Seiring berkembangnya perdagangan internasional, maka semakin kompleks juga proses operasional logistik internasional. Untuk membantu dalam proses verifikasi pengiriman dan penyerahan barang, terdapat sebuah dokumen yang sering digunakan, yakni Bill of Lading (BoL). Selain dari itu, terdapat juga dokumen yang dapat meningkatkan kinerja proses penyerahan barang ke consignee atau penerima yaitu telex release.
Telex release adalah sebuah dokumen digital yang diberikan sebagai bukti penyerahan barang kepada pihak penerima ketika telah tiba di lokasi penyerahan. Istilah ini memiliki beberapa kesamaan dengan express release, tetapi keduanya memiliki perbedaan inti. Simak lebih lanjut artikel berikut untuk mempelajari tentang dokumen tersebut dan perbedaannya dengan dokumen-dokumen lain dalam logistik internasional!
Key Takeaways
Telex release adalah instruksi digital untuk mengambil kargo tanpa perlu menyerahkan B/L asli secara fisik.
Fungsi telex release adalah membantu mempercepat pengumpulan barang,meminimalkan biaya pengiriman dan membangun kepercayaan diantara pihak yang terlibat.
ScaleOcean Atlas for Logistics membantu perusahaan mengoptimalkan pengelolaan dokumen logistik melalui sistem yang lebih terstruktur, terintegrasi, dan mudah dipantau.
Telex release adalah instruksi digital yang dikirim oleh pihak pelayaran atau agen pengangkut di pelabuhan asal untuk mengizinkan pelepasan kargo di pelabuhan tujuan. Dengan adanya instruksi ini, penerima dapat mengambil barang tanpa perlu menyerahkan dokumen fisik Bill of Lading (B/L) asli.
Dengan melakukan penyerahan dokumen ekspor impor tersebut, proses pembongkaran muatan barang kepada pihak penerima dapat berlangsung dengan lebih cepat. Penggunaan dokumen telex cenderung dilakukan bila ada terjadinya keterlambatan pengiriman barang untuk memungkinkan consignee untuk menerima barangnya sesuai dengan jadwal.
Telex release digunakan apabila adanya kepercayaan tinggi antara pengirim dengan mitra logistik. Hal ini diterapkan setelah pengirim melengkapi shipping instruction untuk carrier, sehingga memberikan kelebihan dalam efisiensi waktu dan biaya bagi setiap pihak yang terlibat. Berikut ini fungsi dari prosedur telex release:
a. Mempercepat Proses Pengambilan Barang
Importir dapat mengambil barang lebih cepat karena tidak perlu menunggu dokumen house bill of lading fisik dikirim. Tanpa dokumen fisik, sang penerima tidak perlu menunggu lama sehingga proses pembongkaran di pelabuhan tujuan menjadi jauh lebih responsif.
b. Mengurangi Biaya Pengiriman
Karena tidak memerlukan dokumen fisik, maka biaya yang biasanya diperlukan untuk melakukan pengiriman dokumen B/L dapat dihanguskan. Hal ini tidak hanya membantu kinerja keuangan perusahaan, tetapi juga membantu proses administrasi dan pengelolaan akuntansi bisnis.
c. Meningkatkan Kepercayaan Semua Pihak
Ketika sang pihak eksportir meminta penyertaan dokumen telex release kepada penyedia jasa pelayanan, hal tersebut menjadi pertanda adanya rasa kepercayaan antar kedua pihak. Tidak hanya itu, dengan adanya proses pengiriman dan pembongkaran yang sesuai waktu yang ditetapkan dan lebih cepat, kepercayaan importir pada mitra logistik dan pengirim juga meningkat, sehingga berpotensi meningkatkan kinerja operasional suatu siklus logistik.
3. Cara Kerja Telex Release
Tahapan-tahapan awal penyertaan dokumen tersebut tidak berbeda dengan proses pengiriman internasional pada umumnya, yakni penyusunan dan pengemasan barang-barang yang telah dikirim oleh eksportir ke pelabuhan. Ketika hal tersebut telah dilakukan, maka bill of lading fisik kepada mitra logistik.
Apabila pengirim memberikan perintah untuk menyertakan telex release kepada mitra, maka segala isi B/L akan disusun dalam bentuk digital kepada penerima untuk menyatakan bahwa barang-barang dapat diterima dengan segera. Dan ketika barangnya telah sampai di lokasi yang telah ditentukan, importir hanya perlu memberitahukan adanya telex release untuk menerima barang secara langsung tanpa memerlukan adanya B/L fisik.
Untuk mendapatkan gambarannya, bagian selanjutnya akan membahas tahapan proses telex release:
a. Shipper Mengajukan Permintaan Telex Release
Proses telex release dimulai ketika shipper (eksportir) mengajukan permintaan pelepasan dokumen kepada shipping line atau agen pelayaran. Pada tahap ini, shipper biasanya perlu memberikan informasi pengiriman seperti nomor Bill of Lading (B/L), detail shipment, serta instruksi pelepasan kepada consignee.
