Facility management adalah proses bisnis yang melibatkan pengelolaan aset, infrastruktur, dan fasilitas fisik untuk memastikan operasional berjalan lancar. Namun, jika dikelola secara manual, proses ini sangat rumit dan rawan kesalahan.

Mungkin Anda pernah mengalami kendala seperti peralatan yang mendadak rusak tanpa peringatan, lupa jadwal pemeliharaan, atau bahkan terlambat memperpanjang kontrak vendor? Semua masalah ini tidak hanya menguras waktu, tetapi juga biaya operasional yang berdampak besar pada bisnis Anda.

Di sinilah facility management software hadir sebagai solusi yang dapat membantu Anda mengatasi berbagai masalah tersebut. Dengan sistem yang otomatis dan terpusat, Anda dapat memantau, mengelola, dan merencanakan pemeliharaan fasilitas dengan lebih efisien.

1. Apa itu Facility Management?

Facility management adalah proses bisnis yang bertujuan untuk mengelola aset, infrastruktur, dan fasilitas fisik. Dengan sistem terpusat, proses pemeliharaan, pelacakan aset properti, manajemen ruang, hingga perencanaan pemeliharaan preventif bisa dilakukan lebih mudah.

Sistem akan mengumpulkan data jenis aset, jadwal penggunaan dan pemeliharaan, hingga tata letak gedung untuk kemudian diolah sebagai informasi manajemen aset yang lebih efektif. Sistem ini juga biasanya dilengkapi dengan notifikasi otomatis, pelaporan analitik, dan integrasi dengan perangkat IoT untuk pemantauan yang lebih canggih.

2. Manfaat Facility Management Software di Bisnis

Facility management software menawarkan berbagai manfaat bagi perusahaan terutama dalam dalam hal pengelolaan aset dan fasilitas agar lebih terstruktur. Dengan berbagai fitur yang dimiliki, sistem ini mampu membantu Anda mengoptimalkan penggunaan aset. Beberapa manfaat tersebut yaitu:

a. Pengelolaan Aset yang Lebih Baik

Dengan sistem ini, semua data terkait aset dan fasilitas logistik, seperti usia mesin, riwayat pemeliharaan, dan kondisinya, tersimpan dalam sistem terpusat dan dapat diakses secara real-time.

Misalnya, Anda dapat melihat kapan mesin terakhir kali diservis dan apakah sudah mendekati akhir masa pakainya. Jika pemeliharaan perlu dilakukan, software akan otomatis mengirim notifikasi kepada tim maintenance.

b. Pemeliharaan Preventif

Sistem ini juga dilengkapi fitur unggulan yang memudahkan Anda mengatur pemeliharaan rutin untuk memastikan peralatan tetap dalam kondisi optimal. Pemeliharaan preventif sangat diperlukan untuk menghindari adanya kerusakan mendadak yang bisa mengganggu operasional dan menyebabkan downtime.

c. Peningkatan Efisiensi Operasional

Dengan adanya otomatisasi pada tugas-tugas rutin, maka efisiensi operasional pun ikut meningkat. Tugas seperti penjadwalan perawatan, pelaporan, dan pelacakan aset dilakukan dengan lebih cepat dan akurat.

Dengan demikian tim bisa fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis seperti merencanakan pengembangan fasilitas baru atau meningkatkan layanan kepada penyewa gedung.

d. Tercapainya Kepatuhan Regulasi

Modul ERP aset juga membantu Anda memastikan bahwa semua fasilitas dan operasional sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku. Dilengkapi fitur pelacakan dan pelaporan otomatis, perusahaan dapat dengan mudah menyimpan dan mengakses catatan terkait inspeksi, sertifikasi, dan pemeliharaan yang diwajibkan oleh regulator.

3. Industri yang Memerlukan Facility Management Software

Facility asset management software memberikan solusi yang komprehensif untuk berbagai industri yang membutuhkan pengelolaan fasilitas secara efektif. Setiap industri memiliki kebutuhan unik, dan sistem ini mampu memenuhi kebutuhan tersebut. Industri-industri tersebut di antaranya:

a. Real Estate

Industri real estate, dengan banyaknya properti yang dikelola, memerlukan sistem terpusat untuk memantau dan mengelola aset. Sebagai contoh, Anda harus melacak status pemeliharaan setiap unit, dari AC yang rusak hingga keran bocor.

Dengan sistem ini, Anda dapat memantau kondisi setiap properti secara real-time, menjadwalkan perawatan preventif, dan melacak riwayat aset. Hasilnya, penyewa Anda merasa lebih puas karena masalah mereka ditangani dengan cepat.

b. Rental Bangunan

Untuk bisnis rental bangunan, seperti gedung perkantoran atau pusat komersial, efisiensi dalam manajemen fasilitas sangatlah penting. Terlebih setiap penyewa memiliki kebutuhan berbeda. Dengan facility management software, Anda bisa mengelola kontrak sewa dengan mudah.

Selain itu, juga menjadwalkan otomatis pemeliharaan fasilitas seperti lift atau sistem HVAC, dan memastikan kondisi bangunan selalu optimal. Ketika penyewa puas dengan layanan Anda, mereka lebih mungkin untuk memperpanjang kontrak.

c. Hotel

Dalam bisnis hotel, memastikan setiap kamar dan fasilitas umum berfungsi dengan baik adalah kunci untuk menjaga reputasi. Jika Anda terlewat melakukan perawatan pada berbagai jenis aset tetap, bisa jadi tamu mengeluhkan fasilitas yang tidak berfungsi dengan baik.

