Manajemen stok barang tidak hanya memastikan ketersediaan barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, tetapi juga mengoptimalkan penyimpanan dan penanganan barang. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menerapkan strategi yang tepat dalam mengelola stok barang, agar mencapai efisiensi operasional.

Artikel ini akan membahas lima strategi manajemen stok barang yang mudah diterapkan oleh perusahaan di berbagai industri. Strategi tersebut meliputi prediksi permintaan, penggunaan sistem manajemen stok, pemisahan stok berdasarkan prioritas, pembaruan data stok secara berkala, audit barang secara roptin. Dengan memahami dan mengimplementasikan strategi ini, Anda dapat mengoptimalkan pengelolaan stok barang dan mencapai tujuan bisnis sesuai harapan.

1. Melakukan Prediksi Permintaan

Prediksi permintaan adalah proses memperkirakan jumlah barang yang akan dibutuhkan oleh konsumen dalam periode waktu tertentu. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat menyesuaikan tingkat stok untuk memenuhi kebutuhan pasar. Terdapat berbagai metode prediksi permintaan, seperti metode kualitatif dan kuantitatif.

Metode kualitatif menggunakan cara yang lebih subjektif dan bergantung pada penilaian atau opini dari individu yang berpengalaman dalam industri tersebut. Misalnya dengan wawancara. Sedangkan metode kuantitatif menggunakan data historis dan teknik matematika untuk menghasilkan perkiraan. Contohnya menggunakan regresi linear.

Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memilih metode yang paling sesuai dengan kondisi bisnis. Untuk menerapkannya, Anda harus mengumpulkan data historis penjualan, memilih metode yang tepat, dan menggunakannya untuk merencanakan stok di masa mendatang.

2. Menggunakan Software Manajemen Stok 

Software manajemen stok dapat membantu perusahaan mengotomatiskan proses pengelolaan dan memantau persediaan stok secara real-time. Berbagai jenis software tersedia di pasaran. Mulai dari yang gratis hingga berbayar, dengan fitur yang bervariasi. Beberapa di antaranya yaitu sistem WMS, SCM, atau MRP. Masing-masing sistem memiliki peran dalam mengoptimalkan manajemen stok.

Sistem WMS dirancang khusus untuk mengelola operasi gudang, seperti penempatan barang, pemilihan, pengiriman, dan pengembalian barang. WMS umumnya dapat diintegrasikan dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dan perangkat keras seperti pemindai barcode.

Sedangkan sistem SCM mengintegrasikan berbagai aspek dari rantai pasok, termasuk pengelolaan stok, pengiriman, dan hubungan dengan pemasok. SCM membantu perusahaan dalam mengkoordinasikan proses pengadaan, produksi, dan distribusi untuk mencapai efisiensi yang lebih tinggi.

Sistem lainnya adalah MRP. Dibuat untuk membantu Anda merencanakan kebutuhan bahan baku dan komponen yang diperlukan dalam proses produksi. MRP menggabungkan informasi tentang tingkat stok, jadwal produksi, dan lead time pemasok untuk menghasilkan rencana pembelian yang optimal.

Menggunakan perangkat lunak ini sangat bermanfaat untuk mengurangi kesalahan dalam penghitungan stok dan mempercepat proses pengambilan keputusan. Sebelum memilih perangkat lunak, pastikan untuk mengevaluasi kebutuhan bisnis Anda, mempertimbangkan fitur yang ditawarkan, dan membandingkan harga serta dukungan yang diberikan oleh setiap vendor.

3. Pemisahan Stok Berdasarkan Prioritas

Pemisahan stok berdasarkan prioritas adalah proses mengkategorikan barang-barang dalam gudang berdasarkan tingkat kepentingannya. Salah satu metode yang umum digunakan dalam pemisahan stok adalah metode ABC. Caranya yaitu barang dikelompokkan menjadi tiga kategori: A (barang dengan nilai tinggi dan perputaran cepat), B (barang dengan nilai menengah dan perputaran moderat), dan C (barang dengan nilai rendah dan perputaran lambat). 

