Dalam proses manajemen gudang diperlukan banyak dokumen yang harus tercatat secara terstruktur untuk memastikan bahwa inventaris terjaga dengan baik. Salah satu dokumen penting tersebut adalah surat penerimaan barang. Meskipun tampak sederhana, surat ini menjadi acuan dalam berbagai transaksi serta menjadi bukti resmi atas barang yang diterima.

Mengingat perannya yang cukup penting dalam menjaga kelancaran manajemen gudang, maka ada beberapa komponen penting yang harus diperhatikan ketika membuatnya. Dalam artikel kali ini, akan dijelaskan komponen tersebut serta diberikan beberapa contoh surat penerimaan barang yang baik sesuai dengan kebutuhannya. Yuk, simak pembahasan dan contohnya di bawah ini!

1. Komponen Surat Penerimaan Barang

Sebagai suatu dokumen yang digunakan dalam transaksi bisnis, surat ini memiliki beberapa komponen penting agar informasi yang disampaikan ke pihak penerima jelas. Berikut komponen tersebut. 

a. Judul Dokumen

Judul dokumen dibutuhkan untuk menginformasikan kepada penerima tentang tujuan dari dokumen tersebut. Dalam surat penerimaan barang, judulnya bisa seperti "Surat Penerimaan Barang" atau "Bukti Terima Barang". Selain sebagai informasi bagi penerima, juga sebagai bukti resmi bagi pengirim.

b. Nomor Surat

Nomor surat berfungsi sebagai identifikasi unik dari surat tersebut. Dengan komponen ini, proses manajemen gudang seperti pelacakan, pencatatan, dan pengarsipan surat menjadi lebih mudah. Selain itu, pihak yang berkepentingan juga bisa merujuk atau mencari dokumen tersebut dengan lebih cepat jika diperlukan.

c. Tanggal Penerimaan

Tanggal penerimaan berisi informasi kapan barang tersebut diterima oleh pihak yang dituju. Komponen tersebut dibutuhkan untuk proses pencatatan, pelaporan, dan juga untuk mengetahui kapan batas waktu pengembalian barang atau garansi jika dibutuhkan.

d. Detail Pengirim

Komponen selanjutnya pada surat penerimaan barang adalah detail pengirim. Informasi ini dibutuhkan untuk memberikan informasi tentang siapa atau perusahaan mana yang mengirimkan barang. Biasanya mencakup nama, alamat, nomor telepon, atau kontak lainnya. Dengan ini penerima bisa langsung menghubungi pihak pengirim.

e. Detail Penerima

Mirip dengan detail pengirim, bagian ini memberikan informasi tentang siapa atau perusahaan mana yang harus menerima barang. Detail yang bisa dituliskan antara lain nama, alamat, dan informasi kontak lainnya dari penerima. Informasi ini nantinya juga digunakan untuk konfirmasi kalau barang telah diterima oleh pihak yang bersangkutan.

f. Informasi Barang

Komponen berikutnya adalah detail informasi barang yang memberikan rincian tentang barang yang diterima. Informasi ini biasanya berisi deskripsi barang, jumlah, kondisi barang saat diterima, dan bisa juga mencakup detail lain seperti harga atau kode barang. Informasi tersebut sangat dibutuhkan untuk mempermudah dalam pembuatan laporan manajemen pergudangan.

g. Tanda Tangan Penerima & Pengirim

Tanda tangan dari kedua pihak dibutuhkan sebagai bukti kalau keduanya telah memahami dan menyetujui informasi yang tercantum dalam surat. Bagi penerima, tanda tangan menunjukkan kalau barang telah diterima dengan kondisi yang sesuai. Sedangkan bagi pengirim menandakan kalau  barang telah dikirim sesuai dengan kesepakatan.

2. Cara Buat Surat Penerimaan Barang

Membuat surat penerimaan barang adalah salah satu langkah penting dalam mengelola inventory, khususnya bagi perusahaan yang berurusan dengan pengiriman dan penerimaan barang secara rutin. Surat ini menjadi bukti formal kalau barang telah diterima dengan baik dan sesuai dengan kesepakatan. Nah, untuk membuatnya Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut.

Pertama, mulailah dengan menambahkan kop surat perusahaan atau logo di bagian atas dokumen. Logo atau kop surat ini akan sangat membantu dalam identifikasi siapa penerbit atau pengirim suratnya. Selanjutnya, tulis judul dokumen seperti "Surat Penerimaan Barang", di bagian tengah atas halaman untuk menginformasikan kepada pembaca tujuan dokumen ini.

