Dalam era digital saat ini, sistem point of sale telah menjadi bagian penting dari operasional bisnis. Namun, seiring dengan kemajuan teknologi, tantangan keamanan data juga semakin meningkat ketika beralih menggunakan sistem dibandingkan manual. Perlindungan data operasional penjualan dan informasi pelanggan menjadi prioritas utama bagi setiap bisnis yang menggunakan sistem POS.

Dalam artikel ini, akan dibahas serangkaian langkah-langkah penting untuk menjaga keamanan data di sistem Anda. Dari enkripsi data hingga penggunaan layanan pemantauan POS, strategi-strategi ini dirancang untuk meminimalkan risiko dan melindungi data Anda dari ancaman potensial. Simak penjelasan detailnya dan segera implementasikan untuk memperkuat perlindungan data Anda.

1. Enkripsi Data

Memastikan keamanan data dalam sistem POS adalah langkah pertama dan paling penting untuk menjaga integritas transaksi. Enkripsi data bisa menjadi salah satu metodenya. Enkripsi membantu mengubah informasi yang mudah dibaca menjadi kode acak yang hanya bisa dibuka oleh pihak yang berhak dengan kunci dekripsi yang tepat.

Metode ini memberikan lapisan pertahanan ekstra terhadap usaha peretasan data, sehingga meminimalisir risiko kebocoran data. Dalam sistem point of sale, data yang biasanya dienkripsi meliputi informasi kartu pembayaran dan data pribadi pelanggan. Pastikan untuk menggunakan algoritma enkripsi yang kuat dan terpercaya untuk menjamin keamanan data.

2. Backup Data

Backup data berfungsi sebagai salinan dari semua data dan informasi yang ada di dalam sistem, yang dapat digunakan untuk memulihkan sistem jika terjadi kegagalan. Kegagalan ini dapat disebabkan oleh berbagai faktor. Termasuk masalah teknis, serangan perangkat lunak berbahaya seperti virus dan ransomware, atau bahkan bencana fisik seperti kebakaran atau banjir.

Langkah ini juga penting dalam mempertahankan keberlanjutan bisnis. Dengan memiliki cadangan data, riwayat transaksi dan data pelanggan dapat dipertahankan, sehingga tidak mengganggu operasional dan pelayanan kepada pelanggan. Selain itu, hal ini juga penting untuk kepatuhan dan audit. Riwayat transaksi perlu dipertahankan untuk jangka waktu tertentu yang mungkin nanti dibutuhkan untuk laporan penjualan atau pajak.

Penting juga untuk menyimpan backup data di lokasi yang aman dan terlindung dari gangguan fisik atau digital. Anda bisa menggunakan layanan penyimpanan cloud yang aman. Penyimpanan jenis ini tidak hanya memberikan perlindungan terhadap data, tetapi juga memungkinkan pemulihan data yang cepat dan mudah. Selain itu, penting untuk mengenkripsi backup data untuk memberikan lapisan keamanan data tambahan.

3. Install Antivirus

Keamanan sistem point of sale juga bergantung pada jenis perangkat lunak yang digunakan. Salah satu jenis perangkat lunak yang wajib ada adalah antivirus. Software ini bertugas melindungi sistem dari berbagai jenis ancaman. Seperti virus, malware, dan serangan perangkat lunak berbahaya lainnya.

Antivirus akan memantau dan menganalisis aktivitas di dalam sistem, mendeteksi dan menghancurkan ancaman sebelum berpotensi merusak sistem. Dalam memilih antivirus, perhatikan penilaian dan ulasan dari pengguna lain. Jangan lupa juga untuk pertimbangkan apakah perangkat lunak tersebut diperbarui secara berkala oleh penyedia untuk menghadapi ancaman terbaru.

4. Hindari Jaringan Eksternal

Saat sistem dihubungkan ke jaringan publik atau eksternal yang tidak terkontrol, celah keamanan dapat terbuka yang bisa dieksploitasi oleh peretas. Peretas bisa memanfaatkan kerentanan ini untuk mendapatkan akses tidak sah ke sistem dan data Anda, sehingga dapat menimbulkan berbagai risiko keamanan data termasuk pencurian dan penyalahgunaan sistem.

Untuk itu, salah satu cara meminimalkan risiko ini adalah dengan menggunakan Jaringan Privat Virtual atau VPN. Jaringan ini bekerja dengan cara membuat tunnel terenkripsi antara perangkat pengguna dan server VPN, sehingga data yang dikirim dan diterima melalui jaringan ini akan dilindungi dari intersepsi atau perubahan oleh pihak ketiga. Langkah ini memberikan lapisan keamanan tambahan dan memungkinkan akses aman ke sistem dari jarak jauh.

Selain itu, juga penting untuk menjaga POS Anda dari penggunaan hardware dan sistem yang tidak dikenal atau tidak dapat dipercaya. Perangkat atau program yang berasal dari sumber yang meragukan bisa mengandung malware atau dapat dieksploitasi oleh peretas untuk mendapatkan akses ke sistem Anda.

Oleh karena itu, selalu pastikan bahwa semua perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dengan sistem Anda berasal dari sumber yang dapat dipercaya dan telah diperiksa keamanannya. Hal ini juga termasuk menghindari penggunaan USB drive yang tidak dikenal, serta menghindari instalasi perangkat lunak yang tidak diperlukan.

