Dalam pengadaan, tender menjadi salah satu elemen penting dalam perusahaan yang merupakan proses untuk memilih penyedia barang atau jasa melalui tahapan terstruktur dan kompetitif. Sehingga pengelolaan tender pada procurement management menjadi aspek penting dalam menyukseskan sebuah proyek di bisnis Anda. 

Pada artikel kali ini, kita akan membahas apa itu tender, serta jenis dan bagaimana tahapan dan langkah yang perlu dilakukan dalam menerapkan tender di proyek Anda. Pemahaman mengenai tender secara mendalam ini dapat membantu dalam memastikan kelancaran pengadaan dan efisiensi sumber daya di bisnis Anda. Mari simak penjelasan berikut!

1. Tender Adalah

Di dalam sebuah proses pengadaan, terdapat serangkaian langkah dan keputusan strategis yang bertanggung jawab dalam memastikan perolehan sumber daya secara optimal, aspek tersebut disebut dengan tender dalam sebuah bisnis. Tender adalah aspek yang memungkinkan perusahaan mendapatkan penyedia jasa atau barang melalui berbagai metode, dan memberikan dasar bagi keputusan yang efektif dalam pemilihan mitra bisnis. 

Tender artinya suatu panggilan resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi dalam mengundang calon penyedia barang atau jasa untuk mengajukan berbagai penawaran. Hal ini menjadi langkah kunci dalam menciptakan lingkungan kompetitif di antara para pelaku bisnis yang berpotensi memenuhi kebutuhan organisasi atau perusahaan. Dengan adanya tender artinya transparansi dan adilnya seleksi akan terjadi sehingga  memberikan peluang yang setara untuk bersaing antar peserta tender mendapatkan proyek tertentu. 

Tender tidak hanya menjadi proses formalitas semata, tetapi juga menjadi peran strategis dalam pengelolaan pengadaan, sehingga perusahaan dapat menganalisis dan membandingkan penawaran dari berbagai penyedia. yang diambil berdasarkan beberapa aspek, seperti kualitas, harga, dan kepatuhan terhadap persyaratan teknis yang diberikan. Selain itu, tender juga menciptakan peluang bagi organisasi atau perusahaan, karena penyedia berpotensi memberikan solusi atau ide yang dapat meningkatkan efisiensi atau nilai tambah bagi perusahaan.

2. Tahapan dalam Proses Tender

Proses tender dalam procurement management adalah serangkaian langkah terstukrut yang setiap langkahnya memiliki peranan masing-masing dalam memastikan bahwa perusahaan atau organisasi memperoleh vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kriteria yang telah ditetapkan. Berikut adalah tahapan yang harus dilakukan dalam proses tendering dalam bisnis:

a. Penentuan Kebutuhan

Tahapan pertama yang harus dilakukan dalam proses tender adalah penentuan kebutuhan perusahaan atau organisasi dengan cermat, serta mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan agar dapat merencanakan dan melaksanakan pengadaan dengan efektif. Hal ini melibatkan keterlibatan pihak-pihak yang terkait dan pemahaman yang mendalam mengenai spesifikasi dan kriteria yang dibutuhkan.

Proses penentuan kebutuhan ini mencakup pembuatan dokumen yang jelas dan terperinci, seperti Terms of Reference (TOR) atau Request for Proposal (RFP) yang menjadi pedoman bagi vendor yang berpotensi untuk memahami ekspektasi perusahaan atau organisasi dan menyusun penawaran yang sesuai. 

b. Perencanaan Tender

Langkah selanjutnya adalah perancaaan tender, dimana perusahaan atau organisasi merinci langkah-langkah yng akan diambil selama proses tendering. Tahapan ini mencakup pemilihan jenis tender yang akan digunakan, penetapan jadwal, dan alokasi anggaran yang diperlukan. Perencanaan ini juga melibatkan identifikasi dan penilaian risiko yang mungkin timbul selama proses tendering serta bagaimana strategi untuk mengelolanya. 

