Jenis, Fungsi, Cara Membuat, dan Contoh Timesheet Management

Penting bagi setiap perusahaan untuk mengelola SDM secara aktif dan efektif agar produktivitas kerja selalu terjaga. Terutama dalam melacak waktu kerja karyawan yang menjadi agar mendukung efisiensi perusahaan. Untuk itu, perusahaan bisa menggunakan timesheet management dalam mengoptimalkan produktivitas perusahaan.

Timesheet management system menjadi aspek yang dapat membantu perusahaan dalam mencatat, mengelola, dan menganalisis waktu kerja karyawan secara terorganisir. Di sini akan memberikan uraian lengkap mengenai hal ini, mulai dari jenis, komponen, hingga contoh timesheet management dalam implementasinya di perusahaan.

Key Takeaways

• Timesheet management adalah proses mencatat dan mengelola waktu kerja karyawan, membantu melacak jam kerja dan lembur secara akurat.
• Membuat timesheet bisa dilakukan dengan Excel atau software HR, menggunakan tabel dengan kolom jam masuk, keluar, tugas, dan rumus untuk hitung total jam kerja.
• Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu meningkatkan akurasi gaji, mengurangi kesalahan, mempermudah pemantauan kinerja, dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
• ScaleOcean adalah solusi HR untuk timesheet management otomatis yang mempermudah pencatatan jam kerja real-time, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan produktivitas tim.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Timesheet Management?

Timesheet management adalah proses sistematis untuk melacak, mencatat, dan menganalisis waktu yang dihabiskan oleh karyawan dalam berbagai tugas dan proyek. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi, memastikan akurasi dalam penghitungan penggajian dan penagihan, serta mendukung pengambilan keputusan yang berbasis data.

Proses ini melibatkan penggunaan alat seperti lembar waktu dan perangkat lunak khusus untuk memantau jam kerja, produktivitas, dan kemajuan proyek. Hasilnya, karyawan menerima pembayaran yang akurat, sementara perusahaan dapat melakukan alokasi sumber daya yang lebih baik dan mengontrol proyek dengan lebih efektif.

Anda juga bisa melihat bottleneck yang terjadi dengan dokumen ini, dan membantu dalam perencanaan proyek dan alokasi sumber daya yang lebih baik di masa depan yang sesuai dengan KPI HRD yang berlaku.

Penggunaan timesheet management system ini juga akan meningkatkan akurasi proses penggajian, mempermudah pelaporan dan pemantauan kinerja. Hal ini akan membantu perencanaan dan pengambilan keputusan mengenai pengelolaan SDM secara menyeluruh.

Manfaat Timesheet Management Bagi Perusahaan

Employee timesheet management​ merupakan aspek penting yang digunakan untuk melacak dan mengelola waktu kerja karyawan dengan efisien. Penggunaannya penting untuk membantu perusahaan dalam menilai produktivitas kerja SDM secara menyeluruh. Ini alasan penting penggunaan timesheet management untuk bisnis:

1. Peningkatan Produktivitas

Dengan menggunakan data dari timesheet, perusahaan dapat mengidentifikasi area di mana karyawan produktif atau dapat ditingkatkan. Informasi ini memungkinkan pengoptimalan alur kerja, sehingga perusahaan dapat memaksimalkan hasil yang dicapai dengan sumber daya yang ada.

2. Pembayaran dan Penagihan yang Akurat

Selanjutnya, timesheet juga memberikan data yang akurat untuk perhitungan gaji karyawan dan penagihan klien. Dengan informasi yang tepat, perusahaan dapat menghindari kesalahan dalam penghitungan biaya dan memastikan semua transaksi keuangan tercatat dengan benar.

3. Manajemen Proyek yang Ditingkatkan

Selain itu, timesheet juga memungkinkan perusahaan untuk melacak kemajuan proyek, memanage sumber daya, dan mengontrol biaya dengan membandingkan perencanaan vs realisasi. Data ini membantu perusahaan dalam mengambil keputusan lebih baik dalam pengelolaan proyek dan alokasi anggaran.

4. Optimalisasi Sumber Daya

Timesheet management memungkinkan perusahaan untuk lebih baik dalam mengalokasikan sumber daya manusia. Dengan pemantauan waktu yang efisien, perusahaan dapat menyesuaikan alokasi pekerjaan dengan kapasitas karyawan, menghindari overwork, dan meningkatkan kesejahteraan tim secara keseluruhan.

