Manfaat Integrasi Purchase Order Software dengan WMS

​Warehouse management system (WMS) adalah sebuah software yang mempermudah berbagai jenis industri untuk mengawasi aktivitas pergudangan secara real-time. Integrasi WMS dengan purchasing, atau pembelian untuk keperluan perusahaan, adalah salah satu cara yang bisa meningkatkan efektivitas dalam kegiatan manajemen gudang. Sistem terintegrasi ini dapat mempermudah pembuatan purchase order secara otomatis, pelacakan pesanan, serta mengakses informasi barang secara real-time.

Sistem WMS ScaleOcean adalah pilihan terbaik untuk bisnis Anda, dan artikel ini akan menjelaskan manfaat dari integrasi inventory and purchase order software. Business purchasing software yang terintegrasi dengan WMS membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan inventaris dalam perusahaan. Setelah ini, simak penjelasan di bawah ini mengenai mengapa perusahaan butuh sistem WMS ScaleOcean serta manfaat yang bisa Anda peroleh.

Key Takeaways

• Fungsi WMS mencakup manajemen stok, penerimaan barang, dan penyimpanan.
• Fungsi sistem purchasing adalah pemilihan pemasok, pembuatan purchase order (PO), negosiasi harga dan syarat pembayaran, penerimaan barang, pembayaran.
• Manfaat integrasi WMS dan purchasing adalah meningkatkan visibilitas stok, optimasi pesanan, dan mempercepat proses penerimaan barang.
• ScaleOcean dengan sistem WMSnya dapat membantu melancarkan proses bisnis.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu WMS dan Purchasing?

WMS (Warehouse Management System) dan purchasing (pembelian) saling berhubungan erat dalam operasi perusahaan, khususnya bagi bisnis yang mengelola stok barang.  Mengintegrasikan WMS dengan purchasing dapat memperbaiki efisiensi, visibilitas, dan akurasi informasi dalam rantai pasokan.

Pembelian atau purchasing merujuk pada proses pengadaan barang atau jasa dari pemasok yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Dengan menghubungkan data pembelian langsung ke sistem gudang, perusahaan dapat memastikan bahwa stok selalu terbarui secara real-time, meminimalkan kesalahan dalam pemesanan, dan meningkatkan koordinasi antara departemen pembelian dan gudang.

2. Fungsi WMS (Warehouse Management System)

Warehouse Management System (WMS) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola berbagai aktivitas di dalam gudang secara efisien. Fungsi utamanya mencakup pengelolaan stok, penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman. Untuk lebih jelasnya, silahkan perhatikan fungsi-fungsi berikut:

a. Manajemen Stok

Salah satu fitur inti dari WMS adalah kemampuannya untuk mengelola pergerakan stok barang dengan sangat rinci. Dengan menggunakan teknologi ini, perusahaan dapat memantau barang yang masuk dan keluar dari gudang secara otomatis. WMS memungkinkan perusahaan untuk mengetahui dengan akurat jumlah stok yang tersedia, serta mengatur lokasi penyimpanan barang di gudang dengan lebih efisien.

b. Penerimaan Barang

WMS memainkan peran yang sangat penting dalam proses penerimaan barang yang merupakan langkah pertama dalam siklus logistik di gudang. Ketika barang tiba, sistem ini akan memverifikasi jumlah dan kondisi barang yang diterima dari pemasok, memastikan semuanya sesuai dengan pesanan dan standar yang ditentukan.

c. Penyimpanan

Setelah barang diterima, WMS akan menentukan lokasi penyimpanan yang paling optimal untuk setiap item. Hal ini tidak hanya mempertimbangkan ukuran dan berat barang, tetapi juga seberapa sering barang tersebut diambil dari gudang. Sistem ini memastikan bahwa barang yang sering dipilih atau yang lebih kecil dapat ditempatkan di tempat yang mudah dijangkau, sementara barang dengan tingkat perputaran yang lebih rendah bisa ditempatkan di lokasi yang lebih jauh.

d. Pengambilan dan Pengemasan

Proses pengambilan barang (picking) dan pengemasan (packing) adalah salah satu tahapan yang paling penting dalam operasi gudang. Tahapan order picking dan pengemasan menjadi lebih efisien dengan bantuan WMS, yang memberikan instruksi yang jelas dan sistematis mengenai barang apa yang harus diambil dan di mana barang tersebut berada.

