Perusahaan manufaktur dengan beberapa pabrik perlu melacak perpindahan mesin, forklift, dan laptop antarlokasi. Namun, setiap cabang kadang memakai kode aset yang berbeda untuk barang sejenis. Akibatnya, staf general affairs (GA) kesulitan memastikan lokasi dan penanggung jawab setiap barang.
Ketidaksesuaian catatan aset juga menjadi masalah dalam pengelolaan fasilitas. Menurut laporan SFG20 tahun 2026, hanya 15% responden yang mengaku memiliki daftar aset dengan akurasi 100%. Karena itu, staf GA perlu memeriksa barang fisik dan menelusuri riwayat aset untuk memastikan kesesuaian data.
Untuk mengatasi kesulitan tersebut, tagging asset memberi setiap barang label unik berupa barcode atau QR code. Staf GA dapat memindai label untuk memeriksa lokasi dan riwayat barang. Artikel ini akan membahas pengertian, jenis, manfaat, cara kerja, dan penerapannya.
Key Takeaways
Tagging asset adalah proses memberi tanda pengenal pada aset tetap perusahaan agar setiap barang memiliki catatan yang jelas dalam administrasi perusahaan. Penerapannya mencakup berbagai aset berumur panjang, seperti generator listrik, rak penyimpanan, alat ukur, dan pendingin ruangan di kantor.
Sebagai bagian dari sistem manajemen aset, tagging asset menghubungkan identitas barang dengan catatan perusahaan. Saat perusahaan membeli atau memindahkan aset, staf GA tetap memakai kode yang sama untuk menelusuri informasi barang selama masa penggunaannya.
Berbeda dari pencatatan stok barang dagangan, tagging asset berfokus pada identitas aset tetap. Penerapannya mendukung asset lifecycle management karena perusahaan dapat mempertahankan kode barang sejak perolehan, perpindahan lokasi, dan perawatan hingga aset mencapai akhir masa penggunaannya.
Asset tag membantu perusahaan membedakan aset yang serupa dengan memberikan satu identitas yang sama di semua cabang, menghindari pengulangan nomor aset, dan memastikan kesesuaian catatan dengan aset fisik. Berikut ini adalah fungsinya:
Di pabrik, GA menemukan banyak kursi kerja atau alat pengukur yang mirip berdasarkan modelnya. Dengan menggunakan tagging asset, semua benda tersebut memiliki tag tersendiri. Anggota GA dapat mengidentifikasi aset tertentu saat peminjaman atau pengembalian barang tanpa tertukar dengan aset lainnya.
Ketika aset sejenis tersebar di berbagai cabang, perusahaan harus menerapkan identifikasi yang sama di semua cabang. Untuk itu, tagging asset dapat membantu untuk mengidentifikasi aset yang berasal dari cabang berbeda tanpa membuat tag yang baru. Staf pusat pun dapat mengetahui asal dan pemilik barang tersebut.
Keseragaman kode antarcabang juga perlu memastikan setiap barang memiliki nomorberbeda. Saat staf GA mencatat aset baru dan memeriksa daftar kode sebelum memberi nomor. Cara ini mencegah dua barang memakai identitas sama dan menghindari kekeliruan saat staf mencari riwayat aset.
Identitas unik pada setiap barang juga mendukung proses asset tracking saat perusahaan memeriksa inventaris fisik. Staf GA membaca kode pada label, lalu mencocokkan lokasi dan status barang dengan catatan aset. Jika muncul selisih jumlah atau lokasi, staf dapat menelusuri riwayat aset tersebut.
Label aset memiliki beberapa bentuk sesuai kebutuhan identifikasi aset, mulai dari label nomor seri, stiker barcode atau QR code, tag RFID, hingga label logam dan tamper-evident. Setiap jenis memiliki cara pembacaan dan tingkat ketahanan yang berbeda. Berikut penjelasan keempat jenisnya:
Label nomor seri menampilkan rangkaian angka atau huruf yang menjadi tanda pengenal suatu barang. Contohnya, staf GA memasang label berkode GA-001 pada satu meja kantor di pabrik. Saat mencatat perpindahan meja, staf cukup merujuk nomor tersebut agar tidak tertukar dengan meja lain.
Untuk mempercepat pembacaan kode, perusahaan dapat memakai stiker barcode atau QR code. Staf GA memindainya melalui pemindai atau ponsel untuk membuka identitas barang dalam sistem. Barcode biasanya memuat kode singkat, sedangkan QR code dapat menampung informasi lebih banyak.