5. Update Sistem Secara Berkala

Dalam perubahan teknologi yang sangat cepat dan dinamis, ancaman keamanan baru selalu muncul setiap waktu. Oleh karena itu, penting bagi sistem point of sale untuk selalu mendapatkan update terbaru agar dapat melawan ancaman tersebut. Pembaruan sistem biasanya tidak hanya menyertakan fitur POS yang baru dan peningkatan kinerja, tetapi juga perbaikan terhadap celah keamanan data yang mungkin ada.

Perbaikan terhadap celah keamanan data adalah komponen utama dari pembaruan sistem. Ketika celah keamanan ditemukan, pembuat sistem biasanya akan merilis patch untuk menutupnya. Dengan melakukan update sistem secara berkala, Anda memastikan bahwa semua patch keamanan terbaru telah diterapkan. Sehingga menutup celah keamanan yang mungkin ada.

6. Setting Perizinan Akses

Perizinan akses berkaitan dengan siapa yang diberi hak untuk mengakses sistem dan sejauh mana akses tersebut diberikan. Untuk keamanan data point of sale, sangat penting untuk membatasi akses ke informasi pelanggan dan transaksi yang sangat sensitif. Pastikan bahwa hanya individu yang tepat dan membutuhkan akses ke sistem yang mendapatkannya. 

Misalnya, manajer mungkin memerlukan akses ke semua fitur dan data untuk pengambilan keputusan bisnis. Sementara seorang karyawan kasir mungkin hanya memerlukan akses ke fitur transaksi dasar. Dengan membatasi akses berdasarkan kebutuhan individu, akan membantu mencegah penyalahgunaan sistem dan akses tidak sah ke informasi yang tidak diperlukan.

Penting juga untuk selalu meninjau dan memperbarui perizinan akses secara berkala. Proses ini membantu memastikan bahwa perizinan tetap relevan dengan perubahan dalam tugas dan tanggung jawab karyawan. Secara keseluruhan, dengan mengatur perizinan akses dengan hati-hati, Anda dapat mempertahankan keamanan sistem POS dan menjaga pengalaman belanja pelanggan.

7. Lakukan Testing Rutin

Tujuan utama dari testing rutin adalah untuk memastikan bahwa semua elemen sistem point of sale berfungsi sebagaimana mestinya. Serta untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah yang berpotensial memberi dampak buruk bagi bisnis. Untuk menjaga keamanan data, testing rutin dapat membantu Anda memastikan bahwa sistem POS tidak memiliki kerentanan yang dapat dimanfaatkan oleh peretas.

Proses testing ini melibatkan pengecekan berbagai aspek sistem. Termasuk fungsionalitas perangkat keras, performa perangkat lunak, dan integrasi sistem. Misalnya, Anda mungkin perlu memastikan bahwa scanner kode barcode berfungsi dengan baik, perangkat lunak POS menjalankan transaksi dengan cepat dan efisien, dan data pelanggan disimpan dengan benar dan aman.

Selain testing rutin, penting juga untuk mempertimbangkan audit keamanan data atau pengetesan penetrasi (penetration testing). Audit keamanan adalah pengecekan menyeluruh dari sistem dan prosedur keamanan Anda yang biasanya melibatkan penilaian risiko. Sementara itu, pengetesan penetrasi adalah simulasi serangan terhadap sistem Anda untuk mengevaluasi sejauh mana sistem tahan terhadap serangan.

8. Gunakan POS Monitoring Service

Layanan ini berfungsi untuk memantau aktivitas yang terjadi dalam sistem point of sale Anda secara real-time dan memberikan lapisan keamanan data tambahan. Melalui pemantauan yang konstan, setiap aktivitas mencurigakan dapat segera terdeteksi. Sehingga memberikan kesempatan bagi Anda untuk merespons secepat mungkin.

Monitoring service tidak hanya memberikan notifikasi saat terjadi aktivitas mencurigakan, tetapi juga membantu dalam menganalisis pola aktivitas dalam sistem Anda. Dengan kemampuan analisis ini, provider dapat mendeteksi pola-pola yang tidak biasa yang mungkin menunjukkan upaya penipuan atau peretasan. Misalnya, jika terjadi peningkatan jumlah transaksi dalam waktu singkat atau adanya kegiatan manajemen gudang yang mencurigakan, layanan pemantauan dapat mengirimkan peringatan untuk Anda.

9. Kesimpulan

Menjaga keamanan data dalam sistem point of sale menjadi bagian yang penting untuk menjalankan bisnis. Mengingat signifikansi informasi yang ditangani oleh sistem ini, Anda perlu memastikan bahwa data pelanggan dan transaksi dilindungi dari ancaman apapun. Dengan menerapkan langkah-langkah seperti enkripsi data, backup data, dan instalasi antivirus, Anda membuat pondasi keamanan yang kuat untuk sistem.

Penggunaan layanan pemantauan juga memberikan tingkat proteksi tambahan. Sehingga memungkinkan Anda untuk mendeteksi dan merespons aktivitas mencurigakan dengan cepat. Dengan langkah-langkah ini, Anda dapat memastikan bahwa sistem POS tidak hanya dilindungi dari ancaman eksternal dan internal, tetapi juga siap dan mampu mendukung transaksi bisnis dengan efisiensi dan keandalan yang tinggi.