Dalam perusahaan, manajemen inventory begitu diperlukan untuk memudahkan dalam monitor dan pelacakan aset atau inventaris bisnis. Namun dalam prosesnya, ada yang masih dilakukan secara manual menggunakan banyak tenaga kerja. Agar lebih mudah, manajemen inventory atau persediaan barang dilakukan menggunakan sistem digital yang sudah terotomatisasi. Dalam sekali klik, Anda sudah bisa melakukan pemesanan, bisa memantau data produk, melacak proses penjualan dan pembelian, serta tracking ketersediaan stok.

1. Pengertian Manajemen Inventory

Manajemen inventaris difungsikan untuk mempermudah perusahaan dalam mengidentifikasi stok mana yang sudah out of date dan menjaga stok tetap update tanpa memenuhi gudang penyimpanan. Sistem manajemen inventory ini bisa membantu melacak dari proses pembelian barang secara otomatis dari supplier hingga penjualan ke konsumen. 

Aplikasi inventaris juga bisa membantu Anda merespon trend dengan cepat, jadi bisa memastikan stok selalu ada. Ketika konsumen menginginkan suatu produk, Anda sudah memiliki stoknya dan penjualan pun bisa closing. Begitu juga ketika jumlah produk mulai menipis, Anda bisa langsung mendapatkan notifikasi low-stock. Proses pengadaan bisnis Anda pun bisa selalu tepat waktu.

2. Apa itu Persediaan Barang?

Persediaan barang adalah bagian dari proses manajemen inventory yang berkutat ke pengelolaan stok di gudang. Aktivitas ini berhubungan dengan memastikan adanya stok produk di gudang yang akan dijual atau ditransfer ke toko-toko. Dalam proses ini, hal-hal yang dilakukan biasanya: 

• Menentukan aliran stok tetap terkendali. 
• Tidak ada stok yang rusak. 
• Persediaan stok tetap ada untuk memenuhi pesanan pelanggan. 
• Memastikan stok lama akan dijual pertama kali. 
• Persediaan terakhir digunakan untuk memenuhi kebutuhan pesanan konsumen. 
• Memastikan stok yang mendekati kadaluarsa akan dikeluarkan terlebih dahulu.

3. Manfaat Penerapan Manajemen Inventory

Agar dapat memenuhi pesanan konsumen yang masuk serta meningkatkan keuntungan, Anda dapat memanfaatkan manajemen inventory, seperti:

a. Mengurangi Biaya Pengeluaran

Manajemen inventory dapat digunakan untuk mengetahui trend produk apa yang akan laku di pasaran. Sehingga, Anda bisa menyetok produk tersebut lebih banyak daripada produk lainnya. Kemudian ketika menerapkan tipe sistem inventaris First in First out (FIFO), maka produk-produk lama juga akan langsung terjual dan tidak memenuhi ruang penyimpanan. 

Ketika ruang penyimpanan yang dibutuhkan lebih sedikit lantaran stok banyak yang terjual, maka pengeluaran untuk biaya sewa juga dapat dipangkas. Anda tidak perlu menyiapkan banyak gudang untuk menyimpan stok persediaan barang yang ada. Stok pun dapat langsung di display di toko langsung untuk produk-produk tertentu. 

b. Meningkatkan Arus Kas

Dengan sistem manajemen persediaan yang tepat, Anda dapat membelanjakan dana perusahaan untuk inventaris yang sudah pasti akan terjual. Uang pun akan terpakai dengan lebih efisien dan bisnis tetap berjalan baik. Jumlah persediaan produk pun dapat terkontrol dengan adanya manajemen inventory ini. Sebab, semua stakeholder yang terlibat akan bisa memantau kondisi produk, jumlah barang yang tersedia, serta melacak lokasinya.

c. Memuaskan Pelanggan

Salah satunya manfaat dari inventory management system adalah memberikan customer experience yang berbeda kepada konsumen. Dari pengalaman baru tersebut, kepuasan pelanggan dapat tercipta yang berakhir ke loyalitas konsumen. Dengan begitu, mereka akan berkesempatan untuk kembali membeli produk yang Anda jual dan melakukan promosi dari mulut ke mulut. Namun, Anda harus memastikan jika produk yang mereka inginkan selalu ada tanpa harus menunggu dalam waktu lama. 

