisien, atau opsi custom yang dapat disesuaikan sepenuhnya dengan kebutuhan bisnis Anda. Jadi, tentukan pilihan Anda dan segera hubungi kami!