Tag RFID memakai gelombang radio untuk mengenali aset tanpa pemindaian langsung. Perbedaan RFID tag aktif dan RFID pasif terletak pada sumber dayanya. Tag aktif memiliki baterai, sedangkan tag pasif mengambil energi dari pembaca RFID. Perusahaan dapat memilih jenis tag sesuai kebutuhan pelacakan aset.
Untuk mesin yang terkena gesekan atau panas, label logam merupakan pilihan terbaik karena mereka memiliki bahan yang lebih kuat daripada label kertas. Label tamper-evident juga dapat menjadi alternatif karena ia meninggalkan tanda saat terlepas. Keduanya membantu mengidentifikasi sesuai pemakaiannya.
Pengkodean aset harus berisi kode nomor aset, nama perusahaan atau departemen yang memilikinya, jenis aset, tahun pembelian, dan kode QR jika perusahaan menggunakan pencatatan digital. Hal ini memudahkan proses identifikasi tanpa harus menebak-nebak asal muasal aset tersebut. Berikut rinciannya:
Pertama, nomor identitas membantu staf GA dalam menentukan catatan yang benar ketika ada aset serupa di perusahaan. Nomor identitas sesuai dengan satu item dalam daftar inventaris. Ketika staf gudang mencari detail pembelian atau status aset, mereka hanya mengetik nomor tersebut di sistem.
Mencantumkan nomor aset saja tidak cukup untuk mengidentifikasi siapa pemilik aset. Oleh karena itu, label juga harus mencantumkan nama perusahaan atau divisi pemilik aset tersebut. Misalnya ketika staf menemukan peralatan milik divisi maintenance di ruangan yang berbeda, mereka dapat langsung menghubungi pemiliknya.
Selain kode dan identitas pemilik, label harus menunjukkan kategori dan tahun pembeliannya untuk memperjelas klasifikasi dan usia aset tersebut. Contohnya, staf GA akan dapat mengenali peralatan laboratorium atau perlengkapan kantor dengan mengetahui tahun pembeliannya ketika sedang melakukan pemeriksaan daftar aset.
Barcode atau QR code mempermudah staf GA mengakses informasi aset tanpa mengetik nomor secara manual. Melalui kode tersebut, staf dapat membuka catatan lokasi, status, dan riwayat penggunaan barang. Informasi ini juga mendukung pemantauan asset utilization ketika perusahaan mencatat pemakaian setiap aset.
Kode untuk tag nomor aset harus sesuai dengan format kode, jenis dan satuan barang, nomor seri, dan verifikasi bahwa kode tersebut sesuai dengan format yang dibutuhkan dan tidak meniru kode aset lain. Prosesnya adalah sebagai berikut:
Staf GA perlu menetapkan pola kode sebelum memberikan nomor pada aset. Misalnya perusahaan menetapkan pola kode CAB-KAT-0001 yang berisi informasi tentang lokasi, jenis aset, juga nomor seri. Pola tersebut berfungsi sebagai panduan bagi semua cabang setiap kali mereka menambahkan aset baru dalam daftar.
Dengan format kode yang sudah ditetapkan, staf GA memberikan singkatan untuk setiap kategori dan unit kepemilikan. Contohnya IT untuk perangkat teknologi dan PRD untuk divisi produksi. Hal ini membantu staf GA mengenali pengelompokan dan unit kepemilikan melalui sistem penomoran aset.
Untuk membedakan setiap barang dalam satu kategori, staf GA akan memasang nomor khusus seperti 0001, 0002, dan 0003 agar barang-barang yang merek dan modelnya sama akan memiliki nomor seri yang berbeda. Hal ini juga memudahkan pendaftaran aset tanpa menggunakan nomor seri unit lain.
Sebelum proses pencetakan label, staf GA akan memeriksa kode dan urutan nomor aset. Jika ada kode yang sama dengan aset lain, maka mereka akan mengubah nomor seri. Hal ini bertujuan untuk memastikan urutan nomor memenuhi persyaratan perusahaan untuk semua aset.
Format asset numbered tags mengikuti kebutuhan perlengkapan kantor, mesin produksi, perangkat IT, dan aset yang tersebar antarcabang. Penggunaan barang memengaruhi susunan kode khusus yang staf perlukan untuk mengenali setiap unit aset. Berikut empat contoh penerapannya:
Misalnya, PT Citra Mandiri merupakan perusahaan administrasi yang memiliki puluhan meja, kursi, dan lemari arsip. Karena beberapa kursi memiliki model serupa, staf GA kesulitan membedakan barang milik tiap ruangan. Perpindahan kursi pun membuat catatan inventaris tidak sesuai dengan lokasi barang.
