Berbagai perusahaan memerlukan proses procurement untuk beroperasi dan mencapai tujuan bisnis masing-masing. Namun, pengadaan barang dan jasa ini bukanlah proses yang sederhana. Dibutuhkan strategi yang matang, pengetahuan mendalam tentang pasar dan pemasok, serta pemahaman yang baik berkaitan dengan hukum dan peraturan yang relevan.

Memahami elemen utama di manajemen procurement akan membantu pengelolaan pengadaan dengan lebih efektif. Mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, hingga pengawasan kinerja pemasok. Dalam artikel ini, akan dibahas lebih lanjut tentang elemen-elemen utama tersebut dan bagaimana teknologi dan inovasi dapat membantu mengotomatisasi proses ini.

1. Pentingnya Manajemen Procurement di Bisnis

Manajemen pengadaan atau procurement adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa dari pemasok eksternal. Proses ini mencakup identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, hingga pengawasan kinerja pemasok. 

Manajemen pengadaan sangat penting dalam bisnis karena berbagai alasan. Di antaranya adalah:

• Efisiensi biaya. Melalui negosiasi, pemilihan pemasok yang tepat, dan pengelolaan kontrak yang baik, perusahaan dapat memastikan mendapatkan barang dan jasa dengan harga yang paling kompetitif. 

• Kualitas barang dan jasa. Hal ini dilakukan melalui penilaian dan pemilihan pemasok yang cermat, serta melalui pemantauan kinerja pemasok secara berkelanjutan.

• Manajemen risiko. Dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi potensi risiko yang mungkin muncul dari pemasok atau proses pembelian, perusahaan dapat merancang strategi untuk mengurangi atau menghindari risiko tersebut.

• Keberlanjutan dan etika bisnis. Manajemen pengadaan yang efektif memungkinkan perusahaan untuk memastikan bahwa pemasok mematuhi standar etika dan keberlanjutan yang ditetapkan.

2. Elemen Utama pada Manajemen Procurement

Sebagai aspek penting dalam proses pengadaan, dibutuhkan elemen-elemen utama untuk memastikan manajemen procurement memberikan dampak positif bagi bisnis. Berikut elemen utama yang perlu ada.

a. Perencanaan Procurement

Perusahaan perlu menentukan barang yang dibeli, kapan dilakukan pembeliannya, dan berapa banyak yang diperlukan. Langkah ini membutuhkan pemahaman yang baik tentang kebutuhan operasional perusahaan dan prediksi kondisi pasar di masa depan. Perusahaan juga perlu mengidentifikasi pemasok yang berpotensi untuk membantu proses pengadaan.

b. Seleksi Pemasok

Setelah perencanaan, perusahaan perlu memilih pemasok yang akan digunakan. Proses seleksi supplier ini melibatkan evaluasi berbagai pemasok berdasarkan kriteria yang ditentukan. Seperti kualitas, harga, dan reliabilitas. Selain itu, perusahaan juga perlu melakukan negosiasi dengan pemasok yang dipilih.

Negosiasi pada harga dan kontrak harus dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan kondisi yang paling menguntungkan. Hal ini juga merupakan langkah penting dalam mengurangi risiko. Beberapa di antaranya seperti kegagalan pemasok atau perubahan harga yang tiba-tiba.

c. Pengelolaan Kontrak

Setelah kontrak ditandatangani, Anda perlu mengelola kontrak tersebut dengan baik. Tujuannya untuk memastikan bahwa pemasok memenuhi semua syarat dan ketentuan yang telah disepakati. Selain itu, Anda juga perlu melakukan penyelesaian sengketa dan renegosiasi kontrak jika diperlukan.

Proses pengelolaan kontrak juga mencakup manajemen kinerja pemasok. Perusahaan perlu memastikan bahwa pemasok memberikan barang atau jasa sesuai dengan standar dan dalam jangka waktu yang telah disepakati. Jika terjadi ketidaksesuaian, segera hubungi pemasok untuk mencari solusi terbaik bagi kedua pihak.

d. Kontrol dan Audit

Untuk memastikan efektivitas dan peningkatan efisiensi pada bisnis, perusahaan perlu melakukan kontrol dan audit secara berkala. Kontrol ini melibatkan peninjauan terhadap proses dan kebijakan pembelian agar semuanya berjalan sesuai dengan rencana dan sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Selain itu, kontrol juga melibatkan evaluasi kinerja secara keseluruhan untuk mengetahui apakah tujuan telah tercapai.