Dengan bantuan WMS, staf gudang dapat melakukan pengambilan barang dengan lebih cepat dan akurat yang sangat penting untuk memenuhi permintaan pelanggan yang tinggi. Setelah barang diambil, WMS juga mengatur proses pengemasan, memastikan bahwa barang dikemas dengan aman dan sesuai dengan standar pengiriman, sehingga mengurangi risiko kerusakan saat barang dikirim ke pelanggan.

e. Pengiriman

Setelah barang dikemas, WMS juga mengelola proses pengiriman barang ke pelanggan. Sistem ini memantau status pengiriman secara real-time, memberikan visibilitas penuh kepada tim logistik mengenai lokasi barang dan waktu pengiriman yang tepat. Selain itu, WMS juga memverifikasi bahwa barang yang dikirim adalah barang yang benar-benar dipesan oleh pelanggan, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan pengiriman.

f. Integrasi dengan Sistem Lain

Terakhir, WMS memiliki kemampuan untuk terintegrasi dengan sistem lain yang ada di dalam perusahaan seperti sistem e-commerce, sistem akuntansi, dan manajemen rantai pasokan.

Integrasi ini memungkinkan aliran informasi yang mulus antara berbagai departemen dalam perusahaan, memastikan bahwa data yang relevan selalu tersedia bagi semua pihak yang membutuhkan.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai kelebihan dan kekurangan penggunaan WMS, perusahaan dapat mengevaluasi sejauh mana integrasi ini dapat meningkatkan efisiensi operasional dan aliran informasi di seluruh organisasi.

3. Fungsi Sistem Purchasing

Sistem pembelian (purchasing) memegang peranan penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Proses ini mencakup serangkaian langkah yang bertujuan untuk memastikan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan dapat diperoleh dengan cara yang efisien dan sesuai anggaran. Berikut adalah beberapa fungsi sistem purchasing :

• Pemilihan Pemasok: Proses ini melibatkan pencarian dan evaluasi pemasok untuk memastikan bahwa mereka memenuhi standar perusahaan. Faktor utama yang dipertimbangkan meliputi harga yang kompetitif, kualitas produk, serta reputasi dan keandalan pemasok.

• Pembuatan Purchase Order (PO): Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang merinci spesifikasi barang atau jasa yang dipesan. Fungsi utama PO adalah untuk memastikan bahwa semua detail pesanan jelas dan terstruktur, serta menjadi acuan bagi pemasok dalam memenuhi pesanan.

• Negosiasi Harga dan Syarat Pembayaran: Dalam tahap ini, tim purchasing bernegosiasi dengan pemasok mengenai harga yang ditawarkan dan ketentuan pembayaran. Hal ini penting untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan kesepakatan terbaik yang sesuai dengan anggaran yang ada.

• Penerimaan Barang: Setelah barang dikirim oleh pemasok, proses penerimaan barang dilakukan untuk memverifikasi bahwa pesanan sesuai dengan yang tercantum dalam Purchase Order. Selain itu, tim juga memeriksa kualitas barang untuk memastikan tidak ada cacat atau ketidaksesuaian.

• Pembayaran kepada Pemasok: Pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang tercantum dalam kontrak atau Purchase Order. Proses ini memastikan bahwa pemasok dibayar tepat waktu sesuai dengan harga yang telah disepakati, menjaga hubungan bisnis yang baik dengan mereka.

4. Manfaat Integrasi WMS dan Purchasing

Integrasi antara Warehouse Management System (WMS) dan sistem pembelian (purchasing) dapat memberikan keuntungan besar bagi perusahaan, terutama dalam hal efisiensi operasional. Untuk lebih detailnya, simak manfaat-manfaat berikut :

a. Meningkatkan Visibilitas Stok

Integrasi WMS memberikan akses langsung terhadap data stok secara real-time, memungkinkan perusahaan untuk memantau ketersediaan barang dengan lebih akurat. Hal ini memastikan bahwa kebutuhan persediaan dapat dipenuhi tepat waktu, mengurangi risiko kekurangan barang saat permintaan meningkat.

b. Optimasi Pemesanan

Dengan memanfaatkan data real-time mengenai stok dan pola permintaan pelanggan, WMS dapat membantu perusahaan untuk memprediksi kebutuhan pengadaan secara lebih tepat. Hal ini membantu menghindari overstock atau stockout, sehingga perusahaan hanya memesan barang yang benar-benar dibutuhkan, menjaga keseimbangan persediaan.

Untuk meningkatkan akurasi prediksi dan pengelolaan persediaan, Anda juga bisa mengimplementasikan integrasi POS dan software inventory untuk memastikan data yang lebih terintegrasi dan mudah diakses, memberikan visibilitas penuh terhadap pergerakan barang dan tren permintaan pelanggan.

c. Mempercepat Proses Penerimaan Barang

Saat WMS terintegrasi dengan sistem pembelian, proses penerimaan barang menjadi lebih efisien. Data pesanan yang sudah ada di sistem mempermudah staf dalam memverifikasi kedatangan barang, mempercepat proses cek dan terima, serta mengurangi waktu tunggu.

