Pergudangan: Pengertian, Fungsi, Proses, dan Strateginya

Proses pergudangan merupakan salah satu elemen kunci dalam rantai pasokan yang mempengaruhi kelancaran operasional sebuah bisnis. Efisiensi pergudangan yang baik tidak hanya memastikan ketersediaan barang tepat waktu, tetapi juga dapat mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Namun, jika pergudangan tidak dikelola dengan baik, berbagai masalah seperti kekurangan stok, kerusakan barang, dan pengiriman yang terlambat bisa terjadi, yang pada akhirnya merugikan perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis untuk memahami dan mengimplementasikan proses pergudangan yang efisien guna mendukung kesuksesan jangka panjang.

Dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap mengenai pergudangan dalam bisnis, mulai dari pengertian, proses, fungsi dan manfaat, serta bagaimana cara mengoptimalkannya. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Pergudangan adalah proses penyimpanan barang di dalam gudang. Kegiatan ini mencakup penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, dan distribusi barang.
• Proses pergudangan meliputi: penyimpanan, manajemen inventaris, receiving dan putaway, pemilihan dan pengemasan, pendistribusian, pengiriman, pengendalian, perawatan barang, pelaporan
• Fungsi pergudangan adalah movement, storage, dan informasi transfer
• Software gudang ScaleOcean adalah solusi terintegrasi untuk optimalkan pergudangan dengan manajemen inventaris, otomatisasi pencatatan, dan pemantauan stok real-time yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Pergudangan?

Pergudangan adalah pada proses penyimpanan barang di dalam gudang. Kegiatan ini mencakup penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, dan distribusi barang, yang bertujuan untuk menjaga ketersediaan serta efisiensi rantai pasokan. Selain itu, pergudangan juga melibatkan pengelolaan inventaris, pengaturan barang, dan proses pengiriman.

Namun, fungsi gudang dalam konsep ini tidak hanya untuk penyimpanan, tetapi juga untuk memastikan efisiensi rantai pasokan dengan pengelolaan inventory yang tepat. Untuk itu, penting adanya sistem manajemen gudang yang optimal untuk meminimalkan biaya operasional dan meningkatkan aliran barang dari supplier ke konsumen.

Selain itu, pergudangan juga mencakup penataan barang yang efisien, pemeliharaan stok, serta pengaturan proses pengiriman untuk memastikan produk sampai ke tujuan dengan tepat waktu dan dalam kondisi yang baik.

Tahap dan Proses dalam Pergudangan

Pergudangan adalah kegiatan yang penting dalam mengelola aliran barang dan memastikan kelancaran rantai pasokan. Proses pergudangan mencakup berbagai tahapan yang saling terkait, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman ke pelanggan di gudang.

Setiap tahapannya memiliki peran penting untuk menjaga kualitas dan efisiensi operasional. Berikut ini beberapa tahapan utama dalam pergudangan, mencakup:

1. Penyimpanan

Penyimpanan adalah tahapan pertama dalam pergudangan, di mana berbagai jenis barang seperti bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi disimpan di gudang. Penyimpanan ini harus dilakukan dengan pengaturan yang terstruktur untuk memastikan barang mudah diakses dan tidak rusak.

Proses penyimpanan dalam pergudangan juga mencakup pemilihan ruang penyimpanan yang sesuai dengan karakteristik masing-masing barang, seperti suhu, kelembapan, atau kebutuhan lainnya.

2. Manajemen Inventaris

Manajemen inventaris adalah proses penting dalam pergudangan untuk memastikan barang yang ada tercatat dengan akurat. Sistem ini mencakup pelacakan lokasi, jumlah, dan kondisi barang yang disimpan di gudang.

Dengan menggunakan teknologi seperti barcode atau RFID, perusahaan dapat memantau pergerakan barang secara real-time, mengelola keluar masuknya barang, serta meminimalkan risiko kesalahan dalam stok yang dapat mempengaruhi operasional.

3. Proses Receiving dan Putaway

Proses receiving dan putaway dimulai dengan penerimaan barang dari pemasok. Pada tahap ini, barang diperiksa untuk memastikan kualitasnya sesuai dengan pesanan dan dokumen yang terlampir.

Setelah barang diterima, langkah selanjutnya adalah menempatkan barang di lokasi penyimpanan yang sesuai berdasarkan kategori atau kebutuhan spesifik. Proses ini memastikan barang tersimpan dengan aman dan memudahkan akses di masa depan.

