Di era digital ini, banyak perusahaan memilih untuk menggunakan aplikasi stok gudang dalam membantu mengelola inventaris dengan lebih baik. Ada dua jenis software WMS yang umum digunakan oleh bisnis, yaitu yang berbasis desktop dan juga web. Dimana keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Jadi, penting bagi Anda untuk mengetahui perbedaan antara keduanya sebelum memilih sistem mana yang terbaik untuk perusahaan.

Di artikel ini, kita akan membahas perbedaan aplikasi pergudangan berbasis web dan desktop secara detail, serta kelebihan dan kekurangan dari masing-masing sistem tersebut. Perlu bagi Anda untuk mengetahuinya agar memudahkan dalam menentukan aplikasi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.

1. Kemudahan Penggunaan & Integrasi

Kelebihan software manajemen gudang berbasis desktop adalah mudah untuk diinstal dan diintegrasikan dengan sistem komputer lokal milik perusahaan. Selain itu, sebagian besar aplikasi ini juga memiliki interface yang intuitif dan mudah digunakan oleh pengguna dengan berbagai tingkat keahlian. Namun, kelemahan software ini adalah memerlukan pembaruan secara manual, dimana tidak selalu kompatibel dengan sistem operasi terbaru ataupun perangkat keras.

Sebaliknya, aplikasi pergudangan berbasis web lebih mudah diakses melalui mesin pencarian dan tidak memerlukan instalasi perangkat lunak tambahan. Mengintegrasikan aplikasi ini dengan sistem lain pun bisa Anda lakukan dengan lebih mudah. Pasalnya, sebagian besar software web-based menggunakan API yang memungkinkan pertukaran data dengan sistem lain secara real-time. Jadi, lebih fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang spesifik.

2. Fitur dan Fungsionalitas

Perbedaan yang kedua terletak pada kompleksitas fitur dan fungsionalitas di masing-masing aplikasi. Sistem inventory gudang berbasis desktop biasanya menawarkan fitur yang lebih terbatas dibandingkan dengan aplikasi web-based. Dimana sistem tersebut tidak mendukung kolaborasi multi-users dan memiliki fitur pelaporan yang lebih sederhana. Selain itu, perangkat ini juga kurang fleksibel dalam hal penyesuaian dan penambahan fitur baru.

Nah hal berbeda akan Anda rasakan ketika menerapkan software gudang berbasis web. Penyebabnya adalah sistem ini justru menawarkan lebih banyak fitur dan fungsionalitas yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola stok gudang dengan lebih efisien. Fitur di warehouse inventory software mencakup alat analisis data, pelacakan stok barang, forecasting pengadaan, dan dukungan untuk penggunaan perangkat seluler. Tidak hanya itu, aplikasi web juga lebih mudah untuk diperbarui, baik dari segi fitur baru atau ketika ada area yang membutuhkan perbaikan.

3. Biaya dan Pemeliharaan

Dari segi perbandingan harga, software WMS desktop-based biasanya cenderung lebih mahal karena memerlukan pembelian lisensi perangkat lunak. Selain itu juga biasanya ada tambahan biaya yang terkait dengan pemeliharaan dan dukungan teknis. Nah, total harga ini bisa menjadi lebih signifikan, ketika perusahaan harus menambah biaya setiap ada tambahan pengguna dan pembaruan sistem secara terus-menerus.

Sedangkan aplikasi pergudangan berbasis web sering kali menggunakan model langganan, dimana perusahaan harus membayar biaya bulanan atau tahunan untuk mengakses aplikasi dan semua fitur yang ditawarkannya. Model sistem ini memungkinkan Anda untuk mengurangi biaya awal dan memudahkan dalam memprediksi pengeluaran. Selain itu, pemeliharaan dan dukungan teknis juga biasanya disertakan dalam biaya langganan, jadi perusahaan tidak perlu khawatir tentang biaya tambahan yang tak terduga.

4. Keamanan dan Perlindungan Data

Keamanan data adalah pertimbangan penting ketika memilih aplikasi stok gudang. Nah, tipe sistem desktop akan menyimpan data di komputer lokal, dimana dapat membantu melindungi informasi sensitif dari serangan siber. Namun, hal ini juga berarti perusahaan harus lebih investasi dalam infrastruktur keamanan, membuat SOP, dan melaksanakan kebijakan cadangan data secara mandiri.

Hal ini berbanding terbalik dengan model web yang penyimpanan datanya dikelola oleh provider sistem di server terpusat. Jadi, penyedia layanan bertanggung jawab untuk menjaga keamanan data dan melaksanakan kebijakan yang tepat. Meskipun ini dapat mengurangi beban pemeliharaan pada perusahaan, namun penting untuk memastikan bahwa provider sistem memiliki standar keamanan yang tinggi dan kebijakan privasi yang jelas.

