Untuk memastikan agar proses pengadaan sesuai dengan ketentuan perusahaan serta berjalan dengan efektif, maka perusahaan perlu menyiapkan sejumlah dokumen penting. Salah satunya adalah purchase requisition (PR). Sederhananya, dokumen ini menjadi dasar internal perusahaan dalam memutuskan pembelian dan memesan barang ke supplier.

Sebagai dokumen awal dalam proses pengadaan, PR tentunya perlu ditulis dengan detail informasi yang jelas agar tidak menimbulkan salah paham dari pihak pemohon dan yang dituju. Karena kebutuhan tersebut, maka artikel kali ini ditujukan untuk membantu Anda mengenal PR dengan lebih dalam. Di dalam pembahasannya akan diberikan juga contoh purchase requisition yang baik sebagai acuan Anda dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

1. Apa itu Purchase Requisition?

Purchase requisition adalah dokumen formal yang digunakan pada proses pengadaan barang atau jasa yang biasanya diajukan ke departemen tertentu untuk mendapatkan persetujuan pembelian. Tujuan utama dari purchase requisition adalah menginformasikan kebutuhan spesifik, jumlah, serta waktu penerimaan yang diinginkan oleh pihak terkait. Dengan ini alur supply chain management secara menyeluruh bisa berjalan dengan efisien.

Bahkan PR juga berfungsi sebagai kontrol internal perusahaan. Karena dokumen ini membutuhkan proses persetujuan, maka Anda dapat memastikan kalau pembelian yang diajukan benar-benar diperlukan dan masih sesuai dengan rencana anggaran. Nah, dari sini proses pelacakan dan analisis terhadap pengeluaran perusahaan juga jadi lebih mudah. Sehingga mewujudkan transparansi dan pertanggungjawaban di antara departemen dan individu yang terlibat.

2. Contoh Purchase Requisition

Mungkin Anda masih bingung dan belum memiliki gambaran meskipun sudah membaca pembahasan sebelumnya. Oleh karena itu, untuk memperjelas pengertian PR, perhatikan contoh purchase requisition berikut.

Dokumen PR tentunya memiliki komponen dasar yang harus dituliskan. Informasi ini dibutuhkan supaya dokumen mudah dipahami oleh penerima dan bisa diproses tanpa adanya kesalahpahaman dari pihak pemohon dan yang menyetujui. Mari kita identifikasi komponen tersebut berdasarkan contoh purchase requisition di atas.

• Nomor PR: Sebagai identifikasi dokumen dan memudahkan pelacakan.
• Nama/departemen peminta: Untuk mengetahui asal permintaan dan keperluannya.
• Nama/departemen yang dituju: Untuk memudahkan pelacakan pihak yang bertanggung jawab.
• Identitas barang: Sebagai identifikasi barang atau pencatatan ke sistem gudang.
• Deskripsi: Informasi rinci mengenai apa yang dibutuhkan, spesifikasi teknis, model, atau lainnya.
• Jumlah yang diperlukan: Kuantitas barang atau jasa yang diinginkan.
• Tanggal permintaan pengiriman: Kapan barang atau jasa tersebut diharapkan diterima.
• Tanggal pengajuan: Kapan dokumen PR ini diajukan.
• Alasan pembelian: Menjelaskan mengapa barang atau jasa tersebut dibutuhkan, bisa karena penggantian, penambahan stok, atau keperluan proyek khusus.

Dalam praktiknya, komponen PR tentu bisa bervariasi tergantung pada kebijakan dan kebutuhan spesifik perusahaan. Namun, informasi dasar seperti contoh  purchase requisition di atas biasanya tetap ada dalam setiap dokumen. Pastikan juga menuliskan informasi lain yang dibutuhkan dengan jelas agar proses pengadaan dapat berjalan dengan efisien dan efektif.

3. Perbedaan Purchase Requisition dan PO

Mungkin Anda juga pernah mendengar purchase order (PO). Lantas apa perbedaan dari PR dan PO? Salah satu perbedaan mendasar yaitu pihak yang dituju. Purchase requisition adalah dokumen internal yang diajukan oleh departemen atau individu untuk menyatakan kebutuhan akan suatu barang atau jasa. Dokumen ini menjadi dasar bagi departemen pengadaan untuk melakukan proses pencarian supplier. Sementara itu, PO adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh departemen pengadaan kepada supplier sebagai bentuk konfirmasi pesanan.

