​Warehouse management system (WMS) adalah sebuah software yang mempermudah berbagai jenis industri untuk mengawasi aktivitas pergudangan secara real-time. Integrasi WMS dengan purchasing, atau pembelian untuk keperluan perusahaan, adalah salah satu cara yang bisa meningkatkan efektivitas dalam kegiatan manajemen gudang. Sistem terintegrasi ini dapat mempermudah pembuatan purchase order secara otomatis, pelacakan pesanan, serta mengakses informasi barang secara real-time.

Sistem WMS ScaleOcean adalah pilihan terbaik untuk bisnis Anda, dan artikel ini akan menjelaskan manfaat dari integrasi inventory and purchase order software. Business purchasing software yang terintegrasi dengan WMS membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan inventaris dalam perusahaan. Setelah ini, simak penjelasan di bawah ini mengenai mengapa perusahaan butuh sistem WMS ScaleOcean serta manfaat yang bisa Anda peroleh.

1. Pentingnya Inventory dan Purchase Order Software

Integrasi inventory and purchase order software adalah hal yang dapat membantu meningkatkan kinerja manajemen operasional perusahaan. Oleh karena itu, sistem WMS ScaleOcean dapat membantu perusahaan untuk mencegah hal-hal yang dapat mengurangi keuntungan perusahaan. Berikut adalah hal-hal yang dapat diatasi oleh sistem WMS ScaleOcean.

a. Kekurangan Stok Secara Mendadak

Kekurangan stok bahan baku yang mendadak sering terjadi ketika tidak ada integrasi antara software pembelian dan warehouse management system (WMS). Bisnis Anda mungkin tidak memiliki akses ke data stok real-time, sehingga bisnis seringkali baru menyadari kebutuhan untuk melakukan pemesanan ketika stok sudah sedikit atau habis. Ini mengakibatkan keterlambatan dalam produksi, meningkatkan waktu tunggu untuk pemesanan mendesak, dan potensi kehilangan pendapatan jika produk tidak dapat diproduksi dan dikirim tepat waktu.

b. Kelebihan Jumlah Persediaan

Tanpa informasi stok yang akurat, bisnis Anda dapat melakukan pemesanan yang berlebihan, mengakibatkan penumpukan barang di gudang. Kelebihan persediaan ini tidak hanya menghabiskan ruang yang berharga tetapi juga meningkatkan biaya penyimpanan. Lebih lanjut, produk yang disimpan terlalu lama dapat mengalami penurunan kualitas atau menjadi usang, sehingga menimbulkan kerugian finansial karena barang-barang tersebut menjadi sulit untuk dijual.

c. Ketidaksesuaian Data

Ketika software pembelian dan WMS tidak terintegrasi, ketidaksesuaian data antara jumlah barang yang dipesan dan yang diterima seringkali terjadi. Ketidaksesuaian data bisa disebabkan oleh kesalahan entri data manual atau pembaruan sistem yang terlambat. Akibatnya, perusahaan Anda harus menghabiskan waktu lebih untuk memverifikasi dan menyesuaikan catatan, yang memakan waktu lama dan dapat menyebabkan kesalahan lebih lanjut dalam inventaris dan laporan keuangan.

d. Proses Audit Stok yang Memakan Waktu

Proses audit menjadi rumit ketika data disimpan secara manual atau di lokasi yang berbeda. Software inventory dan purchase order menyediakan platform terpusat untuk menyimpan semua transaksi yang relevan, memudahkan akses selama audit. Dengan data yang tersusun rapi dan mudah diakses, auditor dapat efisien menilai kepatuhan terhadap peraturan dan standar akuntansi. Proses yang lebih cepat dan transparan ini mengurangi beban kerja dan meningkatkan kepercayaan pada laporan keuangan perusahaan.