5. Aksesibilitas dan Mobilitas

Salah satu manfaat utama WMS berbasis web adalah aksesibilitas dan mobilitas yang ditawarkan. Karena aplikasi ini diakses melalui browser, maka pengguna dapat mengakses informasi stok gudang dari mana saja dan kapan saja selama memiliki koneksi internet. Tentu saja hal ini sangat berguna bagi perusahaan yang memiliki tim tersebar di berbagai lokasi atau bagi user yang sering bepergian.

Sebaliknya, aplikasi stok gudang berbasis desktop umumnya hanya dapat diakses dari komputer yang telah diinstal perangkat lunak tersebut. Ini bisa menjadi pembatas bagi perusahaan yang membutuhkan aksesibilitas yang lebih luas dan membatasi kemampuan tim untuk bekerja secara kolaboratif pada proyek yang melibatkan stok gudang.

6. Scalability dan Flexibility

Kemampuan untuk menyesuaikan dan meningkatkan aplikasi sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berkembang adalah aspek penting untuk dipertimbangkan ketika memilih solusi pengelolaan stok gudang. Aplikasi berbasis desktop sering kali memiliki keterbatasan dalam hal skalabilitas, karena mereka mungkin memerlukan peningkatan perangkat keras atau lisensi tambahan untuk mendukung pertumbuhan pengguna atau volume transaksi.

Di sisi lain, aplikasi pergudangan berbasis web dirancang dengan skalabilitas dan fleksibilitas yang tinggi. Karena infrastruktur mereka berbasis cloud, maka aplikasi ini dapat dengan mudah menyesuaikan sumber daya yang diperlukan untuk menangani volume pengguna dan transaksi yang meningkat. 

Selain itu, sebagian besar model website menawarkan model langganan yang fleksibel, jadi memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan fitur dan kapasitas sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berubah. Dengan demikian, aplikasi berbasis web lebih cocok untuk bisnis yang menghadapi pertumbuhan atau fluktuasi secara signifikan.

7. Dukungan dan Pelatihan Pengguna

Dalam mengimplementasikan perangkat lunak baru, dukungan dan pelatihan pengguna menjadi faktor penting yang mempengaruhi kesuksesan adopsi sistem. Untuk sistem WMS berbasis desktop, dukungan mungkin disediakan oleh vendor melalui telepon, email, atau sistem tiket. Dalam beberapa kasus, pelatihan pengguna mungkin tersedia melalui tutorial, video, atau seminar yang diselenggarakan oleh penyedia perangkat lunak.

Sebaliknya, aplikasi stok gudang berbasis web sering kali menawarkan dukungan yang lebih komprehensif, termasuk support langsung melalui obrolan atau sistem tiket, serta basis pengetahuan online yang mencakup tutorial, video, dan dokumentasi. Selain itu, provider software juga seringkali lebih responsif dalam mengatasi masalah yang muncul.

Pasalnya mereka dapat memantau dan memperbaiki masalah secara real-time melalui platform mereka. Pelatihan pengguna juga lebih mudah diakses, karena sebagian besar materi dapat diakses secara online, memungkinkan pengguna untuk belajar sesuai kebutuhan mereka.

8. Kesimpulan

Memilih aplikasi stok gudang yang tepat untuk bisnis Anda melibatkan pertimbangan berbagai faktor, mulai dari kemudahan penggunaan hingga aksesibilitas. Aplikasi stok gudang berbasis desktop dan aplikasi pergudangan berbasis web memiliki kelebihan dan kekurangan berbeda yang bisa Anda jadikan sebagai bahan acuan.

Dalam menentukan pilihan yang tepat, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan spesifik bisnis Anda dan menilai sejauh mana sistem tersebut dapat memenuhinya. Dalam banyak kasus, aplikasi pergudangan berbasis web mungkin menjadi pilihan yang lebih baik bagi perusahaan yang mencari solusi yang fleksibel, mudah diakses, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang berubah-ubah.

Jangan tunda lagi untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan stok gudang Anda! Terapkan Software Gudang Terbaik ScaleOcean, yang akan membantu Anda mengelola inventaris dengan lebih mudah dan cepat. Dengan beragam fitur canggih yang ditawarkan oleh ScaleOcean, Anda dapat memonitor stok secara real-time, mengintegrasikan data dengan sistem bisnis lainnya, dan membuat laporan yang informatif untuk mendukung pengambilan keputusan.