Untuk kursi kantor, staf GA dapat memakai kode KTR-KRS-001 dan KTR-KRS-002 pada dua unit berbeda. KTR mewakili kantor, KRS menunjukkan kursi, dan angka terakhir membedakan barang. Saat memindahkan kursi, staf mencatat kode tersebut bersama ruang asal dan tujuan dalam daftar inventaris.
Di sebuah pabrik logam bernama PT Baja Nusantara, mesin bor dan pompa memakai merek serta model yang serupa. Staf maintenance perlu memastikan mesin mana yang mengalami gangguan, tetapi laporan perawatan hanya mencantumkan jenis alat. Akibatnya, mereka harus memeriksa beberapa unit.
Berbeda dari perlengkapan kantor, mesin membutuhkan kode untuk catatan perawatan. PT Baja Nusantara dapat memakai PRD-PMP-001 untuk pompa pertama dan PRD-PMP-002 untuk pompa kedua. Staf maintenance mencatat kode masing-masing saat menjadwalkan servis, mengganti suku cadang, atau menangani kerusakan.
Ratusan laptop dan monitor berpindah tangan saat karyawan PT Nusa Digital berganti jabatan atau keluar. Dalam contoh perusahaan teknologi ini, staf IT hanya mencatat merek dan nama pengguna. Ketika dua laptop bermodel sama kembali bersamaan, staf GA kesulitan menentukan unit milik masing-masing.
Staf IT dapat memberi laptop kode IT-LTP-001 dan monitor kode IT-MNT-001 untuk membedakan jenis perangkat sekaligus unitnya. LTP berarti laptop, sedangkan MNT berarti monitor. Ketika karyawan meminjam atau mengembalikan perangkat, staf mencatat kode pada formulir serah terima agar riwayatnya jelas.
Misalkan PT Sinar Niaga memiliki pusat di Jakarta dan dua cabang di Bandung serta Surabaya. Saat sebuah proyektor berpindah dari Bandung ke Jakarta, staf GA sulit mengetahui lokasi asalnya karena tiap cabang mempunyai susunan kode inventaris berbeda.
Untuk aset antarcabang, perusahaan dapat memakai BDG-PRY-001 untuk proyektor Bandung dan JKT-PRY-001 untuk proyektor Jakarta. Kode kota menunjukkan lokasi pencatatan awal, PRY berarti proyektor, dan angka membedakan unit. Meski proyektor berpindah kantor, staf GA mempertahankan nomor aset asalnya.
Prosedur tagging asset mencakup daftar barang, pemeriksaan nomor pada aset fisik, pembuatan label, pemilihan posisi, pemasangan, dan pengecekan hasilnya. Staf GA perlu mengikuti urutan kerja tersebut agar identitas pada barang sesuai catatan perusahaan. Berikut enam tahap pelaksanaannya:
Sebelum memasang label, staf GA menyiapkan daftar aset dari catatan perusahaan. Mereka mengumpulkan nama barang, lokasi, unit pemilik, dan kode yang ada. Jika barang baru belum masuk daftar, staf mencatatnya terlebih dahulu agar proses pelabelan mencakup seluruh aset yang perlu mereka tangani.
Daftar lengkap aset berfungsi sebagai panduan bagi staf GA ketika mereka pergi ke lokasi untuk melakukan pemeriksaan aset. Mereka memeriksa jenis, merk, dan nomor seri pabrik aset untuk memastikan kode aset menunjuk pada aset yang benar. Jika ada perbedaan, maka staf akan memperbaiki catatan mereka terlebih dahulu.
Setelah memastikan kode sesuai dengan barang, staf GA menyiapkan label sesuai dengan format perusahaan. Nomor aset dan detail lainnya yang diperlukan masuk ke dalam label sebelum tercetak pada bahan yang sesuai. Perlu peninjauan pada label sebelum melakukan pencetakan skala besar.
Label yang sudah tercetak membutuhkan tempat pemasangan yang dapat diakses oleh staf selama pemeriksaan. Misalnya, untuk lemari arsip staf GA memilih bagian depan, sedangkan mesin memilih tempat yang bebas dari risiko panas dan gerakan mekanis. Tempat kode harus terlihat tetapi tidak mengganggu pekerjaan.
Setelah menentukan posisi, staf GA membersihkan permukaan aset dari debu, minyak, dan sisa perekat. Mereka lalu memasang label secara rata sesuai petunjuk bahan agar tepinya tidak mudah terangkat. Untuk label logam, staf memakai metode pemasangan yang sesuai dengan bentuk serta permukaan barang.