4. Proses Pemilihan dan Pengemasan

Proses pemilihan dan pengemasan melibatkan pemilihan barang yang dibutuhkan untuk pengiriman dan mengemasnya sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Barang-barang yang telah dipilih kemudian dipersiapkan untuk dikirim dengan memperhatikan kebutuhan pelanggan atau jenis pengiriman yang digunakan.

Dalam proses pergudangan, pengemasan yang baik sangat penting membantu perusahaan dalam melindungi barang dari kerusakan selama pengiriman.

5. Pendistribusian

Pendistribusian adalah proses di mana barang dikeluarkan dari gudang untuk dikirim. Tahap ini memastikan barang didistribusikan dengan tepat waktu dan efisien. Ini mencakup pengambilan barang (picking), pengepakan (packing), pelabelan, dan pemuatan ke kendaraan pengangkut. Untuk mendapatkan shipping advice, penting untuk memahami proses ini secara menyeluruh.

6. Pengiriman

Setelah proses pemilihan dan pengemasan selesai, barang siap untuk dikirim dari gudang logistik ke pelanggan atau lokasi tujuan lainnya. Pengiriman ini dapat melibatkan berbagai moda transportasi, baik itu melalui jalur darat, laut, atau udara, tergantung pada jarak dan urgensi pengiriman.

Pengaturan yang efisien pada tahap pengiriman dalam pergudangan ini sangat penting untuk memastikan ketepatan waktu dan pengiriman barang dalam kondisi baik.

7. Pengendalian

Pengendalian berpusat pada pengawasan stok barang, mencegah kehilangan, dan menjaga kualitas barang. Ini melibatkan inventarisasi rutin, siklus perhitungan, dan penggunaan teknologi seperti barcode atau RFID warehouse untuk melacak setiap pergerakan barang. Pengendalian yang efektif membantu mengurangi kerugian akibat barang rusak, kadaluarsa, atau hilang.

8. Perawatan Barang

Perawatan barang di gudang merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memastikan barang tetap dalam kondisi baik selama masa penyimpanan. Dengan perawatan yang baik, barang dapat disimpan lebih lama tanpa mengurangi kualitasnya.

Proses ini termasuk pemeliharaan secara berkala, seperti pemeriksaan suhu atau kelembapan untuk barang yang memerlukannya, serta menjaga agar barang tidak rusak atau kadaluwarsa. Selain itu, kelalaian dalam pemeliharaan barang dapat menjadi salah satu penyebab keterlambatan pengiriman barang.

9. Pelaporan

Terakhir, pelaporan adalah tahap di mana semua aktivitas gudang dicatat dan dilaporkan. Ini mencakup pembuatan laporan stok, laporan penerimaan, laporan pengiriman, dan analisis kinerja gudang. Pelaporan yang akurat memberikan wawasan penting untuk pengambilan keputusan strategis.

Baca juga: Apa saja Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan WMS di Gudang

Fungsi Utama Pergudangan

Pergudangan memainkan peran yang sangat penting dalam menjaga kelancaran aliran barang dan efisiensi rantai pasokan. Fungsi pergudangan tidak hanya terbatas pada penyimpanan barang, tetapi juga mencakup berbagai aktivitas yang memastikan barang tersedia dengan tepat waktu dan dalam kondisi baik.

Berikut adalah beberapa fungsi utama dari pergudangan yang mendukung kelancaran operasional bisnis:

1. Movement

Fungsi pertama dari pergudangan adalah pergerakan barang atau movement. Ini melibatkan proses perpindahan barang dari satu titik ke titik lainnya, baik dalam gudang maupun antara gudang dan titik pengiriman.

Pergerakan barang dalam pergudangan dapat memastikan barang yang masuk ke gudang dapat dengan cepat diproses dan dipindahkan ke lokasi penyimpanan yang sesuai. Selain itu, barang yang siap kirim juga dapat dipindahkan ke area pengemasan atau pengiriman dengan efisien. Proses ini membantu mempercepat siklus pengelolaan stok.

2. Storage

Fungsi kedua adalah penyimpanan atau storage. Pergudangan menyediakan ruang untuk menyimpan berbagai jenis barang, mulai dari bahan baku hingga produk jadi, sehingga dapat mengatur aliran barang yang efisien.

Dengan adanya sistem penyimpanan yang baik dapat memungkinkan barang dikelompokkan sesuai dengan kategori atau frekuensi pergerakan, meminimalkan waktu pencarian dan meningkatkan efisiensi saat pengambilan barang.

Penyimpanan yang terorganisir juga menjadi syarat gudang yang baik, sehingga dapat membantu perusahaan dalam mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan barang.

