Inventory management merupakan sistem yang wajib ada dalam perusahaan Anda. Tak dapat dipungkiri, seluruh industri pasti selalu berhubungan dengan kebutuhan inventaris. Dengan menerapkan sistem ini, banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan. Tidak hanya sebatas dari lingkup marketing, melainkan juga seluruh proses produksi bisnis Anda. Nah, mari kita bahas secara mendalam pengertian sistem inventaris beserta keuntungan apa saja yang akan Anda peroleh.

1. Pengertian Inventory Management

Inventory management adalah sebuah sistem yang mengelola persediaan barang di perusahaan Anda mulai dari bahan baku, produk, perabot, peralatan, barang jadi, dan banyak lagi lainnya secara otomatis. Inventory management berbentuk aplikasi berbasis web ini tidak hanya sebatas menata perlengkapan Anda namun juga mendata, melacak, dan mengontrolnya menjadi lebih rapi, efisien, dan cepat. 

Anda pun tidak perlu lagi kesulitan dalam mencari barang yang diperlukan, karena semuanya sudah tercatat di penyimpanan pusat. Sehingga, Anda hanya perlu memasukkan kata kunci untuk bisa menemukannya.

2. Manfaat Inventory Management bagi Perusahaan

Software Inventory Management seperti ini cocok untuk Anda yang ingin merubah gudang Anda menjadi lebih canggih. Banyak perusahaan besar yang sudah beralih ke sistem ERP inventaris ini, karena mereka merasakan banyak sekali fungsi yang melancarkan seluruh proses bisnisnya.

a. Menyederhanakan Alur Kerja

Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan inventaris perusahaan seperti perencanaan, pendataan, pengelompokan, pelacakan pengiriman, hingga laporan sudah tercatat dan tersimpan secara otomatis. Sehingga, karyawan bisa fokus untuk mengerjakan pekerjaan lain seperti meningkatkan brand awareness, membuat perencanaan strategis, memasarkan produk, dll.

Dengan sistem yang otomatis, Anda pun juga bisa meminimalisir kerugian perusahaan dan adanya human error. Seluruh proses pengelolaan mulai dari perencanaan restock sampai input data sudah pasti dilakukan secara cepat, benar, dan juga akurat. Sehingga tidak ada lagi yang namanya kekukrangan stok dan pengadaan barang yang tidak perlu yang akan meningkatkan biaya persediaan.

b. Persediaan Stok Lebih Terkontrol

Pernah mengalami masalah jumlah stok barang yang tidak sama atau bahkan kurang dari permintaan pelanggan? Itu adalah kejadian yang bakal sering dijumpai jika masih menggunakan sistem manual. Persoalan tersebut muncul akibat dari perkiraan atau forecasting yang kurang tepat. Namun, Anda tidak perlu khawatir karena hal itu bisa dihindari jika perusahaan Anda telah menggunakan aplikasi manajemen stok.

Proses perencanaan stok bahan akan dilakukan secara teliti, terutama dengan adanya fitur economic order quantity (EOQ). Semuanya didasarkan pada analisis keinginan customer, prediksi barang yang tinggi peminatnya, perkiraan pesanan, kualitas, harga di pasar, dan faktor eksternal lainnya. Sehingga, Anda bisa memenuhi seluruh permintaan, bahkan ketika jumlahnya melebihi perkiraan. 

Semua barang sudah diperhitungkan dengan benar. Ketika jumlah persediaan menipis, sistem memiliki fitur low-stock notification yang akan memberikan peringatan ketika stok menipis serta membantu mengoptimalkan inventory turnover ratio lebih maksimal. Sehingga, membantu Anda untuk memperbarui stok sebelum terlambat. Jadi, semuanya akan aman terkendali.

Baca juga: 8 Peran Inventory Management di Industri Ritel

c. Menyimpan Data secara Terpusat

Dengan menggunakan sistem ini, Anda bisa menaruh berkas-berkas inventaris seluruh gudang yang ada di beberapa lokasi hanya dengan satu penyimpanan terpusat secara aman. Anda pun jadi bisa meminimalisir pemborosan tempat karena tidak perlu lagi menggunakan ruangan khusus untuk menyimpannya.

Selain itu, mengelola informasi menjadi lebih mudah dengan adanya database ini. Sistem ini juga membantu Anda untuk mengetahui seluruh proses barang mulai dari memilih supplier, melakukan pemesanan, menghitung jumlah barang yang diterima dan dikirim, memastikan kualitas tetap terjaga, sampai pada tahap pengiriman. Sehingga semuanya lebih terkontrol dan Anda pun jadi lebih mudah dalam membuat laporan secara real time.

Lalu, melacak dan mencari inventaris di seluruh cabang bisnis dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Dengan aplikasi inventory barang berbasis web ini, seluruh barang akan dikelompokkan dan diberi barcode untuk mempermudah dalam mencarinya. Pengelompokannya bisa disesuaikan dengan kesamaan jenis, kualitas, merk, ataupun kesesuaian lainnya. Dalam mencarinya pun Anda hanya perlu memasukkan kata kunci dalam pencarian, lalu Anda bisa menemukan lokasi tepatnya hanya dalam beberapa detik.

Kelebihan lain dari penyimpanan yang terpusat adalah keamanan sudah pasti terjamin. Hanya pihak berwenang yang bisa mengaksesnya, sehingga mengurangi terjadinya kecurangan. Semua orang yang mengakses akan tersimpan dalam sistem dan seluruh perubahan yang terjadi pada data perusahaan pun juga akan terlacak. 

d. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Ketepatan dan kepercayaan adalah kunci dalam mempertahankan dan meningkatkan loyalitas customer. Nah, sistem ini akan sangat membantu dalam memenuhi kedua hal tersebut. Pertama, Anda bisa melengkapi seluruh permintaan pelanggan dengan baik. Aplikasi inventory barang berbasis web ini memudahkan Anda dalam mengetahui seluruh informasi barang dan melakukan perencanaan dengan tepat. Sehingga, Anda bisa merespon pembeli dengan cepat dan memberikan kualitas produk yang bagus. Hasilnya, mereka akan puas dengan pelayanan yang diberikan dan melakukan pembelian lagi.

Kedua, software ini membantu Anda dalam memastikan pengiriman produknya tepat waktu. Anda bisa melacak seluruh proses pengirimannya mulai dari jadwal pemberangkatan, tempat lokasinya, dan perkiraan tanggal sampai ke tempat tujuan. Jika ada kendala dalam perjalanan, Anda bisa langsung mengetahuinya dan memberikan solusi yang terbaik.

Baca juga: Ketahui Pengertian Bisnis Ritel d​an Jenis-jenisnya

3. Kesimpulan

Dari mengaplikasikan inventory management, Anda bisa mewujudkan manajemen gudang yang baik dan mendapatkan banyak sekali manfaat yang tidak bisa Anda dapatkan dari sistem manual. Tanpa sistem inventaris, bisnismu akan mengalami banyak masalah dalam penyediaan barang mulai dari bahan mentah, barang setengah jadi hingga menjadi produk yang siap di pasarkan. Dimana, jika hal itu terus berlanjut maka akan terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti kerugian yang besar.

Nah, Anda bisa percayakan proses barangmu kepada sistem inventaris ScaleOcean untuk mengoptimalkan produktivitas dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Kami akan memberikan solusi terbaik dan fitur terlengkap sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.