Manajemen barang menjadi salah satu aspek yang perlu diperhatikan dalam menjalankan bisnis. Untuk mengoptimalkan efisiensi, mengurangi kerugian, dan memastikan kelancarannya, Anda perlu mengenal berbagai metode dalam mengelola barang. Salah satu metode yang populer adalah metode FIFO. 

Artikel ini akan membahas metode tersebut dalam manajemen barang. Pokok bahasan berkaitan dengan pengertian, prinsip kerja, contoh penerapan, teknik-teknik implementasi, kelebihan dan kekurangan, hingga metode alternatif manajemen barang lainnya.

1. Konsep Metode FIFO

Metode FIFO, singkatan dari First In, First Out, adalah salah satu metode dalam manajemen persediaan barang. Metode ini berprinsip bahwa barang yang pertama kali masuk ke gudang akan menjadi barang yang pertama kali keluar.  Artinya, FIFO barang memprioritaskan pengeluaran barang yang lebih lama berada di gudang. Cara ini banyak digunakan dalam industri yang memiliki produk dengan umur simpan terbatas, seperti makanan, minuman, dan farmasi.

Misalkan sebuah gudang menyimpan buah apel. Pada tanggal 1 April, gudang tersebut menerima 100 kg apel sebagai batch pertama. Kemudian, pada tanggal 10 April, gudang tersebut menerima tambahan 150 kg apel pada batch kedua. Apabila ada permintaan 120 kg apel pada tanggal 15 April, metode ini akan mengatur barang dengan 100 kg apel dari batch pertama dan sisanya, 20 kg dari batch kedua. FIFO memastikan bahwa apel yang lebih lama berada di gudang akan dikeluarkan dulu, mengurangi risiko buah menjadi busuk atau tidak layak jual.

2. Prinsip Kerja Metode FIFO

Metode FIFO dalam manajemen persediaan bekerja dengan mengatur barang berdasarkan tanggal kedatangan. Barang yang masuk lebih dulu akan diletakkan di depan atau di posisi yang lebih mudah diakses. Sebaliknya, barang yang masuk kemudian akan ditempatkan di belakang atau di posisi yang lebih sulit diakses. Dalam hal ini, FIFO bertujuan untuk mengurangi risiko kerusakan atau kadaluarsa barang, terutama untuk produk yang memiliki umur simpan terbatas.

Selama proses stok opname, cara ini mengharuskan penilaian stok dilakukan berdasarkan urutan tanggal masuk. Karyawan menghitung jumlah fisik barang yang ada di gudang dan mencatatnya sesuai dengan urutan kedatangan. Dengan metode tersebut, Anda dapat mengetahui stok barang yang ada di gudang secara akurat dan up-to-date, serta dapat memastikan bahwa barang yang lebih lama berada di gudang akan dikeluarkan terlebih dahulu.

Setelah proses stok opname selesai, hasil penghitungan fisik barang akan dibandingkan dengan catatan persediaan yang ada. Apabila terdapat perbedaan antara jumlah fisik dan catatan persediaan, Anda perlu melakukan penyesuaian persediaan berdasarkan metode FIFO. Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan bahwa persediaan yang dicatat akurat dan sesuai dengan kondisi fisik barang di gudang.

3. Contoh FIFO di Berbagai Industri

Implementasi metode ini membantu berbagai perusahaan mengurangi risiko kerusakan dan kadaluarsa produk, serta memastikan kelancaran bisnis dengan memprioritaskan pengeluaran barang yang telah lama berada di gudang. Berikut beberapa contoh industri yang telah menerapkan metode ini dalam manajemen gudang.

Industri yang paling sering menerapkan FIFO adalah industri F&B. Ini dikarenakan umur simpan produk makanan dan minuman terbatas. Metode ini membantu memastikan produk yang lebih lama berada di gudang akan dijual lebih dulu, sehingga mengurangi risiko kadaluarsa.