3. Information Transfer

Fungsi pergudangan yang ketiga adalah transfer informasi. Pergudangan tidak hanya berfungsi untuk menyimpan barang, tetapi juga untuk menyampaikan informasi penting terkait inventaris, status pengiriman, dan kebutuhan pengadaan.

Anda bisa menggunakan Warehouse Management System (WMS) di mana sistem dapat memberikan informasi mengenai jumlah barang, lokasi penyimpanan, serta status pemesanan dapat dipantau secara real-time.

Hal ini dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan koordinasi antara divisi logistik, pemasaran, dan keuangan, serta memastikan proses warehouse logistics berjalan lancar dan mengambil keputusan yang lebih cepat dan tepat.

Pentingnya Pergudangan

Pergudangan merupakan elemen yang sangat penting dalam manajemen rantai pasokan. Dengan manajemen pergudangan yang efektif, perusahaan dapat memastikan kelancaran aliran barang, mengurangi biaya, dan meningkatkan layanan pelanggan. Terdapat beberapa alasan pentingnya pergudangan bagi keberhasilan operasional bisnis, yaitu:

1. Memastikan Ketersediaan Barang

Pergudangan yang efektif dapat membantu perusahaan memastikan barang selalu tersedia saat dibutuhkan, sehingga menghindari kekurangan stok yang dapat menghambat proses produksi atau distribusi.

Dengan pengelolaan yang baik, perusahaan dapat memprediksi kebutuhan barang, mengatur pengadaan, dan menjaga ketersediaan stok untuk menghindari keterlambatan. Hal ini juga mendukung kelancaran operasional tanpa harus menghadapi keterlambatan dalam pengiriman atau produksi.

2. Mengoptimalkan Rantai Pasokan

Pergudangan yang efisien memainkan peran penting dalam memperlancar aliran barang dari pemasok ke konsumen. Dengan pengaturan yang tepat, proses pergudangan dapat mengurangi waktu dan biaya pengiriman, memastikan barang sampai ke konsumen dengan cepat dan tepat waktu.

Dengan rantai pasokan yang optimal, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi pergerakan barang secara keseluruhan, yang pada gilirannya dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi lead time.

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi ini adalah dengan melakukan integrasi purchase order software dengan WMS, yang memungkinkan aliran data yang mulus antara sistem pembelian dan manajemen gudang, mempercepat pemrosesan dan pengiriman barang.

3. Mengurangi Biaya

Pergudangan yang dikelola dengan baik dapat membantu mengurangi berbagai biaya operasional. Proses pengelolaan stok yang efisien memungkinkan perusahaan untuk menghindari pemborosan barang yang tidak terpakai, mengurangi biaya penyimpanan barang yang berlebihan, dan meminimalkan kerugian akibat barang hilang atau rusak.

4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Pergudangan yang terorganisir dan terkelola dengan baik memastikan pengiriman barang yang cepat dan tepat waktu. Kepuasan pelanggan yang tinggi akan mendorong loyalitas, meningkatkan reputasi perusahaan, dan memperluas pangsa pasar.

Dengan proses yang efisien dan struktur organisasi gudang yang optimal, perusahaan dapat memenuhi ekspektasi pelanggan dalam hal ketepatan waktu pengiriman, yang sangat penting dalam meningkatkan kepuasan pelanggan.

5. Mengelola Persediaan Secara Efektif

Syarat gudang yang baik harus memiliki proses pergudangan yang dapat memastikan ketersediaan stok barang yang tepat untuk menghindari kelebihan atau kekurangan stok. Dengan menggunakan alat otomatisasi dan pemantauan, proses pemesanan dan pengelolaan barang dapat dilakukan dengan lebih mudah dan akurat.

Hal ini mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan produktivitas. Anda bisa menggunakan teknologi untuk pemantauan stok secara langsung, termasuk pengecekan expiry date untuk memastikan kualitas barang, memaksimalkan tata letak gudang untuk memudahkan pengelolaan, serta perencanaan jangka panjang yang lebih baik.

6. Meningkatkan Keamanan Barang

Tujuan penerapan manajemen gudang yang terakhir adalah untuk memudahkan perusahaan dalam menjaga keamanan barang. Sistem ini dijalankan untuk membuat metode penyimpanan barang dan distribusi di gudang jadi lebih aman sekaligus efektif. Hal ini sangat penting karena bagaimanapun juga faktor keamanan akan berpengaruh pada kredibilitas sebuah bisnis logistik.