Beberapa shipping line juga dapat meminta dokumen pendukung seperti Letter of Indemnity (LOI) sebelum memproses permintaan tersebut. Hal ini dilakukan untuk memastikan permintaan pelepasan barang berasal dari pihak yang berwenang.
b. Shipper Menyerahkan Original Bill of Lading
Setelah permintaan diterima, shipper perlu menyerahkan seluruh dokumen asli Bill of Lading (B/L) kepada shipping line di pelabuhan asal. Penyerahan ini menjadi tanda bahwa hak penggunaan dokumen fisik telah dikembalikan kepada pihak carrier.
Dengan demikian, shipping line dapat memberikan instruksi pelepasan barang tanpa consignee harus menunjukkan dokumen B/L asli saat mengambil kargo di pelabuhan tujuan.
c. Pembayaran Biaya Administrasi Telex Release
Sebelum proses pelepasan dilakukan, shipper perlu menyelesaikan biaya administrasi telex release yang ditetapkan oleh shipping line. Setelah pembayaran dikonfirmasi, pihak pelayaran dapat melanjutkan proses pengiriman instruksi elektronik ke agen di pelabuhan tujuan.
d. Shipping Line Mengirim Instruksi ke Pelabuhan Tujuan
Setelah seluruh persyaratan terpenuhi, shipping line di pelabuhan asal akan mengirimkan konfirmasi telex release secara elektronik kepada agen atau kantor cabang di pelabuhan tujuan.
Informasi yang dikirim biasanya mencakup nomor B/L, detail kontainer, nama consignee, serta status pelepasan barang. Ketika status telah berubah menjadi telex released, agen tujuan dapat mulai memproses pengeluaran kargo.
e. Consignee Mengurus Delivery Order (D/O)
Setelah barang tiba di pelabuhan tujuan, consignee dapat mengajukan Delivery Order (D/O) kepada shipping line atau agen pelayaran. Dalam proses ini, consignee biasanya perlu melampirkan identitas perusahaan, nomor B/L, serta dokumen pendukung lain sesuai kebijakan carrier. Karena status barang sudah menggunakan telex release, consignee tidak perlu menyerahkan Original B/L secara fisik untuk mendapatkan D/O.
f. Consignee Mengambil Barang di Pelabuhan
Tahap terakhir adalah proses pengambilan barang setelah D/O diterbitkan. Consignee dapat melanjutkan proses seperti pengurusan dokumen kepabeanan (untuk impor), pemeriksaan terminal, pengambilan kontainer, hingga pengiriman barang ke gudang tujuan. Dengan adanya telex release, proses pengambilan kargo menjadi lebih praktis karena perusahaan tidak perlu menunggu pengiriman dokumen fisik antarnegara.
Menurut analisa kami dari Investopedia, Bill of Lading adalah dokumen yang digunakan dalam proses logistik sebagai alat verifikasi pemindahan barang dari pihak pengirim ke mitra logistik, serta bukti yang digunakan oleh penerima di pelabuhan tujuan untuk melakukan proses bongkar muat barang. Berdasarkan definisi tersebut, dapat dinyatakan bahwa penggunaan B/L fisik bersifat sangat formal.
4. Kapan Waktu yang Tepat Menggunakan Telex Release
Dokumen tersebut cenderung digunakan pada situasi di mana munculnya sebuah kendala pada pihak pengirim, sehingga menyebabkan gangguan pada proses pengiriman secara keseluruhan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, pihak eksportir akan meminta telex release untuk mempercepat proses penerimaan sesuai tenggat waktu.
Terkadang, pihak carrier juga mensyaratkan letter of indemnity (LOI) sebagai jaminan keamanan tambahan sebelum barang dilepaskan secara resmi di pelabuhan tujuan. Dalam beberapa contoh telex release, dokumen ini juga digunakan ketika tingkat kepercayaan antara semua pihak yang terlibat sudah tinggi, mirip seperti penggunaan express release.
Hal ini dikarenakan dokumen telex dapat memunculkan risiko keamanan karena tidak lebih aman dibandingkan dengan bill of lading fisik. Selain itu, apabila dokumen tersebut telah disertakan, tetapi pengiriman masih terlambat, maka ada kemungkinan munculnya biaya tambahan.
5. Perbedaan Telex dan Bill of Lading
Bill of Lading adalah sebuah dokumen yang digunakan dalam proses logistik sebagai alat verifikasi pemindahan barang dari pihak pengirim ke mitra logistik untuk dikirim, serta juga sebagai bukti yang digunakan oleh penerima di pelabuhan tujuan untuk melakukan proses bongkar muat barang kiriman. Berdasarkan penjelasan-penjelasan sebelumnya, dapat dinyatakan bahwa penggunaan B/L fisik sangat formal.