Selanjutnya adalah industri farmasi. Obat-obatan juga memiliki tanggal kadaluarsa yang harus diperhatikan. Terlebih produk ini berdampak pada kesehatan sehingga memperhatikan tanggal kadaluarsa menjadi hal penting yang jangan sampai terlewat. Cara ini membantu memastikan obat yang lebih lama berada di gudang digunakan atau dijual lebih dulu.

Gudang e-commerce juga menerapkan metode FIFO. Kualitas produk yang dikirim ke pelanggan sangat mempengaruhi kepuasaan pelanggan. Sehingga perlu dipastikan bahwa industri e-commerce mengirim produk yang belum kadaluarsa. Dengan demikian, kepuasaan dan loyalitas pelanggan akan memberi dampak positif pada bisnis.

4. Teknik dalam Implementasi FIFO

Dalam menerapkannya pada manajemen persediaan, terdapat beberapa teknik yang dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan proses pengeluaran barang sesuai dengan urutan kedatangan. Beberapa teknik ini akan membantu Anda mengimplementasikan metode dengan baik. Berikut ini, beberapa teknik yang umum digunakan di berbagai perusahaan.

a. Penyusunan Rak Simpan

Salah satu teknik yang diperhatikan adalah menyusun rak penyimpanan secara efisien. Anda dapat menggunakan sistem gravitasi atau sistem konveyor, yang memungkinkan barang untuk mengalir dari bagian belakang ke bagian depan rak secara otomatis. Contohnya, dalam industri retail, rak dapat disusun dengan barang yang akan kadaluarsa lebih dulu di bagian depan, sehingga konsumen akan mengambil produk tersebut lebih dulu.

b. Pelabelan Barang

Pelabelan barang dengan tanggal masuk atau tanggal kadaluarsa juga sangat penting. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi urutan barang dan memastikan pengeluaran barang sesuai dengan prinsip FIFO. Contohnya, dalam industri farmasi. Obat-obatan dapat dilabeli dengan tanggal kadaluarsa dan dikelompokkan berdasarkan tanggal tersebut.

c. Penggunaan Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen dapat membantu perusahaan melacak dan mengontrol persediaan secara real-time, memudahkan pengeluaran barang sesuai dengan metode FIFO. Contohnya, sistem Warehouse Management System (WMS) dapat digunakan untuk memonitor dan mengelola persediaan, serta mengoptimalkan alur kerja di gudang.

d. Rutinitas Audit dan Evaluasi

Untuk memastikan keberhasilan implementasi, Anda perlu melakukan audit dan evaluasi rutin terhadap proses pengeluaran barang. Audit ini dapat membantu mengidentifikasi masalah atau hambatan dalam penerapan metode dan menemukan solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut. Sehingga dampaknya akan tercapai efisiensi bisnis.

5. Kelebihan & Kekurangan FIFO

Sebagai salah satu metode pengelolaan persediaan yang populer, tentu cara ini memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum diterapkan dalam bisnis. Dengan memahami hal tersebut, Anda akan lebih bijak memilih metode yang lebih sesuai dengan kondisi perusahaan.

a. Kelebihan Metode FIFO 

Kelebihan utama adalah pengurangan risiko kerusakan dan kadaluarsa barang. Dengan menerapkan prinsip First In, First Out, perusahaan dapat memastikan bahwa barang yang telah lama berada di gudang dikeluarkan lebih dulu. Hal ini sangat penting terutama untuk produk yang memiliki umur simpan terbatas. Dengan memprioritaskan pengeluaran barang yang lebih tua, metode FIFO membantu mengurangi risiko, sehingga meningkatkan kualitas barang yang dijual dan mengurangi potensi kerugian.

Kelebihan lainnya yaitu pengelolaan persediaan yang lebih baik. Dengan mengetahui persediaan barang yang ada di gudang dan melakukan pengeluaran barang sesuai dengan urutan kedatangan, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan persediaan dan mengurangi risiko overstocking atau understocking. Dengan demikian, perusahaan dapat  memperkirakan kebutuhan persediaan yang lebih akurat dan efisien.