Selain itu, tahapan ini juga harus mempertimbangkan komunikasi internal dan eksternal, seperti komunikasi antara berbagai pihak yang terlibat. Termasuk tim pengadaan dan vendor potensial yang menjadi faktor penting untuk kelancaran proses. Relasi yang baik antar pihak terkait dapat membantu mengidentifikasi potensi konflik atau hambatan sejak dini. 

c. Pengumuman Tender

Pengumuman tender adalah langkah selanjutnya dimana perusahaan secara resmi mengumumkan kebutuhannya dan mengundang para vendor untuk mengajukan penawaran. Proses ini melibatkan penentuan media atau platform yang akan digunakan untuk mengumumkan tender, seperti situs web resmi perusahaan atau portal dari aplikasi e-procurement. 

Pengumuman tender artinya perusahaan harus mencakup informasi rinci terkait proyek atau pengadaan yang akan dilakukan, termasuk batas waktu pengajuan penawaran, persyaratan kualifikasi, dan informasi kontrak untuk pertanyaan lebih lanjut. Pengumuman ini memberikan transparansi dan memberikan peluang setara bagi semua pihak yang berminat untuk berpartisipasi dalam proses tendering ini. 

d. Pendaftaran Vendor

Tahapan selanjutnya adalah pendaftaran vendor yang menjadi langkah esensial untuk menyaring dan memverifikasi vendor yang berminat. Pada tahap ini, vendor-vendor diharapkan mengajukan dokumen-dokumen yang menunjukkan kualifikasi yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan, seperti sertifikat, referensi, dan dokumen keuangan. 

e. Pengumpulan Dokumen Tender

Setelah pendaftaran dilakukan, vendor yang memenuhi persyaratan selanjutnya diundang untuk mengumpulkan dan menyusun dokumen tender yang dimiliki. Tahapan ini melibatkan penyusunan proposal atau penawaran yang terperinci mengenai bagaimana vendor dapat memenuhi kebutuhan dan spesifikasi yang ditetapkan dalam dokumen tender. 

f. Evaluasi dan Pemilihan Vendor

Tahapan evaluasi dan pemilihan vendor melibatkan penilaian mendalam mengenai dokumen-dokumen tender yang diajukan vendor, dengan begitu perusahaan atau organisasi akan menggunakan kriteria yang telah ditetapkan pada tahap perencanaan untuk mengevaluasi dan membandingkan penawaran yang diterima. 

Setelah itu, perusahaan dapat memilih vendor dengan mempertimbangkan kualitas, harga, dan kepatuhan terhadap persyaratan teknis dan faktor lain yang relevan. Hasil evaluasi tersebut dapat kemudian digunakan untuk menentukan penyedian yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi. 

g. Penandatanganan Kontrak

Setelah pemilihan vendor, tahap penandatanganan kontrak menjadi langkah kunci untuk memulai kolaborasi resmi antara organisasi dan penyedia yang dipilih. Kontrak akan memuat seluruh ketentuan, kewajiban, dan hak kedua belah pihak, termasuk jadwal pelaksanaan, biaya, dan spesifikasi proyek. Penandatanganan kontrak juga mencakup mekanisme penyelesaian sengketa, persyaratan pembayaran, dan aspek hukum lainnya yang perlu diatur secara resmi. 

h. Pelaksanaan Proyek

Setelah semua proses telah dilakukan, pelaksanaan proyek menjadi tahap akhir dalam proses tendering dimana proyek atau pengadaan sebenarnya dilaksanakan berdasarkan kontrak yang telah ditandatangani. Perusahaan atau organisasi perlu memastikan bahwa komunikasi harus terus berlanjut dengan vendor selama pelaksanaan proyek sehingga dapat mengelola perubahan atau tantangan yang mungkin muncul. 

3. Jenis-Jenis Tender

Dalam pengelolaan procurement management, berbagai jenis tender digunakan untuk memenuhi kebutuhan organisasi secara efektif. Setiap jenis tender menawarkan pendekatan yang berbeda dalam seleksi penyedia, memungkinkan Anda untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik proyek atau bisnis. Berikut jenis-jenis tender yang dapat  digunakan dalam proyek bisnis Anda, 

a. Open Tender

Jenis yang pertama dalam tender adalah open tender atau tender terbuka, yang merupakan jenis yang memberikan kesempatan partisipasi secara terbuka untuk semua pihak yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi pengadaan. Open tender artinya sebuah proses transparan, dimana pengumuman tender diumumkan secara luas dan terbuka untuk siapa saja yang berminat. 