2. Manfaat Inventory dan Purchasing Order Software

Inventory and purchase order software ScaleOcean memiliki berbagai manfaat penting yang didapat oleh perusahaan yang menggunakannya. Manfaat-manfaat ini dapat membantu memperkuat operasional bisnis, mengoptimalkan efisiensi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan software inventory dan PO yang terintegrasi.

a. Akses Informasi Stok Secara Real-time

Dengan integrasi sistem WMS ScaleOcean, bisnis Anda mendapatkan akses langsung ke informasi stok gudang yang diperbarui secara real-time. Penggunaan WMS ScaleOcean memungkinkan Anda untuk melihat jumlah persediaan saat ini dan menghindari pembelian yang tidak diperlukan. Dengan informasi yang tepat dan terkini, keputusan pembelian dapat lebih diandalkan dan tepat waktu, mengurangi risiko kekurangan stok yang mendadak dan memastikan kontinuitas produksi tanpa hambatan.

b. Otomasi Proses Pembelian

Sistem WMS ScaleOcean dapat mengotomatisasi pemberitahuan dan pembelian ulang berdasarkan tingkat stok minimal yang ditentukan. Fitur ini mengeliminasi kebutuhan akan pemeriksaan manual yang terus-menerus, mengurangi beban kerja tim pembelian, dan memastikan pemesanan dilakukan tepat waktu sebelum mencapai jumlah stok minimum. Otomatisasi ini membantu menjaga kelancaran operasi dan mengurangi risiko kesalahan manusia dalam proses pembelian.

c. Sinkronisasi Data

Integrasi software pembelian WMS ScaleOcean dapat memastikan bahwa semua data yang masuk, mulai dari pemesanan hingga penerimaan barang, tercatat dan diperbarui secara otomatis di kedua sistem. Sinkronisasi ini mengurangi ketidaksesuaian antara pesanan dan persediaan yang diterima, mempercepat proses pengecekan dan penyesuaian di gudang, serta mengurangi terjadinya kesalahan dalam pencatatan dan pelaporan, yang pada akhirnya memperkuat integritas data finansial dan operasional perusahaan.

d. Manajemen Stok yang Lebih Efektif

Software WMS ScaleOcean dapat memberikan informasi secara real-time tentang jumlah dan kondisi stok yang tersedia. Hal tersebut membantu perusahaan dalam merespon perubahan permintaan atau kondisi pasar dengan cepat. Sistem ini juga mendukung pengelolaan FIFO (First In, First Out) atau LIFO (Last In, First Out), yang penting untuk mengelola stok barang dan memngurangi pemborosan, terutama untuk barang yang mudah rusak.

e. Analisis yang Akurat

Integrasi sistem memperlancar aliran data yang membuat bisnis lebih mudah untuk mengumpulkan, menganalisis, dan melaporkan kinerja kegiatan operasional. Analisis yang ditingkatkan ini membantu mengidentifikasi tren, melakukan perbandingan benchmarking industri, dan menyusun strategi bisnis yang didukung oleh data akurat, yang dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.

3. ScaleOcean Dukung Integrasi Purchase Order dengan WMS

ScaleOcean adalah vendor ERP terbaik yang dapat mengintegrasikan inventory and purchase order software. Sistem WMS ScaleOcean dapat membantu melancarkan proses bisnis, mencegah downtime produksi yang disebabkan oleh kekurangan bahan baku, dan mengurangi pengeluaran untuk biaya penyimpanan lebih.

Integrasi antara purchase order software dengan sistem WMS ScaleOcean juga dapat membantu proses pelacakan barang secara real-time yang dimulai dari pemantauan status pesanan hingga menyesuaikan rencana berdasarkan informasi terkini. Selain itu, business purchasing software ScaleOcean dapat menyimpan dan mengelola semua dokumen purchase order perusahaan Anda dalam satu sistem yang memudahkan audit stok rutin.

4. Kesimpulan

Sistem WMS ScaleOcean adalah solusi terbaik yang efektif untuk mengintegrasikan WMS dengan purchase order software. Software ini juga dapat membantu mengatasi berbagai masalah purchasing dalam bisnis Anda. Kemampuan ScaleOcean untuk mengintegrasikan kedua sistem tersebut tidak hanya memperkuat proses manajemen inventaris, tetapi juga mempercepat siklus pembelian. Dengan menggabungkan inventory and purchase order software, perusahaan Anda dapat mencegah terjadinya kerugian, meningkatkan efektivitas kegiatan bisnis, serta mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Oleh sebab itu, jika perusahaan Anda ingin mendapatkan kemudahan dalam menjalankan kegiatan bisnis, gunakan WMS ScaleOcean. ScaleOcean adalah pilihan tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda agar dapat mencapai kesuksesan dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Anda dapat mengintegrasikan dan menyesuaikan sistem WMS sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Pelajari lebih lanjut tentang sistem kami dengan konsultasi dan demo gratis.