Selanjutnya isi detail dasar surat seperti nomor surat, tanggal penerimaan, serta detail pengirim dan penerima. Pastikan untuk mencantumkan informasi kontak secara lengkap dari kedua pihak. Termasuk alamat, nomor telepon, dan alamat email jika perlu. Informasi ini akan memudahkan komunikasi jika ada masalah atau pertanyaan terkait barang yang diterima.

Jangan lupa untuk menuliskan detail informasi barang. Daftarkan semua barang yang diterima, lengkap dengan deskripsi, jumlah, kondisi barang, dan informasi lain yang relevan. Jika barang memiliki cacat atau kerusakan, sebaiknya dicantumkan juga dalam surat ini untuk referensi ke depan.

Terakhir adalah tanda tangan dari penerima dan pengirim. Tanda tangan menandakan persetujuan dari kedua pihak tentang informasi yang ada dalam surat. Serta sebagai bukti terima dari pihak yang dituju. Setelah semua komponen lengkap, simpan dan arsipkan surat untuk kemudahan proses manajemen gudang jangka panjang.

Seiring dengan kemajuan teknologi dan kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi manajemen gudang, mulai banyak perusahaan yang beralih ke warehouse management system (WMS) untuk mengotomatisasi berbagai proses. Termasuk pembuatan surat penerimaan barang. Dengan menggunakan WMS, informasi tentang barang yang masuk dapat secara otomatis direkam, diproses, dan dikonversi menjadi dalam bentuk digital.

Cara ini tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga mengurangi adanya human error yang mungkin terjadi saat pengisian informasi secara manual. Selain itu, integrasi dengan sistem lain seperti sistem pembelian atau akuntansi memungkinkan data untuk disinkronkan secara real-time. Dari sini, semua pihak terkait dipastikan mendapatkan informasi yang konsisten. Dengan demikian, implementasi WMS dapat menjadi solusi efektif untuk meningkatkan keakuratan dan produktivitas dalam manajemen gudang dan operasional lainnya.

3. Contoh Surat Penerimaan Barang

Untuk memperjelas pembahasan baik komponen dan cara membuatnya, berikut juga akan diberikan sejumlah contoh surat penerimaan barang yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan dan jenis industri perusahaan Anda. Yuk perhatikan masing-masing contoh yang diberikan berikut ini.

a. Surat untuk Toko Ritel

Surat penerimaan barang untuk toko ritel umumnya mencatat setiap pengiriman barang yang masuk ke toko dari supplier atau distributor. Surat ini digunakan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan membantu toko dalam proses manajemen gudang seperti pelacakan inventaris, pengelolaan stok, serta memfasilitasi proses retur barang jika diperlukan.

b. Surat untuk PT

Contoh surat penerimaan barang berikutnya untuk Perseroan Terbatas (PT). Surat ini digunakan sebagai dokumen resmi yang mengkonfirmasi penerimaan barang dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Di samping itu, surat ini juga menjadi dasar dalam proses pembayaran, penyelesaian sengketa, serta rekonsiliasi transaksi bisnis antar kedua perusahaan. Dengan surat ini, kedua PT dapat memastikan bahwa kewajiban pengiriman barang telah terpenuhi sesuai dengan kesepakatan dan kontrak bisnis yang telah disepakati.

c. Surat untuk Kantor

Dalam lingkup kantor, surat ini dibutuhkan sebagai dokumen resmi yang mencatat dan mengesahkan penerimaan barang atau peralatan yang datang, baik dari pemasok eksternal, kantor pusat, atau cabang lainnya. Dengan surat ini, proses pelacakan aset, pengelolaan inventaris, dan aktivitas manajemen persediaan lainnya menjadi lebih terorganisir. Selain itu, proses komunikasi antar departemen atau dengan pihak eksternal juga lebih mudah. Dokumen ini juga sering digunakan sebagai rujukan dalam audit internal.

4. Kesimpulan

Surat penerimaan barang adalah dokumen resmi yang dibutuhkan oleh berbagai lingkup termasuk toko ritel, dinas pemerintahan, perusahaan (PT), dan kantor. Dokumen ini berfungsi untuk mengesahkan dan mencatat penerimaan barang dari pihak pengirim, serta memastikan kesesuaian antara barang yang diterima dengan yang dipesan. Surat ini berisi informasi detil seperti sumber barang, tanggal penerimaan, spesifikasi barang, dan kondisi saat diterima.

Di luar fungsi utamanya sebagai bukti penerimaan, surat ini juga memiliki peran penting dalam manajemen gudang seperti pengelolaan aset, kontrol internal, rekonsiliasi transaksi, serta proses audit dan pembayaran. Dari contoh surat penerimaan barang yang telah ditunjukkan di atas pun bisa dilihat kalau dokumen ini menjadi instrumen penting untuk memastikan transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi dalam pengelolaan barang.