Keuntungan utama dari open tender ini adalah peningkatan persaingan yang tinggi, sehingga banyak vendor yang dapat mengajukan penawaran. Hal ini dapat mendorong harga yang bersaing dan memberikan peluang kepada vendor yang lebih kecil untuk berpartisipasi dalam proyek yang tersedia. Open tender ini menggambarkan pendekatan yang inklusif dan terbuka, dan menciotakan kesempatan luas bagi penyedian untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan. 

b. Closed Tender

Berbeda dengan jenis tender sebelumnya, closed tender artinya jenis yang membatasi partisipasi hanya untuk vendor yang diundang oleh perusahaan atau organisasi pengadaan. Undangan tersebut diberikan berdasarkan kriteris tertentu, seperti rekam jejak, kualifikasi teknis, atau kapasitas finansial, sehingga jenis ini biasa digunakan untuk proyek-proyek yang memerlukan tingkat keahlian atau keamanan tertentu dimana hanya vendor yang sudah terverifikasi yang dapat mengajukan penawaran.  

Keunggulan closed tender adalah kontrol yang lebih besar yang dimiliki organisasi terhadap pada vendor, dan memungkinkan pengadaan sumber daya yang lebih tepat dan sesuai dengan kebutuhan proyek. Akan tetapi, jenis ini juga dapat mengurangi tingkat persaingan, sehingga organisasi harus memastikan bahwa undangan diberikan secara adil dan transparan. 

c. Two-Stage Tendering

Jenis selanjutnya adalah two-stage tender yang merupakan jenis yang melibatkan dua tahap proses, tahapan pertama disebut tender pra-kualifikasi yaitu tahapan yang digunakan untuk memilih sejumlah penyedia berdasarkan kriteria kualifikasi tertentu, dan tahap kedua melibatkan pengajuan penawaran dari penyedia yang telah lolos pra-kualifikasi. 

Jenis ini biasanya digunakan untuk proyek-proyek yang kompleks dan inovatif, dimana perusahaan atau organisasi juga ingin memastikan bahwa penyedia memiliki pemahaman mendalam mengenai kebutuhan proyek sebelum mengajukan penawaran formal. Keunggulan dari two-stage tender adalah fleksibilitasnya dalam memfasilitasi kolaborasi lebih awal antara organisasi dan vendor, sehingga memungkinkan vendor untuk memberikan inputnya sejak awal dan menghasilkan penawaran yang lebihbaik sesuai dengan kebutuhan proyek.

d. E-Tendering

Jenis e-tender artinya tendering elektronik yang mengacu pada penggunaan platform digital untuk mengelola seluruh proses tender. Dengan menggunakan jenis ini, perusahaan atau organisasi dapat mengumumkan, mengelola, dan mengevaluasi penawaran secara online, sehingga dapat mempercepat proses pengadaan dengan mengurangi keterlambatan dan kesalahan yang mungkin terjadi. 

Keuntungan e-tendering ini adalah vendor dapat lebih mudah untuk mengakses informasi mengenai proses poyek, mengajukan penawaran secara online, dan mengikuti proses evaluasi dengan lebih terstruktur. Tetapi, perusahaan perlu memastikan bahwa platform yang digunakan aman dan dapat diandalkan sehingga dapat menjaga keamanan informasi dan kebijakan privasi dalam pelaksanaan e-tendering. 

4. Kesimpulan

Dari penjelasan sebelumnya mengenai apa itu tender, tahapan, serta jenisnya, dapat ditarik kesimpulan bahwa tender dalam procurement management menjadi suatu mekanisme vital yang membentuk dasar bagi pemilihan penyedia barang atau jasa melalui proses kompetitif. Tender ini memiliki tahapan dan jenis yang masing-masing memiliki peran dan kriteria yang berbeda sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi. 

Dengan demikian, pemahaman mendalam tentang tender, tahap-tahapnya, dan jenis-jenisnya menjadi kunci dalam kesuksesan pengelolaan pengadaan. Organisasi atau perusahaan yang menerapkan proses tendering dengan baik dapat memastikan bahwa pemilihan penyedia dilakukan secara adil, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan proyek atau bisnisnya.