Dari segi aspek prosedur, pengajuan purchase requisition adalah langkah awal dalam pengadaan. Setelah PR disetujui, barulah departemen pengadaan mencari supplier dan mengeluarkan PO. Dengan ini diharapkan pihak perusahaan dan supplier memahami dan menyetujui kondisi serta spesifikasi dari barang atau jasa yang akan dibeli.

Jadi, bisa dikatakan purchase requisition adalah dokumen yang menjelaskan apa yang dibutuhkan perusahaan. Sementara purchase order menjelaskan kesepakatan antara perusahaan dan supplier mengenai pembelian tersebut. Keduanya menjadi bagian penting dari sistem kontrol pengadaan. Sehingga pembelian bisa dilakukan dengan tepat, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan serta anggaran yang telah ditentukan.

4. Manfaat Purchase Requisition di SCM

Dalam bisnis, proses supply chain management membantu perusahaan untuk merencanakan dan mengontrol penyaluran barang dari pemasok hingga konsumen. Dokumen PR juga bisa digunakan untuk memastikan kelancaran prosesnya. Berikut beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan.

a. Mengontrol Proses Pengadaan

PR membantu Anda untuk memastikan bahwa semua permintaan pembelian telah disetujui dan sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum barang atau jasa dipesan. Cara ini tentunya dapat mencegah pembelian impulsif atau tidak terencana dan berguna untuk mengontrol pengeluaran karena telah dievaluasi dan disetujui oleh pihak yang berkaitan.

b. Memantau Siklus Barang

Selain itu dengan PR, perusahaan juga dapat memonitor siklus keseluruhan dari permintaan hingga penerimaan barang. Dampaknya, lead time menjadi lebih minimal, keterlambatan dapat dicegah, dan memastikan bahwa stok tersedia pada waktu yang tepat untuk memenuhi kebutuhan operasional.

c. Meminimalisir Pembelian Berlebih

Purchase requisition adalah dokumen yang juga bisa digunakan untuk manajemen inventory, menilai kebutuhan riil, dan mencegah pembelian berlebih yang dapat menghabiskan anggaran serta menyebabkan kelebihan inventaris. Dengan analisis yang tepat atas permintaan pembelian, Anda dapat memastikan barang dan jasa yang dipesan memang benar-benar diperlukan.

d. Memudahkan Pelacakan & Audit

Manfaat lainnya adalah PR memberikan jejak audit yang jelas untuk semua permintaan pembelian. Ini tentunya akan memudahkan Anda dalam melakukan pelacakan dan verifikasi. Bagaimana bisa? Karena setiap PR memiliki nomor unik dan detail terkait sehingga seluruh proses dapat dilacak kembali dan dianalisis dengan mudah.

e. Meningkatkan Hubungan dengan Pemasok

Dengan dokumen PR yang terstruktur, Anda dapat memberikan perkiraan yang lebih akurat kepada supplier tentang kebutuhan perusahaan. Ini juga memudahkan pemasok untuk merencanakan rantai pasok serta menyiapkan barang dengan lebih baik. Hubungan tersebut jika dijaga secara konsisten akan menguntungkan kedua pihak serta bisa dipastikan kualitas layanan yang diterima perusahaan juga lebih baik.

5. Kesimpulan

Jadi, bisa disimpulkan ternyata purchase requisition adalah dokumen penting yang bukan hanya sekedar untuk kebutuhan administratif, tetapi menjadi acuan untuk keberhasilan rangkaian supply chain management. Dengan penggunaan yang tepat, perusahaan dapat mengontrol proses pengadaan secara lebih efisien, memastikan barang tersedia dengan tepat waktu, serta mempermudah proses pelacakan dan audit.

Selain itu, PR juga berfungsi sebagai instrumen komunikasi yang efektif antara perusahaan dengan pemasok. Sehingga dalam jangka panjang dapat meningkatkan kualitas hubungan bisnis. Keseluruhan manfaat ini menunjukkan kalau purchase requisition adalah salah satu aspek penting untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam manajemen rantai pasokan perusahaan.