d. Mengurangi Kesalahan

Manfaat lain yang diperoleh dari integrasi purchasing software dan sistem manajemen gudang adalah mengurangi risiko terjadinya human error dalam proses pengadaan dan manajemen gudang. Hal ini seringkali menjadi akar masalah yang muncul dalam bisnis, seperti kesalahan perhitungan stok, pengiriman barang yang salah, atau pembelian barang dalam jumlah yang tidak tepat. Tapi tenang saja, Anda bisa mengurangi bahkan menghindarinya dengan integrasi kedua sistem ini.

e. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Secara keseluruhan, perusahaan akan merasakan peningkatan efisiensi dalam proses bisnisnya ketika software purchasing dan inventory management terintegrasi. Misalnya, permintaan pembelian yang dibuat oleh departemen procurement secara otomatis akan tercatat dalam sistem inventaris. Ini berarti bahwa tidak perlu lagi ada proses manual dalam mencatat setiap transaksi, yang tentunya akan menghemat waktu dan sumber daya.

f. Pengendalian Biaya yang Lebih Baik

Adanya fitur lengkap di e purchasing software dan sistem gudang memungkinkan perusahaan untuk melihat dan menganalisis berbagai faktor yang dapat mempengaruhi biaya, seperti pengiriman, penyimpanan, dan sebagainya. Jadi, perusahaan bisa menentukan area mana yang berpeluang untuk dilakukan pengurangan biaya.

Pengeluaran pun bisa dikendalikan dengan lebih mudah. Dengan informasi ini, perusahaan dapat melakukan penyesuaian dan melakukan upaya penghematan. Misalnya, bisnis bisa memilih vendor dengan biaya pengiriman yang lebih murah, atau mengubah layout gudang untuk mengurangi biaya penyimpanan.

5. Pentingnya Inventory dan Purchase Order Software

Integrasi inventory and purchase order software adalah hal yang dapat membantu meningkatkan kinerja manajemen operasional perusahaan. Oleh karena itu, sistem WMS ScaleOcean dapat membantu perusahaan untuk mencegah hal-hal yang dapat mengurangi keuntungan perusahaan. Berikut adalah hal-hal yang dapat diatasi oleh sistem WMS ScaleOcean.

a. Kekurangan Stok Secara Mendadak

Kekurangan stok bahan baku yang mendadak sering terjadi ketika tidak ada integrasi antara software pembelian dan warehouse management system (WMS). Bisnis Anda mungkin tidak memiliki akses ke data stok real-time, sehingga bisnis seringkali baru menyadari kebutuhan untuk melakukan pemesanan ketika stok sudah sedikit atau habis. Ini mengakibatkan keterlambatan dalam produksi, meningkatkan waktu tunggu untuk pemesanan mendesak, dan potensi kehilangan pendapatan jika produk tidak dapat diproduksi dan dikirim tepat waktu.

b. Kelebihan Jumlah Persediaan

Tanpa informasi stok yang akurat, bisnis Anda dapat melakukan pemesanan yang berlebihan, mengakibatkan penumpukan barang di gudang. Kelebihan persediaan ini tidak hanya menghabiskan ruang yang berharga tetapi juga meningkatkan biaya inventory. Lebih lanjut, produk yang disimpan terlalu lama dapat mengalami penurunan kualitas atau menjadi usang, sehingga menimbulkan kerugian finansial karena barang-barang tersebut menjadi sulit untuk dijual.

c. Ketidaksesuaian Data

Ketika software pembelian dan WMS tidak terintegrasi, ketidaksesuaian data antara jumlah barang yang dipesan dan yang diterima seringkali terjadi. Ketidaksesuaian data bisa disebabkan oleh kesalahan entri data manual atau pembaruan sistem yang terlambat. Akibatnya, perusahaan Anda harus menghabiskan waktu lebih untuk memverifikasi dan menyesuaikan catatan, yang memakan waktu lama dan dapat menyebabkan kesalahan lebih lanjut dalam inventaris dan laporan keuangan.

d. Proses Audit Stok yang Memakan Waktu

Proses audit menjadi rumit ketika data disimpan secara manual atau di lokasi yang berbeda. Software inventory dan purchase order menyediakan platform terpusat untuk menyimpan semua transaksi yang relevan, memudahkan akses selama audit. Dengan data yang tersusun rapi dan mudah diakses, auditor dapat efisien menilai kepatuhan terhadap peraturan dan standar akuntansi. Proses yang lebih cepat dan transparan ini mengurangi beban kerja dan meningkatkan kepercayaan pada laporan keuangan perusahaan.

