Bayangkan sebuah gudang yang sibuk, dengan barang terus masuk dan keluar setiap hari. Dalam kondisi seperti ini, penting untuk memastikan bahwa stok barang selalu akurat. Sedikit saja kesalahan bisa langsung memengaruhi keuntungan bisnis Anda.

Di sinilah inventory control berperan. Dengan pengendalian inventory yang baik, perusahaan dapat memantau pergerakan barang secara real-time, mengurangi risiko kesalahan manual, dan memastikan stok selalu dalam jumlah yang tepat. Proses ini tidak hanya membantu menghindari kelebihan atau kekurangan stok, tetapi juga menjaga efisiensi operasional dan meminimalkan biaya penyimpanan. 

Tanpa penggunaan inventory management yang efektif, bisnis berisiko mengalami masalah serius seperti keterlambatan pengiriman, penurunan kepuasan pelanggan, hingga kerugian finansial yang tidak diinginkan. Oleh sebab itu, pelajari definisi, metode, dan tugas inventory control agar Anda bisa mengelola siklus stok barang dengan lebih mudah disini. 

1. Apa itu Inventory Control di Gudang

Inventory control adalah proses untuk memonitor dan mengelola stok barang agar selalu tersedia sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan. Proses ini melibatkan pemantauan real-time, perhitungan stok secara berkala, dan pemanfaatan teknologi untuk mencatat inventory barang secara akurat dan cepat.

Lebih dari sekadar mencatat jumlah barang, inventory control juga berperan dalam mengidentifikasi jenis stok, memantau kecepatan perputaran barang, memahami produk yang paling laris, dan memprediksi waktu optimal untuk pembelian berikutnya. 

Agar sistem ini berjalan efektif, dibutuhkan pendekatan sistematis yang didukung teknologi informasi dan analisis data. Pendekatan ini membantu perusahaan menghadapi tantangan seperti fluktuasi permintaan pasar, kesalahan pencatatan, atau gangguan dalam rantai pasok, yang semuanya berpotensi menghambat pengelolaan stok.

2. Tugas Inventory Control di Gudang

Salah satu tugas dari stock control dalam operasional pergudangan adalah memastikan bahwa stok barang selalu tersedia dalam jumlah yang tepat. Tugas-tugas inventory control lainnya akan dijelaskan dibawah ini.

a. Menghitung Stok Barang

Menghitung stok barang merupakan salah satu tugas inventory control untuk memastikan jumlah barang di gudang sesuai dengan catatan. Aktivitas ini dilakukan secara berkala, baik melalui metode manual maupun digital, untuk mencegah adanya selisih antara stok fisik dan data sistem. Dengan perhitungan yang tepat, Anda dapat menghindari kelebihan atau kehabisan stok.

b. Memverifikasi Data Persediaan

Verifikasi data persediaan bertujuan agar  data yang dicatat dalam sistem sudah akurat. Inventory control memeriksa setiap data barang masuk dan keluar untuk mencegah adanya kesalahan pencatatan. Proses ini membantu menjaga keakuratan laporan keluar masuk barang serta memudahkan pengambilan keputusan terkait pengelolaan stok. 

c. Pendataan Rutin

Pendataan rutin dilakukan secara sistematis untuk memperbarui informasi stok barang di gudang. Kegiatan ini meliputi pengecekan kondisi barang, umur simpan, serta kategori produk. Pendataan berkala memastikan gudang tetap terorganisir dan membantu perusahaan mengantisipasi kebutuhan pengisian stok di masa mendatang. 

d. Penyusunan Laporan Persediaan

Penyusunan laporan persediaan adalah bagian penting dari tugas inventory control. Laporan ini memberikan informasi mendalam tentang kondisi stok, perputaran barang, dan tingkat efisiensi gudang. Manajemen menggunakan informasi dari laporan ini untuk membuat keputusan strategis tentang operasional dan pengadaan barang.

3. Fungsi Inventory Control

Inventory control memiliki peran penting dalam menjaga keseimbangan antara ketersediaan dan kebutuhan stok di gudang. Fungsi dari seorang inventory control meliputi poin-poin sebagai berikut.

• Mengelola detail spesifikasi, nomor identitas, dan kategori barang. 

• Menyimpan data nomor seri setiap barang. 

• Menerapkan dan mengontrol penggunaan barcode. 

• Mengatur prioritas penanganan barang. 

• Mempermudah proses pengisian ulang stok. 

• Memudahkan pengelolaan daftar inventaris Anda. 

• Menyediakan laporan gudang secara real-time. 

• Mendukung pelacakan lokasi barang secara langsung. 

• Mengawasi penyimpanan inventaris dengan efektif. 

• Berfungsi dalam operasi akuntansi dan perpajakan terkait pengelolaan gudang. 

• Membantu sinkronisasi stok gudang dengan data penjualan.
  