5. Kepatuhan Terhadap Hukum Ketenagakerjaan

Dengan mencatat jam kerja karyawan secara akurat, perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan. Ini sangat penting dalam menjaga hubungan yang sehat dengan tenaga kerja dan menghindari potensi sengketa hukum terkait jam kerja atau pembayaran lembur.

Manfaat Timesheet Management Bagi Karyawan

Timesheet management membawa berbagai manfaat yang signifikan bagi karyawan, tidak hanya dalam hal pengelolaan waktu, tetapi juga dalam aspek keuangan dan produktivitas. Dengan sistem yang lebih efisien, karyawan dapat merasa lebih dihargai dan terorganisir dalam pekerjaan mereka. Berikut adalah manfaat utama timesheet management:

1. Pembayaran yang Akurat

Dengan sistem timesheet yang baik, karyawan dapat memastikan bahwa gaji mereka dibayar sesuai dengan jam kerja yang sebenarnya. Pencatatan waktu yang akurat menghindari kesalahan penghitungan yang dapat merugikan karyawan, sehingga mereka menerima gaji yang sesuai dengan pekerjaan yang telah dilakukan.

2. Peningkatan Efisiensi

Timesheet management memudahkan karyawan untuk mencatat dan melacak waktu mereka, menggantikan proses manual yang memakan waktu. Dengan sistem yang lebih terstruktur dan otomatis, karyawan bisa lebih fokus pada pekerjaan utama mereka, meningkatkan efisiensi kerja secara keseluruhan.

3. Pengelolaan Beban Kerja yang Lebih Baik

Dengan mengelola waktu melalui timesheet, karyawan dapat lebih mudah memahami bagaimana waktu mereka digunakan di berbagai tugas. Ini membantu mereka mengatur prioritas, mengidentifikasi beban kerja yang tidak seimbang, dan meningkatkan manajemen waktu untuk hasil yang lebih produktif.

Anda bisa secara mudah mengelola timesheet ini dengan menggunakan software HR terbaik, seperti software ScaleOcean. Timesheet management software akan mempermudah perusahaan dalam mencatat, memantau, dan mengelola waktu kerja karyawan secara terstruktur dan efisien.

Format dalam Timesheet Management

Untuk memastikan efektivitas dan keakuratan timesheet, dokumen harus dirancang dengan baik dan detail. Setiap format di dalamnya memainkan peran penting dalam mencatat waktu kerja, memantau produktivitas, dan mendukung keputusan strategis perusahaan. Timesheet mencakup format penting, seperti:

• Informasi identitas karyawan, mencakup nama, nomor identitas, dan departemen atau divisi.
• Periode waktu yang relevan, ditentukan oleh siklus penggajian perusahaan, seperti mingguan, dua mingguan, atau bulanan.
• Catatan waktu kerja, mulai dari jam masuk, jam keluar, dan total jam kerja setiap hari, serta detail tentang jam kerja regular dan lembur,
• Detail tugas atau proyek, mencakup kode atau nama proyek, deskripsi tugas, dan jumlah waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas atau proyek.

Software absensi karyawan online membantu perusahaan dalam mengelola timesheet secara efisien dengan mencatat dan menghitung data kehadiran secara otomatis. Dengan dukungan teknologi ini, tim SDM dapat memantau informasi kehadiran dengan akurat dan menghemat waktu dalam pengelolaan data absensi.

Tantangan dalam Timesheet Management 

Pembuatan timesheet secara manual sering kali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, juga data yang dihasilkan tidak konsisten dan sulit diolah. Meski tampak sederhana, dokumen ini memiliki banyak proses kompleks, dan kelemahan yang dapat mempengaruhi efisiensi serta akurasi operasional. Berikut adalah beberapa tantangan umum yang perlu diperhatikan:

1. Ketidakakuratan dan Kesalahan Data Manual

Kesalahan dalam pencatatan waktu kerja pada timesheet manual sering terjadi, yang mengarah pada ketidakakuratan dalam perhitungan jam kerja, baik untuk perhitungan gaji maupun penagihan. Hal ini seringkali disebabkan oleh kelalaian karyawan dalam mencatat waktu masuk atau keluar, yang mempengaruhi akurasi data.