Tidak hanya itu, cara ini juga membantu perusahaan untuk mematuhi peraturan dan standar industri yang ada. Banyak industri, seperti makanan, minuman, dan farmasi, memiliki aturan dan standar khusus yang mengatur pengelolaan persediaan barang. Metode FIFO telah diakui sebagai metode yang efektif dalam memenuhi persyaratan tersebut, sehingga membantu bisnis dalam memenuhi regulasi dan standar yang ada.

b. Kekurangan Metode FIFO

Selain memiliki beberapa kelebihan, tentu cara ini juga memiliki kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum menerapkannya dalam manajemen pergudangan. Salah satunya adalah tidak dapat diimplementasikan ke semua jenis produk. FIFO lebih cocok untuk produk-produk dengan umur simpan terbatas, seperti makanan, minuman, dan obat-obatan. Untuk produk dengan umur simpan yang lebih panjang, seperti produk elektronik, cara ini mungkin tidak efektif dan bisa menimbulkan kerugian.

Selanjutnya Anda juga pasti memerlukan ruang penyimpanan yang lebih besar. Dalam penerapannya, barang-barang yang masuk lebih dulu harus ditempatkan di depan atau di posisi yang lebih mudah diakses. Hal ini bisa menyebabkan perusahaan memerlukan ruang penyimpanan yang lebih besar, terutama jika barang-barang yang dimiliki banyak dan berukuran besar.

Untuk menerapkan metode FIFO, perusahaan mungkin perlu melakukan investasi awal yang lebih tinggi untuk menyusun sistem dan infrastruktur yang diperlukan. Contohnya, Anda mungkin perlu membeli sistem penyimpanan dan transportasi barang yang lebih canggih, atau melatih staf gudang untuk memahami prinsip dan teknik-teknik yang terkait.

6. Metode Selain FIFO di Manajemen Barang

Dikarenakan tidak semua produk atau industri dapat menerapkan metode tersebut, ada beberapa metode alternatif yang bisa Anda pertimbangkan. Di antaranya adalah LIFO, FEFO, dan HEFO. Berikut detail pembahasan masing-masing metode.

a. Metode LIFO

Metode LIFO (Last In, First Out) adalah metode pengeluaran barang yang memprioritaskan barang terakhir yang masuk di gudang untuk dikeluarkan terlebih dahulu. Dalam metode ini, barang yang masuk terakhir dianggap lebih relevan dan penting, sehingga harus dikeluarkan lebih dulu. 

Umumnya digunakan pada produk dengan karakteristik yang berbeda dari produk yang dikelola dengan metode FIFO. Misalnya, dalam industri konstruksi, LIFO digunakan untuk mengelola persediaan material konstruksi, karena material yang baru masuk lebih relevan dan penting dalam proyek konstruksi.

b. Metode FEFO

Metode FEFO (First Expired, First Out) adalah metode pengeluaran barang yang memprioritaskan barang yang paling dekat dengan tanggal kadaluarsa untuk dikeluarkan terlebih dahulu. Dalam metode ini, barang-barang yang sudah melewati tanggal kadaluarsa harus dikeluarkan lebih dulu untuk mengurangi risiko kerusakan atau bahaya bagi konsumen. 

c. Metode HIFO

Metode HIFO (Highest In, First Out) adalah metode pengeluaran barang yang memprioritaskan barang dengan harga beli tertinggi untuk dikeluarkan terlebih dahulu. Dalam metode ini, barang yang masuk dengan harga beli yang lebih tinggi dianggap lebih penting dan harus dikeluarkan lebih dulu. Metode HIFO umumnya digunakan pada produk yang memiliki fluktuasi harga yang tinggi, seperti saham dan properti.

7. Kesimpulan

Metode FIFO merupakan salah satu metode populer dalam manajemen barang, terutama untuk produk yang memiliki umur simpan terbatas. Metode ini membantu mengurangi risiko kerusakan dan kadaluarsa barang, serta meningkatkan efisiensi pengelolaan persediaan. 

Namun, metode tersebut tidak cocok untuk semua jenis produk dan mungkin memerlukan investasi awal yang lebih tinggi. Penting untuk mempertimbangkan kebutuhan bisnis dan jenis produk yang dijual sebelum menerapkan metode FIFO atau metode alternatif lainnya.