Penggunaan B/L fisik, atau lebih tepatnya telex release vs Original Bill of Lading (OBL) pada keseluruhan siklus logistik cenderung digunakan saat baru mulainya kerja sama antara pengirim dan mitra logistik, sehingga menginginkan tingkat keamanan yang lebih tinggi. Ketika hubungan telah terjalin berulang kali, maka kemungkinan terjadinya permintaan telex release kepada penyedia jasa logistik akan meningkatkan karena adanya kepercayaan.
Selain itu, proses pengambilan barang melalui telex release berlangsung lebih cepat daripada OBL karena penerima tidak perlu menunggu sampai dokumen secara fisik dipindahkan dari negara pengiriman. Setiap pesanan pembebasan sudah dikonfirmasi oleh perusahaan pengiriman, agen di pelabuhan tujuan akan dapat membebaskan barang tersebut secara langsung.
6. Perbedaan Telex Release dan Express Release
Apabila dianggap bahwa Bill of Lading merupakan satu tahapan di bawah telex release, maka dapat dianggap juga bahwa express releasemerupakan tahapan selanjutnya. Express release vs telex release berbeda dengan dokumen telex yang meliputi pembuatan dan penyerahan OBL kepada mitra logistik, express release tidak membutuhkannya sama sekali.
Metode pengiriman tersebut hanya bergantungan dengan informasi barang dan identitas pihak pengirim dan penerima, sehingga menghilangkan waktu yang diperlukan untuk menyusun dokumen-dokumen. Hal ini cenderung hanya dilakukan apabila semua pihak yang terlibat memiliki tingkat kepercayaan yang sangat tinggi dan telah bekerja sama untuk waktu yang relatif lama.
7. Mudahkan Seluruh Proses Telex Release dengan ScaleOcean
ScaleOcean Atlas for Logisticsmembantu perusahaan jasa pengiriman mengelola operasional logistik secara lebih terstruktur, baik untuk pengiriman lokal maupun internasional. Melalui sistem terintegrasi ini, perusahaan dapat memantau pergerakan barang, mengelola aktivitas gudang, serta menyusun berbagai dokumen logistik seperti Bill of Lading (B/L) dan Waybill dengan lebih efisien.
Dengan dukungan berbagai modul yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, ScaleOcean Atlas membantu perusahaan menyederhanakan proses freight forwarding, meningkatkan visibilitas pengiriman, dan mengurangi pekerjaan manual. Solusi ini dikembangkan dengan memahami kebutuhan operasional industri logistik sehingga perusahaan dapat menjalankan proses pengiriman yang lebih akurat, terintegrasi, dan siap berkembang.
Berikut adalah modul-modul yang ditawarkan ScaleOcean:
Pelacakan Pengiriman: Memungkinkan pemantauan pengiriman real-time dengan nomor pelacakan unik untuk setiap paket dan pembaruan status perjalanan.
Pilihan Metode Pengiriman LCL, FCL, FTL, dan LTL: Menawarkan pilihan pengiriman sesuai kapasitas kargo, membantu memilih metode yang optimal dan hemat biaya.
Pengelolaan Impor dan Ekspor: Memudahkan manajemen pengiriman internasional dengan dokumen, perizinan, dan pemenuhan regulasi negara terkait.
Pengurusan Bea Cukai: Menyediakan dokumentasi kepabeanan otomatis dan menghitung pajak serta biaya bea masuk secara akurat.
Perhitungan Margin Keuntungan: Membantu menghitung margin keuntungan otomatis dengan membandingkan pendapatan dan biaya vendor.
Telex release merupakan suatu metode pengiriman yang penting dipertimbangkan oleh bisnis-bisnis di dunia. Dengan adanya hal tersebut, proses pembongkaran akan menjadi lebih mudah dan cepat. Untuk menjamin penyusunan dokumen yang lebih teratur, perusahaan cenderung menerapkan software freight forwarding.
ScaleOcean Atlas Logistics adalah sistem logistik yang dapat membantu perusahaan mengoptimalkan pengelolaan operasional secara lebih terstruktur dan terintegrasi. Dengan pengalaman implementasi pada berbagai kebutuhan bisnis logistik, solusi ini dirancang untuk membantu perusahaan meningkatkan visibilitas proses pengiriman, menyederhanakan pekerjaan administratif, serta mendukung pertumbuhan operasional.Jadwalkan konsultasibersama tim expert ScaleOcean untuk mengetahui bagaimana sistem ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
FAQ:
1. Perbedaan telex release dan sea waybill?
Telex release adalah instruksi elektronik untuk melepas kargo setelah Original B/L diserahkan di pelabuhan asal. Sementara itu, sea waybill adalah dokumen pengiriman non-negotiable yang tidak memerlukan penyerahan B/L asli untuk mengambil barang.
2. Apa perbedaan antara bill of lading dan telex release?/summary>
Bill of lading asli berfungsi sebagai dokumen kepemilikan barang, sedangkan telex release hanya menjadi instruksi pelepasan kargo tanpa B/L fisik.
3. Apa arti telex release dalam pengiriman barang?
Telex release adalah pesan elektronik untuk melepas kargo setelah Original Bill of Lading diserahkan di pelabuhan asal.
Key Takeaways