2. Keterlambatan Pengiriman

Keterlambatan dalam pengiriman timesheet sering kali disebabkan oleh karyawan yang menunda pengisiannya, baik secara sengaja atau tidak. Hal ini dapat menghambat proses penggajian, mengganggu alur kerja, dan mengakibatkan keterlambatan pembayaran gaji serta kesulitan dalam perhitungan biaya proyek.

3. Resistensi terhadap Adopsi

Beberapa karyawan mungkin melihat sistem manajemen timesheet sebagai bentuk pengawasan yang mengganggu, merasa terbebani oleh kewajiban ini. Ketidakmauan untuk mengadopsi sistem ini dapat menyebabkan kesalahan pengisian data atau bahkan ketidakakuratan laporan jam kerja yang tercatat dalam sistem.

4. Kompleksitas Alat

Perangkat lunak manajemen timesheet yang rumit atau sulit dipahami dapat menambah beban bagi karyawan, mengurangi efektivitas penggunaan sistem. Pengguna yang tidak familiar dengan antarmuka yang kompleks dapat membuat kesalahan dalam mengisi data, yang berpotensi merusak keakuratan catatan waktu kerja.

5. Kurangnya Pengawasan

Ketika manajer harus mengelola banyak proyek dan tim, pengawasan terhadap pengisian dan pengesahan timesheet bisa terhambat. Hal ini sering menyebabkan keterlambatan dalam validasi dan persetujuan timesheet, mengarah pada ketidaksesuaian data yang mempengaruhi akurasi perhitungan gaji atau biaya proyek.

6. Tantangan Integrasi

Sistem manajemen timesheet yang tidak terintegrasi dengan alat lain seperti perangkat lunak penggajian atau manajemen proyek dapat menciptakan duplikasi data. Hal ini menyebabkan ketidakefisienan operasional, memperlambat proses, dan meningkatkan risiko kesalahan yang dapat berdampak pada pengelolaan sumber daya manusia.

7. Masalah Keamanan

Data yang tercatat dalam timesheet mengandung informasi sensitif mengenai karyawan dan proyek. Tanpa sistem keamanan yang memadai, data tersebut dapat rentan terhadap ancaman pencurian atau kebocoran, yang berpotensi merusak reputasi perusahaan serta mengurangi kepercayaan karyawan terhadap sistem yang digunakan.

2. Contoh Timesheet Kerja Bulanan

Timesheet bulanan dirancang untuk mencatat aktivitas kerja karyawan selama satu bulan penuh. Format ini mencakup kolom tanggal, jam masuk, jam keluar, total jam kerja, serta keterangan tugas atau proyek. Berikut adalah contohnya:

3. Contoh Timesheet Kerja Untuk Pekerja Shift

Timesheet untuk shift kerja karyawan dirancang agar dapat mencatat jam kerja sesuai jadwal shift harian, mingguan, atau bulanan. Format ini biasanya digunakan pada industri dengan sistem kerja bergilir. Berikut adalah contohnya:

Keuntungan Menggunakan Timesheet Managament System

Pembuatan timesheet dengan metode manual sering kali memakan waktu dan rentan kesalahan. Ini akan menghambat produktivitas karyawan dan efisiensi operasional perusahaan. Itulah pentingnya menerapkan aplikasi HR yang dapat membantu membuat timesheet otomatis juga memberikan keuntungan lain, yaitu:

1. Otomatisasi Proses Absensi & Waktu Kerja

Software HR dapat melakukan otomatisasi untuk proses absensi dan waktu kerja karyawan. Dengan menggunakan teknologi seperti sistem barcode, fingerprint, atau kartu akses, sistem dapat dengan mudah mencatat kehadiran dan kepergian staf secara akurat.

Timesheet management software ini juga mampu mengintegrasikan data absensi dengan jadwal kerja dan aturan perusahaan dalam employee timesheet management​. Ini akan mempermudah penghitungan otomatis terkait keterlambatan, lembur, atau cuti.

2. Akurasi Perhitungan Gaji & Manfaat

Salah satu manfaat utama lainnya dari implementasi ERP aplikasi HRD adalah meningkatkan akurasi perhitungan gaji dan manfaat karyawan. Dengan data absensi yang terintegrasi ke timesheet management software​, proses perhitungan gaji menjadi lebih akurat.