Masalah ini bisa diatasi dengan software manajemen fasilitas. Selain itu, fitur CRM juga membantu mencatat preferensi tamu, seperti kamar favorit atau jenis layanan yang mereka sukai, sehingga Anda bisa memberikan pengalaman yang lebih personal pada kunjungan berikutnya.

d. Manufaktur

Sebagai pemilik pabrik, Anda mengandalkan mesin-mesin besar untuk produksi. Namun, jika mesin tersebut rusak tiba-tiba, downtime produksi bisa sangat mahal. Facility management software membantu Anda menjadwalkan pemeliharaan preventif secara otomatis, memantau kondisi mesin secara real-time, dan mengurangi risiko kerusakan mendadak.

Dengan informasi lengkap tentang aset pabrik, Anda dapat memastikan produksi tetap berjalan lancar. Tim Anda juga bisa lebih fokus pada peningkatan kualitas, bukan pada perbaikan darurat.

4. Contoh Penggunaan Facility Management Software

Misalkan Anda mengelola sebuah hotel dengan ratusan kamar dan berbagai fasilitas, seperti restoran, kolam renang, dan spa. Menjaga setiap fasilitas tetap dalam kondisi optimal tentu menjadi tantangan.

Dengan facility management software, tugas ini menjadi jauh lebih mudah. Anda dapat menjadwalkan pemeliharaan preventif secara otomatis untuk fasilitas utama seperti lift, sistem keamanan, atau peralatan dapur, sehingga risiko kerusakan tak terduga bisa diminimalkan.

Selain itu, software ini membantu mencatat preferensi tamu, seperti jenis kamar favorit atau layanan khusus yang mereka inginkan, sehingga Anda dapat memberikan pengalaman yang lebih personal pada kunjungan berikutnya.

Dengan sistem tersebut, Anda dapat memastikan hotel Anda beroperasi lebih efisien, memberikan layanan yang lebih baik kepada tamu, dan menjaga reputasi hotel, sekaligus mengurangi biaya operasional yang tidak perlu

5. Fitur di Facility Management Software ScaleOcean

ScaleOcean facility management software adalah sistem yang telah banyak dipercaya banyak perusahaan dari berbagai industri untuk mengatasi permasalahan pengelolaan aset dan fasilitas. Berikut beberapa fitur utama yang akan mendukung bisnis Anda.

a. Depreciation Calculation

Fitur depreciation calculation membantu Anda menghitung depresiasi aset secara otomatis dan akurat, sehingga Anda bisa membuat keputusan terkait penggantian atau peremajaan aset dengan lebih baik. Dengan demikian, keuangan perusahaan pun tetap stabil sekaligus aset selalu dalam kondisi optimal.

b. Maintenance Schedue

Melakukan pemeliharaan rutin sangat diperlukan untuk mencegah kerusakan yang tidak terduga. Fitur maintenance schedule memungkinkan Anda menjadwalkan pemeliharaan secara otomatis, sehingga semua peralatan dan fasilitas diperiksa dan terawat tepat waktu.

Sistem juga dilengkapi notifikasi otomatis dan pelacakan real-time. Anda bisa mengurangi downtime dan meningkatkan umur aset tanpa harus mengingat setiap detail pemeliharaan.

c. Contract Management

Mengelola kontrak vendor dan mitra bisnis sering kali menjadi tantangan. ScaleOcean menawarkan fitur contract management yang membantu Anda mengorganisir, melacak, dan memperbarui kontrak secara efisien. Anda akan selalu tahu kapan kontrak harus diperpanjang atau diperbarui, mengurangi risiko keterlambatan atau biaya tambahan akibat perpanjangan yang terlewatkan.

d. Real-Time Monitoring & Report

Dengan fitur monitoring real-time, Anda dapat memantau status aset, peralatan, dan fasilitas Anda secara langsung. Data yang selalu up-to-date membantu Anda untuk segera merespons jika ada hal mencurigakan atau potensi masalah, sehingga meminimalkan gangguan dan menjaga operasional tetap lancar.

e. Customer Relationship Management

Hubungan yang baik dengan penyewa atau pelanggan adalah faktor penting dalam manajemen fasilitas. Fitur ini memungkinkan Anda mengelola interaksi dan kebutuhan pelanggan dengan lebih baik. Dengan sistem yang cerdas, Anda dapat membangun loyalitas pelanggan dan meningkatkan kepuasan mereka terhadap layanan yang Anda tawarkan.

6. Kesimpulan

Facility management adalah aspek penting dalam bisnis untuk mengoptimalkan nilai aset, properti, dan meningkatkan kepuasan pengguna. Dengan sistem terpusat dan otomatis, bisnis Anda dapat berjalan lebih lancar dan terorganisir.

ScaleOcean facility management software adalah mitra yang tepat untuk membantu Anda mengelola fasilitas dengan lebih efisien dan meningkatkan produktivitas bisnis Anda. Coba langsung demo gratisnya dan implementasikan software terbaik ini untuk kelangsungan jangka panjang Anda!