Audit adalah proses yang lebih mendalam dan terorganisir. Proses ini melibatkan pengecekan terperinci terhadap dokumen dan data yang berkaitan dengan pembelian. Tujuannya untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum dan regulasi, serta untuk mendeteksi adanya penyelewengan atau penipuan.

e. Pengelolaan Risiko

Pengelolaan risiko adalah elemen penting lainnya. Perusahaan perlu mengidentifikasi berbagai risiko yang mungkin ada dalam proses ini. Contohnya seperti risiko penipuan, kegagalan pemasok, atau fluktuasi harga. Setelah risiko diidentifikasi, Anda perlu membuat strategi mitigasi untuk mengurangi dampak negatif dari risiko tersebut. Strategi ini bisa berupa diversifikasi pemasok, pembelian asuransi, atau penggunaan kontrak harga tetap.

3. Teknologi di Manajemen Procurement

Proses pengadaan sangatlah kompleks dan melibatkan banyak pihak. Dengan otomatisasi proses tersebut, waktu dan tenaga yang dibutuhkan menjadi lebih efektif. Berikut beberapa teknologi dan inovasi yang bisa Anda pertimbangkan untuk mulai diimplementasikan.

a. E-Procurement

E-procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Metode ini melibatkan penggunaan platform dan aplikasi online untuk mengotomatisasi dan mempercepat proses yang biasanya dilakukan secara manual. Sistem ini bisa sangat beragam. Mulai dari pembelian langsung, sistem lelang online, hingga integrasi sistem antara pembeli dan pemasok.

Keuntungan utama implementasinya adalah efisiensi dan transparansi pengadaan. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk membandingkan harga dari berbagai pemasok dengan mudah. Sehingga dapat mengurangi biaya. Selain itu, juga mempercepat proses procurement dengan mengotomatisasi banyak tugas manual dan yang bersifat berulang. Transparansinya juga membantu mengurangi risiko korupsi dan penipuan.

b. Robotic Process Automation

Robotic Process Automation (RPA) adalah teknologi yang menggunakan robot atau sistem untuk meniru dan melaksanakan tugas-tugas rutin dan berulang yang dilakukan oleh manusia. Dalam konteks manajemen procurement RPA bisa digunakan untuk otomatisasi berbagai proses. Seperti pengecekan faktur, pemesanan, dan pembaruan data pemasok.

Keuntungan RPA adalah meningkatkan produktivitas dan akurasi. Robot tidak pernah lelah dan tidak membuat kesalahan. Jadi dapat bekerja sepanjang waktu dan menghasilkan kualitas kerja yang konsisten. Selain itu, penggunaannya juga bisa membuat purchasing staff untuk fokus pada tugas yang lebih strategis dan berpikir kritis.

c. Cloud Computing

Cloud computing merupakan teknologi inovasi yang memudahkan Anda dalam menyimpan dan mengakses data serta aplikasi melalui internet. Bukan melalui hard drive komputer atau server fisik perusahaan. Dalam konteks manajemen pengadaan, cloud computing bisa digunakan untuk mengakses alur pembelian dari mana saja, kapan saja, dan melalui perangkat apapun yang terhubung ke internet.

Keuntungan utamanya adalah fleksibilitas, skalabilitas, dan biaya. Anda dapat menambah atau mengurangi kapasitas penyimpanan sesuai kebutuhan dan hanya membayar sebanyak yang digunakan. Selain itu, dengan adanya pembaruan otomatis untuk perangkat lunak dan perangkat keras akan mengurangi beban pemeliharaan dan peningkatan sistem.

d. Analitik Big Data

Analitik big data merupakan proses mengumpulkan, mengorganisir, dan menganalisis sejumlah besar data untuk mengungkap pola dan tren. Dalam manajemen pengadaan, teknologi ini bisa digunakan untuk mengoptimalkan proses pembelian dan membuat keputusan yang berdasarkan data.

Misalnya, dapat membantu perusahaan memahami pola belanja perusahaan, mengidentifikasi area untuk penghematan biaya, dan memprediksi tren pasar masa depan. Teknologi tersebut juga bisa digunakan untuk memantau kinerja pemasok dan mendeteksi risiko dan peluang dalam rantai pasokan. Keuntungan dari analitik big data adalah peningkatan pengambilan keputusan berbasis data, efisiensi operasional, dan peningkatan daya saing.

4. Kesimpulan

Procurement memiliki peran penting dalam operasional bisnis. Di antaranya untuk mengendalikan biaya, memastikan kualitas, dan mengelola risiko. Melalui pemanfaatan teknologi dan inovasi seperti e-procurement, RPA, cloud computing, dan analitik big data, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas dan transparansi proses pengadaan secara maksimal.

Tidak hanya itu, dengan strategi dan proses yang efektif, serta pemilihan dan pengelolaan pemasok yang tepat, manajemen procurement dapat membantu perusahaan mencapai keunggulan kompetitif dalam jangka panjang. Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan untuk mulai memahami dan menerapkan prinsip-prinsip manajemen pengadaan dengan baik dan benar.