Perhitungan otomatis ini membuat perusahaan lebih mudah dalam memastikan karyawan menerima gaji yang sesuai dengan kinerja dan waktu kerjanya. Sistem juga dapat otomatis menghitung komponen-komponen lain dalam penggajian seperti tunjangan, insentif, dan potongan pajak.

3. Pemantauan Kinerja & Produktivitas

Dengan adanya data absensi yang tercatat secara otomatis, Anda dapat melacak dan memantau kehadiran, keterlambatan, dan absensi karyawan secara real-time. Hal ini membantu Anda dalam mengidentifikasi pola absensi yang tidak wajar dan mengambil tindakan yang sesuai dengan kondisi tersebut.

Penggunaan sistem otomatis ini juga akan memberikan Anda laporan dan analisis kinerja staf berdasarkan data absensi dan waktu kerja. Anda bisa menggunakan informasi ini untuk menyimpulkan produktivitas individu atau tim, serta mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan.

4. Analisis & Perencanaan Tenaga Kerja

Penerapan software HR otomatis ini akan menyediakan data dan informasi real-time dari employee timesheet management​ app yang bisa Anda gunakan untuk proses analisis dan perencanaan tenaga kerja di masa mendatang.

Dengan data yang tercatat secara akurat, Anda dapat menganalisis pola absensi, tren kehadiran, tingkat produktivitas, dan kebutuhan tenaga kerja di berbagai periode waktu. Ini memudahkan pengambilan keputusan strategis seperti perencanaan rekrutmen, pengaturan jadwal kerja optimal, dan penyesuaian tenaga kerja dengan kebutuhan.

Mudahkan Timesheet Management dengan Software HR ScaleOcean

ScaleOcean HR hadir sebagai solusi andal yang mengotomasi dan menyederhanakan pengelolaan employee timesheet management​ app, membantu perusahaan Anda menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan memastikan kelancaran operasional.

Implementasi aplikasi HR ScaleOcean akan mendukung berbagai pola kerja, mulai dari kerja shift hingga proyek remote, memberikan fleksibilitas maksimal bagi perusahaan dengan dinamika kerja yang kompleks. Anda bisa melakukan demo gratis yang disediakan ScaleOcean untuk dapatkan keunggulan yang sesuai dengan bisnis Anda.

Banyak keunggulan yang bisa dimanfaatkan dalam menerapkan software HR ScaleOcean, diantaranya:

1. Pencatatan otomatis dan real-time, memungkinkan karyawan mencatat jam kerja melalui aplikasi atau portal berbasis cloud
2. Integrasi dengan mesin absensi, otomatis mencatat jam masuk, istirahat, dan keluar ke dalam timesheet dari integrasi mesin baik fingerprint, face recognition, kartu akses, maupun aplikasi mobile
3. Approval workflow otomatis, di mana supervisor dapat dengan mudah memeriksa dan menyetujuan atau menolak pengajuan timesheet di satu sistem terpadu
4. Fleksibel untuk berbagai pola kerja, baik kerja shift, proyek, atau sistem kerja remote. Ini memudahkan pola kerja yang bervariasi untuk tetap terorganisir
5. Analisis dan pelaporan timesheet, data otomatis tercacat dan real-time diolah menjadi laporan detail dan komprehensif. Ini memudahkan Anda dalam mengukur alokasi waktu untuk proyek tertentu, atau melakukan perhitungan gaji berdasarkan jam kerja.

Software HR ScaleOcean menawarkan fitur-fitur dan keunggulan timesheet management app yang membantu Anda menghemat waktu dan mengurangi kemungkinan human error. Sistem akan memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan sambil meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan.

Baca juga: 12 Human Resources Tools untuk Mudahkan Tugas HR

Kesimpulan

Manajemen timesheet berperan penting dalam mencatat dan melacak waktu kerja serta tugas yang dikerjakan karyawan. Perusahaan mengelola dokumen ini untuk memastikan akurasi proses penggajian, memudahkan pelaporan dan pemantauan kinerja, serta mendukung pengambilan keputusan bisnis.

Anda bisa mengimplementasikan software HR ScaleOcean, yang tidak hanya mempermudah pencatatan dan pelaporan waktu kerja, tetapi juga mengurangi potensi kesalahan yang mungkin terjadi. Lakukan demo dan konsultasi gratisnya sekarang untuk dapatkan modul dan keunggulan sistem untuk bisnis Anda.