Pemasangan belum selesai sebelum staf GA memeriksa hasilnya. Mereka membaca nomor pada label dan membandingkannya dengan daftar aset, lalu menguji pemindaian barcode atau QR code jika tersedia. Jika cetakan kabur atau label terlepas, staf memperbaikinya sebelum mencatat pekerjaan sebagai selesai.
Untuk mempermudah penerapan tagging asset, ScaleOcean Atlas menghubungkan catatan aset, lokasi, dan penanggung jawab dalam satu sistem. Staf GA dapat mengikuti prosedur pelabelan perusahaan serta menelusuri perubahan data aset antarcabang. Jadwalkan konsultasi gratis bersama ScaleOcean sekarang.
Pemilihan material label aset perlu mempertimbangkan jenis permukaan barang, paparan suhu dan kelembapan, risiko gesekan atau bahan kimia, dan ukuran label agar kode mudah terbaca. Staf GA perlu menilai lingkungan pemakaian aset sebelum menentukan bahan label. Berikut panduannya:
Permukaan barang menentukan jenis perekat yang staf GA perlukan. Untuk meja dengan bidang datar dan halus, stiker berbahan poliester dapat menjadi pilihan. Sementara itu, permukaan kasar atau bertekstur membutuhkan perekat khusus agar label menempel lebih kuat pada barang dan tidak mudah terangkat.
Suhu dan kelembapan juga memengaruhi daya tahan label. Pada aset di ruang berpendingin atau area lembap, staf GA perlu memilih bahan dan perekat sesuai rentang suhu tempat barang berada. Untuk mesin yang menghasilkan panas, periksa batas suhu label agar tulisan dan perekat tidak cepat rusak.
Ketahanan terhadap suhu belum menjamin label aman dari gesekan atau bahan kimia. Mesin dan peralatan bengkel menghadapi minyak serta cairan pembersih. Karena itu, staf GA perlu memilih label logam atau bahan sintetis yang tahan paparan tersebut agar kode tetap terbaca saat staf membersihkan aset.
Material yang tahan lama tetap perlu mendukung pembacaan kode pada label. Karena itu, staf GA menyesuaikan ukuran label dengan ruang kosong pada barang dan panjang nomor aset. Mereka juga menguji keterbacaan tulisan, barcode, atau QR code pada satu unit sebelum memesan label untuk seluruh aset.
Kesalahan asset tagging dapat muncul ketika staf memakai nomor ganda, memilih posisi label yang keliru, menggunakan bahan yang cepat rusak, melewatkan pengujian cetak dan pemindaian, atau mengganti nomor aset tanpa aturan. Akibatnya, catatan aset bisa keliru. Berikut penjelasannya:
Ketika nomor aset yang sama muncul untuk dua aset, maka akan sulit bagi staf GA untuk menentukan keakuratan dari catatan tersebut. Hal ini disebabkan dua printer tersebut memiliki kode PRN-005. Akibatnya, staf bisa mengaitkan riwayat pembelian atau perawatan pada printer yang salah.
Meskipun setiap barang memiliki kode yang berbeda, penempatan label yang salah membuat proses periksa inventaris menjadi bermasalah. Terkadang staf GA meletakkan label di bagian bawah lemari atau dekat dengan mesin yang panas. Saat mencari kode, staf harus menggeser barang dan dapat merusak tulisan pada label.
Posisi yang benar juga membutuhkan dukungan bahan label yang tepat. Label yang ditempel pada peralatan bengkel bisa robek akibat gesekan dan minyak. Jika label tersebut sudah luntur, staf GA akan kesulitan mengidentifikasi peralatan dan harus merujuk pada dokumen lama untuk mengidentifikasi unit tersebut.
Label yang tampak jelas belum tentu mudah staf pindai. Cetakan barcode yang terlalu rapat atau QR code yang buram dapat membuat pemindai gagal membaca nomor aset. Jika staf GA melewatkan pengujian hasil cetak, masalah tersebut baru muncul saat mereka memeriksa banyak barang langsung di lapangan.
Jika label rusak, staf mungkin membuat label baru untuk menyelesaikan tugas tersebut. Namun, tanpa adanya dokumen, maka tindakan ini akan menyebabkan hilangnya riwayat pembelian dan perawatan barang. Itulah alasan staf harus tetap menyimpan kode awal dan mendokumentasikan proses penggantian label.
Label aset yang rusak atau hilang perlu penanganan khusus agar identitas barang tetap sesuai dengan catatan perusahaan. Staf GA harus memeriksa identitas asli, memakai kembali nomor yang sama, mencatat penggantian label, lalu menguji label baru. Berikut empat langkah penanganannya:
Ketika staf GA menemukan label yang rusak atau hilang, mereka perlu memastikan identitas barang sebelum mencetak pengganti. Staf memeriksa merek, model, nomor seri pabrik, serta catatan lokasi pada daftar aset. Jika ada perbedaan, mereka menelusuri riwayat barang agar tidak memilih kode yang salah.