Baca juga: Apa itu Akuntansi Persediaan: Pengertian, Metode, dan Solusinya

6. Manfaat Inventory dan Purchasing Order Software

Inventory and purchase order software ScaleOcean memiliki berbagai manfaat penting yang didapat oleh perusahaan yang menggunakannya. Manfaat-manfaat ini dapat membantu memperkuat operasional bisnis, mengoptimalkan efisiensi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan software inventory dan PO yang terintegrasi.

a. Akses Informasi Stok Secara Real-time

Dengan integrasi sistem WMS ScaleOcean, bisnis Anda mendapatkan akses langsung ke informasi stok gudang yang diperbarui secara real-time. Penggunaan WMS ScaleOcean memungkinkan Anda untuk melihat jumlah persediaan saat ini dan menghindari pembelian yang tidak diperlukan.

Dengan informasi yang tepat dan terkini, keputusan pembelian dapat lebih diandalkan dan tepat waktu, mengurangi risiko kekurangan stok yang mendadak dan memastikan kontinuitas produksi tanpa hambatan.

b. Otomasi Proses Pembelian

Sistem WMS ScaleOcean dapat mengotomatisasi pemberitahuan dan pembelian ulang berdasarkan tingkat stok minimal yang ditentukan. Fitur ini mengeliminasi kebutuhan akan pemeriksaan manual yang terus-menerus, mengurangi beban kerja tim pembelian, dan memastikan pemesanan dilakukan tepat waktu sebelum mencapai jumlah stok minimum. Otomatisasi ini membantu menjaga kelancaran operasi dan mengurangi risiko kesalahan manusia dalam proses pembelian.

c. Sinkronisasi Data

Integrasi software pembelian WMS ScaleOcean dapat memastikan bahwa semua data yang masuk, mulai dari pemesanan hingga penerimaan barang, tercatat dan diperbarui secara otomatis di kedua sistem.

Sinkronisasi ini mengurangi ketidaksesuaian antara pesanan dan persediaan yang diterima, mempercepat proses pengecekan dan penyesuaian di gudang, serta mengurangi terjadinya kesalahan dalam pencatatan dan pelaporan, yang pada akhirnya memperkuat integritas data finansial dan operasional proses aktivitas gudang.

d. Manajemen Stok yang Lebih Efektif

Software WMS ScaleOcean dapat memberikan informasi secara real-time tentang jumlah dan kondisi stok yang tersedia. Hal tersebut membantu perusahaan dalam merespon perubahan permintaan atau kondisi pasar dengan cepat.

Sistem ini juga mendukung pengelolaan metode FIFO, FEFO, LIFO, dan average, yang penting untuk mengelola stok barang dan mengurangi pemborosan, terutama untuk barang yang mudah rusak.

e. Analisis yang Akurat

Integrasi sistem memperlancar aliran data yang membuat bisnis lebih mudah untuk mengumpulkan, menganalisis, dan melaporkan kinerja kegiatan operasional. Analisis yang ditingkatkan ini membantu mengidentifikasi tren, melakukan perbandingan benchmarking industri, dan menyusun strategi bisnis yang didukung oleh data akurat, yang dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.

7. ScaleOcean Dukung Integrasi Purchase Order dengan WMS

ScaleOcean adalah vendor ERP terbaik yang dapat mengintegrasikan inventory and purchase order software. Sistem WMS ScaleOcean dapat membantu melancarkan proses bisnis, mencegah downtime produksi yang disebabkan oleh kekurangan bahan baku, dan mengurangi pengeluaran untuk biaya penyimpanan lebih.

Integrasi antara purchase order software dengan sistem WMS ScaleOcean juga dapat membantu proses pelacakan barang secara real-time yang dimulai dari pemantauan status pesanan hingga menyesuaikan rencana berdasarkan informasi terkini. Selain itu, business purchasing software ScaleOcean dapat menyimpan dan mengelola semua dokumen purchase order perusahaan Anda dalam satu sistem yang memudahkan audit stok rutin.

Baca juga: Pengertian Sistem Barcode Gudang serta Cara Kerjanya

8. Kesimpulan

Sistem WMS ScaleOcean adalah solusi terbaik yang efektif untuk mengintegrasikan WMS dengan purchase order software. Software ini juga dapat membantu mengatasi berbagai masalah purchasing dalam bisnis Anda. Kemampuan ScaleOcean untuk mengintegrasikan kedua sistem tersebut tidak hanya memperkuat proses manajemen inventaris, tetapi juga mempercepat siklus pembelian. Dengan menggabungkan inventory and purchase order software, perusahaan Anda dapat mencegah terjadinya kerugian, meningkatkan efektivitas kegiatan bisnis, serta mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Oleh sebab itu, jika perusahaan Anda ingin mendapatkan kemudahan dalam menjalankan kegiatan bisnis, gunakan WMS ScaleOcean. ScaleOcean adalah pilihan tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda agar dapat mencapai kesuksesan dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Anda dapat mengintegrasikan dan menyesuaikan sistem WMS sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Pelajari lebih lanjut tentang sistem kami dengan konsultasi dan demo gratis.