4. Metode Inventory Control

Metode inventory control adalah pendekatan yang digunakan perusahaan untuk mengelola stok barang secara efisien dan mengoptimalkan ketersediaannya sesuai kebutuhan operasional. Terdapat berbagai metode yang dapat membantu bisnis untuk meningkatkan akurasi stok dan mendukung kelancaran operasional gudang. 

a. First In First Out (FIFO)

Metode pertama, yakni FIFO, adalah metode pengelolaan stok yang memastikan barang yang pertama kali masuk ke gudang juga yang pertama kali dikeluarkan. Metode ini sering digunakan untuk mengelola barang dengan masa simpan terbatas, seperti produk makanan atau obat. Dengan menerapkan FIFO, perusahaan dapat mengurangi risiko kerugian akibat barang kedaluwarsa atau usang. 

b. Last In First Out (LIFO)

Selanjutnya ada metode LIFO, yang merupakan metode pengelolaan stok di mana barang yang terakhir masuk akan menjadi yang pertama dikeluarkan. Metode ini cocok untuk bisnis yang harga barangnya sering berubah karena cara ini membantu mengontrol biaya dengan menggunakan stok terbaru terlebih dahulu. Namun, LIFO jarang dipakai di industri yang menangani barang mudah rusak.

c. Economic Order Quantity (EOQ)

Berikutnya adalah EOQ, yakni metode perhitungan jumlah pesanan optimal yang bertujuan untuk mengurangi biaya penyimpanan dan pembelian stok. Metode ini membantu perusahaan dalam menentukan kapan dan berapa banyak barang yang perlu dipesan agar pengelolaan persediaan lebih efisien. Dengan EOQ, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara kebutuhan stok dan biaya operasional gudang. 

d. Just In Time (JIT)

Dan yang terakhir, terdapat metode JIT, yaitu metode yang mengurangi jumlah stok di gudang dengan memesan barang hanya saat dibutuhkan. Pendekatan ini membantu perusahaan mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kelebihan stok. Metode JIT cocok untuk bisnis yang mengutamakan efisiensi dan memiliki rantai pasok yang andal.

5. Cara Mengelola Siklus Hidup Produk Melalui Inventory Control

Mengelola siklus hidup produk melalui inventory management melibatkan pengawasan ketat terhadap setiap tahapan siklus produk. Setiap tahap memerlukan strategi inventory yang berbeda.

1. Identifikasi Tahapan Produk

Setiap produk memiliki siklus hidup yang berbeda, mulai dari pengenalan, pertumbuhan, kematangan, hingga penurunan.  Dengan mengidentifikasi tahap ini, inventory management dapat mengubah jumlah stok untuk memenuhi kebutuhan pasar. Ini akan mencegah overstock di fase awal dan kekurangan stok di fase puncak.

2. Perencanaan Permintaan dan Penyesuaian Stok 

Dengan analisis data historis dan prediksi permintaan, bisnis dapat merencanakan stok yang sesuai di setiap tahap siklus produk. Ini mencegah kelebihan persediaan yang tidak diperlukan dan membantu mengoptimalkan ketersediaan produk.

3. Optimasi Pengadaan dan Penyimpanan

Di tahap awal, jumlah stok minimal harus ditentukan untuk mengurangi risiko. Manajemen harus meningkatkan pengadaan untuk memenuhi permintaan yang meningkat saat produk mencapai puncak, sambil memastikan proses pengadaan dan penyimpanan tetap lancar.

4.  Pengelolaan Produk Usang

Saat produk memasuki fase penurunan, penting untuk mengurangi stok secara bertahap. Hal ini bertujuan untuk menghindari penyimpanan barang usang yang berpotensi menyebabkan kerugian bagi perusahaan jika produk tersebut tidak lagi diminati pasar.

6. Aplikasi Stok Barang untuk Mempermudah Inventory Control 

Aplikasi inventory control adalah perangkat lunak yang membantu bisnis mengelola dan memantau persediaan barang secara otomatis. Fungsinya mencakup pemantauan stok real-time, otomatisasi perhitungan stok, optimasi ruang penyimpanan, serta pengelolaan pemesanan dan pembelian barang. 

Dalam aplikasi ini, terdapat beberapa fitur utama yang dapat membantu Anda dalam mengelola inventory gudang dengan lebih canggih dan akurat yang meliputi.

• Inventory Forecasting

• Stock Adjustment

• Notifikasi Low-Stock

• Warehouse Tracking

• Pelacakan Lot dan Serial Number

• Stock Request

Dengan menggunakan aplikasi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manual, dan menjaga stok selalu optimal. Aplikasi stok barang ScaleOcean menawarkan solusi praktis yang mempermudah pengelolaan inventaris secara otomatis, memberikan visibilitas real-time, dan mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok. 

Selain itu, fitur-fiturnya dirancang untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda dengan fleksibilitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda, memastikan proses pengelolaan stok berjalan lebih lancar dan efisien, memungkinkan perusahaan Anda untuk fokus pada hal-hal yang lebih strategis.

7. Kesimpulan

Dari penjelasan diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa inventory control adalah aspek krusial dalam pengelolaan operasional gudang secara efisien dan tepat untuk merespons dengan cepat terhadap berbagai dinamika pasar yang sangat bergantung pada seberapa baik perusahaan dalam mengelola inventaris. Maka dari itu, inventory control menjadi komponen penting dalam menciptakan keberhasilan bisnis Anda. 

Sistem gudang ScaleOcean hadir sebagai solusi ideal untuk mengoptimalkan pengendalian inventory Anda, membantu bisnis Anda tetap kompetitif di tengah persaingan yang ketat. Dengan fitur yang dirancang untuk menyesuaikan kebutuhan bisnis, kami siap membantu Anda mencapai pengelolaan stok yang lebih baik. Jadwalkan demo gratis bersama tim kami sekarang, dan temukan bagaimana solusi kami dapat meningkatkan operasional Anda dengan mudah dan cepat!