Contoh Implementasi Teknologi dalam Pergudangan

Implementasi teknologi dalam pergudangan telah membawa perubahan signifikan dalam cara perusahaan mengelola inventaris, mempercepat proses, dan mengurangi kesalahan manusia. Dengan memanfaatkan teknologi canggih, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan layanan pelanggan.

Berikut adalah beberapa contoh implementasi teknologi yang dapat memudahkan proses pergudangan di perusahaan, meliputi:

1. Software Manajemen Gudang (WMS)

Software WMS adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengelola dan mengoptimalkan berbagai operasi gudang, termasuk pelacakan inventaris, pemesanan, dan pengiriman.

Implementasi WMS memudahkan perusahaan untuk memonitor pergerakan barang secara real-time, memudahkan pengelolaan stok, dan meningkatkan akurasi dalam pengiriman. Dengan menggunakan WMS, perusahaan dapat mengurangi kesalahan manual, mempercepat proses pengambilan barang, dan mengoptimalkan ruang gudang.

2. Perangkat Otomatisasi Gudang

Perangkat otomatisasi gudang, seperti robot atau sistem konveyor otomatis dapat digunakan untuk memindahkan barang di dalam gudang tanpa intervensi manusia. Teknologi ini dapat mempercepat proses pengambilan, pengemasan, dan pengiriman barang, serta mengurangi kebutuhan tenaga kerja manual.

Dengan otomatisasi tinggi dari teknologi ini, perusahaan dapat meningkatkan kecepatan dan akurasi operasional, mengurangi pemborosan, serta meminimalkan kesalahan manusia yang dapat terjadi dalam proses pemindahan barang.

3. Sistem Pelacakan Real-time

Sistem pelacakan real-time menggunakan teknologi seperti RFID (Radio Frequency Identification) atau barcode untuk melacak posisi dan pergerakan barang di gudang secara akurat dan langsung. Dengan menggunakan perangkat ini, perusahaan dapat memperoleh informasi secara instan mengenai status dan lokasi barang dalam proses pergudangan.

Penggunaan teknologi ini dapat membantu mempercepat proses pencarian barang, mengurangi risiko kehilangan, dan meningkatkan visibilitas dalam manajemen inventaris, sehingga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Strategi Mengoptimalkan Pergudangan

Mengoptimalkan pergudangan sangat penting untuk meningkatkan efisiensi operasional dan meminimalkan biaya. Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat mengelola stok lebih baik, mempercepat proses pengambilan barang, dan memastikan pengiriman tepat waktu.

Terdapat langkah strategi yang penting dilakukan untuk mengoptimalkan proses pergudangan di perusahaan, yaitu sebagai berikut:

1. Menggunakan Software Gudang Terintegrasi

Anda bisa menggunakan software gudang terintegrasi adalah salah satu strategi penting dalam mengoptimalkan pergudangan. Software WMS ScaleOcean dapat memberikan solusi integrasi seamless dengan seluruh fungsi bisnis mulai dari sistem inventory, pengiriman, rantai pasok, hingga pembelian dan penjualan yang bisa diakses dalam satu sistem.

ScaleOcean menjadi rekomendasi software gudang terbaik yang dapat memberikan solusi menyeluruh untuk pergudangan, dan membantu mengelola seluruh operasi gudang secara efisien, termasuk pelacakan inventaris, pemesanan, dan pengiriman barang. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan solusi terbaik ini!

2. Otomatisasi Proses Gudang

Otomatisasi adalah strategi penting untuk meningkatkan efisiensi operasional gudang. Penggunaan robot atau sistem konveyor otomatis dalam memindahkan barang dapat mempercepat proses pengambilan, pemindahan, dan pengemasan barang.

Selain mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja manual, otomatisasi juga meningkatkan akurasi dan mengurangi risiko kesalahan. Dengan mengintegrasikan perangkat otomatisasi, perusahaan dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk setiap tahapan pergudangan.

3. Mengoptimalkan Layout Gudang

Penting juga untuk mengatur layout gudang yang efisien dapat meningkatkan aliran barang dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari dan mengambil barang. Selain itu, pengaturan rak dan lorong yang terstruktur dapat meningkatkan kapasitas penyimpanan tanpa mempengaruhi aksesibilitas barang.

Dengan mendesain ruang penyimpanan sesuai dengan frekuensi pergerakan barang, perusahaan dapat meminimalkan jarak yang harus ditempuh untuk mengambil barang yang sering dipindahkan.

4. Implementasi Teknologi Pelacakan Real-time

Pelacakan real-time menggunakan teknologi seperti RFID atau barcode dapat mempermudah pemantauan posisi dan pergerakan barang dari multi-gudang. Pelacakan real-time memungkinkan deteksi dini terhadap masalah seperti kehilangan barang atau perbedaan stok, yang dapat segera ditangani.

Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat memperoleh informasi langsung mengenai status inventaris, mengurangi waktu pencarian barang, serta meningkatkan akurasi penghitungan stok.

5. Manajemen Inventaris yang Efektif

Manajemen inventaris yang efektif sangat penting untuk mengoptimalkan pergudangan. Perusahaan harus memastikan stok barang selalu terkontrol dengan baik, menghindari kelebihan atau kekurangan stok yang dapat mengganggu operasional.

Dengan menggunakan metode seperti sistem FIFO (First In First Out) atau LIFO (Last In First Out), perusahaan dapat mengatur pengeluaran barang secara efisien, mencegah penumpukan barang kedaluwarsa, serta memastikan barang yang lebih lama disalurkan terlebih dahulu.

ScaleOcean WMS untuk Kelola Pergudangan Secara Terintegrasi 

WMS ScaleOcean menjadi solusi terbaik yang dapat membantu mengoptimalkan pergudangan melalui integrasi all-in-one, memungkinkan otomatisasi penuh dan visibilitas real-time di seluruh proses.

Dengan biaya flat dan tanpa batasan jumlah pengguna, sistem ini mendukung efisiensi operasional tanpa biaya tambahan. ScaleOcean juga menyediakan 200+ modul dan 1000+ fitur yang bisa disesuaikan dengan spesifikasi bisis, sehingga memudahkan otomatisasi pengelolaan gudang, mengurangi kesalahan manual dan meningkatkan produktivitas.

Selain itu, sistem WMS terbaik ini juga menyediakan layanan pelanggan menyeluruh dari awal hingga akhir. Anda bisa melakukan demo gratis dan konsultasi untuk dapatkan solusi yang paling sesuai, serta mendapatkan layanan after sales setelah sistem selesai diimplementasikan.

Ada beberapa fitur khusus yang bisa digunakan untuk optimalkan proses pergudangan, yaitu:

1. Pelacakan Stok Real-Time: WMS ScaleOcean menyediakan visibilitas penuh atas pergerakan barang dalam gudang, mulai dari penerimaan barang (inbound) hingga pengiriman (outbound). Hal ini memungkinkan manajer gudang untuk selalu mengetahui lokasi dan status barang secara akurat .
2. Optimasi Proses Picking: Sistem ini merancang rute picking yang paling efisien berdasarkan layout gudang, mengurangi waktu pencarian barang dan meningkatkan produktivitas .
3. Otomatisasi Pembelian: Jika stok barang hampir habis, sistem ini akan otomatis memicu pemesanan ulang untuk menjaga ketersediaan produk di gudang, mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok .
4. Pengelolaan Transfer Stok: WMS ini juga memungkinkan pengelolaan perpindahan barang antar gudang, memastikan distribusi stok yang lebih merata dan efisien .
5. Barcode Management: Dengan menggunakan barcode, setiap pergerakan barang dapat tercatat secara otomatis, mengurangi kemungkinan kesalahan dan meningkatkan akurasi data inventaris .
6. Stock Opname yang Mudah: WMS ini memudahkan proses audit stok dengan membandingkan data fisik dengan yang ada di sistem, membantu mendeteksi dan memperbaiki kesalahan dalam pencatatan stok .

Secara keseluruhan, ScaleOcean WMS mengurangi kesalahan manual, menghemat waktu, dan meningkatkan pengelolaan stok serta pengiriman barang, memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan dalam mengelola operasi pergudangan secara lebih efisien.

Baca juga: 9 Tips Mengelola Stok Barang Manajemen Gudang

Kesimpulan

Dalam dunia pergudangan yang semakin kompleks, penting bagi perusahaan untuk mengoptimalkan setiap aspek operasional untuk mencapai efisiensi maksimal. Dengan menggunakan teknologi canggih seperti software gudang manajemen, perusahaan dapat mengelola inventaris, pengiriman, dan proses pergudangan dengan lebih efektif.

Software WMS ScaleOcean hadir sebagai solusi terbaik untuk memastikan pengelolaan gudang berjalan dengan lancar, meningkatkan akurasi, dan mengurangi biaya operasional. ScaleOcean menyediakan integrasi seamless dan fitur unggulan untuk mengoptimalkan pergudangan, dan memberikan layanan yang lebih cepat dan lebih efisien.

Cobalah demo gratis dan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda untuk dapatkan solusi sesuai dan terbaik!