Kelebihan metode ini dalam manajemen stok barang meliputi pengoptimalan penempatan stok di gudang, memprioritaskan pengelolaan barang yang paling penting, dan penggunaan sumber daya yang lebih efisien. Dengan mengelompokkan barang berdasarkan nilai dan perputaran, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan stok.

Meski demikian, metode tersebut juga memiliki kekurangan dalam mengoptimalkan manajemen stok barang. Pertama, metode ini mungkin tidak selalu akurat dalam menggambarkan tingkat kepentingan suatu barang, terutama jika permintaan atau kebutuhan konsumen berubah dengan cepat. Selain itu, juga memerlukan analisis dan pemantauan yang berkelanjutan untuk memastikan kategorisasi stok tetap relevan dan up-to-date. Hal ini dapat menambah beban kerja bagi tim manajemen stok.

Secara keseluruhan, metode ABC akan membantu Anda mengoptimalkan penempatan dan manajemen gudang serta memprioritaskan pengelolaan barang yang paling penting. Untuk menerapkan metode pemisahan stok berdasarkan prioritas, perusahaan harus mengidentifikasi kriteria penilaian, mengkategorikan stok, dan menyesuaikan sistem manajemen stok barang sesuai dengan kategorisasi yang telah dibuat.

4. Memperbarui Data Stok Secara Berkala

Untuk melakukan pembaruan data stok, Anda harus melacak penerimaan barang baru, pengeluaran barang, dan perubahan stok lainnya. Frekuensi pembaruan data stok yang ideal tergantung pada kebutuhan bisnis, namun sebaiknya dilakukan setidaknya seminggu sekali untuk memastikan informasi stok tetap akurat. 

Cara pertama adalah melacak penerimaan barang baru. Ketika barang baru tiba di gudang, Anda harus memastikan bahwa jumlah dan kondisi barang sesuai dengan pesanan. Selanjutnya, melakukan kontrol pengeluaran barang. Setiap kali barang keluar dari gudang, baik karena dijual atau digunakan dalam proses produksi, informasi tentang pengeluaran barang harus dicatat dalam sistem manajemen stok barang.

Perubahan stok juga dapat terjadi karena faktor lain, seperti retur penjualan dari pelanggan, kerusakan, atau kehilangan. Perubahan stok ini harus dicatat dalam sistem manajemen barang untuk memastikan informasi stok tetap akurat. Untuk memastikan informasi stok tetap akurat, perusahaan harus melakukan verifikasi data stok secara berkala. Verifikasi ini melibatkan pengecekan data sistem dengan jumlah fisik barang yang ada di gudang.

5. Rutin Melakukan Audit Stok

Audit stok adalah proses memeriksa keakuratan data stok yang ada dalam sistem manajemen stok barang dengan menghitung jumlah fisik barang di gudang. Tujuan audit stok adalah untuk mengidentifikasi kesalahan dalam penghitungan stok dan memastikan bahwa perusahaan memiliki informasi stok yang tepat. 

Cara melakukan audit stok meliputi penghitungan fisik barang, pencocokan hasil penghitungan dengan data sistem, dan pelaporan hasil audit dalam bentuk laporan manajemen pergudangan. Direkomendasikan untuk melakukan audit stok secara rutin, misalnya setiap tiga bulan atau enam bulan, tergantung pada ukuran bisnis dan kompleksitas manajemen stok barang.

6. Kesimpulan

Konsistensi dalam menerapkan strategi manajemen stok barang adalah salah satu aspek yang dapat mempengaruhi keberhasilan dalam mengelola stok barang. Dengan menerapkan strategi di atas, perusahaan dapat memastikan jumlah stok sesuai kebutuhan dan permintaan, mengoptimalkan biaya manajemen gudang, dan berdampak pada meningkatnya kepuasan pelanggan.

Selain itu, penting juga untuk tetap adaptif dan menyesuaikan strategi. Terutama dalam menghadapi perubahan kondisi pasar dan permintaan konsumen. Anda harus selalu siap untuk mengevaluasi kinerja strategi yang diterapkan dan melakukan perubahan jika diperlukan. Mulai menerapkan aplikasi yang mendukung proses pengelolaan stok juga dapat membantu perusahaan memonitor dan mengoptimalkan kinerja strategi manajemen stok dengan lebih efisien.