Sistem POS adalah perangkat lunak yang digunakan oleh bisnis untuk melakukan penjualan. Fungsi utamanya meliputi pemrosesan transaksi, pencatatan stok, dan manajemen inventaris. Namun, sekarang point of sale modern jauh lebih dari sekadar alat untuk transaksi saja. Mereka juga bisa digunakan untuk segala hal mulai dari pengelolaan staf hingga analisis data pelanggan.

Maka dari itu, keuntungan point of sales tidak hanya melancarkan operasional penjualan saja, tetapi juga bisa untuk meningkatkan layanan pelanggan. Dalam artikel ini, kita akan mendiskusikan hubungan yang signifikan antara keduanya dan bagaimana mereka saling berinteraksi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis.

1. Mengapa Layanan Pelanggan itu Penting?

Layanan pelanggan merupakan elemen kunci dari setiap bisnis yang sukses. Pada dasarnya, hal tersebut adalah tentang bagaimana cara perusahaan dalam berkomunikasi dan berinteraksi dengan customernya, dengan tujuan menciptakan kesan positif dan membangun loyalitas pelanggan. 

Jangan meremehkan hal satu ini, pasalnya dengan pelayanan yang baik Anda dapat menghasilkan penjualan yang berulang dan membantu bisnis tumbuh melalui referensi positif. Maka dari itu, kepuasan pelanggan harus menjadi prioritas utama bagi setiap usaha yang ingin melebarkan pasarnya.

Selain mempengaruhi penjualan dan reputasi, layanan pelanggan juga dapat menjadi faktor pendukung meningkatnya retensi customer. Pembeli yang puas cenderung menjadi pelanggan setia yang akan berulang kali melakukan pembelian. Pada akhirnya akan berdampak pada lebih banyak pendapatan yang didapatkan bisnis. 

Selain itu, mereka juga lebih mungkin untuk merekomendasikan produk Anda kepada orang lain, yang dapat membantu Anda mendapatkan pelanggan baru secara gratis. Hal ini biasanya disebut dengan strategi marketing word of mouth. Dimana, Anda tidak perlu mengeluarkan budget untuk marketing campaign, dan customer akan datang dengan sendirinya. Dengan kata lain, layanan pelanggan yang baik berfungsi sebagai alat pemasaran yang efektif.

2. Hubungan POS & Layanan Pelanggan

Aplikasi POS dan customer service adalah dua hal yang tidak bisa dipisahkan. Dimana sistem satu ini berperan dalam meningkatkan layanan pelanggan dengan cara mengurangi waktu tunggu, memudahkan transaksi, dan memberikan data yang dapat digunakan untuk memahami kebutuhan dan preferensi mereka. Pada gilirannya, kedua hal tersebut akan berkolaborasi untuk meningkatkan penjualan.

Nah, hal-hal yang harus ada pada software point of sale untuk semakin mendukung pelayanan yang lebih baik adalah dengan menyediakan berbagai jenis metode pembayaran yang cepat dan mudah, memungkinkan pelanggan untuk membeli produk secara online atau pick-up di toko, serta memberikan rekomendasi barang yang dipersonalisasi berdasarkan sejarah belanja mereka. Selain itu, beberapa sistem juga menawarkan fitur manajemen antrian yang dapat membantu dalam mengurangi waktu tunggu pelanggan.

3. Peran POS dalam Tingkatkan Pelayanan

Di part sebelumnya sudah disinggung perihal cara POS dalam membantu meningkatkan pelayanan. Nah, untuk memaksimalkan hasilnya, Anda bisa mengintegrasikan sistem transaksi digital dengan CRM (customer relationship management). Bahkan, terkadang ada beberapa provider yang sudah menggabungkan sistem manajemen pelanggan dengan POS. 

Kolaborasi kedua aplikasi tersebut dapat digunakan untuk melacak transaksi pelanggan, mengumpulkan data pelanggan, memahami kebiasaan belanja mereka, hingga menghasilkan laporan transaksi. Melalui informasi tersebut, perusahaan pun bisa meningkatkan layanan pelanggan dengan menyesuaikan penawaran produk, diskon, dan promosi yang akan berdampak pada meningkatnya kepuasan dan penjualan.

Selain itu, platform penjualan digital ini juga bisa membantu dalam mengatasi masalah pelanggan loh. Contohnya, ketika seseorang memiliki permasalahan dengan suatu produk, maka pegawai Anda dapat menggunakan sistem POS untuk mencari informasi yang relevan, seperti riwayat pembelian atau catatan layanan pelanggan sebelumnya. Informasi ini dapat membantu Anda dalam melacak penyebabnya dan mengambil keputusan bisnis secara tepat, cepat, dan akurat. 

4. Cara POS Maksimalkan Pelayanan Pelanggan

Dalam dunia bisnis, waktu adalah uang. Oleh karena itu, sistem POS yang efisien dan cepat dapat membantu menghemat waktu baik bagi pelanggan maupun staf. Misalnya, transaksi yang cepat dan lancar dapat mengurangi waktu tunggu pelanggan, meningkatkan kepuasan mereka, dan pada gilirannya, mendorong penjualan.