4. Hubungan antara Manajemen Inventory dan Persediaan Barang

Pentingnya manajemen inventory bagi perusahaan adalah untuk menjaga agar stok yang tersimpan di gudang tidak berlebih dan menjaga produk tetap aman. Dengan manajemen ini, Anda bisa menjaga kualitas produk yang dijual ke konsumen. Sistem inventaris dengan persediaan barang memiliki hubungan yang saling berkaitan tetapi fokusnya berbeda.

Sistem pengelolaan inventaris lebih ke penanganan prediksi, pelacakan, dan pembelian stok. Sedangkan, persediaan barang lebih fokus ke mengontrol persediaan yang ada di toko atau gudang, memastikan jika stok yang ada dapat terjual dengan habis tanpa banyak penumpukan di gudang. Dalam proses operasional perusahaan, ada hal-hal yang perlu diperhatikan berhubungan dengan pengelolaan inventaris barang, yaitu:

a. Menerapkan EOQ

EOQ atau Economic Order Quantity adalah jumlah stok ideal yang perlu dibeli oleh perusahaan untuk dapat memenuhi kebutuhan permintaan konsumen sembari meminimalkan biaya yang harus dikeluarkan seperti biaya sewa gudang penyimpanan atau biaya pesanan. Formula dari EQO memfokuskan pada kuantitas pesanan ekonomi yang mengasumsikan kalau permintaan, pemesanan, maupun biaya penyimpanan memiliki nilai yang konstan atau tetap. 

b. Mengelola Stok Dari Pemesanan Sampai Penjualan

Dalam software inventaris, terdapat fitur yang paling diminati yaitu inventory forecasting. Fitur ini akan memberikan prediksi trend produk penjualan berdasarkan data-data masa lalu yang sudah tersimpan di database aplikasi. Dengan data-data tersebut, Anda dapat mengelola barang mulai dari proses pemesanan, penyimpanan, hingga penjualan produknya. Top manajemen perusahaan juga dapat memakai data prediksi ini untuk membuat keputusan besar, memahami potensi market, serta dapat menyesuaikan harga agar tidak kalah saing dengan kompetitor. 

c. Menentukan Waktu yang Tepat untuk Restock 

Pelacakan perputaran inventaris bisa dilakukan dengan sistem manajemen inventory, yang membuat Anda dapat mengetahui tingkat penjualan masing-masing item. Dari data tersebut, Anda dapat tahu kapan harus melakukan pengadaan otomatis, sehingga penumpukan stok dapat terhindar. 

Selain itu, Anda juga dapat melakukan pemeriksaan berkala untuk semua stok atau bahan baku yang ada di toko dan gudang untuk memastikan jumlahnya. Dengan audit yang berkala, jumlah stok akan terpantau dan pencurian atau kehilangan dapat dicegah sejak dini.

5. Proses dalam Manajemen Inventory 

Pada dasarnya, proses pengelolaan inventaris dapat dimulai dari pemesanan produk ke supplier, proses pencatatan ketika barang sudah sampai di gudang, hingga proses penjualan barang ke konsumen. Ada beberapa sistem yang menyediakan pelacakan ketika pengantaran barang ke pelanggan yang memudahkan pemantauan dan menghindari terjadinya kehilangan barang di tengah jalan.

6. Kesimpulan

Dari ulasan tersebut, Anda sudah mengetahui seperti apa hubungan antara manajemen inventory dengan persediaan barang. Meskipun keduanya saling berkaitan, tetapi tetap fokusnya berbeda. Akan tetapi, sistem manajemen tidak akan bisa berjalan maksimal tanpa adanya persediaan produk di gudang.

Jadi, pastikan keduanya berjalan beriringan. Nah, dalam operasional bisnis, kira-kira mana yang akan Anda perlukan? Apakah manajemen inventory atau persediaan barang?

Secara umum, keduanya tidak dapat dipilih salah satu. Karena harus ada dua-duanya di perusahaan terutama untuk bisnis ritel yang memang stok produk harus ada. 

Untuk memastikan keduanya berjalan dengan maksimal, Anda bisa menggunakan sistem inventory ScaleOcean. 

Bersama kami, Anda bisa menciptakan sistem automasi berbasis ERP yang tepat sesuai kebutuhan bisnis. Software inventaris berbasis cloud kami memiliki fitur yang lebih lengkap, sehingga bisa membantu kelancaran pengelolaan barang Anda. Yuk tunggu apalagi!