Karena pemeriksaan sudah memastikan identitas barang, staf GA perlu mempertahankan nomor aset lama saat mencetak label pengganti. Mereka tidak membuat kode baru karena catatan pembelian, perpindahan, dan perawatan masih memakai nomor tersebut. Riwayat aset pun tetap tersambung meski label berganti.
Meski nomor aset tetap sama, perusahaan perlu mengetahui kapan dan mengapa labelnya berganti. Karena itu, staf GA mencatat tanggal penggantian, alasan kerusakan atau kehilangan, serta nama staf yang menangani. Informasi tersebut menjadi riwayat perawatan identitas barang tanpa mengubah kode aset.
Sesudah memasang label pengganti, staf GA memeriksa kekuatan perekat dan kejelasan tulisan pada permukaan barang. Jika label memuat barcode atau QR code, mereka menguji pemindaian dan memastikan sistem membuka catatan aset yang tepat. Staf baru menutup pekerjaan ketika seluruh pemeriksaan selesai.
Standarisasi penandaan aset menetapkan sistem penomoran dan penandaan standar, membagi tugas pengkodean, identifikasi aset, dan melakukan pemeriksaan kualitas secara berkala terhadap label. Perusahaan harus mengembangkan aturan standarisasi yang berlaku untuk semua satuan kerja. Berikut implementasinya:
Perusahaan harus membuat SOP tentang bagaimana mengatur format pencatatan barang. SOP tersebut adalah panduan yang harus staf GA ikuti dalam mengkode dan memberi label berdasarkan kebijakan perusahaan. Jika perusahaan membuka cabang baru, staf GA tetap mengikuti prosedur yang sama.
Agar setiap aturan dalam SOP berjalan, perusahaan perlu menetapkan siapa yang berwenang memberi kode aset. Staf GA dapat membuat nomor dan memeriksa daftar aset, sementara kepala divisi memastikan informasi barang. Pembagian tugas ini mencegah staf memberi kode sebelum memeriksa catatan.
Pembagian tugas juga perlu berlaku saat barang berpindah dari divisi produksi ke maintenance atau administrasi. Staf GA dan perwakilan divisi harus memakai kode aset yang sama pada catatan masing-masing. Jika barang berpindah, mereka hanya mengubah lokasi dan nama penanggung jawab dalam daftar aset.
Meskipun seluruh divisi menerapkan sistem pengkodean yang benar, label fisik bisa rusak sendiri akibat pemakaian. Oleh karena itu, staf GA harus melakukan inspeksi berkala terhadap kualitas label di kantor, gudang, juga pabrik dan mencatat kerusakan pada tulisan atau lem label tanpa merombak nomor asetnya.
Tagging asset membantu perusahaan mengenali aset tetap melalui kode yang tercantum pada setiap barang. Agar pencatatannya tertib, staf GA perlu menentukan format nomor, memilih bahan label, memasangnya dengan benar, serta memeriksa dan mengganti label rusak tanpa mengubah identitas aset tetap.
ScaleOcean Atlas adalah solusi untuk menghubungkan aset dengan pengadaan, pemeliharaan, dan keuangan dalam satu ERP. Sistem mengikuti prosedur perusahaan serta mencatat lokasi dan penanggung jawab aset. Hak akses, persetujuan, dan audit trail mendukung tata kelola cabang, sementara ScaleMind AI membantu analisis. Jadwalkan konsultasi gratis sekarang!
Label aset perlu mencantumkan nomor identitas unik, nama perusahaan atau unit pemilik, kategori aset, dan tahun perolehan. Perusahaan juga dapat menambahkan barcode atau QR code agar staf lebih mudah mengakses informasi barang melalui sistem pencatatan aset.
Nomor aset sebaiknya tetap sama meskipun barang berpindah cabang. Staf GA cukup memperbarui lokasi dan penanggung jawab dalam catatan aset. Cara ini menjaga kesinambungan riwayat pembelian, perpindahan, dan perawatan tanpa membuat identitas baru untuk barang yang sama.
Asset tag merupakan identitas internal yang perusahaan buat untuk mencatat dan melacak aset. Sementara itu, nomor seri produk berasal dari produsen untuk membedakan setiap unit barang. Satu aset dapat memiliki kedua nomor tersebut karena masing-masing memiliki fungsi yang berbeda.