Selanjutnya, sistem modern biasanya memiliki fitur untuk mengelola program loyalitas. Fitur ini memungkinkan bisnis untuk memberikan poin atau diskon kepada pelanggan yang melakukan pembelian berulang, yang dapat mendorong retensi pelanggan dan meningkatkan profit penjualan. Dengan kata lain, fitur ini bisa mengubah pembelian satu kali menjadi hubungan jangka panjang yang menguntungkan.

Melacak keluhan dan masalah pelanggan pun bisa Anda lakukan melalui platform satu ini. Dengan catatan historis tentang masalah yang telah dihadapi customer, perusahaan dapat lebih mudah mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah serupa di masa mendatang. Ini tidak hanya dapat mengurangi frustrasi pelanggan, tetapi juga dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan produk dan layanan mereka.

Selain itu, sistem ini juga sudah dilengkapi dengan kemampuan analitik yang dapat memberikan wawasan berguna untuk meningkatkan pelayanan. Misalnya, analisis data sales dapat membantu perusahaan mengetahui produk mana yang paling populer di kalangan pelanggan, waktu apa yang paling sibuk, atau apakah ada pola pembelian musiman. Dengan informasi ini, Anda dapat menyesuaikan layanan dan penawaran untuk memenuhi kebutuhan dan preferensi pelanggan.

Terakhir, sistem POS dapat membantu perusahaan untuk memenuhi harapan pelanggan terhadap belanja omni-channel. Dengan menyediakan konsistensi antara pengalaman belanja online dan offline, bisnis dapat memenuhi kebutuhan customer yang menginginkan fleksibilitas dalam berbelanja, baik itu belanja online dari rumah, menjemput pesanan di toko, atau berbelanja langsung.

5. Contoh Penerapan POS dan Dampaknya

Untuk memahami hubungan antara POS dan layanan pelanggan, mari kita lihat studi kasus dari sudut pandang sebuah bisnis F&B. Kelebihan POS restoran adalah memungkinkan pelayan untuk mengirim pesanan menu ke tim dapur dari meja pelanggan secara langsung. Hasilnya, waktu tunggu dan kesalahan pesanan bisa berkurang serta pelanggan bisa lebih puas dengan layanan bisnis Anda. 

Selain F&B, contoh penggunaan POS selanjutnya dapat dilihat dari sudut pandang industri ritel. Sebagai contoh, toko pakaian yang menggunakan sistem transaksi digital yang sudah dilengkapi dengan solusi manajemen inventaris, dapat dengan cepat memberitahu pelanggan apakah ukuran atau warna tertentu tersedia atau tidak, baik yang ada di toko atau di gudang. 

Kedua contoh di atas adalah contoh kecil dari penerapan sistem POS dapat langsung meningkatkan layanan pelanggan. SOP pelayanan yang baik di setiap industri berbeda-beda, dan platform ini membuktikan bahwa mereka bisa menyesuaikan seluruhnya. Jadi, tidak heran jika banyak perusahaan yang berlomba-lomba untuk menerapkannya.

6. Teknologi Point of Sale Masa Kini

Teknologi POS saat ini telah berkembang pesat dan menawarkan berbagai fitur yang semakin canggih. Contohnya, sekarang sudah ada POS berbasis cloud yang memungkinkan akses real-time ke data penjualan, lalu aplikasi mobile yang bisa Anda gunakan untuk melakukan transaksi di mana saja di dalam toko, hingga fitur AI yang akan memudahkan Anda dalam memprediksi tren penjualan dan memberikan rekomendasi produk. 

Semua hal tersebut dapat memberikan pengalaman belanja yang lebih baik bagi pelanggan dan membantu perusahaan dalam merespons lebih cepat terhadap permintaan pasar. Tidak berhenti sampai disitu, teknologi POS modern juga dapat membantu dalam meningkatkan efisiensi layanan pelanggan. 

Misalnya, dengan memanfaatkan teknologi berbasis cloud, staf Anda dapat mengakses sistem penjualan dari perangkat apa pun, di mana saja, dan kapan saja yang memungkinkan mereka untuk memberikan layanan yang cepat dan responsif. Selain itu, beberapa sistem modern juga menawarkan fitur seperti pesan otomatis yang dapat digunakan untuk memberikan pembaruan kepada pelanggan tentang pesanan atau layanan mereka.

7. Kesimpulan

Dengan sistem POS, perusahaan dapat memahami pelanggan dengan lebih baik, yang pada akhirnya akan berdampak ke pelayanan pelanggan yang lebih baik. Maka dari itu, banyak bisnis yang mengatakan bahwa point of sale dan pelayanan adalah hubungan yang saling menguntungkan. 

POS membantu dalam meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan wawasan berharga tentang customer, yang pada gilirannya dapat digunakan sebagai bahan acuan dalam meningkatkan customer service. Di sisi lain, layanan pelanggan yang baik dapat membantu meningkatkan penjualan dan memaksimalkan penggunaan sistem POS. Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis untuk memahami dan memanfaatkan hubungan ini untuk mendapatkan manfaat maksimal.